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既卒から正社員の秘書になるには？具体的な仕事内容も紹介

既卒から正社員の秘書になるには？具体的な仕事内容も紹介

更新日2024/11/20

この記事のまとめ

秘書には「企業秘書」「医療秘書」「法律秘書」「政治秘書」などの種類がある
上司に直接つく個人秘書のほか、秘書課などの部署に配属されるグループ秘書もある
秘書には管理能力や語学スキル以外にも、誠実で人当たりの良い人柄も求められやすい
秘書になるには事務などの部署に配属されてからステップアップするパターンが多い

「既卒から正社員の秘書は目指せる？」「仕事内容が自分に合っているか分からない」という方もいるでしょう。秘書は、企業によっては学歴を重視していたりスキルを求められたりすることもあるので注意が必要です。このコラムでは、既卒から正社員の秘書を希望する方に向けて、就職方法や具体的な仕事内容についてまとめています。また、秘書に向いている人の特徴も紹介しているので参考にしてみてください。

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秘書の仕事内容
どのような人に向いている？
既卒から秘書になるためには

秘書の仕事内容

秘書には、企業秘書や医療秘書、法律秘書、政治秘書、学校秘書など幅広い就職先があるのが特徴です。社長や役員、医師、政治家、弁護士など企業や施設のトップを担うポジションのサポート業務を行います。秘書の一般的な業務は以下のとおりです。

・スケジュールの管理
・メールや電話の対応
・来客対応
・資料や情報の収集、整理
・文書や資料の作成
・会議やパーティ、イベントの準備
・慶弔関連やお中元の手配など交際業務
・アクシデント対応

秘書には、上司に直接1：1でつく個人秘書と、「秘書課」や「秘書室」と呼ばれる部署に配属され、チームを組んで業務をサポートするグループ秘書の2種類があります。職場によって秘書の仕事内容は異なるものの、秘書の仕事の目的の一つは、上司が仕事に専念できるよう環境を整え、関係者との円滑な関係作りを行うことです。秘書の仕事内容については、「就活アドバイザーが教える！秘書・受付のお仕事」でも詳しくまとめているので、あわせてチェックしてみてください。

どのような人に向いている？

秘書は企業や施設のトップなど重要な役割を担う方の補佐として活躍するため、責任が大きくさまざまなスキルが必要となることもあるようです。たとえば、急なスケジュール変更に対応できる臨機応変さと管理能力や、相手の求めていることを理解し、行動に移せる気配りと行動力は秘書に求められるスキルの一例といえるでしょう。
また、守秘義務を守れる誠実な人柄や、明るく人と接することができることもポイントです。行動範囲が広いため、体力や体調管理も必須といえるでしょう。秘書に向いている人の特徴については、「秘書に向いてる人の特徴を紹介！仕事内容の一覧や求められるスキルも」のコラムでもまとめているので、あわせてご確認ください。

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既卒から秘書になるためには

秘書は特別に必要な最終学歴はなく、未経験や既卒から目指すことができます。ただし、企業によっては応募条件として一定以上の学歴を設定している場合があるようです。
また、新卒や新入社員から正社員の秘書として採用している企業は少ないのが現状。秘書は上司の業務内容や取引先の情報、基本的なビジネスマナーなどが重視されるため、社会人経験が少ない人材が任されることは稀といえるでしょう。

秘書として働くには、既卒などの学歴・就職歴に関係なく、最初は事務などの他部署に配属されるのが基本のようです。業務を通して実績や適性、意欲などをみて秘書としてステップアップを図る、というのが一般的といえます。
なお、派遣や契約社員で秘書を雇う企業も多いので、はじめから秘書の業務を希望するなら派遣社員として登録するのも1つの手です。派遣社員については、「派遣社員とは？正社員との違いやメリット・デメリットを分かりやすく解説」のコラムがおすすめ。働き方や派遣の種類についてご確認いただけます。

資格を取得しておくのもおすすめ

秘書として働くには、多くのスキルを必要とします。そのため、秘書技能検定やビジネスマナー検定、TOEICなどの英語力や語学力を証明できる資格などを持っているとアピールになるでしょう。また、秘書講義のある専門学校などで専門性を高めておくのも、既卒から秘書になる1つの方法です。学校によっては秘書士や上級秘書士の称号を取得できることもあります。

未経験や既卒からも目指せる正社員の秘書ですが、求人の数は少なめ。そのため、競争倍率が高い職種でもあります。秘書をはじめとする希望の職種に就職するなら、既卒向けの就職エージェントを活用するのもおすすめです。
ハタラクティブでは、秘書を目指すのに必要なスキルを積める求人の紹介や、既卒をはじめとした若年層に対して、就活・転職のサポートを行っています。また、プロのアドバイザーがマンツーマンでカウンセリングを実施するため、秘書を含め、自分に向いている仕事は何かについても知ることが可能です。すべてのサービスは無料で利用できるため、ぜひお気軽にご相談ください。

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