「内定辞退の理由を聞かれたらどこまで答えるべき？」と悩んでいる人もいるでしょう。このコラムでは、内定辞退の理由の伝え方について、連絡手段や例文などを紹介します。内定を辞退すると決まったら、速やかに電話で連絡し、おおまかな理由を伝えるのがマナーです。ただし、家庭の事情や転職先の会社名などを詳細に語る必要はありません。理由別の例文や連絡時の注意点を参考にして、失礼のない対応をしましょう。

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内定辞退の理由を聞かれたら答えるべき？

企業に内定辞退を伝えた際、理由を聞かれたら答えるのが適切な対応です。基本的には「一身上の都合で」といった当たり障りのない理由で認められることが多いものの、企業によっては具体的な理由を求めることも。その際は、可能な範囲で理由を述べるのがマナーです。

大まかに伝えるのが一般的

内定辞退の理由は大まかに伝えましょう。理由なしに断るのは失礼に当たるものの、詳細に答える必要はありません。

たとえば、「他社が第一志望だった」「面接を受けて合わないと感じた」といったネガティブな理由が本音という場合は、”以前から希望していた●●職を目指したく…”など、言葉を選んで回答するのが望ましいといえます。

企業側が聞くのは自社の改善点を知るため

企業側が内定辞退の理由を聞くのは、自社の改善点を知るためでもあります。内定辞退者の属性と理由を分析し、今後の採用計画に活かしたいと考えている可能性があるでしょう。

理由を聞いて責めたり、引き留めたりすることが目的ではないため、気後れせずに答えてみてください。

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内定辞退の理由を伝える方法

内定辞退を伝える連絡は、基本的には電話で行いましょう。メールや手紙は、採用担当者に内定辞退の旨が伝わるのが遅くなりやすいため、速やかに連絡できる電話がおすすめです。メールや手紙は、電話に加えて伝える方法として考えてください。

電話で伝えるのが基本

内定辞退の連絡は、電話で伝えるのが基本です。内定に関する連絡は緊急度の高い連絡でもあるため、速やかに伝える必要があります。

また、企業側が時間やコストをかけて選考を行っている点を考慮し、感謝と謝罪の気持ちを直接伝えるのが誠実な対応です。

電話がつながらなかったとき

電話を掛けたものの、採用担当者が不在でつながらないことがあります。その場合は、戻る時間帯を聞いて再度電話で連絡しましょう。折り返しを提案してもらえた場合は、自分の携帯電話の番号を伝えて待ちます。

電話に加えてメールや手紙で伝える

内定辞退を電話で伝えてから、さらにメールや手紙を送ると感謝と謝罪がより伝わります。また、電話のみだと伝えた事実が残らないので、証拠を残す意味でもメールや手紙を送るのがおすすめです。

ただし、「内定辞退の理由を直接言いたくない」との理由で、メールや手紙のみで済ませるのは避けましょう。メールや手紙は見落とされるリスクもあり、相手が読んだかどうか分かりにくいのがデメリットです。
内定辞退は確実に伝える必要があるので、電話連絡が基本といえます。

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内定辞退の理由を伝えるマナー

内定辞退を行う際には、速やかに連絡することが重要です。理由も誠意をもって具体的に述べる必要があります。
以下で内定辞退の理由を伝えるときのマナーを紹介するので、確認してみてください。

先延ばしにせず速やかに伝える

辞退することを決めたら、速やかに連絡しましょう。内定辞退の連絡が遅くなってしまうと、企業の採用活動に影響が出る可能性があります。

新たな内定者を決定しなければなかったり、スケジュール変更が必要になったりするといった事態になることが考えられるため、先延ばしにせずにすぐ連絡しましょう。

忙しい時間帯を避けて連絡する

内定辞退の連絡は、企業にとって忙しい時間帯を避けて連絡します。特に、業務開始直後や就業直前は、忙しく慌ただしいもの。昼食休憩の前後の時間帯も、避けたほうが無難でしょう。

