知っておきたい面接での受付から退室までの基本マナー

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2017/07/05

【このページのまとめ】

  • ・面接の受付は5~10分前がベスト。早くても15分前にしよう
    ・30分以上早く着いたら近場で時間を潰そう
    ・遅刻しそうな時は早めに電話連絡を
    ・受付では、日頃の他人への対応やTPOを意識できる人物か見られている
    ・受付の挨拶では、挨拶→自己紹介→用件→担当者の呼び出しを簡潔にする
    ・「すみません」「○○様はいますか?」など間違えた日本語を使わないよう気をつけよう
    ・待合室では携帯電話を触ったり姿勢を崩さないよう注意
    ・面接中は、入退室のマナー、第一印象や回答の仕方などさまざまなことが注目されている
    ・グループ面接と個人面接の大きな違いは、1人辺りの面接時間の長いことや回答やマナーについての比較対象がいること
    ・臭いや話し方、自分の行動など日頃の癖を直すよう努力しよう

志望動機や自己PRばかりを気にしてしまいがちな就活の面接。面接の内容だけでなく、受付から企業を出るまでの所作についても採用基準となることがあります。
今回は、面接の流れのほか面接の受付マナーや受付での挨拶例を紹介していきます。就活の参考にしてみてください。

◆面接では受付する時間も重要

就活における面接は、質疑応答での評価だけが採用基準ではありません。
面接中のマナーや回答以外に、受付でのマナーや挨拶も評価対象となっています。

会社の近辺には、外回りや休憩などで外出している応募先企業の社員がいることも。
会社を出てすぐに気を緩めたところを社員の人に見られてしまい、「採用選考に影響したのでは…」と不安に駆られる人が少なくないようです。
そのため、会社に到着してから帰るまでが面接(採用基準)と言えるでしょう。

日頃からマナーに気をつけていれば、社会人になってからも周囲の人と良好な関係を築ける要因にもなります。
まずは、面接の受付時間に関するマナーを確認していきましょう。

【何分前に行くのがベスト?】

会社への到着時間は20~30分前がおすすめです。
しかし、実際に会社に入って面接の受付をするのは、面接開始時間の5~10分前がベスト。早くても15分前くらいに受付をしましょう。

このプランでいくと、受付するまで15分以上時間が空いてしまうので嫌と思う人もいるかもしれません。
そのような人は、電車の遅延、道に迷った、トラブルが起きたなどの理由で、予定時刻より到着が遅くなってしまうことを予測してみてください。
面接時間に遅刻してしまうことを考えると、時間が余って暇になったとしても早めに行動していた方が良いと言えるでしょう。

特に、会社への到着予定時刻を面接開始時間の5分前にしようと考えて行動すると焦ってしまうことがあります。
慌てないよう、ゆとりのあるスケジュールを意識して訪問時間を決めましょう。

【到着してすぐ受付しないのは何故?】

「30分前に着いたらそのまま受付しても良いのでは?」と思う方もいるかもしれませんが、30分以上早い受付は失礼にあたります。
これは、企業側にも面接のための準備や他の業務などさまざまな都合があるためです。

もし早めに到着したら、面接開始時間の15分前くらいになるまで近隣のカフェや公園などで時間を潰しましょう。
気分転換や履歴書に記載した内容の確認、面接対策の見直しをするための時間にもなります。
周囲に応募先企業の社員がいることもあるので、身だしなみや所作には注意しましょう。
社会人としての常識を忘れずに行動すれば問題ありません。

【遅刻しそうになったら】

万が一遅刻しそうなことがわかったら、その時点ですぐに電話で連絡しましょう。
連絡する時は、どれくらい遅れそうなのかを予測して到着予定時間を伝えるのがマナーです。

ギリギリの時間を伝えてしまうと、見積もりが甘くて実際に到着できなかったということがあります。再度遅れてしまうのは失礼なので、確実に着ける時間を伝えましょう。
時間が予測できない時は、予測できない理由とともに正直に話せば、担当者が適切な対応を提案してくれます。

また、到着予定の時間では採用担当者の都合が合わないというケースもあるので、面接に行く時間は何時が都合が良いか、または再度スケジュールを調整した方が良いのか、必ず担当者と相談して指示に従ってください。

