一般事務の仕事

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一般事務とは

一般事務は数多い事務職の中でも専門性を持たないもっとも汎用的な仕事で、他の専門部署のサポートが主な業務。円滑な企業運営のために、どの企業でも必要とされる仕事です。また、企業規模などによってその業務内容が異なるのも特徴といえます。

一般事務の仕事内容

一般事務の仕事内容にはパソコンを使用したデータ入力や郵便物の処理、書類の作成などが挙げられます。以下、具体的な業務内容を見ていきましょう。

具体的な業務内容

一般事務の具体的な業務内容には、以下のようなものがあります。

データ入力

データ入力とは、顧客データや売上などをパソコンで入力する作業を指します。業務に専門スキルは必要とされないことが多いですが、正確さやスピードが求められる仕事です。

書類作成

書類作成とは、他部署で使用する書類や社内文書を作成する仕事のこと。作成書類には会議の資料や経理関係の書類といった社内で使用するもの以外に、他社へ送付するものも含まれます。

書類管理

社内の書類管理も一般事務の重要な業務の一つ。主に予算に関する書類など一定期間保存が必要な書類や始末書などの重要書類を確実に保管し、すぐに参照できるようにしておくのが仕事です。

来客・電話の応対

一般事務では企業の顔として来客の対応や電話応対もこなします。来客を案内しお茶を出したり用がある社員に取次ぎをしたりするのが主な業務。電話応対では、企業の代表電話を担当して各部署につなぐこともあるようです。

郵便物の仕分け・発送

企業に届く郵便物を仕分け、各部署に届けるのも一般事務の毎日の仕事です。また、他社などへ送る郵便物を用意したり郵便局へ行ったりと、発送も担当します。

一般事務が活躍する場

先述のように、円滑な企業運営に欠かせない業務のため、一般事務が活躍する場は多岐にわたります。企業規模によって業務内容は異なりますが、基本的にはどの企業にも存在する職種です。企業によっては部署ごとに一般事務を配置していることも。一般事務の活躍の場は多くあるといえるでしょう。

一般事務の仕事のやりがい・大変なところ

一般事務の仕事には人の役に立てるといったやりがいがある一方で、日々やることが多いという大変な面もあります。以下、一般事務の仕事の主な特徴を見ていきましょう。

一般事務のやりがい

一般事務の仕事では、企業で働くすべての人の役に立てるところが大きなやりがいといえます。一般事務の仕事は企業運営の基本で、必要不可欠な業務だからです。また、パソコンを使ったデータ入力や書類作成のほか、企業の顔としての来客応対など多様な形態の仕事を経験できるのも魅力。一般事務の経験を積むことで、企業運営に必要な業務がひととおり身につくでしょう。

一般事務の大変なところ

一般事務の仕事をするにあたって大変なところは、いつも仕事に追われがちになることです。企業運営に必要な幅広い業務を担当するので、常に新しい仕事が発生することも。また、専門部署から仕事を突然頼まれることも多く、普段の業務にくわえて他部署の様子を見ながら仕事をこなしていくなど臨機応変さが求められます。

一般事務の仕事の年収

一般事務の仕事の年収は、学歴や男女別で異なります。ここでは、人事院や厚生労働省の調査結果を元に一般事務の仕事の年収をご紹介します。

学歴別の平均年収

以下、人事院の「令和2年職種別民間給与実態調査の結果」表9の「令和2年4月分平均支給額」のデータを元に、事務係員の学歴別平均年収を見ていきましょう。

大卒・事務係員

事務係員の平均月給額から算出した大卒の平均年収は、それぞれ以下のとおりです。

  大卒 高卒
20代(20~27歳) 336万6,582円 265万8,064円
30代(28~39歳) 419万7,536円 345万264円
40代(40~47歳) 457万5,660円 392万1852円

引用:人事院「令和2年職種別民間給与実態調査の概要

大卒では、30代になると役職についていなくとも平均年収が400万を超えているのが特徴的です。係長や部長などの役職に就くと昇給幅はぐっと上がります。
高卒では40代になっても平均年収が300万円台に止まっていますが、先ほどのデータと比べてみると昇給率は大卒とそこまで変わらないのが特徴的といえるでしょう。

参照元
人事院
令和2年職種別民間給与実態調査の概要

男女別の平均年収

ここでは、「令和3年賃金構造基本統計調査」第7表の「職種(特掲)、性、年齢階級別きまって支給する現金給与額、所定内給与額及び年間賞与その他特別給与額(産業計)」のデータから算出した、庶務・人事事務員の男女別平均年収をご紹介します。このデータには庶務だけでなく人事事務も含まれているので、給与額はやや高めの傾向があるといえるでしょう。

  男性 女性
~19歳 232万6,400円 248万9,100円
20~24歳 335万6,700円 268万6,000円
25~29歳 411万4,000円 359万3,200円
30~34歳 492万7,500円 384万3,100円
35~39歳 562万7,300円 387万9,700円

引用:厚生労働省「令和3年賃金構造基本統計調査

男性の平均年収を見ると、年齢を重ねるにつれて大きく年収が上がっていく様子が分かります。
女性のデータを見てみると、男性と比べて昇給の幅が小さいのが目立ちます。男性のデータと比較してみると、年齢を重ねるごとに平均年収の男女差が大きく開いていく様子が分かるでしょう。

