内定辞退の理由を伝える方法！失礼にならないためのマナーや注意点を解説

「内定辞退の連絡方法は？理由は必要？」と悩んでいる人もいるでしょう。内定を辞退すると決まったら、速やかに電話で連絡し、辞退を伝える必要があります。理由も具体的に、誠意をもって伝えましょう。
このコラムでは、内定を辞退する方法を解説します。辞退理由の例文や連絡時の注意点もまとめたので、参考にしてみてください。

内定辞退の理由は？例文を紹介

内定辞退の連絡を行うには、理由を具体的に伝える必要があります。よくある理由別に例文を紹介するので、以下を参考にして自分の理由をまとめてみましょう。

他社から内定をもらったから

「他社から内定をもらったから」という理由で辞退する場合は、正直に伝えて問題ありません。
以下の例文のように、簡潔に伝えましょう。

「このたび、他社からいただいた内定をお受けすることにいたしました。貴重なお時間をいただいたにも関わらずご期待に沿えない結果となり、申し訳ございません」

希望の条件ではなかったから

自分が希望していた職種とは別の職種で内定を貰っていた場合、希望の職種で内定を貰った別の企業に入社を決める場合もあるでしょう。
以下のように、「希望の職種の内定をいただいた」と伝え、内定辞退をしても問題ありません。

「このたび、希望していた営業職で他社から内定をいただきました。御社での業務も興味深く悩みましたが、希望の営業職を諦められず、御社の内定を辞退させていただく決断をいたしました」

職種や業種の希望が変わったから

職種や業種の希望が変わり、辞退する場合もあるでしょう。「希望する業種と違うため」と伝えてしまうと、「なぜうちの企業を希望したの？」と思われる可能性があるため、注意してください。「選考当時はその業種を希望していたものの、就職活動を進めながらほかの業種に興味が生まれた」という趣旨で以下のように話すと、納得してもらいやすいでしょう。

「御社のマーケティング戦略に魅力を感じ志望させていただいておりましたが、今回いろいろな業界を見ていくうちに、IT業界に興味があることに気がつきました。時間をいただきお世話になった御社には大変申し訳ございませんが、今回は内定を辞退させていただきます」

適性を考え直したから

就職活動を進めるなかで自分の適性について改めて考え、内定を辞退したいという場合もあるでしょう。その際には、以下のように伝えて問題ありません。

「就職活動を行うなかで自分を見つめなおした結果、IT業界への適性がさらに高いことが分かりました。エンジニアに挑戦できる企業を志望して、新たなキャリアを積み重ねようと考えています。」

地元企業で内定をもらったから

地元企業からも内定をもらい、地元に帰ることを決めた場合もあるでしょう。「地元に貢献したい気持ちがある」「家族の希望を踏まえて帰ることを決めた」など、理由も付け加えると説得力をもたせられます。
地元企業から内定を貰った場合の例文は、以下のとおりです。

「このたび、地元企業への就職を決断したため、内定を辞退させていただきます。大学進学で地元を離れて以来、地元の抱える問題に目が向き、関心をもっていました。今回地元企業から内定をいただき、地元に貢献したいという自分の思いに改めて気づかされました」

公務員試験に合格したから

公務員試験に合格して内定を辞退する場合、滑り止めだったと受け取られないよう工夫して伝えましょう。「迷った結果、公務員になることにした」という趣旨で伝えるのがおすすめです。
また、公務員試験の合格時期によっては、すでに内定を承諾した状態で辞退することもあるでしょう。トラブルにならないよう、謝罪の気持ちや内定辞退に至った経緯を、以下のように誠意を込めて伝えるのがおすすめです。

「公務員試験の合格通知を先日受け取りました。御社の業務も興味深く悩んだのですが、慎重に考えた結果、公務員の道に進むことにいたしました」

留年や進学が決まったから

「大学院の入試結果が出た」「留年が決まった」などで辞退をすることになった場合もあるでしょう。企業の採用計画に影響を与えることになるため、謝罪の気持ちを込めて以下のように伝えるのがおすすめです。

「このたびは内定辞退のためにご連絡いたしました。お伝えしていたとおり、大学院の試験を受けていて、先日合格通知を受け取りました。勉強を続けてより社会に貢献できる人間になりたいと思います。貴重なお時間を頂戴したにもかかわらず、ご期待に添えないかたちとなり申し訳ございません」