◆面接の受付では挨拶も見られている

受付する際の挨拶は、普段から周囲の人とどんな風に接しているかを見られる重要なポイント。

自分では「受付の時はまだ面接本番じゃないから自然体でいよう」「必要な場面でだけきちんとしていれば問題ないはず」と思ってしまう人がいるようですが、この考え方は社会人としてNG。
企業側からすると「TPOを考えられず取引先でも同様に振る舞い、相手先企業からの印象を悪くしてしまうのでは」「今の対応は初対面の人に行うものではないが、社内できちんとした人間関係を築けるのか」と不安を感じることがあります。

では、どのように対応したほうが良いのか、面接の受付をする時の注意点についてまとめました。

【人や場所によらず常に誠意のある対応をしよう】

受付をする人が人事担当であるケースや、受付しているところを採用担当者に見られることがあります。
受付だからと気を抜くと「普段の人への対応はこうなのか」「TPOが分からない人」とマイナスな印象となってしまうことがあるでしょう。
面接中にマナーや言葉使い、動作に気をつけていても、オン・オフでギャップのある人物として捉えられてしまうかもしれません。

そもそも、受付や面接に限らず他人へ誠意を持って対応するのは社会人としての基本です。
シーンや相手によらず、常にきちんとした対応をすることを日頃から意識しておきましょう。

【身だしなみもチェックしよう】

会社に到着したら、入る前に身だしなみを整えておきましょう。
家を出る時に整えていても、移動中に乱れてしまいます。
髪型、服のシワ、靴の汚れなど、人と会うのに失礼がないようにチェックして整えてください。

また、採用担当者の部署や名前などを再度確認し、受付で伝える際に詰まったり、名前を間違えたりしないように覚えておきましょう。
携帯電話など音の出る機器の電源を切っておくことも忘れずに。
上着は会社に入る前に脱ぎ、畳んでカバンと一緒に持ちましょう。
雨が降っていた時は、傘はきちんと畳み、服についた露を払って、社内ができるだけ汚れないようにする配慮が必要です。

【受付前に持ち物のチェックを】

受付では、あらかじめ指定されている書類の提出や身分証の提示が必要なケースがあります。
面接に必要な持ち物を事前にしっかり確認しておきましょう。
挨拶をする際、提出しやすいようにカバンの中身を整えておく、またはカバンから出しておくなどの配慮をしておきましょう。

【受付中に注意すること】

受付時も相手の目を見て、ハキハキと話しましょう。
笑顔で話すことで好印象になります。

後の項目でも触れますが、挨拶をする時のセリフは、挨拶→自己紹介→用件→担当者の呼び出し願いの順番です。
どのような用件で訪問したのか、簡潔に伝えましょう。

【ロビーに人が居ない時は】

受付に人がいない時は、内線電話が置いてあるのが一般的。
内線電話を使用して、面接の予定がある旨を伝えます。

受付に人が居ないからと、無闇に社内をウロウロしたり、どんどん内部に入ったりしないよう気をつけましょう。
逆に、人が来ないかな…と待ち続けるのは時間を無駄にしてしまう行為です。
速やかに内線電話を探しましょう。

通常、受付に人が居ない企業では内線電話の近くに「御用のある方は、下記の内線番号にご連絡ください。内線番号…○○○」という内容が書かれたメモが置かれています。
番号通りに掛けると受付担当者が出るので、通常と同様の挨拶をした後、「採用ご担当の方はご在籍でしょうか。」または「採用ご担当の○○様にお取り次ぎをいただけますでしょうか。」と担当者を呼び出してもらいます。

呼び出し後すぐに担当者が受付まで来て指示を出すので、担当者が来るまでの間に人が居ないからと気を抜かないよう、良識のある行動をしましょう。

また、インターホンを使って担当者を呼び出す企業もあります。
基本的に、インターホンを押すのは1回ですが、応答がないようであればノックを3回してこちらから呼びかけましょう。

 

