面接当日の辞退は可能？メールでも良い？連絡方法を例文付きで解説

「面接当日に辞退できる？」「連絡はメールでも良い？」と悩む人もいるでしょう。面接当日に辞退することは可能です。ただし、辞退の連絡は基本的に電話で行い、メールは補助的な利用に留めましょう。このコラムでは、面接当日の辞退や日程変更に関するマナーをまとめているので参考にしてみてください。また、面接に不安があるなら、ハローワークや転職エージェントといった第三者に相談するのも一つの方法です。

面接当日に辞退できる？

面接当日でも辞退は可能です。
ただし、企業側は面接を行うために多くの時間をかけて準備をしてくれています。どのような事情であれ、面接を辞退するのは、企業に対して迷惑をかける行為だと念頭に置きましょう。

やむを得ない理由があるなら仕方ない

急な体調不良や家庭の事情といった理由であれば、面接当日に辞退もやむを得ないでしょう。ただし、面接の辞退は当日ではなく、遅くても前日までに連絡するのが基本的なマナーです。また、辞退の理由によっては企業側にあまり良い印象を持たれず、選考に影響する可能性もあるため注意しましょう。

面接当日に辞退を考える主な状況

面接当日に辞退を考える状況には、体調不良や家庭の事情、交通トラブル、他社から内定が出たときがあります。面接当日の辞退は、できるだけ避けたいもの。しかし、一般的に、これらの状況になった場合は、やむを得ないと考えられます。
緊急性の低い私用や、個人的な都合などで辞退するのは避けましょう。

急な体調不良

面接当日に急に発熱や頭痛などの体調不良になり、面接に行けなくなってしまうことがあります。当日中に回復する見込みがなさそうなら、辞退したほうが無難です。

無理をして出かけると、面接場所への移動中に動けなくなってしまう可能性も。また、風邪の場合は応募先企業の社員にうつしてしまう恐れもあります。
体調が悪いと面接でスムーズな受け答えができない可能性もあるため、日程変更するのがおすすめです。

家庭の事情

家族の病気や事故など不意の出来事で面接に行くのが難しくなった場合は、できるだけ早く辞退の連絡をしましょう。連絡する際は、できるだけ詳しく状況を伝えると、採用担当者に納得してもらいやすいでしょう。

たとえば、家族が病気で入院して看病をする場合は、数週間スケジュールが空けられなくなることもあります。企業に面接の日程変更をお願いする際は、自分のスケジュールを可能な限り把握しておきましょう。

交通トラブル

面接場所へ行く途中に、電車の人身事故や交通事故などの交通トラブルが発生して、長時間にわたり移動ができなくなってしまうこともあります。
すぐに面接担当者に連絡して、交通トラブルの詳しい状況と、面接に間に合わないため辞退を考えていることを伝えましょう。企業側と予定が合えば、面接の開始時間を遅らせて当日中に実施してもらえる可能性もあります。

また、電車が少し遅れたり道に迷ったりして、予想以上に移動時間がかかってしまうことも。10～20分ほどロスしたとしても面接を辞退せずに済むよう、会場までのルートは前日までに確認し、早めに出発しましょう。

他社から内定が出た

面接の直前に志望度が高い企業から内定が出て、当日予定していた面接を辞退したいと考える場合もあります。まず、その日に面接予定の企業に入社したいか、よく考えることが大切です。考えた結果、入社する意思が全くないという場合は、面接のキャンセルと選考辞退を検討しましょう。

企業側も、求職者が同時に複数の企業の選考を受けていることは理解しています。状況を正直に説明し、面接当日の連絡になってしまったことについてお詫びを伝えれば、多くの場合は理解してもらえるでしょう。
ただし、入社の意思があるなら面接は辞退せず、次のステップに進めるよう努めたほうが良いでしょう。選考の過程で、その企業への志望度が高まる可能性もあるからです。

面接当日に辞退するとき知っておきたいマナー

ここでは、面接当日に、やむを得ない理由で辞退する際のマナーを紹介します。当日に辞退するなら、企業への連絡が必須。また、連絡は基本的に電話で行い、メールは補助的な利用に留めましょう。転職エージェントを利用して応募した場合の連絡方法や、辞退理由の伝え方も解説します。

