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秘書に向いている人、向いていない人とは?

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【このページのまとめ】

  • ・電話や来客時の対応、スケジュール管理、職場環境の整理整頓など、秘書の役割はさまざま
    ・几帳面で気配り上手、臨機応変に対応できる人が秘書向きといえる
    ・マルチタスクスキルに欠け、時間にルーズな人は秘書に向いていない可能性が高い

秘書のお仕事は、サポート役に徹し多岐にわたる業務を臨機応変にこなすことです。サポートの対象は、企業の社長や役員、医師、弁護士、政治家などさまざま。
職域の広さに、自分は向いていないかもと不安を感じている人もいるようです。そこで、秘書の適正についてまとめてみました。あなたは秘書に向いている?向いていない?

◆秘書の役割とは?

一口に秘書といっても、役員秘書や医療秘書、弁護士秘書、議員秘書など、さまざまな種類があります。それぞれで秘書の担う役割は異なりますが、共通する業務は大まかにいうと下記のとおりです。

・スケジュール管理

効率良くお仕事ができるようスケジューリングを行います。出張の場合には、航空券やホテル、レストランの手配を行うのも秘書の役目です。

・電話やメール対応

サポート対象者宛ての電話やメールはまず秘書が受け取ります。必要に応じて伝言を承る、引き継ぐなどを実施。会議中や外出中などの場合には、すぐに伝えたほうが良いのか戻ったときでいいのか、指示を仰がずに秘書の対応で済むのかなど、用件に合わせて臨機応変に対応することが大切です。

・来客応対

来られたお客さまの応対をします。どこに案内するかは、指示を仰ぎましょう。社長室や応接室などには上座と下座があるため、失礼のないように案内することが大切です。お茶出しの際は、会話の邪魔にならないように注意します。

・職場環境の整備

机上や書類の整理整頓、空調調節、お茶出しなどを行い、サポート対象者がスムーズにお仕事できるような職場環境を整えます。

・交際業務の代行

慶弔関連やお中元、お歳暮などの手配を行います。

サポート対象者が本来の業務に専念できるよう、細々した業務を担うのが秘書の役目です。

◆秘書の向き不向き

細やかな気配りが求められるこのお仕事。向き不向きをそれぞれ見ていきましょう。

【向いている人】

・几帳面な人
・気が利く人
・柔軟性がある人
・人をサポートすることにやりがいを感じる人
・複数の業務を同時進行できる人
・情報収集能力が高い人
・場の空気を読める人
・時間に正確な人

サポート対象者によって性格や価値観はさまざま。ルーズな人や細かい人、気難しい人など、その人その人の特徴を捉え、一人ひとりに合わせた対応で、本来の業務を全うできる環境を、柔軟に作っていける人が秘書向きだといえるでしょう。

【向いていない人】

・ずぼらな人
・気が回らない人
・融通が利かない人
・自分が主役になりたい人
・マルチタスクスキルが欠けている人
・リサーチスキルが乏しい人
・配慮が足りない人
・時間にルーズな人

上記のとおり、秘書に向いていない人は、向いている人と真逆の人だといえます。

◆秘書の適性を見極めたいなら

現職が秘書の人は、仕事において楽しいと感じる部分、辛いと感じる部分をそれぞれ洗い出してみましょう。どうしても辛い面が多く、今の秘書では続けていくのが難しいのであれば、他の種類の秘書のお仕事に目を向けてみるのも1つの方法です。

冒頭でお伝えしたとおり、役員秘書や医療秘書など、秘書の種類はさまざま。秘書の仕事内容や種類についてリサーチし、自分の適性に合うお仕事を探してみると良いでしょう。

秘書を目指したい人であれば、当コラムでの適正を見極めてみましょう。資格がないと活躍できない職種ではありませんが、秘書技能検定やビジネス実務マナー検定、実用マナー検定、サービス接遇検定など秘書のお仕事に役立つスキルを取得しておくと、採用に有利になる可能性も。入職後もスムーズに業務に馴染めることを期待できるため、おすすめです。

また、第三者への相談も効果的。「今の仕事が自分に合っているか分からない」「秘書にチャレンジしたいけど、転職の進め方が分からない」など、仕事に関するお悩みはハタラクティブにお任せください。
経験豊富なプロのアドバイザーが、丁寧にサポートを行います。相談は無料です。
まずはお気軽にお問い合わせください。

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