◆受付での挨拶例

ハキハキ話す、と言ってもただ名前を勢いで伝えるのではありません。
勢いだけが良い挨拶や用件が分かりづらい発言は、受付担当者が困ってしまう悪い例の1つ。

受付では何を伝えれば良いのか、具体的な挨拶例をご紹介します。

〈挨拶例〉

◇新卒の場合

新卒の人は、自分の所属する大学名と学部名を忘れずに伝えましょう。
採用担当者の部署と名前が分かる人は、「採用ご担当の○○様にお取り次ぎ願えますでしょうか」など担当者の呼び出しを願いましょう。

・「こんにちは。○○大学○○学部の○○(フルネーム)と申します。本日は、○時からの新卒採用の面接で伺いました。よろしくお願いいたします。」

・「こんにちは。本日○時からの採用面接に伺いました。○○大学○○学部の○○と申します。よろしくお願いいたします。」


◇転職の場合

転職活動中の人が自己紹介する時は、自分のフルネームのみでOK。
万が一、担当者名が分からない人は、「採用ご担当の方はいらっしゃいますでしょうか」と聞きましょう。

・「こんにちは。本日○時からの中途採用面接に伺いました。○○と申します。ご担当の○○様にお取り次ぎをお願いいただけますでしょうか。」

・「こんにちは。本日○時から面接のお約束をいただいております、○○と申します。採用ご担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか。」

◇総合ビルの場合

複数の企業が入居しているビルでは、入居する全ての企業の受付を担う「総合受付」が常設されていることがあります。
総合受付で挨拶をする時は、通常の挨拶だけではどの企業との面接なのか受付担当者は分かりません。
必ず訪問先の企業名へのアポイントであることを伝えましょう。

・「こんにちは。○○大学○○学部の○○と申します。株式会社○○様と○時に新卒採用の面接のお約束をいただいております。よろしくお願いいたします。」

・「こんにちは。○○と申します。株式会社○○様と本日○時からの中途採用面接に伺いました。採用ご担当の○○様にお取り次ぎを願えますでしょうか。」

呼び出してもらうと、エントランスまで担当者が来るケースと、○階(○フロア)まで来てください、と指示される場合があります。
指示に従って行動しましょう。

◇事前に受付についての指示がある場合

面接スケジュールの詳細を送られた際、あらかじめ受付の仕方が指定されていることがあります。
例えば、「到着後は受付を通さずロビーで待っていてください」などです。
このような時は、受付があっても何もせずロビーで待ちましょう。
人とすれ違う時は会釈をしたり、椅子に座って待つ時も姿勢を正したりするなど、基本的なマナーを忘れずに。

ロビーで待っていると担当者が来るので、タイミングがあった際に挨拶をしましょう。

◇「こんにちは」以外でも使用OK

一般的な挨拶例をご紹介してきましたが、あくまで例のため、臨機応変に対応する必要があります。

例えば、午前11時までに受付する時は、「こんにちは」ではなく「おはようございます」と言いましょう。
もしくは、「お忙しいところ失礼します」「恐れ入ります」などからの声掛けでもOKです。

 

◆受付の挨拶NG例

間違った日本語に気づかないままでいると、知らないうちに目上の人に対して失礼な発言をしてしまっていることがあります。
そのまま使い続けると、ビジネスシーンでも同じように使ってしまい、取引先や上司からの印象が悪くなってしまうことが考えられます。
就活中に正しい日本語を覚えて、就職後に活かしましょう。

〈受付で間違えやすい日本語例〉

・すみません(すいません)

丁寧な言葉ではなく、目上の人に使うのはNGとされています。
謝る時は「恐れ入ります」「失礼します」など。
感謝を伝える時にすみませんと言いたい時は、「ありがとうございます」に置き換えましょう。

・○○と言います

「言う」という言葉を、相手に対して敬意を払う謙譲語にする必要があります。
名乗る時は「○○と申します」と言いましょう。

・○○様はいますか?

