履歴書の封筒の書き方とは？手渡しでも必要な理由や送付時の注意点も紹介

「履歴書を入れる封筒の書き方が分からない」と悩む方も多いでしょう。履歴書を入れる封筒には、書き方のマナーや適切な大きさがあります。また、「履歴書は三つ折りにして郵送しない」といった注意点も。このコラムでは、履歴書を入れる封筒の書き方やマナー、手渡しの場合のポイントを解説。封筒の選び方や記入に適したペンの種類なども紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

履歴書を送付するときの封筒の書き方

履歴書を送付する場合、封筒の表には「宛先」「宛名」、裏には「自分の住所」「氏名」を記載します。また、封筒の表面には履歴書が入っていることが分かるように、「履歴書在中」か「応募書類在中」と赤字で書きましょう。履歴書を入れる封筒の詳しい書き方は以下のとおりです。

封筒の表面

封筒の表面には宛先となる企業の住所と宛名（企業名）、中に履歴書が入っていることを記載します。住所や企業名は略さずに正式名称で書くのがマナーです。字が曲がると見栄えが悪いので、不安な方は書きやすいように定規と鉛筆を使ってガイドラインを引くことをおすすめします。

宛名

応募先の企業名は、履歴書を入れる封筒の表面中央に記載します。（株）（有）のように略さず、正式名称を書きましょう。なお、企業によっては一般的に発音されている社名と実際の表記が異なる場合があります。「キャ」ではなく「キヤ」、「ウェ」ではなく「ウエ」など表記と読み方が異なる社名は多いので、事前に確認が必要です。間違えやすい社名を正しく書けると、それだけで採用担当者に好印象を与えられる可能性もあります。

敬称

企業名の左側に送付先の部署、または担当者の記載をします。宛先に部署が指定されている場合は、「●●株式会社　人事部　御中」と書くと良いでしょう。部署が分からない場合は、宛名の下に「御中」と書きます。担当者名が分かる場合は「●●株式会社　人事部　××様」と記載します。個人名が分からないときは、「●●株式会社　人事部　採用担当者様」で問題ありません。「御中」は組織への敬称、「様」は個人への敬称と覚えておきましょう。

宛先

企業の住所は封筒の表面の右端に記入します。郵便番号を書く際は、横書きで数字を記載しましょう。応募先の企業の住所は、郵便番号の下に縦書きで記入します。住所が長い場合は、番地名で記載したあと改行して2行目にビル名を書くのが一般的です。

封筒の裏面

封筒の裏面は、左下に自分の住所と氏名を記載します。表面と同じように郵便番号の数字のみを横書きで記入したのち、その下に住所と氏名を書いたら完成です。住所は省略せずに、都道府県から記入しましょう。履歴書の封筒の書き方は「封筒はどれを選ぶ？書き方のマナーは？履歴書を郵送・持参するときの注意点」でも紹介しています。履歴書を入れる封筒を作成する際は、このコラムとあわせてチェックしてみましょう。

履歴書を手渡しするときの封筒の書き方

手渡しで履歴書を提出する場合も、封筒は必要です。履歴書をそのままの状態でカバンに入れて持ち歩くと、折れたり破れたりする可能性が高まります。クリアファイルは履歴書の保護には有効ですが、第三者に個人情報を見られる恐れがあるため、必ず封筒に入れた状態で、履歴書を提出しましょう。なお、手渡しの場合は郵送時と封筒の書き方が異なります。

封筒の表面

履歴書を手渡しで提出する場合は、第三者を介さないため宛先や宛名を書く必要はありません。ただし、「履歴書在中」「応募書類在中」の記載は必要です。企業によっては履歴書を封筒ごと保存するので、「履歴書在中」の印があると、ほかの封書と混ざってしまうことを防げるでしょう。

