既卒から正社員の秘書になるには

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この記事のまとめ

  • 秘書には「企業秘書」「医療秘書」「法律秘書」「政治秘書」などの種類がある
  • 上司に直接つく個人秘書のほか、秘書課などの部署に配属されるグループ秘書もある
  • 秘書には管理能力や語学などのスキル以外にも、誠実で人当たりのよい人柄も求められる
  • 秘書になるには事務などの部署に配属されてからステップアップするパターンが多い

このコラムでは、既卒から正社員の秘書を希望する方に向けて、就職方法や具体的な仕事内容についてまとめています。秘書は基本的に学歴は求められませんが、企業によっては学歴を重視していたりスキルを求められたりするので注意しましょう。
また、秘書という職業を希望しているものの「自分に合っているか分からない」という方は、コラムで紹介している秘書に向いている人の特徴を確認してみてください。

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秘書の仕事内容

企業秘書、医療秘書、法律秘書、政治秘書、学校秘書など幅広い就職先がある秘書のお仕事。
社長や役員、医師、政治家、弁護士など企業や施設のトップを担う方のサポート業務を行います。

・スケジュールの管理
・メールや電話の対応
・来客対応
・経理事務
・資料や情報の収集・整理
・文書や資料の作成
・会議やパーティ、イベントの準備
・慶弔関連やお中元の手配など交際業務
・アクシデント対応

秘書の仕事は上司が仕事に専念できるよう環境を整えたり、関係者との円滑な関係作りを行うことが最大の目的です。
また、正社員の秘書は上司に直接1:1でつく個人秘書と、「秘書課」や「秘書室」と呼ばれる部署に配属され、チームを組んで業務をサポートするグループ秘書の2種類があります。
秘書の仕事内容については、「就活アドバイザーが教える!秘書・受付のお仕事」でも詳しくまとめています。

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どのような人に向いている?

秘書は企業や施設のトップなど重要な役割を担う方の補佐として活躍するため、その責任も重大で多くのスキルが必要となります。
急なスケジュール変更に対応できる臨機応変さと管理能力、相手の求めていることを理解し、行動に移せる気配りと行動力が求められるでしょう。
また、守秘義務を守れる誠実な人柄や、明るく人と接することができることもポイントです。行動範囲が広いため、体力や体調管理も必須といえます。
秘書の向き不向きをご紹介!仕事内容や特徴も知っておこう」のコラムでも、秘書に向いている人の特徴をまとめています。合わせてご確認ください。

既卒から秘書になるためには

秘書は特別に必要な最終学歴はなく未経験や既卒から目指すことができますが、企業によっては応募条件として一定以上の学歴を設定している場合があるようです。
また、新卒や新入社員から正社員の秘書として採用している企業は少ないのが現状。秘書は上司の業務内容や取引先の情報、基本的なビジネスマナーなどが重視されるため、社会人経験が少ない人材が任されることは稀といえるでしょう。

秘書として働くには、既卒などの学歴・就職歴は関係なく最初は事務などの他部署に配属されるのが基本のようです。業務をとおして実績や適正、意欲などをみて秘書としてステップアップを図れる、というのが一般的でしょう。
なお、派遣や契約社員で秘書を雇う企業も多いので、はじめから秘書の業務を希望するなら派遣社員として登録するのも1つの手です。
派遣社員については、「派遣社員とは何か?種類や正社員との働き方の違いを解説」のコラムがおすすめ。働き方や派遣の種類についてご確認いただけます。

秘書として働くには、学歴以上に多くのスキルを必要とします。
そのため、秘書技能検定やビジネスマナー検定、TOEICなどの英語力や語学力がアピールできる資格を持っているとアピールになるでしょう。
専門的な知識を得られる秘書講義のある専門学校などで専門性を高めておくのも、既卒から秘書になる1つの方法。学校によっては秘書士や上級秘書士の称号を取得できることもあります。

未経験や既卒からも目指せる正社員の秘書ですが、求人の数は役員数と比例するので数は少なめ。競争倍率が高い職種でもあります。
秘書をはじめとする希望の職種に就職するなら、既卒向けの就職エージェントを活用するのもおすすめです。
ハタラクティブでは、秘書を目指すのに必要なスキルを積める求人の紹介や、既卒をはじめとした若年層に対して、就活・転職のサポートを行っています。あなたにぴったりの就職先を見つけませんか?是非一度、ご相談ください。

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