秘書に向いてる人の特徴を紹介!仕事内容の一覧や求められるスキルも

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この記事のまとめ

  • 秘書に向いてる人の特徴には、「スケジュール管理ができる」「気が利く」などがある
  • 人のサポートをしてやりがいを感じられる人は、秘書に向いてる人といえる
  • 秘書の仕事は、上司や社長の予定管理から交際業務の代行まで多岐に渡る
  • 秘書に向いてる人は、ビジネスマナーを身につけて秘書検定の資格を取るのがおすすめ

「自分は秘書に向いてる人といえるのかな」「自分は秘書に向いてない人間かも」と悩んでいる方もいるようです。社長や役員などに付いてサポートを行う秘書には、ビジネスシーンに即したマナーや気配りが求められます。このコラムでは、秘書に向いてる人の主な特徴を解説。また、秘書の仕事内容や秘書を目指す際に身につけておきたいスキルも紹介します。自分が秘書に向いてる人かどうか知りたい方は、ぜひご一読ください。

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秘書に向いてる人とは?

秘書に向いてる人とは、ビジネスシーンを意識した言葉遣いや身だしなみができる人といえるでしょう。企業や組織の要職に就く人と接する機会が多い秘書には、ビジネスマナーや清潔感が必要になります。ほかにも、「スケジュール管理が得意な人」「気が利く人」などは、秘書として社長や上司をサポートする際に上手く立ち回れるでしょう。

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秘書に向いてる人の主な特徴

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この項では、秘書に向いてる人はどのような人なのかを詳しく解説します。下記に主な特徴を挙げたので、自分の性格や行動傾向に当てはまる部分があるかチェックしてみましょう。

スケジュール管理ができる

秘書の仕事には、社長や上司のスケジュール管理も含まれるため、几帳面で時間配分や日程調整に長けている人は秘書に向いてる人といえるでしょう。社長や上司は多忙のため、分刻みのスケジュールを立てることも。いい加減な予定を立てると、重要な取引や会議に影響が出る可能性があります。また、社長や上司が急な会議に呼ばれたり、アクシデントに巻き込まれたりすることもあるでしょう。そのとき、秘書がしっかりとスケジュール管理・調整できれば、社長や上司のサポート役として活躍できるはずです。

柔軟性がある

柔軟性がある人は、急な予定の変更やアクシデントに対応できるため、秘書に向いてる人といえます。秘書として仕える社長や上司は人の上に立つ役割のため、アクシデントがあった場合は、すぐに状況を判断して部下たちに指示をしなければいけません。そのような指示を出す立場の人たちをサポートするため、秘書には緊急事態にも冷静さを持って対応できる柔軟性が求められます。

気が利く

秘書は社長や上司を影で支える業務のため、場の空気を読める人や気配りができる人は秘書に向いてる人といえるでしょう。その場の空気を読んで適切な行動が取れることで、会議や打ち合わせが上手くいくことも。社長や上司は多忙なため、指示がなくても、必要なこと・やってほしいことを察知して動いてくれる気の利く秘書は重宝されるはずです。

人をサポートすることにやりがいを感じる

秘書は社長や上司を支えることが仕事のため、人のサポートにやりがいを感じられる人は秘書に向いてる人といえます。人のサポートをすることは簡単なことではありません。常に相手を中心に考えなければならないため、疲れることもあるでしょう。しかし、人をサポートすることが好きな方であれば、やりがいを感じながら秘書の仕事をこなせる可能性があります。

複数の業務を同時進行できる

秘書の業務は、社長や上司のスケジュール管理から書類の作成まで多岐に渡ります。そのため、複数の業務を同時進行できる人は秘書に向いてる人といえるでしょう。ミスなく複数の業務を同時に進行できる人は、社長や上司から重宝されます。

情報収集能力が高い

上司の役に立つ情報を提供することも秘書の仕事の一つのため、情報収集能力が高い人も秘書に向いてる人といえるでしょう。業界で話題のニュースや取引先の情報など、秘書が事前に情報収集しておくことで、社長や上司は業務をスムーズに進められます。

秘密を保持できる

秘書に向いてる人の特徴として、秘密を保持できることも挙げられます。重要な役職に就く人たちをサポートする秘書は、業務を通じて会社の機密情報を知ることもあるでしょう。それらの情報を口外せず、自分の胸の内に留めて粛々と仕事を遂行する必要があります。

秘書に限らず、自分に向いてる仕事を探したい方は「自分に向いてる仕事に転職したい!選び方の4つのポイントを解説」をご覧ください。上記で紹介した特徴に当てはまる人は、営業職や接客業でも役に立てるスキルを持っている人といえます。視野を広くして自分に合った仕事を見つけましょう。

秘書の給料の水準は高め?