当日に辞退するなら連絡は必須

面接を当日に辞退するなら、企業への連絡は必須です。伝えづらいからといって連絡せず無断で欠席すると、企業に多大な迷惑をかけてしまいます。
選考そのものを辞退する場合、「もう会わないから連絡しなくて良い」と思ってしまうかもしれませんが、将来その企業と仕事で関わる可能性もあります。マナーを守って誠実な対応をするよう心がけましょう。

面接当日の辞退方法は電話が基本

面接を当日に辞退するときは、電話連絡が基本です。面接の辞退が確定した時点で、可能な限り早く企業に伝えるのがマナー。当日に辞退を決めた場合も、できる限り早いタイミングで連絡しましょう。

メール連絡は補助的な利用に留める

メールは、あくまで電話連絡の補助として使用します。電話をして担当者が不在だったときや、担当者が不在で伝言をお願いしたときなどはメールを送り、改めて電話しましょう。
また、メールは、相手がすぐに読まない可能性もあります。件名やアドレスによっては、迷惑メールに分類され破棄されてしまうことも。面接当日の辞退に限らず、急ぎの連絡は基本的に電話で行うよう心がけましょう。

面接前日までに連絡する場合はメールでもOK

面接当日に辞退をする場合は、電話で連絡するのが基本ですが、面接前日までに連絡する場合は、メールでも問題ありません。事前に採用担当者に連絡が伝わることが重要だからです。前日までにメールで連絡する場合も、辞退の理由やお詫びを必ず記載しましょう。

転職エージェントを利用して応募した場合

転職エージェントを利用して応募した場合は、転職エージェントに電話で面接の辞退を連絡しましょう。転職エージェントから企業へ伝えてもらえます。エージェントの担当者が不在で代理の人に伝言をお願いした場合は、念のためメールも送信しておきましょう。

土日や祝日は転職エージェントの人手が手薄な場合もあり、担当者が不在だと企業への連絡がスムーズに行われない可能性も。企業に伝わるまでに時間がかかりそうなら、自分で直接、企業に電話をすると良いでしょう。

辞退理由は詳しく伝えなくても良い

選考そのものを辞退するときは、求職者側から詳しい理由を伝える必要はありません。「一身上の都合により」「検討の結果」のような表現で問題ないでしょう。

企業から辞退理由を聞かれたら場合は、基本的には正直に伝えて構いません。相手に不快な思いをさせないよう、誠意を持って伝えることが大切です。「仕事内容に不満があったから」といった言い方は、企業への批判と受け取られかねないため避けましょう。辞退理由の伝え方は、後述する「辞退理由を聞かれたときの答え方と例文」も参考にしてみてください。

面接当日に辞退するときの例文

ここでは、面接当日に「選考そのもの」を辞退するときの電話・メールの例文をまとめています。伝え方で迷ったら、参考にしてください。

電話とメール、どちらの場合も次の3つがポイントです。

• ・氏名と、本日面接を予定していることを伝える
• ・「選考を辞退する」ことを伝える
• ・面接当日に辞退することをお詫びし、これまでの選考への感謝を伝える

「面接辞退の電話が繋がらないときはどうする？対処法やメールの例文を解説！」では、電話が繋がらないときの対処法を解説しています。こちらもあわせてご一読ください。

電話

「お世話になっております、本日△時より採用面接を予定していただいている□□（氏名）です。採用担当の□□様はいらっしゃいますでしょうか？」

～担当者に替わる～

「お世話になっております、本日△時から面接をお願いしています□□（氏名）です。ただいまお時間よろしいでしょうか？」

（相手の回答）

「ありがとうございます。大変恐縮ですが、一身上の都合により、この度の選考を辞退したく、ご連絡いたしました。ご連絡が直前になってしまい、申し訳ございません。これまで貴重なお時間をいただき、ありがとうございました」

メール

件名：面接辞退のお願い（氏名）

本文：

株式会社△△

人事部　採用担当　□□様

お世話になっております。

本日（△月△日）△時より面接のお時間をいただいている□□（氏名）です。

誠に恐縮ですが、検討の結果、この度の選考を辞退したく、メールいたしました。お忙しいなか時間を割いていただいたのにも関わらず、当日にこのようなご連絡をして、大変申し訳ございません。

本来であれば直接お電話にて謝罪すべきところですが、ご不在でしたのでメールにて失礼いたします。

末筆ながら、貴社ますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。

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署名

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辞退理由を聞かれたときの答え方と例文

企業側から辞退の理由を聞かれたときの答え方を、例文を交えて解説します。辞退の理由は、基本的には正直に伝えて構いません。どのような理由でも、当日に辞退の連絡をすることについてお詫びを伝えましょう。

