秘書になるには高卒だと難しい？就職方法や適性がある人の特徴を解説

「秘書になるには高卒だと難しい？」と不安に感じる方は多いでしょう。高卒の場合、秘書に必要なスキルや資格をアピールできれば就職は可能です。

このコラムでは、高卒で秘書になるにはどのような就職方法があるかや、適性がある人の特徴を解説します。また、就活でのアピール材料にできる資格や主な仕事内容も紹介。高卒で秘書を目指している方は、ぜひ参考にしてみてください。

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秘書になるには高卒だと難しい？

高卒の方も、必要なスキルや資格をアピールできれば秘書として就職できます。特定の学校を卒業しなければならなかったり、必ず取得しなければならない資格があったりなどもありません。

ただし、秘書は業界に関する幅広い知識やスキルを求められる職種です。そのため、高卒してすぐに秘書になれる可能性は低いと考えられます。高卒で秘書を目指す場合は、必要な知識や能力を身につけてからのほうが良いでしょう。

高卒で秘書になるには

ここでは、高卒で秘書になるにはどのような方法があるかを解説します。「高卒が秘書になるにはどのような方法がある？」と不安に感じる方は、ぜひ参考にしてみてください。

秘書の求人に応募する

高卒で秘書になるには、秘書の求人に応募する方法があります。経験者のみを対象とする求人が多く目に入るかもしれませんが、なかには経験不問の秘書求人もあります。特に、サービスやITなどの業界や中小企業では未経験者を歓迎している求人が多いようです。

また、秘書には種類があり、業務内容の違いを理解したうえで応募することも大切です。

秘書の求人の種類

秘書はサポートする対象によって種類が違います。企業の幹部を支える「企業秘書」や弁護士のアシスタントを担う「法律秘書」、医療機関の医師を補佐する「医療秘書」などです。

種類により求められるスキルが違うため、応募する求人の仕事内容を把握しておきましょう。

他職種を経験してから秘書課への異動を目指す

他職種を経験してから秘書課への異動を目指すのも、高卒で秘書になる方法の一つです。「秘書になるには高卒だと難しい？」で先述したように、高卒の場合、必要な経験やスキルを習得してからのほうが秘書になれる可能性は高いと考えられます。

実際に、社内でほかの職種での働きを評価されて秘書へ異動になる場合もあるようです。そのため、まずは秘書課のある企業へ就職し、事務職や営業職といったほかの職種の経験を積むのも良いでしょう。

高卒で秘書になるには資格取得を目指そう

高卒で秘書になるには、資格取得を目指すことも大切です。秘書に必須となる資格はないものの、取得していることでスキルをアピールしやすくなります。どのような資格が秘書の業務に役立つかを理解したうえで取得を目指し、就活に役立てましょう。

秘書検定

秘書検定は、業務で必要になる基礎的なマナーや能力が備わっていることを証明できる資格の一つです。受験資格はなく、高卒の場合も問題なく受けられます。出題される問題内容は、秘書に必要なビジネスマナーや一般常識、場面に応じた対応方法などです。

1級、準1級、2級、3級があり、準1級からは筆記試験だけでなく、面接試験により実際の立ち振る舞いも確認されます。

MOS

MOS（Microsoft Office Specialist）は、秘書に必要なパソコンスキルが備わっていることをアピールできる資格です。資料作成や情報整理といった秘書の業務で、WordやExcelなどの使用は必須といえます。パソコンを使用した業務をスムーズにこなすためにも、事前にMOSを取得して知識を身につけておくのがおすすめです。

パソコンスキルを身につけるコツは「基本的なPCスキルとはどこまで？履歴書の記載方法とスキルの身につけ方」のコラムで解説しているので、ぜひご一読ください。

ビジネス文書検定

秘書業務に必要な文書作成能力を証明できる、ビジネス文書検定もおすすめの資格といえます。秘書の業務では、社内はもちろん、社外へ提出する文書を作成する機会も多いでしょう。ビジネス文書検定は、メールや礼状などに関するビジネスマナーや文書作成スキルが身につけられる資格です。

難易度の種類は、1級、2級、3級の3種類。就活で効果的なアピールをするためにも、2級以上を取得すると良いでしょう。

ビジネス実務マナー検定

ビジネス実務マナー検定は、秘書はもちろん、社会人に必要な振る舞い方を学べる資格です。秘書は社内の他部署や社外とのコミュニケーションが必要な場面も多く、ビジネスマナーが大切な職種といえます。ビジネス実務マナー検定取得を通して得た知識は、秘書業務のなかで活かせるでしょう。

難易度は、1級、2級、3級の3段階です。1級の試験内容は、筆記に加えて面接試験でのロールプレイングもあります。

日商PC検定

日商PC検定も取得していると、秘書で必要になるパソコンスキルを証明できます。MOSと違う点は、パソコンスキルに加えてビジネスマナーやスキルに関しても問われることです。

難易度は、1級、2級、3級、Basicの4種類に分かれています。2級は部門全体や部門の責任者をサポートする場合に必要な内容であり、1級は社長といった企業の責任者の秘書に必要な内容です。社長秘書を目指す場合は、1級を取得してアピール材料にしましょう。