秘書の仕事は専門性が高く業務内容も多岐に渡るため、その他の事務職と比較して給料の水準は高い傾向にあるようです。「職業安定業務統計の求人賃金を基準値とした一般基本給・賞与等の額(時給換算)」をみると、事務的職業の給与を時給換算した基準値は1,097円であるのに対し、秘書の基準値は1,258円でした。秘書の時給のほうが約160円ほど高い結果となっています。
 

参照元
厚生労働省
派遣労働者の同一労働同一賃金について◎同種の業務に従事する一般労働者の賃金水準(令和5年度適用)

秘書の主な仕事内容の一覧

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この項では、秘書の仕事である「スケジュール管理」「来客対応」などについて解説します。自分が秘書に向いてる人かどうか気になる方は、秘書の業務内容も知っておくと役に立つでしょう。

1.社長や上司のスケジュール管理

社長や上司のスケジュール管理は、秘書の仕事の一つです。会議や打ち合わせ、会食など、予定は多岐に渡り、予定に合わせて場所の確保を行ったり資料の確認をしたりすることも管理に含まれます。また、出張の場合には、航空券やホテルの手配を行うのも秘書の役目です。

2.電話やメール対応

秘書は、社長・上司宛ての電話やメールを確認し、優先順位を決めて対応することも仕事です。秘書が前もって内容を把握し対応することで、社長や上司の業務時間の短縮につながっています。

3.来客応対

秘書は、社長や上司を訪ねてきたお客さまに対して、お茶出しや食事の手配をすることも仕事です。来客対応では、「どのような食事を準備するのか」「予定どおりに訪問が終わるか」などさまざまな気配りが必要とされます。

4.職場環境の整備

社長や上司といったサポート対象者がスムーズに仕事ができるような職場環境を整えることも、秘書の仕事です。具体的には、机上や書類の整理整頓、空調調節、備品の購入・管理などを行います。

5.交際業務の代行

慶弔関連やお中元、お歳暮などの手配を行うことも秘書の業務の一つです。重要な取引相手に結婚や昇進などがある場合、贈り物やメッセージを送り、良好な関係を構築・維持できるようサポートします。

秘書の仕事について気になる方は、「就活アドバイザーが教える!秘書・受付のお仕事」でもまとめているので、あわせて参考にしてみてください。

秘書の仕事はきつい?

秘書の仕事は多岐に渡るとともに、サポート対象者のスケジュールに忙しさが左右される傾向にあります。そのため、業務量の多さや上司に合わせて動く難しさなどから、人によっては「仕事がきつい」と感じることもあるでしょう。ただし、仕事には困難や大変さが伴うもの。きつい以上に、自分にとってやりがいのある仕事といえるかに目を向けることも大切です。「私に向いてる仕事は何?性格タイプから適職を診断しよう」を参考に、自分が秘書に向いてる人なのかどうかを考えてみると良いでしょう。

秘書に向いてる人が身につけておきたい3つの基本スキル

秘書に向いてる人が身につけておきたい3つの基本スキルの画像

秘書に向いてる人が、秘書への就職・転職を目指すうえで身につけておくと良い基本的なスキルは、「ビジネスマナー」「パソコンスキル」「コミュニケーション力」の3つです。これらのスキルを身につけておくと、秘書の業務に役立つでしょう。また、秘書に向いてる人でなくとも、スキルを身につけることで、秘書になれるチャンスを得やすくなるはずです。

1.ビジネスマナー

秘書は、経営幹部や社長など要職に就く人と接する機会が多いため、ビジネスマナーが身についていることは大切なスキルです。ビジネスマナーには、電話応対や言葉遣いはもちろん、身だしなみも含まれています。秘書に向いてる人は、まずビジネスマナーから身につけてスキルアップを目指すと良いでしょう

2.パソコンスキル

秘書の仕事には資料の管理・作成やメール対応なども含まれるため、ある程度のパソコンスキルが求められます。WordやExcel、PowerPointといった主要なPCツールの操作スキルは身につけておくのがおすすめです。基本的なパソコンスキルについては、「基本的なPCスキルとはどこまで?履歴書の記載方法とスキルアップのやり方」もぜひご参照ください。

3.コミュニケーション力

コミュニケーション能力は秘書に欠かせないスキルといえます。コミュニケーション能力がないと、上司や社長と円滑な関係が築けなかったり連絡が行き違いになったりする可能性も。就職・転職活動で「秘書に向いてる人」と評価してもらうためにも、日ごろから積極的に人とコミュニケーションを取ることが大切です。また、日常的に相手の立場に立って考える習慣を身につければ、秘書に必要なコミュニケーション能力のアップにつながるでしょう。

