内定通知書が届いたらどうしたらいい？

「内定通知書が届いたら何をすれば良いの？」と、疑問に思う方は多いのではないでしょうか。採用が決まった応募者に対して送られる内定通知書。このコラムでは、送付される時期や届いた際にすべきことなど、内定通知書について紹介します。ビジネスマナーの一つである添え状に関するマナーや内定を辞退する際の注意点についても解説しているので、気になる方は一読してみてください。

内定通知書が届いたらすべきこと

採用が決まった人の元に企業側から送られてくる内定通知書。内定通知書という呼び名以外に、採用通知書、雇用契約書という名称の書類として通知されることもあります。内定通知書を受け取り入社を決めた人は、期日までに内定承諾書を提出しなければなりません。万が一、内定通知書を紛失してしまっても内定自体が取り消されることはありませんが、早急に再発行の手続きを取りましょう。では、内定通知書が届いたらどうすれば良いのでしょうか。

内定通知書の送付方法と時期

内定通知書は郵送や手渡しによる通知が一般的ですが、企業によっては、メールで通知されることも。また、内定通知書が送られてくる時期も企業により異なります。内定連絡の直後に郵送する企業もあれば、1〜2週間程度経って郵送したり、手渡しの日時を決めたりする企業もあるなど、さまざまです。

内定通知書の内容を確認しよう

内定通知書を受け取ったら、承諾する前に書類に書かれている条件をしっかりと確認しましょう。確認する項目は以下のとおりです。

・入社日や契約期間
・実際に就業する場所（部署）
・転勤の有無
・月給制や年俸制など、賃金の支払い方法
・月、年間の休日数　など

上記以外にも、面接のときに気になった条件や契約内容があれば、その点にも注意しながら隅々まで確認します。労働条件に相違がなければ、同封されている「内定承諾書」に必要事項を記入して返信しましょう。内定承諾書を受領された時点で、企業とあなたとの雇用契約が締結されます。

内定承諾書の添え状・お礼状について

内定承諾書を送る際には、添え状やお礼状を同封するのがビジネスマナーの基本です。まず、最初に「社名・送り先部署・担当者名」を記入。次に「拝啓」から始まる季節の挨拶を入れて、そのあとに内定に対する感謝の気持ちを書き記しましょう。本題を記載し、それに続けて今後の抱負や働く意欲なども伝え「敬具」で締めます。最後に「日付・自分の名前・以上」と書いて、添え状の完成です。

内定承諾書と添え状を同封する際の注意点

内定承諾書と添え状を同封する際は、以下の点に注意しましょう。

・折り曲げずにクリアファイルに挟む
・封筒は白いものを選ぶ
・表面には赤文字で「内定承諾書在中」と記載する
・確実に郵送するために書留で送る

お礼の手紙が同封されていないからといって内定が取り消される…ということはありませんが、添え状は礼儀の一つ。感謝の気持ちを一緒に添えることはとても印象が良く、企業側にとっても気持ちの良いものです。内定承諾書を送る際は、添え状を忘れないようにしましょう。なお、内定通知がメールで送られてきた場合の返信については「内定通知メールへの返信は必須！承諾・保留する際の例文をご紹介」をご覧ください。

内定を取りやめるときの注意点

第一志望の企業から内定をもらえた人は、入社承諾書をスムーズに提出できるでしょう。しかし、就職・転職活動において、必ずしも第一志望の企業から内定を得られるとは限りません。内定をもらったものの、志望度の低い企業のため辞退するか否か迷っていたり、ほかの企業からの内定の返事待ちをしていたりする人もいます。内定を辞退したい場合や内定承諾を待ってもらいたい場合、どうすれば良いのでしょうか。

内定を辞退したいとき

内定を辞退する場合は、企業側に迷惑がかからないよう早急に対応しましょう。入社承諾書を提出したあとの辞退は法的な問題は発生しませんが、入社日2週間前以降の辞退はマナー違反にあたる可能性があります。きちんと期日を守り、辞退の連絡は丁寧に行いましょう。こちらの「内定の断り方やマナーとは？辞退を伝える電話やメールの例文をご紹介！」に、内定を辞退する際のマナーが記されているのでチェックしてみてください。

ほかの企業からの内定通知を待っているとき

大切なことは、すでに内定をもらっている企業に対して、きちんと説明をすることです。「ほかの企業からの選考結果を待っている状態なので、内定への返事はもう少し待ってほしい」という旨の連絡を入れます。内定を待ってもらう際のマナーについては「内定を待ってもらうにはどうする？メールの例文や一般的な保留期間を紹介！」でまとめていますので、参考にしてみてください。

第一希望の会社からの返事を待っている間に、先に内定をもらった企業に対して内定承諾をしておくのはルール違反です。「第一希望の会社に受かったから辞退したい」という身勝手な行動を起こさないように注意しましょう。

内定通知書が届かないときは…

内定の連絡を受けたあとに内定通知書が手元に届かない場合、どのようなことが予測されるでしょうか？

・担当者が多忙なゆえに遅れている（忘れている）
・郵送中のトラブル
・業績悪化などの理由により、内定取り消しの審議中　など

上記以外にもさまざまなことが予測されますが、まずは企業側へ連絡することをおすすめします。内定の連絡をもらった際に、内定通知書がいつ頃届くのかを聞いている人は、期日までに手元に届かなければ担当者に問い合わせてみると良いでしょう。なお、内定通知書がいつ届くのかハッキリとわからない場合は、一般的な郵送期間を参考にしてみてください。連絡をもらってから内定通知書が郵送されるまでの期間は、一般的に1週間前後です。1週間を過ぎても手元に届かないときは、担当者に連絡を入れましょう。このような事態を避けるためにも、内定の連絡をもらった時点で、担当者に内定通知書が届く目安を聞いておくことが大切です。

転職時の対応は？

転職時も、新卒者の内定通知と同様です。内定の連絡をもらったあとに、労働条件通知書または雇用契約書が郵送・手渡しされます。内定通知書と同じように、各項目に目を通し、契約内容に相違がないかどうかをきちんとチェックしましょう。契約内容に問題がなければ、承諾書や契約書に記入・サインをして提出し、労働契約が締結されます。

転職活動に不安を感じている方は、転職エージェントを活用するのがおすすめです。若年層の転職に特化したハタラクティブでは、経験と実績が豊富なプロのアドバイザーが転職活動をトータルでサポート。気になることやお悩みなど、転職に関することは何でも受け付けていますので、お気軽にお問い合わせください。