CBS（国際秘書資格）検定

CBS（国際秘書資格）検定は、日本語と英語を用いた秘書業務に必要なスキルを証明できます。海外事業に関わりのある企業や外資系企業などの秘書になるには、大切な資格の一つといえるでしょう。

難易度は、プライマリーとファイナルの2種類です。ファイナルはプライマリーに合格しなければ受験できません。試験では、英語を用いた電話対応や顧客対応のスキルを求められます。そのため、ビジネス英語が必要な企業を目指す場合は取得すると良いでしょう。

高卒で秘書になるには適性がある人の特徴を知ろう

高卒で秘書になるには、適性がある人の特徴を知ることも大切です。適性を知ることで、秘書に必要な仕事に対する考え方や姿勢なども理解できます。「秘書に向いている人はどのような人か分からない」という方は、ぜひご一読ください。

サポートする役割が苦ではない

サポートする役割が苦ではない人は、秘書の適性があるといえるでしょう。

秘書は、役職を支えるために幅広い業務を行います。自分が先頭に立つのではなく、役職がスムーズに仕事を進められるように立ち回るのが秘書の役割です。そのため、普段から他者をサポートすることにストレスを感じにくい人は、秘書の適性があるといえるでしょう。

柔軟な視点で気遣いができる

柔軟な視点で気遣いができる人も、秘書の適性がある人の特徴といえます。

秘書は、役職が快適に仕事ができるよう、指示を出される前に相手が何を求めているかを察して行動する必要があります。そのため、役職目線で「どのようなサポートがあれば働きやすいか」と柔軟に考えられる人は、秘書に必要な気遣いができるといえるでしょう。

コミュニケーションをとるのが得意

コミュニケーションをとるのが得意な人は、その強みを秘書の仕事に役立てられます。

秘書は、役職や社内外の人など幅広い立場の人と関わる機会が多い職種です。そのため、相手の意図を正しく捉えて役職に伝えられるかどうかが大切といえます。

コミュニケーション能力を高める方法は「コミュニケーション能力を鍛えるには？具体的な方法をご紹介」のコラムで解説しているので、チェックしてみてください。

ビジネスマナーが備わっている

秘書になるには、ビジネスマナーを身につけておく必要があります。

秘書は、役職に代わってほかの部署や役職、社外の人などの対応を行う場面も多いでしょう。ビジネスマナーに欠けた行動をしてしまうと、役職への印象にも影響する恐れがあります。秘書として常識的な行動をとり役職をサポートするためにも、ビジネスマナーは必要です。

ビジネスマナーに関しては「仕事での立ち振る舞いのマナーとは？就活に活かせるコツをご紹介」のコラムでポイントを紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。

情報収集・管理が得意

情報収集や管理が得意であることも、秘書の適性がある人の特徴の一つです。企業の事業に関わる情報だけでなく、競合会社に関する情報収集を行う場合もあるでしょう。また、情報収集するだけでなく、役職に必要な情報を見極められるかも秘書業務で必要なスキルです。

守秘義務が守れる

守秘義務が守れる人も秘書の適性があるといえるでしょう。

秘書は責任の重い立場の人をサポートするため、企業の重要な情報に触れる場合もあります。情報を厳重に扱い、外部に漏らさないよう行動することが重要です。秘密を守る意識ができていると、秘書の業務でもその考え方を活かせるでしょう。

秘書の主な仕事内容

ここでは、秘書の主な仕事内容を紹介します。秘書がどのような仕事をしているかを知り、入社後の働き方のイメージを明確にしましょう。

業務のスケジュール管理

秘書の業務には、業務のスケジュール管理があります。役職が効率的に仕事をこなせるよう予定を調整するのも、秘書の大切な役割です。また、社内だけでなく取引先といった社外に関わるスケジュールも管理します。
ミスがあれば企業への信用に影響する恐れもあるため、慎重さや正確性が求められる仕事といえるでしょう。

電話やメール対応

電話やメール対応は、秘書の日常的な業務の一つです。秘書の対応が役職や企業へのイメージにも影響するため、ビジネスマナーや気遣いが重要といえます。
多くの電話やメール対応を行うなかで、正しく内容を役職へ伝えることはもちろん、緊急性や重要性を判断することも必要です。

情報の管理や資料作成

秘書は、役職の業務に必要な情報の管理や資料作成も行っています。社内外で行われる会議や商談に必要な資料を作成したり、必要な情報を分かりやすく分類したりすることも秘書の業務です。
ExcelやWord、PowerPointなどを扱うパソコンスキルが求められる業務といえます。

贈り物の選定

秘書の業務には、企業の取引先へのお歳暮やお中元といった贈り物の選定も含まれます。あらかじめ好みを確認したうえで選び、取引先との良好な関係に役立てられるよう立ち回るのも秘書の役割です。

出張手配

役職が出張する際に、必要な交通手段や宿泊施設を手配するのも秘書の仕事です。出張業務を滞りなく行えるよう、場所や移動時間を考慮しながら手配する必要があるでしょう。

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