秘書に役立つスキルについては「秘書になるには?役立つスキルや向いているタイプとは」でもまとめているため、ぜひご覧ください。

秘書の仕事に活かせる資格を取得するのも有効

秘書に向いてる人は、秘書検定やCBS検定といった資格を取得してみるのも良いでしょう。秘書になるには資格が必須というわけではありませんが、資格があると就活でスキルを効果的にアピールできます。また、能力を評価されて年収アップにつながる可能性もあるでしょう。
秘書検定は、基本的なビジネスマナーや秘書として求められる知識・技能を証明する資格です。CSB(国際秘書)検定は、秘書に必要なスキルにくわえ、英語力も審査します。外資系企業や海外に多くの取引先を持っている会社の秘書を目指す場合に取得しておくと、就活や就職後の仕事に活かせるでしょう。

自分が秘書に向いてる人か見極めたいなら

自分が秘書に向いてる人かで就職・転職に迷ったら、「適性診断を活用してみる」「分野別に秘書の仕事について調べてみる」などの方法も試してみると良いでしょう。また、家族やエージェントといった第三者に相談するのもおすすめです。「秘書の仕事が自分に向いてるか不安…」「秘書だけど、うまく仕事できないからつらい…」という人は、下記も参考にしてみてください。

仕事の適性診断ツールを活用してみる

自分が秘書に向いてる人かどうか知るには、適性診断ツールを利用するのも一つの手です。適性診断ツールでは、いくつかの質問に答えることで自分に向いてる仕事を分析してもらえます。Webサイト上で無料公開されているものを使えば、手軽に試せるのも利点です。ただし、診断結果を絶対的な基準にすると、自身の可能性を狭める恐れがあるため注意が必要。適性診断ツールは、あくまで適職に悩んだ際の参考材料の一つとして活用しましょう。

他分野の秘書業務をリサーチする

現職で秘書をしている人のなかには、仕事内容が合わないと感じて、自分は秘書に向いてる人なのか悩んでいる方もいるでしょう。そのような場合は、別分野の秘書の仕事に目を向けてみるのも一つの方法です。秘書と一口にいっても、役員秘書や医療秘書など種類はさまざま。今就いている秘書の仕事は向いてないと感じていても、ほかの業界・分野の秘書であれば向いてる可能性もあります。秘書の仕事内容や種類について幅広くリサーチし、自分の適性に合う仕事を探してみると良いでしょう。

第三者に相談してみる

自分が秘書に向いてる人か見極めるには、第三者への相談も効果的です。家族や友人など自分についてよく知っている人に、自分の性格や行動傾向から「秘書に向いてると思うか」を尋ねてみましょう。客観的な意見を聞けば、新たな視点が生まれたり自分の強みを見出せたりして、仕事選びに活かせる可能性があります。
「周囲には相談しづらい…」「プロのアドバイスを聞いてみたい」という場合は、就職・転職エージェントの利用がおすすめです。就活ノウハウを持つアドバイザーが自分の悩みや適性に合った仕事を提案してくれるので、「自分は秘書に向いてる人なのか?」といった悩みの解消にもつながるでしょう。

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秘書の仕事に関するQ&A

ここでは、秘書の仕事に関する疑問にQ&A形式で回答していきます。

秘書に向いてる人とはどんな人ですか?

秘書に向いてる人とは、ビジネスマナーを心得ており、場や状況に応じた丁寧な言葉遣いや振る舞いができる人といえます。そのほか、「スケジュール管理ができる人」「人をサポートすることにやりがいを感じる人」「気が利く人」なども、秘書に向いてる人の特徴として挙げられるでしょう。秘書に向いてる人については、このコラムの「秘書に向いてる人の主な特徴」で詳しく解説しています。

秘書の仕事内容について教えてください

秘書の代表的な仕事には、「上司や社長のスケジュール管理」「来客対応」「上司や社長宛ての電話・メール対応」などがあります。また、机の上や資料を整理したり、タイミングを見てお茶出しをしたりして、サポート対象者が仕事しやすいよう環境を整備するのも業務の一環です。秘書の仕事内容について詳しくは、このコラムの「秘書の主な仕事内容の一覧」をチェックしてみてください。

秘書になるにはどうすればいい?

秘書になるには、今の職場で秘書業務に異動する、実務経験を積んで秘書に転職するなどの方法があります。秘書は求められるスキルの水準が高く、携わる業務も多岐に渡るため、未経験・スキルなしから正社員就職するのは難しい現実も。そのため、まずは秘書の仕事に役立つ経験やスキルを身につけてから、秘書への就職・転職を試みるのがおすすめです。「既卒から正社員の秘書になるには」でも詳しく解説しているので、ぜひご覧ください。

秘書をしていますが、自分に向いてない気がします

現職とは異なる分野の秘書の仕事について調べてみるのも一つの方法です。秘書の種類は、役員秘書、議員秘書、医療秘書などさまざま。今の秘書の仕事は向いてない気がしても、別分野の秘書は向いてる場合もあるため、自分の適性に合う秘書の仕事がないか探してみましょう。また、就職・転職エージェントのハタラクティブの利用もおすすめです。プロの就活アドバイザーが一人ひとりの経験や適性に合った仕事を紹介いたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。

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