「ご在籍でしょうか」「いらっしゃいますでしょうか」がベター。
呼び出してもらいたい時は、「お取り次ぎいただけますでしょうか」「お呼びいただけますでしょうか」と切り出しても良いでしょう。

 

◆受付後の流れ

受付をしてから面接が始まるまでの時間は、緊張しながらもついうっかり素の行動をとってしまいがちな場面です。
特に、面接が始まるまでの時間が長いと何をして過ごせばいいか戸惑ってしまう人も。
受付から他の場所に移動する時に考え事をしてしまい、所作に気を配るのを忘れてしまうこともあります。

受付後には何を気をつければ良いのでしょうか。

【待合室や待合スペースで待機する時】

通常、受付後は待合室や待合スペースに案内されます。
面接直前で緊張はあるものの、周りに誰もいない、または応募先の企業の人の目がないために気が緩んでしまうことも。
特に、1人で待っているとついスマートフォンを触ったり姿勢を崩して座ったりしてしまいやすくなります。

これらの行動は、就職後の業務に照らし合わせると、「担当者がその場に居なければ取引先や業務中にスマホを触ったりだらしない姿勢を取ったりする可能性がある」つまり、取引先との関係性や業務に支障が出ることも考えられる、と判断される行為と言えるでしょう。
待機時間は、心を落ち着けたり、履歴書に書いた内容をチェックしたりするなど面接前の最終調整の時間にするのがおすすめです。

【待合室や面接室への移動時】

受付前後や待合室、面接室への移動時などには、応募先企業の人とすれ違うことがあります。
そのまま通り過ぎてしまわずに、軽い会釈で挨拶をしましょう。

待合室や面接室に案内してくれた人に対して「ありがとうございました」とお礼を言うのも社会人の常識です。

 

◆面接の流れ

面接前のマナーについてご紹介してきましたが、面接中の流れやマナー、注意点も合わせて確認しておきましょう。

【入室の流れ】

・ノックは3回

日本ではノックを2回で済ませてしまう場面が多くありますが、ノックには国際標準マナー(プロトコールマナー)があるので面接ではそれに則って行いましょう。

ちなみに、国際標準マナーは2回のノックはトイレ用、3回だと家族や友人向け、4回以上は初めての場所や礼儀が必要となる場面で使われます。
日本のビジネスの場においては、初めての場所や礼節が必須の場所でも3回に省略してOKというのが一般的。

ノック後、室内から入室許可が降りたら入室します。

・ドアの閉め方

入室したら、ドアに向き直って静かに閉めます。この時、面接官に対して完全に背中を見せないようにしましょう。
閉めたら面接官に向き直り、「失礼します」と発言した後一礼します。

・着席するタイミング

一礼した後は椅子の左側、または後ろに立ちます。
「○○(フルネーム)です。よろしくお願いいたします。」と挨拶して再度一礼。
新卒の場合は、学校名と学部も添えましょう。

面接官に着席を勧められたら「失礼いたします」と言って着席。
この時、椅子の半分~2/3程度のやや浅めの位置に、背筋を伸ばして座ります。
男性の方は手は軽く握り、太ももの上に。
女性の方は、膝をきちんと揃え、手は重ねて膝の上に置いて座りましょう。
カバンは椅子の横に置いておきます。会社に入る前に畳んだ上着は、カバンの上に重ねて置きましょう。

【面接中】

・第一印象が大事

就活では第一印象が今後の採用基準に大きく影響します。
明るくハキハキと答え、笑顔でいることを意識しましょう。
明るく話すのが苦手、大きな声で話すのが恥ずかしい、という人も、「終始笑顔でいること」「自分の中でできる限りの声の大きさを意識すること」だけでも頑張って気をつけてみてください。

ただし、無理をし過ぎてしまい自分らしい回答ができなくなるのでは、これまで行ってきた面接対策などの努力が無駄になってしまうことも。
負担を感じすぎない程度に頑張りましょう。

・緊張して回答を混乱しがちな人は

「はい。○○については~」など一呼吸置いてから話し始めてみてはいかがでしょうか。
一拍置くだけでも頭の中で絡まった回答内容を解いていくことができるはずです。

・答えづらい質問をされた時は

曖昧な答えや自信のない回答をすることは、「業務においても疑問をそのままにして進めてトラブルを起こしかねない」と信用を失うことにもなりかねません。
分からない質問をされた時は、正直に分からないことを伝えた方がベターです。

【退室の流れ】

・着席したまま挨拶を

退室を促されたら、「本日はありがとうございました。」と発言し、座ったまま一礼。
起立したら椅子の横に立ち、再び「ありがとうございました。」と一礼します。

・ドアの手前

ドアの手前まで来たら面接官の方に向き直り「失礼いたします」と挨拶、一礼して退出します。
外に出てドアを閉める時も、きちんとドアに向き直った状態で閉めましょう。

・退室後も気を抜かない

退室後も、面接の一環です。
緊張が解けてすぐにスマートフォンを触ったり、ネクタイや髪留めを緩めたりしがちですが、会社を出るまでは我慢しましょう。

 

◆もしグループ面接だったら?