家庭の事情で辞退せざるを得ないから

「家族から反対された」「家庭の事情で勤務地に問題がある」など家庭の事情で辞退せざるを得ない場合もあります。プライベートに関わる問題が含まれるため、すべてを詳細に説明する必要はありません。以下のように伝えましょう。

「このたびは御社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。家庭の事情のため、御社で働くことが難しくなってしまったためです。貴重なお時間を頂戴したのに、ご期待に添えないかたちとなり申し訳ございません」

内定辞退の理由を伝えるマナー

内定辞退を行う際には、速やかに連絡することが重要です。理由も誠意をもって具体的に述べる必要があります。
以下で内定辞退の理由を伝えるときのマナーを紹介するので、確認してみてください。

具体的に理由を伝える

内定辞退の理由を伝えるときは、具体的に伝えましょう。なんとなく濁したり、あいまいな理由を伝えるのは失礼に当たります。採用担当者が納得できるよう、具体的な理由を伝えられると良いでしょう。

先延ばしにせず速やかに伝える

辞退することを決めたら、速やかに連絡しましょう。内定辞退の連絡が遅くなってしまうと、企業の採用活動に影響が出る可能性があります。新たな内定者を決定しなければなかったり、スケジュール変更が必要になったりするといった事態になることが考えられるため、先延ばしにせずにすぐ連絡しましょう。

忙しい時間帯を避けて連絡する

内定辞退の連絡は、企業にとって忙しい時間帯を避けて連絡します。特に、業務開始直後や就業直前は、忙しく慌ただしいもの。昼食休憩の前後の時間帯も、避けたほうが無難でしょう。

誠意をもって伝える

内定辞退を伝えるときは、誠意をもって連絡しましょう。「引き止められたら困る」「第一志望と伝えたのに気まずい」などと考え、嘘をつく必要はありません。就職活動は一般的に複数の企業に応募するもの。そのため、内定辞退は珍しいことではありません。企業側も慣れているため、嘘をつけばばれてしまうでしょう。たとえば、地元に帰ることにしたと嘘をついて他社に入社したところ、取引先として再会してしまう可能性もないとは言いきれません。
嘘がばれれば信用を失うことになるので、正直に伝えるのがおすすめです。

第一志望だと伝えていた場合

面接で「御社が第一志望です」と伝えていたことを担当者に指摘された場合も、誠意をもって正直に伝えましょう。場合によっては、「当時は第一志望だったものの、職種や業界の希望が変わった」と伝えるのも一つの方法。自己理解や業界研究を進めるうちに、希望が変わることもあります。

内定辞退の理由を伝える方法

内定辞退を伝える連絡は、基本的には電話で行いましょう。
以下で、連絡方法や流れについて説明します。

メールや手紙で伝える

内定辞退の旨を、メールや手紙で伝える方法もあります。ただし、メールや手紙は、担当者に内定辞退の旨が伝わるのが遅くなりやすいでしょう。内定辞退は重要な連絡のため、速やかに連絡できる電話がおすすめです。

電話で伝える

内定辞退の連絡は、基本的には電話で伝えるのが良いでしょう。内定に関する連絡は緊急度の高い連絡でもあるため、速やかに伝える必要があります。
電話がつながらなかったときや電話のあと改めて伝えたいときは、以下を参考にしてみてください。

電話がつながらなかったとき

電話を掛けたものの、担当者が不在でつながらないことがあります。その場合は、戻る時間帯を聞いて再度電話で連絡しましょう。折り返しを提案してもらえた場合は、自分の携帯電話の番号を伝えて待ちます。

電話のあと改めて伝えたいとき

より丁寧に連絡を行いたい場合は、電話をしたあとメールや手紙を送る方法もあります。電話で考え直すように言われた場合も、そのあとメールや手紙で自分の意思を示すことで、内定辞退を伝えた証拠を作れます。

辞退を伝える流れ

電話で辞退を伝えるときは、次のような流れで伝えると良いでしょう。あらかじめ伝える内容を整理して、準備してから、流れに沿って話すのがおすすめです。

学校名や名前を伝える

辞退を伝えるときは、「ただいまお時間よろしいですか？」と確認したうえで名前を名乗り、採用担当者につないでもらいます。
大学や大学院を中退後に入社する予定だった場合は、学校名も伝えると良いでしょう。

内定のお礼と辞退したいことを伝える

辞退することをいきなり伝えるのではなく、まずは内定に対するお礼から伝えます。そのあと、辞退する旨と謝罪の気持ちを伝えると丁寧な印象になるでしょう。

理由を簡潔に述べる

辞退理由は丁寧に伝える必要がありますが、簡潔にまとめて述べましょう。冗長的に述べると、どうして内定を辞退したいのかが伝わりにくくなってしまいます。事前に回答を用意しておくと、焦らず電話で話せるでしょう。