封筒の裏面

封筒の裏面は郵送で送付するときと同じく、自分の住所と氏名を記載します。わざわざ封筒から書類を出さなくても、「誰の応募書類なのか」が分かるよう配慮しましょう。

履歴書を入れるのは白い角形2号の封筒

角形2号の封筒は、A3サイズの履歴書を2つ折りにしてクリアファイルに入れても、余裕があるサイズです。角形A4号の封筒も履歴書を提出する際に使えますが、角形2号よりも一回り小さいため、書類の量によってはうまく入らない可能性があります。履歴書のほかにもいくつかの書類を同封する場合は、角形2号を選びましょう。なお、封筒の色は清潔感のある白がおすすめですが、中身が透けやすい色なので、厚みのある封筒を用意します。茶色の封筒は、ほかの郵便物と混ざりやすく、「履歴書在中」の文字が目立ちにくいので避けるのが無難です。また、水色やピンクといったカラフルな封筒を使用できるか気になる方は、「履歴書はどんな封筒に入れればいい？適切な色やサイズを確認しよう」をご覧ください。履歴書を入れるのに適した封筒の色やサイズをまとめています。

履歴書の封筒を書く際に適切なペン

履歴書を入れる封筒を用意する際は、書き方だけでなく記入に使うペンにも気を配ってみましょう。ペンの種類によっては宛名や宛先が読みにくくなってしまうこともあるからです。作成時に慌てないよう、履歴書の封筒に適したペンについて以下で紹介します。

読みやすく耐水性が高い黒の油性サインペンがおすすめ

履歴書に限らず、企業に封筒を提出する際は黒の油性サインペンを使うのが一般的です。はっきり書けるため読みやすく、耐水性もあるので重要な書類の宛名・宛先を書くのに向いています。0.5〜0.7mmの太さの油性サインペンを使うと、特に見栄えが良く、きれいに書けるのでおすすめです。

履歴書を送る封筒には避けたほうが良いペンもある

線が細いボールペンや耐水性が低い万年筆は、履歴書用の封筒には不向きです。また、摩擦で消えるインクを使ったペンや筆ペン、マジックペンも封筒の宛名や宛先を書くのには適していません。

履歴書や職務経歴書を封筒に入れる際の3つの注意点

履歴書を封筒に入れて提出する際は、守るべきマナーが3つあります。採用担当者の心証を良くするためにも、以下で紹介するポイントには注意しましょう。

1.応募書類は折らない

履歴書や職務経歴書は折らずに提出するのがマナーです。もともと二つ折りになっている書類は問題ありませんが、三つ折り・四つ折りにして提出しないよう心掛けましょう。折り目がつくと見栄えが悪くなるうえ、文字が読みにくくなったりコピーが取りづらかったりします。三つ折りの履歴書が許容されるのは、アルバイトやパート、派遣といった非正規への応募や、選考以外で履歴書を提出するときだけです。履歴書は折らないのが基本だと覚えておきましょう。

2.クリアファイルに入れる

余計な折り目をつけないためにも、履歴書は封筒に入れる前にクリアファイルに挟みます。クリアファイルは、色や柄がついていない新品を使うのが一般的です。封筒や書類の汚れ、破損はマイナスな印象に繋がることも。クリアファイルに入れておけば、封筒が汚れたり濡れたりしても履歴書を守れるでしょう。

3.書類の順番を守る

封筒の表面から見たときに、送付状・履歴書・職務経歴書・そのほかの書類の順番になっていれば正しい並びです。送付状は添え状・カバーレターともいい、採用担当者に対する「挨拶文」であり、封筒の中身を説明する書類でもあります。郵送の場合は送付状が必須なので、たとえ書類が履歴書だけでも用意してください。

履歴書を提出する前のチェックポイント

履歴書は選考の結果を左右する重要な書類です。万が一の事態を考えて、封筒に入れる前に見直しを行いましょう。以下で、履歴書を提出する前にチェックするポイントを紹介します。

