秘書の向き不向きをご紹介！仕事内容や特徴も知っておこう

「自分は秘書に向いてるのか知りたい！」という方に向けて、秘書に向いてる人と向いてない人の特徴を解説します。また、秘書の仕事内容や、秘書になりたい人が身につけるべき資格についても解説。資格は必須ではありませんが、取得しておくと秘書業務に従事しやすくなるでしょう。このコラムを参考に、自分が秘書に向いてる人かどうかチェックしてみてください。

秘書に向いてる人はどんな人？

秘書に向いてる人とは、身だしなみに気を配り、丁寧な言葉遣いや美しい所作ができる人です。社会的地位の高い人と接する機会が多い秘書には、清潔感やビジネスマナーが必要になります。ほかにも「几帳面な人」「気が利く人」などは、秘書として上司や社長のサポートで上手く立ち回れるでしょう。

この項目で、秘書に向いてる人の特徴を詳しく解説するので、自身が秘書に向いてる人の特徴にどれくらい当てはまるか、チェックしてみましょう。

几帳面な人

几帳面な人は、時間を守ったうえで、丁寧な仕事ができます。この特徴は、秘書として上司や社長のスケジュール管理をする業務に役立つでしょう。
持ち前の几帳面さを活かして、抜けのないスケジュールを組み立て、上司や社長のサポートもこなせるはずです。

柔軟性がある人

柔軟性がある人は、急な予定の変更やアクシデントに対応できるため、秘書に向いてる人です。
秘書として仕える上司や社長は、人の上に立つ役割のため、アクシデントがあった場合は、すぐに状況を判断して部下たちに指示をしなければいけません。
そのような指示を出す立場の方たちのサポートをするため、秘書は緊急の事態にも冷静さを持って対応できる柔軟性が必要です。

気が利く人

秘書は、上司や社長を影で支える業務のため、気配りができる人は重宝されます。秘書として仕える上司や社長は、自身では仕事の管理ができないほど多忙な方たちです。そのような方たちは、秘書にしてほしいことを細かく指示する余裕はありません。
そのため、指示がなくても必要なことや、やってほしいことが分かる気の利く人は、秘書に向いてるといえるでしょう。

人をサポートすることにやりがいを感じる人

秘書は、上司や社長を支えることが仕事のため、人のサポートにやりがいを感じられる人は秘書に向いてる人でしょう。
人のサポートをすることは簡単なことではありません。常に相手を中心に考えなければならないため、疲れることもあるでしょう。しかし、人をサポートすることでやりがいを感じる性質がある方は、忙しい秘書の仕事もこなせるはずです。

複数の業務を同時進行できる人

秘書の業務は、上司や社長のスケジュール管理から書類の作成まで多岐に渡ります。そのため、複数の業務を同時進行できる人は秘書に向いてる人といえるでしょう。
ミスなく複数の業務を同時に進行できる人は、上司や社長から重宝されます。

情報収集能力が高い人

上司の役に立つ情報を提供することも秘書の仕事のため、情報収集能力が高い人は、秘書に向いてる人といえるでしょう。業界で話題のニュースや取引先の情報など、秘書が事前に情報収集しておくことで、上司や社長は業務をスムーズに進められます。

場の空気を読める人

秘書は、上司や社長の要望をその場で察することが求められます。そのため、場の空気を読める人は秘書に向いてる人といえるでしょう。その場の空気を読んで、適切な行動が取れることで、会議や打ち合わせが上手くいくことも。上司や社長は多忙なため、指示がなくても、その場の空気を読んで行動してくれる秘書は重宝されます。

時間に正確な人

秘書の仕事には、上司や社長のスケジュール管理も含まれるため、時間に正確な人は秘書に向いてる人といえるでしょう。上司や社長は多忙のため、分刻みのスケジュールを立てることも。いい加減な予定を立てると、重要な取引きや会議に影響が出る可能性があります。
ときには、上司や社長が急な会議に収集されたり、アクシデントに巻き込まれたりすることもあるでしょう。そのとき、秘書が時間に正確であれば、柔軟に対応して時間を守って仕事できるはずです。

秘書に限らず、自分に向いてる仕事を探したい方は「自分に向いてる仕事の探し方！転職先はどう選ぶ？診断方法は？」をご覧ください。上記で紹介した特徴に当てはまる人は、営業職や接客業でも役に立てるスキルを持っている人です。視野を広くして自分に合った仕事を見つけましょう。

秘書に向いてない人はどんな特徴がある？

秘書に向いてない人の特徴としては、「すぼらなこと」「融通が利かないこと」などの特徴があります。これらの特徴があると、秘書の業務に支障をきたす恐れも。以下で紹介する「秘書に向いてない人の特徴」に当てはまる方は、改善することで秘書に向いてる人を目指しましょう。

・ずぼらな人
・気が回らない人
・融通が利かない人
・自分が主役になりたい人
・マルチタスクスキルが欠けている人
・リサーチスキルが乏しい人
・配慮が足りない人
・時間にルーズな人