体調不良により辞退する場合

体調不良で選考を辞退する場合は、「日程変更を希望している」と誤解されるのを防ぐため、「選考そのものを辞退する」ことをはっきり伝えることが大切です。

「昨日、体調が悪くなり受診したところ、しばらく入院することになりました。就職活動は一旦中止し、体調が回復してから再開しようと思いますので、この度の選考は辞退させていただきます。当日のご連絡で誠に申し訳ございません」

他社から内定が出たため辞退する場合

他社から内定が出たため面接を辞退する場合は、内定した企業への入社が決まったことを伝えましょう。

「先ほど他社から内定をいただき入社が決まったため、この度の選考を辞退させていただきたく存じます。お忙しいなか、お時間を割いていただいたにも関わらず、当日に辞退のご連絡をし、大変申し訳ございません」

希望条件が合わないため辞退する場合

仕事内容や給与面といった条件が自分の希望と合わない場合は、そのことを、企業側に失礼にならないよう、表現に注意しながら伝えましょう。また、連絡が当日になってしまった理由も述べます。

「業務内容を詳しく伺い、私のスキルや経験では貢献が難しいと感じたため、選考を辞退させていただきます。選考にお時間をいただいたにも関わらず、当日にこのようなご連絡をして、誠も申し訳ございません」

「給与面の条件が私の希望と合っていないため、この度の選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。検討に時間がかかり、ご連絡が当日になってしまいました。誠に申し訳ございません」

転職活動自体を辞める場合

転職活動を辞めて現職を続けることを選んだ場合も、正直に理由を伝えましょう。

「転職活動をするなかで自分のキャリアを見直した結果、転職せず現職でキャリアアップを目指したいと考え、転職活動を辞めることを決めました。ご連絡が当日になってしまい、大変申し訳ございません」

面接当日に日程変更をする方法

面接当日に何らかの理由で行けなくなり、日程変更をお願いする場合、企業の就業時間内に電話で連絡しましょう。採用担当者に面接を欠席するのはやむを得ないと納得してもらえるよう、理由を具体的に説明することが大切です。

また、どのような理由でも、「選考そのものの辞退」ではなく、「日程変更をしたいこと」をしっかりと伝えてください。曖昧な言い方では、選考そのものを辞退すると捉えられてしまう恐れがあるため、注意が必要です。ここでは、面接当日に日程変更する際のマナーを、例文を交えて解説します。

就業時間内に電話で連絡する

面接の当日に日程変更をお願いする場合、応募先企業の就業時間内に電話で連絡します。早く伝えなければと慌ててしまいがちですが、始業時間前に連絡しても繋がらない可能性があるでしょう。たとえ繋がったとしても、勤務時間外に対応させてしまうことになり、マナー違反と捉えられる恐れも。担当者が不在の時間帯が分かっている場合は、そのタイミングも避けたほうが良いでしょう。

理由を具体的に伝える

面接当日になって日程変更せざるを得なくなった場合は、理由を具体的に説明することが大切です。「急用ができたため」といった曖昧な説明では、本当に入社の意思があるのかと疑われてしまう可能性があるからです。

体調不良の場合は「高熱が出た」「激しい頭痛がある」など、症状をそのまま伝えましょう。家庭の事情なら誰がどのような状況なのか、交通トラブルなら現状と復旧の目途などを具体的に説明します。明確かつ具体的に伝えれば、採用担当者に理解してもらいやすくなるでしょう。

謝罪して日程変更が可能か聞く

面接当日になって行けなくなった場合は、謝罪したうえで日程変更が可能か確認します。可能と言われたら、候補日時を3つ以上伝えましょう。候補日時が多く、候補の時間帯の幅が広いほど、企業側が日程変更しやすくなります。

なお、面接の日程変更ができないこともあり得ます。企業側の面接スケジュールがすでに埋まっていたり、ほかの求職者の採用が決まったりして、再調整が難しくなる場合があるからです。
日程変更をしてもらえた場合も、評価が下がってしまう可能性はあります。面接の日程変更をお願いする場合は、「再調整ができない」「評価がマイナスになる」といったリスクがあることを心得ておきましょう。

日程変更の理由別の例文

面接当日に、体調不良や家庭の事情、交通トラブルのため日程変更をお願いする場合の例文を紹介します。いずれの理由の場合も、できるだけ具体的に説明し、当日の欠席はやむを得ないと採用担当者に納得してもらえるよう伝えることが大切です。