送付状は入っているか

前述のとおり、郵送で履歴書を提出する場合、送付状を入れるのがマナーです。採用担当者に直接手渡しする場合はなくても構いませんが、書類が多い場合は念のために入れておくことをおすすめします。

履歴書のコピーはとったか

応募先の企業に履歴書を送付する前にコピーを取っておくと、記載内容を踏まえた面接対策ができます。ほかの企業に送る履歴書の内容を考える際にも役立つので、封筒に入れる前にコピーを取りましょう。

履歴書に不備はないか

履歴書の署名欄に押印があるか、写真はきちんと貼られているかなど、履歴書に不備がないことを確認してから封筒に入れましょう。応募先の企業に届いた履歴書に不備があった場合、選考の結果に悪影響を及ぼす可能性があります。封をする前に封筒の中身に不備がないか確認するのは大切です。「封をする前に再確認！履歴書の送り方」では、履歴書の送り方とチェックポイントを紹介しています。問題なく送付できるか不安な方は、ぜひ参考にしてください。

上記のほか、「履歴書そのものに誤字・脱字や記入漏れがないか」「封筒の宛先・宛名を間違えていないか」をチェックすることも大切です。

履歴書の送付時に気をつけること

履歴書を送付する際は、普通郵便を利用するのが一般的です。普通郵便は届くまでに日数がかかるので、急ぎの場合は速達を利用しましょう。以下では、履歴書を送付する際の注意点をまとめています。

過不足のない金額の切手を貼る

郵便物の料金が不足している場合、受取人が差額を支払うか差出人のもとに返送されることになります。受け取り側である応募先の企業が不足料金を請求された場合は、採用担当者からの印象が悪くなることも考えられます。一方、期日ギリギリに提出していた場合、再送が間に合わなくなってしまうことも考えられるため注意しましょう。本来の郵便料金より多く切手を貼っていれば確実に書類を届けられますが、「いい加減さ」「コスト意識の低さ」など、マイナスなイメージを与えてしまうことも考え、避けた方が無難です。郵便物の料金は重さやサイズによって変わるので、事前に調べて過不足なく切手を貼りましょう。

目安となる金額

履歴書を入れるのに使う角形2号、もしくは角形A4号の封筒は定形外郵便物に該当します。日本郵便の「第一種郵便物 手紙の料金表」によると、重さが50g以内なら120円、100g以内なら140円です（2024年2月現在）。封筒の重さを測定して切手を購入しましょう。日本郵便のWebサイトでは郵便料金の計算が可能です。切手の金額に迷ったときはぜひ活用してください。

郵便局に持ち込むのが確実

郵便料金に過不足がないか不安な場合は、郵便局に持っていって重さを測るのが確実です。その場で切手の料金を払うだけで良いので、投函の必要もありません。

送付期限に間に合うように郵送する

履歴書を送付する際は、提出期限に間に合うように余裕をもって郵送しましょう。郵便物が届くまでの日数は、投函日と距離によって異なります。おおよその目安としては近場なら最短翌日、距離が遠ければ3日程度です。なお、土日祝日が間に挟まる場合はさらに時間を要します。日本郵便の「お届け日数を調べる」を使うと郵便番号から正確なお届け日数を調べられるので、ぜひ活用してください。

書留は避ける

原則、対面配達でしか受け取れない書留は企業側の負担になるので利用を控えましょう。書留とは、郵便物が破損したり届かなかったりしたときに保証を受けられるサービスです。重要な書類を送付するのに向いているため利用する人もいますが、企業から指定がない場合は普通郵便で送りましょう。

期限が迫っている場合は速達

履歴書の送付期限が迫っているときは、速達郵便の利用をおすすめします。履歴書を入れた封筒の右上に赤い線を引き、基本料金に速達料金を上乗せした切手を貼って投函しましょう。250g以内の郵便物の速達料金は260円です。基本料金に上乗せされます。また、宅配各社でも、翌日に到着するスピードサービスを用意しているので、状況に合わせて使い分けてください。