お礼と謝罪でまとめる

最後に、時間を割いてもらったことに対する感謝の気持ちを述べ、内定を承諾できない旨を謝罪してから電話を切ります。

内定辞退の電話連絡については、「内定辞退の電話マナーとは？怖いと感じる方へ例文やメールの送り方をご紹介」のコラムも参考にご覧ください。

内定辞退の理由を伝えるときの注意点

内定辞退の理由を伝えるときは、企業に関するネガティブな発言はせず誠実に伝えます。内定を承諾した企業名などは伝える必要はありません。

以下で注意点についてまとめるので、ぜひ参考にしてみてください。

企業を批判するような理由は避ける

内定辞退の理由で、企業を批判するような内容を挙げるのは避けましょう。ほかの企業と比べたり、事業内容をネガティブに表現する発言はトラブルになりかねません。

企業に関してネガティブな発言をしない

内定辞退の理由を伝えるとき、「給料が低いので」「福利厚生が良くないので」などのネガティブな発言も避けましょう。
お礼と謝罪の気持ちを伝える内定辞退の連絡で、発言が出ると誠意が伝わらない可能性も。働く条件を見直した結果、内定を辞退することになったと伝えましょう。

家族や周囲のせいにしない

内定辞退の理由を、家族や周囲のせいにするのは避けるようにしましょう。「自分の進路の責任を人に任せる」という印象を与えてしまう可能性があります。もし家族や周囲の意見を参考にした場合も、自分の考えとして整理しておきましょう。
介護や看病といった事情で辞退するに至った場合は、「家庭の事情で」と伝えて問題ありません。

あいまいにしない

前述したように、内定を辞退することを始めに述べ、そのあと簡潔に理由を伝えましょう。あいまいになってしまうと、伝えたいことが伝わりにくくなってしまいます。辞退することがはっきりと伝わる言い方で連絡しましょう。

誠実に正直に伝える

内定辞退の連絡では、誠実に正直に伝えるよう意識しましょう。嘘をつくと、話しているうちに矛盾が生じ、伝えたいことが伝わらなくなる可能性があります。ごまかしや嘘を混ぜずに、気持ちを込めて伝えましょう。

内定承諾をした会社名は伝えなくて良い

内定辞退の理由を伝えるときは、内定を承諾した会社名まで伝える必要はありません。その企業の競合他社を選んでいた場合、担当者が良い顔をしない可能性もあります。
どこに入社するのか聞かれても、「申し訳ありませんがお答えできません」と伝えて差し支えありません。

内定辞退の理由を伝えるときのトラブル例と対処法

内定辞退の理由を伝えた場合、稀にトラブルが起こる可能性もあります。

以下で、考えられるトラブルと対処法について解説しているので、ぜひご一読ください。

謝罪に来るように言われたとき

内定辞退によっては、謝罪に来るよういわれてしまうこともあります。万が一謝罪に来るように指示された場合も、「忙しく直接伺うのが難しい」と伝えたり手紙やメールでの申告に切り替えたりすると良いでしょう。
取引先などとして関わる可能性がある場合は、謝罪に伺うのも一つの方法です。真剣に謝罪を伝え、辞退の意思は変わらないと伝えましょう。

内定辞退を取りやめるよう説得される

電話での連絡をした際、内定辞退を考え直すよう説得を受けることがあります。このような場合、「希望が変わった」「ほかの会社の内定を受ける」などといった、企業側が納得しやすい理由を明確に伝える必要があります。面談を提案されることもありますが、受けるとより辞退しにくくなってしまうため、丁寧に断りましょう。

損害賠償を請求される

稀に、損害賠償を請求するといわれることもあるようです。しかし、基本的に損害賠償請求に応じる必要はないでしょう。e-Gov法令検索の「民法627条 期間の定めのない雇用の解約の申入れ」によると、入社2週間までは辞退することが可能とされています。

参照元
e-Gov法令検索
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内定辞退の理由はマナーを守って簡潔に伝えよう

内定辞退の理由は、マナーを守って簡潔に伝えることが大切です。
就職・転職活動を進めるうえでは、内定辞退は起こり得ることだといえます。内定を辞退する際は、理由だけでなく、お礼と謝罪の旨も伝えましょう。

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