理由を詳細に語らない

前述のとおり、内定辞退の理由は大まかに伝えるのが一般的であり、詳細に語るのは避けるのが無難です。
たとえば、「自分のキャリアプランと照らし合わせると5年後が見えない」などと伝えると、企業側が「詳しく聞かせてください」とさらに質問してくる可能性もあります。
結果的に不必要な議論を招いてしまい、断りにくくなる場合もあるので気をつけましょう。

誠意をもって伝える

内定辞退を伝えるときは、誠意をもって連絡しましょう。「引き留められたら困る」「第一志望と伝えたのに気まずい」などと考え、内定辞退の理由で嘘をつく必要はありません。

就職活動は一般的に複数の企業に応募するもの。そのため、内定辞退は珍しいことではありません。企業側も慣れているため、嘘をつけばばれてしまうでしょう。
たとえば、地元に帰ることにしたと嘘をついて他社に入社したところ、取引先として再会してしまう可能性もないとは言いきれません。
嘘がばれれば信用を失うことになるので、正直に伝えるのがおすすめです。

第一志望だと伝えていた場合

面接で”御社が第一志望です”と伝えていたことを採用担当者に指摘された場合も、誠意をもって正直に伝えましょう。
「当時は第一志望だったものの、職種や業界の希望が変わった」と伝えるのも一つの方法。自己理解や業界研究を進めるうちに、希望が変わることもあります。

内定辞退の理由を伝えるときの注意点

内定辞退の理由を伝えるときは、企業に関するネガティブな発言はせず誠実に伝えます。また、あいまいな伝え方をすると引き留められる可能性があるため、失礼にならないように、且つ意志が固いことをしっかりと伝えるのが大切です。
以下で注意点についてまとめるので、ぜひ参考にしてみてください。

企業を批判するような理由は避ける

内定辞退の理由で、企業を批判するような内容を挙げるのは避けましょう。ほかの企業と比べたり、事業内容をネガティブに表現する発言はトラブルになりかねません。

企業に関してネガティブな発言をしない

内定辞退の理由を伝えるとき、「給料が低いので」「福利厚生が良くないので」などのネガティブな発言も避けましょう。

お礼と謝罪の気持ちを伝える内定辞退の連絡で、発言が出ると誠意が伝わらない可能性も。働く条件を見直した結果、内定を辞退することになったと伝えましょう。

家族や周囲のせいにしない

内定辞退の理由を、家族や周囲のせいにするのは避けましょう。たとえば、「親が反対している」と伝えたところ、企業側が親の説得を申し出て墓穴を掘ってしまうことも。家族や周囲の意見を参考にした場合も、最終的に決めたのは自分です。したがって、内定辞退の理由は自分を主語として、何をどう考えたかを伝えるのが大切といえます。

なお、内定辞退の理由が介護や看病といった場合は、「家庭の事情で」と伝えて問題ありません。

あいまいにしない

内定辞退の理由を伝える際は、結論から先に述べ、確実に意思を伝えるようにしましょう。引き留められて断るのが難しい状況になってしまっても、あいまいな言い方をしないことが重要です。

たとえば、「ちょっと検討してみます」「機会があればまた」といった表現だと、伝えたいことが伝わりにくくなってしまいます。辞退することがはっきりと伝わる言い方で連絡しましょう。

内定承諾をした会社名は伝えなくて良い

内定辞退の理由を伝えるときは、内定を承諾した転職先の名称まで伝える必要はありません。その企業の競合他社を選んでいた場合、採用担当者が良い顔をしない可能性もあります。

どこに入社するのか聞かれても、「申し訳ありませんがお答えできません」と伝えて差し支えありません。

辞退を伝える流れと定型の例文

電話で内定辞退を伝えるときは、次のような流れで伝えると良いでしょう。あらかじめ伝える内容を整理して、準備してから流れに沿って話すのがおすすめです。

1.名前を伝える

辞退を伝えるときは、「ただいまお時間よろしいですか？」と確認したうえで名前を名乗り、採用担当者につないでもらいます。

なお、学生の場合は大学名や学部を名乗る必要がありますが、転職者は所属している企業名を名乗る必要はありません。

2.内定のお礼と辞退したいことを伝える

辞退することをいきなり伝えるのではなく、まずは内定に対するお礼から伝えます。そのあと、辞退する旨と謝罪の気持ちを伝えると丁寧な印象になるでしょう。

3.理由を簡潔に述べる

辞退理由は丁寧に伝える必要がありますが、簡潔にまとめて述べましょう。冗長的に述べると、どうして内定を辞退したいのかが伝わりにくくなってしまいます。事前に回答を用意しておくと、焦らず電話で話せるでしょう。
理由の述べ方の例文は次の項で詳しく紹介します。