体調不良の場合

「お世話になっております、本日○時より採用面接を予定していただいている○○（氏名）です。採用担当の□□様はいらっしゃいますか」

～担当者に替わる～

「お世話になっております、本日○時から面接をお願いしています○○（氏名）です。いま、お時間よろしいでしょうか」

（相手の回答）

「大変申し訳ありませんが、昨夜から高熱が出てしまい、咳や頭痛の症状もあるため、面接に伺うのが難しい状態です。大変恐縮なのですが、面接の日程をほかの日時に変更していただくことは可能でしょうか」

家庭の事情の場合

「お世話になっております、本日○時より採用面接を予定していただいている○○（氏名）です。採用担当の□□様はいらっしゃいますか」

～担当者に替わる～

「お世話になっております、本日○時から面接をお願いしています○○（氏名）です。いま、お時間よろしいでしょうか」

（相手の回答）

「実は昨夜、母が急に体調を崩し、緊急入院となってしまいました。本日は病院に手続きをしに行かなければならないため、大変恐縮ですが面接の日程を変更していただけますでしょうか」

交通トラブルの場合

「お世話になっております、本日○時より採用面接を予定していただいている○○（氏名）です。採用担当の□□様はいらっしゃいますか」

～担当者に替わる～

「お世話になっております、本日○時から面接をお願いしています○○（氏名）です。いま、お時間よろしいでしょうか」

（相手の回答）○○

「現在、御社に向かっている途中なのですが、○○線の電車が○○駅～○○駅での事故により止まっており、復旧のめどは立っていないとのことです。このまま運転が再開されなければ、おそらく面接に間に合いません。大変恐縮なのですが、面接の日程をほかの日時に変更していただくことは可能でしょうか」

日程を変更してもらったらお礼のメールを送る

面接日程を再調整してもらったら、内容確認も兼ねてお礼メールを連絡した日のうちに送信します。メールには、変更に対する謝罪と感謝、再調整となった日程を記載します。

お礼メールの例文

件名：面接日程変更のお礼（氏名）

本文：

株式会社○○

人事部　採用担当　○○様

お世話になっております、○○（氏名）です。

先ほどはお忙しいなか、面接日程を調整していただきありがとうございました。

また、お手数をおかけしましたこと、お詫び申し上げます。

改めまして、ご調整いただいた○月○日（曜日）、○時に訪問させていただきます。

この度は、誠にありがとうございました。当日も、何卒よろしくお願いいたします。

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署名

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面接当日の持ち物

面接当日の持ち物で欠かせないものやあったほうが良いものをまとめました。忘れ物に注意し、余裕をもって用意しておきましょう。

書類

履歴書や職務経歴書など、選考で使用する書類です。当日持参の場合は、クリアファイルと封筒に入れて持っていきましょう。事前に郵送している場合も、内容を再確認するためにコピーを持っていくのがおすすめです。そのほか、企業から指定された書類があれば用意しておきます。

筆記用具

面接中にメモをしたり、書類に記載したりする場合に備えて、筆記用具は欠かせません。筆記用具の代わりにスマートフォンやタブレット端末を使用すると、マイナス印象になりかねないので注意しましょう。

傘や腕時計

面接の際は、折りたたみ傘や腕時計を準備しておいたほうが良いでしょう。面接会場では、スマートフォンを電源オフかマナーモードにして鞄にしまっておくのがマナーです。時間は腕時計で確認しましょう。そのほか、スマートフォンのモバイルバッテリーや予備のクリアファイルがあると安心です。

身だしなみを整えるもの

面接当日は手鏡やエチケットブラシ、メイク道具など身だしなみを整えるものも携帯しましょう。食後に面接を予定しているなら、歯ブラシも必須です。ハンカチやティッシュなども忘れずに準備してください。

面接の持ち物に関しては、「面接の準備には何が必要？持ち物リストと準備のポイント」でもご紹介しています。

面接当日に内定・不採用の結果が出た場合

ここでは、面接当日に採用・不採用の結果が出たときの対応を紹介します。

その場で合否を伝えられることもある

面接を受けていると、面接中やその日のうちに合否が分かることもあります。その日のうちに結果が出る可能性が高いケースの例として、以下が挙げられます。

• ・急募の求人
• ・業務に支障が出るほどの人手不足
• ・面接の場に人事決定権を持つ人がいた場合
• ・企業の求める人材とマッチ度が高い場合

急募の求人や人手が足りていない場合などは、その日のうちに採用されることがあるようです。いざそうなったときに焦らないように、対応方法を次の項目で確認しておきましょう。

