就活アドバイザーが教える！秘書・受付のお仕事

秘書・受付への就職を検討しているものの、具体的な仕事内容や就職先の選び方が分からない人もいるのではないでしょうか。このコラムでは、秘書・受付の就職先や実務、必要な能力について紹介します。特に秘書はビジネスマナーや対応力が必要なため、新卒・未経験で正社員になるのは狭き門でしょう。ただし、秘書検定の資格を取得したり、医療秘書のように専門分野の知識を身につけたりすると未経験で就活成功の可能性もあります。

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秘書・受付の就職先は多種多様

企業の顔ともいえる、秘書と受付の仕事。どちらも企業の印象を左右する役割の職種ですが、業務内容はそれぞれ異なります。
秘書の仕事は、社長や役員の業務が円滑に進むようにサポートすること。スケジュール管理、電話、メール対応、資料作成などが主な業務内容です。社外での会議や交渉、イベント、出張などに同行することも多く、会場や宿泊施設の手配、交通手段の確保、手土産の選定など、細やかな気配りが求められます。
受付の仕事は、来訪者への対応と社内への取次、会議室の予約がメイン。洗練されたビジネスマナーに加えて、社内の組織構成や担当業務を常に把握しておくことも求められます。

一般企業の受付や上司の秘書

受付・秘書の就職先として多いのは一般企業です。受付は外部の人が企業を訪問する際、最初に会う人になります。企業の顔として大事な取引先の担当者や、役員クラスの人と接する機会もあるため、丁寧な応対や気遣いが大事です。
秘書の仕事は上司の役職に応じて仕事内容が異なり、役員秘書になると経営や法律に関わる仕事も増えるようです。他社の会長・社長クラスの人と会う機会が増えるので、業界の知識や対応力、高度な接遇スキルなども身につけなければなりません。また、広報や総務の仕事と並行して行う「兼務秘書」となる場合もあります。

病院や法律事務所の受付・秘書

病院や法律事務所に就職する場合、受付や秘書にも専門知識が求められます。病院の受付では、患者さんの病状を聞いてカルテに記載する仕事を行う場合もあるようです。医師や看護士との連携も大事なので、医療用語を把握しておく必要があります。
医療秘書の場合は、医師の補佐や学会の資料作成などが主な業務です。「医療秘書技能検定」や「日本医師会認定医療秘書」といった資格もあり、医療用語や医療関連法、薬学の知識などが求められます。
法律事務所の受付・秘書も、ある程度は法律用語の知識が必要です。弁護士のスケジュール管理や来客応対などが主な業務ですが、公的書類の取り寄せや、過去の判例収集といったサポートを行う場合もあります。

国会議員の秘書

国会議員の秘書には、公的秘書と私設秘書があります。国会議員は公的秘書を3人まで雇っても良いとされており、そのうち1人は「政策担当秘書」です。「政策担当秘書」になるには、国会議員政策担当秘書資格試験に合格する必要があります。受験資格として、大卒または大卒と同等の学力があることが条件です。また、受験年度の3月に大学を卒業見込みの人も対象なので、新卒で「政策担当秘書」に就職することもできます。
私設秘書の役割は議員によって異なり、議員の送迎や資料作成、支持者宅への挨拶回りなどを担当するケースが多いようです。

どのような就職先でも共通する秘書・受付の仕事内容

秘書や受付の仕事は就職先によって異なるものの、共通する業務もあります。この項では、どのような就職先でも行う一般的な仕事内容について紹介するので、参考にしてみてください。

スケジュール調整

スケジュール調整は主に秘書の仕事です。忙しい上司に代わって、効率的に仕事が進められるように、うまくスケジュールを組むように心がけます。予定が重複したり、上司にリマインドするのを忘れたりすると会社の印象を悪くしてしまうため、慎重さや正確性が求められるでしょう。
受付の仕事では、会議室を押さえたり、アポイントの予約を入れる際に、スケジュール調整を行う場合があります。

来客の取り次ぎ

受付は来客があった際に担当者への取り次ぎや会議室への案内、お茶出しなどを行います。また、受付から秘書へ、来客を取り次ぐこともあるでしょう。
秘書の場合は、上司に代わって電話やメールのやり取りを行います。また、簡単に要件を聞いたり、会議に同席したりすることもあるようです。秘書の対応によって印象が悪くなることがないよう、言葉遣いや立ち居振る舞いに気をつける必要があります。就職活動においても、面接での立ち居振る舞いがチェックされるでしょう。