4.お礼と謝罪でまとめる

最後に、時間を割いてもらったことに対する感謝の気持ちを述べ、内定を承諾できない旨を謝罪してから電話を切ります。

内定辞退の例文を理由別に紹介

内定辞退の理由は具体的に伝える必要がありますが、「他社から内定をもらった」「希望が変わった」と伝えるのは気まずいと悩む人もいるでしょう。
この項では、よくある理由別に例文を紹介するので、以下を参考にして自分の理由をまとめてみてください。

他社から内定をもらったから

「他社から内定をもらったから」という理由で辞退する場合は、その旨を伝えても構わないでしょう。伝え方のマナーを守れば問題なく、企業にとっても納得感のある理由といえます。

希望の条件ではなかったから

自分が希望していた職種とは別の職種で内定を貰っていた場合、希望の職種で内定を貰った別の企業に入社を決める場合もあるでしょう。
以下のように、「希望の職種の内定をいただいた」と伝え、内定辞退をしても問題ありません。

職種や業種の希望が変わったから

職種や業種の希望が変わり、辞退する場合もあるでしょう。「希望する業種と違うため」と伝えてしまうと、「なぜうちの企業を希望したの？」と思われる可能性があるため、注意してください。

「選考当時はその業種を希望していたものの、就職活動を進めながらほかの業種に興味が生まれた」という趣旨で以下のように話すと、納得してもらいやすいでしょう。

適性を考え直したから

就職活動を進めるなかで自分の適性について改めて考え、内定を辞退したいという場合もあるでしょう。その際には、以下のように伝えて問題ありません。

地元企業で内定をもらったから

地元企業からも内定をもらい、地元に帰ることを決めた場合もあるでしょう。「地元に貢献したい気持ちがある」「家族の希望を踏まえて帰ることを決めた」など、理由も付け加えると説得力をもたせられます。
地元企業から内定を貰った場合の例文は、以下のとおりです。

公務員試験に合格したから

公務員試験に合格して内定を辞退する場合、滑り止めだったと受け取られないよう工夫して伝えましょう。「迷った結果、公務員になることにした」という趣旨で伝えるのがおすすめです。

また、公務員試験の合格時期によっては、すでに内定を承諾した状態で辞退することもあるでしょう。トラブルにならないよう、謝罪の気持ちや内定辞退に至った経緯を、以下のように誠意を込めて伝えるのがおすすめです。

留年や進学が決まったから

「大学院の入試結果が出た」「留年が決まった」などで辞退をすることになった場合もあるでしょう。大学院に進学する場合は、「迷っていたがやはり進学したい」という趣旨で伝えるのがおすすめです。

家庭の事情で辞退せざるを得ないから

パートナーの転勤や家族の介護など、家庭の事情で内定を辞退せざるを得ない場合もあります。プライベートに関わる問題が含まれるため、すべてを詳細に説明する必要はありません。以下のように伝えましょう。

若者の内定辞退の理由ランキングは？

ハタラクティブが18～29歳のフリーターと正社員に行った調査「若者しごと白書2025」によると、「就職活動・転職活動で辞退する要因となるもの（p.39）」の上位には以下のような理由が挙がりました。

この調査から、内定辞退には「雰囲気」「態度」といった、人間関係や人柄による理由が多いことが分かりました。もし、感覚的に「合わない」と感じたら、「そんな理由で辞退してもいいのだろうか」と思わずに、内定辞退を検討する余地があると捉えてみましょう。