面接当日に内定が出た際の対応方法

面接中や面接後すぐに内定連絡をもらったら、まずは雇用契約の内容をしっかり確認することが大切です。仕事内容や給与、福利厚生、転勤の有無などが自分の希望条件と合っているか確認しましょう。それから、その場で内定を承諾するか、保留するかを考えます。

考えた結果、入社意思があればその場で前向きな返答をして問題ありません。ほかの企業と比較したい、少し検討したいなら「少し考える時間をいただいてもよろしいでしょうか」と伝えましょう。

一度承諾したあとに辞退した場合、企業に多大な迷惑をかけてしまいます。少しでも迷う場合は、即答せずに保留にして、後日電話で返事をしましょう。

面接に不安があるなら

採用面接に対して緊張や不安があるなら、不安の原因を突き止めたり、第三者に相談してみるのもおすすめです。ここでは、面接に不安がある場合の対処法を紹介します。

不安の原因を突き止める

面接の何に対して不安を感じているのかを明らかにしましょう。面接の内容が不安なら、よく聞かれる質問の回答を準備しておくと、本番で落ち着いて対応しやすくなります。緊張で表情や身体がこわばってしまう場合は、軽いストレッチを行うのも良いでしょう。

また、模擬面接を繰り返して「面接の空気・雰囲気」に慣れておくと安心です。
面接に不安があるときの対処法は、「面接に行きたくないときの対処法は？当日に辞退したい場合はどうする？」でも紹介しています。

第三者へ相談してみるのも一つの方法

面接について疑問や不安がある場合、一人で解決するのは難しいことも。おすすめは、ハローワークや就職エージェントといった第三者に相談して自分以外の意見を知ること。客観的な意見を取り入れると、面接に対する疑問や不安の解決に繋がるでしょう。

面接で緊張してしまう方は、「面接で緊張しない方法は？試験当日に気持ちを落ち着かせる7つのコツも紹介」のコラムもぜひご参照ください。

ハローワーク

ハローワークは、厚生労働省が運営している職業紹介機関。厚生労働省の「ハローワークでの求職手続き　あなたの就職を全力でサポートします！」によると、仕事探しや応募書類作成のアドバイスなど、さまざまな就職支援サービスを行っています。すべての都道府県に拠点があり、インターネットサービスも利用可能です。

参照元
厚生労働省
仕事をお探しの方へ

就職エージェント

就職エージェントは、専任のキャリアアドバイザーが、求人紹介や面接対策など就活を全面的にサポートするサービスです。サービスの対象となる年齢や紹介される求人などは、転職エージェントによって異なります。自分に合った就職エージェントを探して利用してみるのも良いでしょう。

若年層向けの就職エージェントであるハタラクティブには、多くの求職者をサポートしてきた経験を持つキャリアアドバイザーが多数在籍しています。
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面接当日に辞退する場合の連絡方法に関するFAQ

面接当日にやむを得ず辞退する場合の連絡方法について、よくある疑問にQ＆A方式で回答します。

面接当日に辞退する場合はメールでも大丈夫？

面接当日に辞退する場合は、基本的に電話をしましょう。面接官や担当者が面接時間までにメールを確認できなかった場合、無断欠席と思われてしまう恐れがあります。忙しい場合でも、電話で謝罪と辞退の旨を伝えてください。

当日の早朝に辞退を決めた場合、メールで連絡するほうが良い？

前日の夜や当日の早朝など応募先企業の就業時間外に辞退を決めた場合は、まずメールをしておきましょう。その後、始業時間を過ぎてもメールの返信が来ない場合は、メールが読まれていないことを想定して、改めて電話で辞退の旨を伝えることをおすすめします。

日を改めて面接を受けたい場合はどうすれば良い？

日を改めて面接を行いたい場合も、まずは電話で辞退の旨を伝えましょう。そのうえで、面接に参加したいことを伝え、候補日も電話で伝えます。その後、謝罪の言葉と再調整してもらった面接の日程を確認する意味も込めて、メールを送りましょう。
「面接を辞退したいときの対応方法に不安がある」「面接へ行く前に練習を重ねておきたい」という方は、ハタラクティブへご相談ください。経験豊富なプロのキャリアアドバイザーが、一対一でサポートします。