参照元
日本郵便局株式会社
郵便局

履歴書を手渡しする際のマナー

履歴書の渡し方からマナーや人柄を確認する企業は多いものです。「書類を渡すだけ」と軽視せずに、手渡しする際の正しいマナーを身に着けておきましょう。

採用担当者に渡す場合

採用担当者に履歴書を手渡しするときは、封筒から書類を出してクリアファイルに挟んだ状態で提出するのがマナーです。渡したあとすぐに書類を読む可能性が高いので、相手が読みやすいように配慮しましょう。また、使った封筒は持ち帰らず、クリアファイルの下に重ねて渡します。履歴書を提出するのは、採用担当者に「履歴書を提出してください」など声をかけられたときです。すぐに渡せるように準備しておきましょう。基本的には、最初に履歴書を提出するよう声掛けがありますが、場合によっては面接終了までいわれないことも。提出を求められなかったら、面接の最後に「履歴書はいかがいたしますか」と聞きましょう。

受付に渡す場合

応募先の企業の受付に履歴書を提出する場合は、封筒に入れたまま手渡します。「受付だから」「この人が面接するわけではない」といった理由で、適当に対応するのはマナー違反です。受付での態度は採用担当者に報告されると考え、ビジネスパーソンにふさわしい態度で提出してください。なお、手渡す際の書類の向きは受付から見て正面が良いとされています。

履歴書の書き方や封筒の作成方法、送付・手渡しでのマナーなど、就職・転職活動では確認すべきポイントがたくさんあります。複数の企業を受ける場合、それぞれの提出期限に合わせて履歴書を提出しなければならないため、スケジュール管理も大変になるでしょう。余裕をもって選考に臨みたい方は、転職エージェントを利用するのも一つの方法です。
ハタラクティブでは、利用者一人ひとりを専任の担当者がサポート。転職相談や面接対策、応募書類の添削などもアドバイザーが丁寧に対応します。企業とのやり取りはすべてハタラクティブが代行するため、履歴書の送付期限や面接の日程調整も可能です。サービスはすべて無料で利用できるため、ぜひお気軽にご相談ください。

履歴書を入れる封筒や書き方・マナーに関するFAQ

ここでは、履歴書の封筒の書き方に悩んでいる方の疑問にお答えします。封筒を使用する際のマナーが分からない方は、参考にしてください。

履歴書を折って封筒に入れても良い？

就職・転職活動で使う履歴書を、三つ折りや四つ折りにして送付するのはマナー違反です。何度も折ると履歴書が読みにくくなったり破れやすくなったりするので、A3、もしくはB4サイズの履歴書を二つ折りにした状態で封筒に入れましょう。「履歴書の三つ折りは正社員応募だとNG？折り方や封筒への入れ方を解説！」では、履歴書を三つ折りで提出するデメリットをまとめています。

履歴書在中ではなく応募書類在中ではだめ？

応募書類在中でも問題ありません。履歴書以外に職務経歴書や企業から求められた提出書類がある場合は、封筒に応募書類在中を赤字で記載しましょう。応募書類在中と履歴書在中のどちらを書くべきか迷う場合は、「封筒の「履歴書在中」はスタンプを使って良い？記載する意味や注意点を紹介」を参考にしてください。

履歴書を送付したら応募先の企業に連絡する？

事前に企業とやり取りをしたうえで履歴書を送付する場合、その旨をメールで送りましょう。到着日の目安もあわせて記載しておくと親切です。「履歴書を郵送するときの正しい方法を知ろう！【報告メールの例文つき】」では、報告メールの書き方を紹介しています。もし、企業とのやり取りで悩む場合は、「ハタラクティブ」の利用を検討してみてください。担当アドバイザーが企業とのやり取りを代行します。履歴書の書き方についてもアドバイスしておりますので、ぜひお気軽にご相談ください。