書類の作成や管理

秘書は、会議資料やプレゼン資料の作成を行うこともあります。また、役員秘書は経営に関わる重要書類の管理を任される場合もあるでしょう。そのほか、競合他社や業界について情報収集を頼まれることも。作成した資料は、上司から依頼された際にすぐに提供できるよう、適切に管理するのも大事です。そのため、整理整頓が得意で几帳面な人に向いているでしょう。
「見やすい！伝わりやすい！が叶うプレゼン資料の作り方」のコラムでプレゼン資料の作り方を紹介していますので、秘書の仕事をイメージする参考にしてみてください。

手配業務の代行

出張の際、飛行機やホテルの手配などを代行するのも秘書の仕事の一つ。また、会食のレストランを予約したり、手土産を用意したりすることも多いです。
上司やお客さまの好みを把握し、喜ばれるお店や手土産を選ぶためにはリサーチ力が必要でしょう。また、「食べやすいように個包装の手土産にしよう」「出張前に会食の予定があるから、少し遅めの新幹線を予約しよう」といった気遣いができると重宝されます。

秘書・受付の就職事情

「秘書は新卒採用もある？」「未経験で正社員になれる？」といった疑問を持つ人もいるでしょう。この項では、秘書・受付の就職事情について解説します。

新卒採用で秘書・受付の正社員になれる？

秘書の求人は「未経験歓迎」が少ないといわれています。特に、新卒でいきなり秘書になるのは難しいようです。秘書にはビジネスマナーやPCスキル、対応力などが求められ、経験がものをいう仕事が多いのが要因とされています。
新卒の場合、まずは企業の事務職に就職し、経験やスキルを積んで秘書を目指すのが一般的。医療秘書や法律事務所の秘書の場合は、アシスタント秘書として未経験者を採用する場合もあります。
一方、受付の仕事は複合オフィスビルやアミューズメント施設のインフォメーションなど、活躍の場が広がっているため、新卒にもチャンスがあるでしょう。特に、接客のアルバイト経験がある新卒者は、コミュニケーション能力が高いと見なされ、採用に至る場合もあるようです。
「受付の正社員になるには？主な仕事内容や平均年収・キャリアパスをご紹介！」のコラムでも受付の就職先を紹介していますので、ご覧ください。

中途採用では即戦力が求められる

秘書の就活では、中途採用でも経験者が優遇される傾向にあります。グループ秘書から役員秘書への転職など、経験を活かしてステップアップする人もいるでしょう。また、経験が浅い場合は、アシスタント秘書としてキャリアを再スタートさせるのもおすすめです。
一方、受付の仕事は異職種からの転職も叶いやすいでしょう。ビジネスマナーやPCスキル、語学力などがあれば転職しやすいようです。

派遣社員は需要がある

秘書や受付は派遣社員として就職する方法もあります。特に秘書の場合、繁忙期に派遣社員を募集するケースがあるようです。派遣社員は即戦力として短期間の雇用となる場合が多いようですが、職歴を作れるという点ではメリットといえます。
また、経験が浅い人にとっては、派遣社員としてスキルを高めてから正社員を目指すのも手です。特に、グループ秘書の場合は「未経験可」の求人もあるため、まずは派遣社員のアシスタント秘書になるのも良いでしょう。派遣社員の経験は職歴として履歴書に記載できるため、その後の転職でも有利になります。また、派遣社員として働くことで、自分に適性があるかを確かめることもできるでしょう。

秘書・受付になるにはどうすれば良い？

秘書・受付になるには、自分に適性があることをアピールするのが大事です。また、資格を取得すると、未経験でも知識やスキルがあることの証明になります。特に秘書の場合は、秘書検定の資格を取得している人が多いようです。

向いている人の特徴とは

秘書・受付の就職では適性も重視されます。以下で紹介する向いている人の特徴が、自分に当てはまるかを確認してみてください。

対人スキル

秘書や受付は、企業の顔として外部の人と接する機会が多いため、対人スキルがある人に向いています。ビジネスマナーや言葉遣いはもちろん、気遣いや先を読む力が必要です。
また、コミュニケーション能力においても、ただ人付き合いが上手なだけでなく、社長や役員向けの高いホスピタリティが求められるでしょう。
BtoBの営業経験や、ホテルのフロントなどで接遇マナーを学んだことがある人は、対人スキルを評価される可能性があります。