上記の特徴は、秘書だけに関わらず、営業職や接客業などさまざまな業務においてもマイナスなものになります。たとえば「時間にルーズな人」は、始業時間に遅刻したり期限を守れなかったりすることが考えられるでしょう。秘書だけでなく、社会人として「時間を守る」ことは大切です。
上記の特徴は改善すれば、秘書に向いてる人になれるだけでなく、多くの業種で活躍できる人になります。「何をしたら仕事ができる人になれる？できる人の共通項」では、仕事ができる人についてまとめているので、自身の仕事ぶりに不安がある方は、ぜひ参考にしてください。

秘書の主な仕事内容

この項目では秘書の仕事である「スケジュール管理」「来客対応」などについて解説します。自分が秘書に向いてる人かどうか気になる方は、秘書の業務内容も知っておくと役に立つでしょう。
以下で紹介する仕事は、秘書に向いてる人の特徴を活かす仕事のため、このコラムの「秘書に向いてる人はどんな人？」とあわせて参考にしてください。

上司や社長のスケジュール管理

上司や社長のスケジュール管理は、秘書の仕事の一つです。会議や打ち合わせ、会食など、予定は多岐に渡り、予定に合わせて場所の確保を行ったり資料の確認をしたりすることも管理に含まれます。また、出張の場合には、航空券やホテルの手配を行うのも秘書の役目です。

電話やメール対応

秘書は、上司や社長の電話やメールを確認し、優先順位を決めて対応することも仕事です。秘書が前もって内容を把握し対応することで、上司や社長の業務の時短につながっています。

来客応対

秘書は、上司や社長を訪ねてきたお客さまに対して、お茶出しや食事の手配することも仕事です。来客対応では、「どのような食事を準備するのか」「予定どおりに訪問が終わるか」などさまざまな気配りが必要とされます。

職場環境の整備

机上や書類の整理整頓、空調調節、お茶出しなどを行い、サポート対象者がスムーズに仕事ができるような職場環境を整えます。

交際業務の代行

慶弔関連やお中元、お歳暮などの手配を行うことも秘書の業務の一つです。重要な取引き先の役員に、結婚や昇進などがある場合、贈り物やメッセージを送ることで、良い関係を築くことにもつながります。

ほかにも秘書の仕事について気になる方は「就活アドバイザーが教える！秘書・受付のお仕事」でもまとめているので、あわせて参考にしてください。

秘書に向いてる人が身につけるべき3つのスキル

このコラムの「秘書に向いてる人はどんな人？」で、解説した秘書に向いてる人の特徴に当てはまる方は、この項目で紹介するスキルを身につければ、秘書の業務に就きやすくなるでしょう。秘書に向いてる人でなくとも、スキルを身につけることで、秘書になれるチャンスを得られるはずです。ぜひ参考にしてください。

1.ビジネスマナーを身につける

秘書の仕事は、社会的な地位が高い人と接する機会が多いため、ビジネスマナーが身についていることは大切なスキルです。ビジネスマナーには、電話応対や言葉遣いはもちろん、身だしなみも含まれています。秘書に向いてる人は、まずビジネスマナーから身につけてスキルアップを目指すと良いでしょう。

2.資格を取得する

秘書に向いてる人は、秘書検定やCBS検定を取得を検討してみましょう。秘書になるには資格が必須というわけではありませんが、資格を持っていることでスキルを効果的にアピールできます。
秘書検定は、基本的なビジネスマナーから秘書として求められる知識や技能を身につけられる資格です。また、CSB（国際秘書）検定は、秘書に必要なスキルだけでなく、英語力も身につけられます。外資系企業や海外に多くの取引き先を持っている会社の秘書には、秘書検定よりCSB検定の方が資格の内容を活かせるでしょう。

3.積極的に人とコミュニケーションを取る

コミュニケーション能力は秘書に欠かせないスキルのため、日ごろから積極的に人とコミュニケーションを取ることが大切です。コミュニケーション能力がないと、上司や社長と円滑な関係が築けなかったり連絡が行き違いになったりする可能性があります。
日常的に相手の立場になることを意識しながらコミュニケーションを取ることで、秘書に必要なコミュニケーション能力が身につくでしょう。

秘書に役立つスキルについては「秘書になるには？役立つスキルや向いているタイプとは」でもまとめているため、ぜひご覧ください。

秘書やほかの仕事に適性があるか診断してみよう

自分が秘書に向いてる人かどうか知るには、適性診断を受けることも一つの手。診断することで、客観的に自分の素質を知ることができます。秘書に向いてる人かどうかを手軽に診断できるWebサイトもあるため、気になる方はチェックしてみましょう。

自分が秘書に向いてる人か見極めたいなら

現職で秘書をしている方のなかには、仕事内容が合わないことから、自分は本当に秘書に向いてる人なのか悩んでいる方もいるでしょう。そのような方は、ほかの種類の秘書のお仕事に目を向けてみるのも一つの方法です。
秘書の仕事は、役員秘書や医療秘書など種類はさまざま。秘書に向いてる人といっても、すべての秘書の仕事に向いてるとは限りません。秘書の仕事内容や種類についてリサーチし、自分の適性に合う仕事を探してみると良いでしょう。

また、自分が秘書に向いてる人か見極めるには、第三者への相談も効果的です。「今の仕事が自分に合っているか分からない」「秘書にチャレンジしたいけど、転職の進め方が分からない」など、仕事に関するお悩みは転職エージェントのハタラクティブにお任せください。
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