就活の書類を郵送するときのマナーを知っていますか？

就活をしていると、履歴書や職務経歴書のような応募書類を郵送する機会があります。なかには、「書類を持参するのは問題ないが、郵送するときの送付状の書き方やそのほかのマナーがいまいち分からない」という方もいるでしょう。ここでは、応募書類を郵送するときに気をつけることをまとめました。まずは封筒の選び方から見ていきましょう。

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就活の書類を郵送する際の封筒の選び方と書き方

就活の書類送付に適した封筒を準備します。

封筒の色、大きさは？

白色で角2サイズの封筒を使うのが一般的です。

色

茶色や水色の封筒を使っても、それだけで不合格になるようなことはありません。しかし、ビジネス文書に使用されることが多いこれらの色よりも、応募書類が入っているイメージのある白色の方が、採用担当の目に留まりやすいと考えられます。また、白色は清潔感や上品さも感じられるうえ、「履歴書在中」などの文字を赤で書いた際にも目立ちやすいでしょう。

大きさ

書類を折らずに入れられる大きさの封筒がおすすめ。封筒から出す際にスッと取り出せて、相手にストレスを感じさせません。また、デスクに置いたときに見やすく管理もしやすいので、採用担当にスムーズにチェックしてもらえるという利点があります。角2（角形2号、240mm×332mm）サイズの封筒は、A4（210mm×297mm）の書類を折らずに入れられる大きさです。角A4や角20なども同程度のサイズですが、角2の封筒は最も一般的で、コンビニなどでも手に入りやすくなっています。
履歴書に付属しているような、細長い定型の封筒はおすすめできません。このような定型の封筒に履歴書を入れるのであれば、三つ折りにする必要があります。折り目がついた書類は取り出しづらく、見づらいため読み手によってはストレスになることもあるでしょう。

表面、裏面の書き方の注意点は？

筆記用具は中細程度の油性ペンが見やすく、雨にも強いのでおすすめです。

表面

住所やビル名はすべて省略せずに書きます。ビル名の手前などで改行してもかまいません。会社名についても、略称などを使わず正式名称で記入。法人格も（株）のように略さず「株式会社」と書きます。法人格が前につくか後につくかも確認を忘れないようにしましょう。株式会社ではなく「有限会社」「○○法人」などの場合もあるので、きちんと確認が必要です。

敬称は、部署宛なら「○○部御中」、個人宛なら「○○部　▲▲様」となります。「御中」と「様」を同時に使うことはありません。最後に、左下に赤文字で「履歴書在中」と記入し直線の枠で囲みます。職務経歴書など他の書類も同封する場合は「応募書類在中」などでもいいでしょう。

裏面

自分の住所、氏名を表面と同様に略せずに書きます。表面に書いた宛先よりも小さめの文字で、封筒の下部に書くのがポイントです。郵便番号も忘れずに記入しましょう。左上には、送付日を記入してください。

封筒の選び方については、「応募書類を入れる封筒は何を選べばいい？書き方や郵送時のマナーも紹介」でもまとめているので、ぜひご覧ください。

送付状の書き方

応募書類には送付状を添付します。就活の書類だけではなく、ビジネス文書には送付状を付けるのが一般的です。以下に、送付状の一例をご紹介します。

送付状＜例＞

20××年××月××日

株式会社○○○○
人事課
採用ご担当者様

〒×××-××××
東京都○○区○○××-××-××
TEL：090-××××-××××
E-mail：○○○○@○○○○.jp
就活　花子

応募書類の送付について

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度、貴社の求人を拝見し、是非応募させていただきたいと考えました。
つきましては、応募書類を同封致しましたのでご査収ください。
ご検討の上、是非ご面談の機会を賜りたく存じます。
何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

記

・履歴書 1枚
・職務経歴書 2枚

 

以上

送付状を手書きにするか、PCで作成するかで迷ったときは、「送付状は手書きとPC作成どちらがベター？具体的な書き方やマナーを解説」のコラムをご参考ください。

送付前に確認しよう

送付書類がそろったら、送付状→履歴書→職務経歴書（あれば）の順に並べます。封筒に入れる前に、まずはこのすべての書類をクリアファイルに入れましょう。クリアファイルに入れることで、雨濡れや折れを防止できます。また、開けた際に中身を取り出しやすく、書類が一枚封筒の中に残ってしまうようなこともありません。書類を入れるときには、封筒と正面を合わせて入れます。逆さまになっていないかの確認も忘れずに行いましょう。そして、封をする前に、宛先や宛名に間違いがないかもう一度見直します。間違いがなければ封筒を糊付けし、「〆」印を書いてしっかり封をしたという印としましょう。

郵便料金に注意

定形外である角2封筒の郵便料金は、50g以内なら120円です。しかし、書類の量が多かったり、書類をクリアファイルに入れたりすると50gを超えてしまい、郵送料金も上がる可能性があります。投函の際は、郵便局の窓口で重さを量ってもらうのが確実です。切手の料金やマナーなどが気になる方は、「履歴書を郵送する際の切手料金は？注意点やマナーも紹介」のコラムが参考になりますので、ぜひご確認ください。

送付状の有無や宛名の書き方だけで合否が決まることはありません。しかし、採用担当者が書類の体裁から応募者のビジネスマナーを見ていることもあるため、気を抜かないようにしましょう。

もし「一人では就活に精一杯で、書類の郵送方法まで気が回らない」という方は、転職エージェントを活用するのも一つの方法です。
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