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既卒から正社員の秘書になるには

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【このページのまとめ】

  • ・秘書には「企業秘書」「医療秘書」「法律秘書」「政治秘書」などの種類があり、中でも上司に直接つく個人秘書、秘書課などの部署に配属されるグループ秘書の2種類に分かれる
  • ・管理能力や気配り、語学などのスキルだけではなく、誠実で人当たりのよい人柄も求められる
  • ・まずは事務などの部署に配属され、意欲や適性によってステップアップするパターンが多い

正社員の秘書になるためにはどうしたらいいの?既卒から目指すには?正社員の秘書って具体的にどんなお仕事をしているの?自分に向いているか心配…。など、秘書のお仕事について様々なことをまとめました。

◆仕事内容

企業秘書、医療秘書、法律秘書、政治秘書、学校秘書など幅広い就職先がある秘書のお仕事。
社長や役員、医師、政治家、弁護士など企業や施設のトップを担う方のサポート業務を行います。

・スケジュールの管理
・メールや電話の対応
・来客対応
・経理事務
・資料や情報の収集・整理
・文書や資料の作成
・会議やパーティ、イベントの準備
・慶弔関連やお中元の手配など交際業務
・アクシデント対応

秘書の仕事は上司が仕事に専念できるよう環境を整えたり、関係者との円滑な関係作りを行うことが最大の目的です。
また、正社員の秘書は上司に直接1:1でつく個人秘書と、「秘書課」や「秘書室」と呼ばれる部署に配属され、チームを組んで業務をサポートするグループ秘書の2種類があります。

◆どのような人に向いているか?

企業や施設のトップなど重要な役割を担う方の補佐として活躍するため、その責任も重大で多くのスキルが必要となります。
急なスケジュール変更に対応できる臨機応変さと管理能力、相手の求めていることを理解し、行動に移せる気配りと行動力が求められるでしょう。守秘義務を守れる誠実な人柄や、明るく人と接することができることもポイントです。また、行動範囲が広いため、体力や体調管理も必須といえます。

◆秘書になるためには

特別に必要な最終学歴はなく未経験や既卒でも目指すことができますが、企業によって理想とする学歴を設定している場合があるようです。
しかし、元々新卒や新入社員からでも正社員の秘書として採用している企業は少ないのが現状。既卒などの学歴・就職歴は関係なく最初は事務などの他部署に配属されます。その後、実績や適正、意欲などをみて秘書としてステップアップを図れる、というのが一般的です。派遣や契約社員で秘書を雇う企業も多いので、登録するのも1つの手。

学歴は必要がないものの、秘書として働くには多くのスキルを必要とします。
そのため、秘書技能検定やビジネスマナー検定を取得したり、TOEICなどの英語力や語学力がアピールできる資格を持っているといいでしょう。
専門的な知識を得られる秘書講義のある専門学校などで専門性を高めておくのもいいですね。学校によっては秘書士や上級秘書士の称号を取得できることもあります。

未経験や既卒からでも目指せる正社員の秘書。とはいえ、求人の数は役員数と比例していますので数は少なめ。競争倍率が高い職種でもあります。
ハタラクティブでは、秘書を目指すのに必要なスキルを積める求人のご紹介や、既卒をはじめ、高卒や第二新卒などの方に対して、就活・転職のサポートを行っています。あなたにぴったりの就職先を見つけませんか?是非一度、ご相談ください。

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