事務処理スキル

特に秘書の仕事では、資料作成のためのPCスキルや、データ管理、スケジュール管理といったさまざまな業務において事務処理スキルが求められます。事務処理スキルが高い人は、優先順位を決め、効率的に仕事を進める能力に長けています。また、そのためにデジタルツールを駆使して、タスク管理や無駄な作業を省く工夫もしているようです。急な依頼や変更に対応するためにも、秘書にとっては大事なスキルといえます。

「秘書の向き不向きをご紹介！仕事内容や特徴も知っておこう」のコラムでは、秘書に向いていない人の特徴についても紹介していますので、こちらも併せてご覧ください。

秘書検定の資格を取得するのもおすすめ

未経験から秘書に就職するなら、資格を取得するのも良いでしょう。秘書の資格には、公益財団法人 実務技能検定協会の「秘書検定」と一般社団法人日本秘書協会の「CBS（国際秘書） 検定」があります。
「秘書検定」は、上司をサポートするための仕事の進め方や、良い秘書になるための人柄について学べる試験です。3級から1級まであり、就職で役立つのは2級以上といわれています。秘書を目指す人だけでなく、社会人としての基礎を身につけたい高卒者や大卒者も受験しているようです。
「CBS（国際秘書） 検定」は、英語と日本語のバイリンガルで秘書をする人に向けた試験。正しい敬語の使い方や、文化・宗教の違いに配慮したコミュニケーションの取り方について学べます。プライマリー試験とファイナル試験の2段階があり、ファイナル試験に合格すると就職で有利になる可能性が高まるでしょう。

就活アドバイザーが経験者にインタビュー

秘書・受付の「経験者の声」

秘書・受付として働いている方に、就活アドバイザーが「仕事のやりがい」「身につくスキル」について聞いてきました。

• この仕事のやりがいは？

  秘書は間接的に会社の方針を決定づける場面に関わることが多いため、会社の成長を肌で感じられる点は、秘書ならではのやりがいと言えます。受付は社内外問わず多くの人から感謝される場面が多いのが魅力でしょう！

• どんなスキルが身につく？

  美しい言葉使いや所作が、自然と身に付く環境です。どちらの職種も社内外問わずさまざまな人と関わるため、コミュニケーション能力もレベルアップしていけるでしょう！

• おすすめポイント

  業務の特性上、事務処理能力やマナー、コミュニケーション能力のレベルが上がることを実感できる点は、この仕事ならでは。汎用性の高いスキルが身につくため、キャリア形成にも良い影響を与えやすい点も魅力です！

秘書・受付の求人情報

ここでは、秘書・受付求人の一部を紹介します。
ハタラクティブでは、常時1,000件以上の非公開求人をご用意しています。サイトには載っていない、細かな仕事内容、福利厚生、職場雰囲気なども知りたい方はカウンセリングにて、しっかりお伝えいたします。

• 東京都社長室・秘書業務

  IT・ソフトウェア・情報処理

  給与例

  月給25万円～

  福利厚生

  通勤手当 / 時間外手当 / 残業手当

  休日・休暇

  有給休暇、年末年始休暇、慶弔休暇、GW休暇

• 神奈川県社長アシスタント

  メーカー

  給与例

  年俸336万円～

  福利厚生

  残業手当 / 時間外手当 / 通勤手当

  休日・休暇

  ※ごくまれに土日出勤の可能性あり（振替休日取得可）

• 東京都秘書

  金融

  給与例

  月給25万円～

  福利厚生

  資格手当 / 住宅手当 / 通勤手当

  休日・休暇

  週休2日制度（土日）、祝日、有給、夏季、年末年始、特別、育児、介護、看護

データで見る秘書・受付の仕事

平均年齢は？年間休日はどのくらい？

秘書・受付は平均年齢31歳で、男女比は7：3と意外にも男性が多い傾向にあります。秘書・受付が多く活躍しているのは、30人～300人規模の会社で、年間休日日数は平均119日です。

• 従業員数　…　100人以下

   

  

   

• 男女比　…　男性7：女性3

   

  

   

• 平均年齢

  31歳

• 平均年間休日

  119日

• いかがでしたか？
  秘書・受付の求人に関する話をもっと聞いていたい方は、就活アドバイザーにご相談ください！