参照元
ハタラクティブ
若者しごと白書2025

内定辞退の理由を伝えるメールや手紙の例文

この項では、内定辞退の理由を伝えるメールや手紙の文面を、例文を交えて紹介します。「具体的にどう書いたらいいのか分からない」と悩んでいる方は、例文を参考にしてみてください。

電話がつながらずメールする場合

企業に何度か電話したもののつながらない場合は、まずはメールで内定辞退を伝えましょう。本来は電話で伝えるべきですが、時間を置いてもつながらないようであれば、少しでも早く伝えるためにメールを活用しても問題ありません。

以下は、内定辞退の理由をメールで伝える際の例文です。

なお、メールの件名は一目で内容が分かるように書くのがビジネスマナーです。この場合は、「内定辞退のご連絡（氏名）」とするのが良いでしょう。

トラブルの可能性があり手紙を送る場合

知り合いから紹介されて選考を受けた場合や、内定承諾後にやむを得ず辞退することになった場合、トラブルにならないよう手紙でやり取りを図ることも方法の一つです。手紙を送る場合も、ビジネスマナーを意識して書きましょう。

内定辞退の理由を伝えるときのトラブル例と対処法

内定辞退の理由を伝えた場合、稀にトラブルが起こる可能性もあります。以下で、考えられるトラブルと対処法について解説しているので、ぜひご一読ください。

謝罪に来るように言われたとき

内定辞退によっては、謝罪に来るよういわれてしまうこともあります。万が一謝罪に来るように指示された場合も、「忙しく直接伺うのが難しい」と伝えたり手紙やメールでの申告に切り替えたりすると良いでしょう。

取引先などとして関わる可能性がある場合は、謝罪に伺うのも一つの方法です。真剣に謝罪を伝え、辞退の意思は変わらないと伝えましょう。

内定辞退を取りやめるよう説得される

電話での連絡をした際、内定辞退を考え直すよう説得を受けることがあります。このような場合、「希望が変わった」「ほかの会社の内定を受ける」などといった、企業側が納得しやすい理由を明確に伝える必要があります。

面談を提案されることもありますが、受けるとより辞退しにくくなってしまうため、丁寧に断りましょう。

損害賠償を請求される

極めて稀なケースですが、損害賠償を請求するといわれることもあるようです。しかし、基本的に損害賠償請求に応じる必要はないでしょう。e-Gov法令検索の「民法627条 期間の定めのない雇用の解約の申入れ」によると、入社2週間までは辞退することが可能とされています。

参照元
e-Gov法令検索
民法（明治二十九年法律第八十九号）

【まとめ】内定辞退の理由はマナーを守って簡潔に伝えよう

内定辞退の理由は、マナーを守って簡潔に伝えることが大切です。
就職・転職活動を進めるうえでは、内定辞退は起こり得ることだといえます。内定を辞退する際は、理由だけでなく、お礼と謝罪の旨も伝えましょう。

なお、内定を承諾したあとに辞退することは可能ではあるものの、できれば避けるのが望ましいでしょう。前述のとおり、民法上は入社2週間前までは辞退が可能なので、応募者が申し出れば企業側は受け入れざるを得ません。

しかし、入社直前での辞退はダメージが大きく、改めて採用活動を行うのはコスト増になってしまうでしょう。どうしても迷っている場合は、内定承諾を待ってもらう方法もあります。

内定辞退の理由が「社風が合わない」「業務に不安を感じる」といった理由なら、志望先に求める条件を再検討する必要があります。再び内定辞退になるのを避けるためには、転職エージェントに相談するのも一つの手です。

転職エージェントは職場の雰囲気や担当する業務内容について詳細を伝えてくれるため、ミスマッチになりにくいのがメリット。また、転職先に求める条件やキャリアプランについて、キャリアアドバイザーと一緒に考えられるのも魅力です。客観的な意見を聞きながら志望する業界・職種を絞ることができ、就職・転職の方向性が定まりやすいといえます。

自分の希望に合う企業から内定を得たい人は、就職・転職エージェントのハタラクティブを利用してみませんか。
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