個人面接か集団面接かは、当日にならないと分からない企業の方が多いのではないでしょうか。
面接当日にグループ面接であることが分かっても慌てないよう、個人面接との違いと流れを確認しましょう。

【入室】

最初に通される人は、個人面接と同様に入室するものの、ドアは閉めずにそのまま椅子の横まで進みましょう。
2人目以降に入室する人は、ノックはなしに「失礼します」と挨拶、一礼してから入ります。
最後の人は、個人面接同様にドアを閉めて入室してください。
全ての求職者が入室して面接官に促されるまで、全員着席しません。

【面接中】

・個人面接より1人辺りの面接時間が短い

個人面接と集団面接の大きな違いは、求職者1人辺りの質疑応答時間が短いこと。
個人面接が1人で20分~60分程度であるのに対して、集団面接では3~6人で30~60分程度であることが多いようです。1人辺りの分数に換算すると、約5~10分程度。
個人面接よりも短い時間で自分をアピールしなければなりません。
また、マナーや回答内容を他者と比較しやすいため、プレッシャーを感じてしまう人がいます。

・回答が他者と同じになる

先に答えた人と、考えていた回答内容が被ってしまい焦ってしまうことがあります。
回答が同じでも、回答者が違えばニュアンスや全体像は違うもの。動揺しすぎず、自信をもって回答しましょう。
焦って元々の自分の考えとは異なる回答をしようとすると、裏目に出て面接全体での回答の一貫性がなくなってしまうこともあるので、無理に別の内容を考えないようにしてください。

・退室

退室時は、ドアに一番近い席に座っている人が最初に退室します。
退室マナーは個人面接の時と同様です。

ただし、最初に退室する人はドアを閉めず、他の人がスムーズに退室できるよう開けっ放しにしておきましょう。
2人目に退室する人は後に続きます。
最後の人はドアを閉めてください。


グループ面接でも、個人面接と同じように面接中や入退室での動作を1つひとつをはっきりと、丁寧にしましょう。

 

◆面接で見逃しやすいチェックポイント

受付時や面接中に気をつけておきたい重要なポイントの他に、緊張感や癖などからくるちょっとした自分の行動にも注意を払っておくと良いでしょう。
ここでは見逃しやすい自分の癖や行動についてまとめているので、当てはまるものがあったら気をつけてみてください。

【臭い】

自分の臭いは自分では分かりづらいもの。
体臭だけでなく、整髪料などの臭いがキツくなってしまう人がいます。
日頃から清潔さと適切な分量での香水、整髪料の使用を心掛けましょう。

【語尾】

言葉使いばかりを気にしがちな面接ですが、話し方そのものを気をつける人は少なめ。
特に、語尾を伸ばしてしまう、疑問調になる癖がある人は直しておいたほうが良いでしょう。

【お手洗い】

緊張するとトイレに行きたくなってしまう、という人が少なくありません。
生理現象なので仕方のないものではありますが、通常、企業へ訪問する時は用件のみを済ませるべきです。
会社についてから用を足したくならないよう、事前にトイレも済ませてすぐ面接に臨めるようにしましょう。

◆面接対策は転職エージェントでできる

転職エージェントは求人紹介以外に面接対策も実施しています。
ハタラクティブなら実践を意識した練習で就活を支援。
面接スケジュールの調整も就活アドバイザーが代行していますので、転職活動の負担も軽くなります。
「集団面接はどうしたら良い?」「面接前の準備は何をするべき?」などさまざまなお悩みに対応。

その他、履歴書や職務経歴書の書き方、カウンセリングで導き出した適職のご紹介、入社後のフォローなどで就活をバックアップしています。
カウンセリングの実績は5万件以上。就職・転職に関わる内容は、どんなお悩みでもお気軽にご相談ください。

 

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