参照元
厚生労働省
令和3年賃金構造基本統計調査

一般事務の仕事の将来性

一般事務の仕事には、その性質から多くのニーズやキャリアアップへの道が見込まれるでしょう。以下、詳しく解説します。

ニーズ

一般事務はどの企業にも不可欠な仕事なので、業界や企業形態を問わず多くのニーズがあります。そのため、一般事務の経験があると幅広い求人に応募可能です。また、ライフイベントなどでキャリアが中断したとしても、経験をもとに再就職しやすいといえるでしょう。

キャリアアップ

一般事務からのキャリアアップには、営業事務や貿易事務など専門分野の事務担当になる道があります。専門事務での業務は専門的な内容を含むため、事務スキルにくわえ専門知識を必要とする場合も。よって、一般事務の経験にくわえて専門知識を身に付けるとできる仕事の幅が広がり、キャリアアップに繋がるでしょう。以下、主な専門事務をご紹介します。

営業事務

営業事務は、営業職の仕事をサポートする仕事です。営業業務で必要な請求書・見積書や説明資料の作成、営業データの入力などが主な業務。また、一日の始まりには営業担当のスケジュールチェック、終わりには打ち合わせをして情報共有するのも大事な仕事です。営業事務は営業担当が不在のとき、顧客からの問い合わせやクレームにも対応します。

貿易事務

貿易事務は外国との輸出入の申請や手続きを行う仕事で、海外取引するメーカーや商社に活躍の場があります。主な業務内容は貿易に必要な書類の作成や申請、商品の出荷や輸送、通関の手配などです。ほかには、輸出入した品物の在庫管理やデータ入力、輸出スケジュールの調整などその業務は多岐に渡るのが特徴。書類の作成や相手企業とのやり取りをするため、高い語学力が必要とされます。

医療事務

医療事務では医院で患者が受けた治療内容を保険点数に置き換えて計算し、診療報酬を出す「レセプト業務」が代表的な仕事です。具体的な仕事内容は医院の規模によって異なりますが、レセプト業務のほかに病院の受付業務やカルテの整理なども行います。医療事務は資格を取得して求人応募する人が多いですが未経験可の求人もあり、専門事務のなかでは比較的挑戦しやすいのが特徴です。

学校事務

学校法人や教育機関で働く事務職が学校事務です。学校事務で行われるのは施設や備品、教材の管理、教職員の給与や経費の計算、受付業務など。大規模の学校は業務が細分化されており、小規模の学校ではすべてをこなす必要があるなど、その業務内容は学校規模によって異なります。また、学校によっては学籍管理や学校生活のサポートなども行う場合があるでしょう。

法務事務

法律事務は法律事務所や大手企業の法務部で働く事務職です。法律事務所であれば弁護士の使用する資料の作成や判例の調査、大手企業の法務部では社内規定の整備や契約書類のチェック、法定手続き、社内外のトラブルやクレーム対応などが主な業務内容として挙げられます。法律知識が必須なため、法務事務に就くには法学部から新卒で就職するか、行政書士や司法書士などの関連資格を取って就活する必要があるでしょう。

経理事務

経理事務は企業のお金の流れを記録し、管理するのが仕事。毎日の現金や預金の流れを記録し、残高を確認する日次業務と月に一度買掛金や売掛金の確認や支払い、社員の給与計算などを行う月時業務があります。また、年に一度の税申告や年度決算、年末調整なども大切な仕事です。大企業であれば経理専門の部署がありますが、中小企業であれば他の事務と兼ねる場合もあります。

総務事務

総務事務とは、企業運営を円滑に行い、社員が働きやすい環境を整えるための仕事を指します。企業の建物・物品管理や社内イベントの企画、株主総会の運営などが特徴的な仕事です。中小企業では総務が人事や法務、広報などを担当する場合もあります。

人事・労務事務

人事・労務事務とは人材の採用や育成、評価といった人事業務や、給与・交通費計算や社会保険手続きなどを行う労務を主に担当する事務のこと。大企業では人事部として独立して業務を行っていますが、中小企業では他の事務と兼ねる場合が多いようです。

一般事務の仕事に必要な資格

一般事務で必須とされる資格は特にない求人が多いですが、文書作成やデータ入力をするため一定以上のパソコン技能が必要です。よって、パソコン技能に関する資格を取得しておくと選考の際の評価に繋がりやすいといえるでしょう。以下、一般事務の仕事で持っておくと役立つ資格についてご紹介します。

MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)

MOSとは、マイクロソフト社が開発したソフトを使いこなせることを証明する資格のこと。文章作成をするワード、表計算をするエクセル、スライド作成するパワーポイントなどのソフトの習熟度を計るものです。難易度は一般レベルと上級レベルに分かれており、取得するとアソシエイトやエキスパートといった称号が認定されます。

簿記検定

興味があるなら簿記検定に挑戦してみるのもおすすめ。一般事務という名目で経理事務も仕事内容に含まれる求人もあるため、応募できる求人の幅が広がるからです。また、経験を積んで経理に特化した求人に転職する道も開けるでしょう。一般的に履歴書では簿記2級から上が評価の対象になるといわれています。

一般事務の仕事に就くには

一般事務の仕事に就くには、就業までの流れや必要スキルなどを押さえておくと良いでしょう。以下、それぞれ解説します。

就業までの流れ

一般事務では、特別なスキルや資格は基本的に必要ありません。しかし、企業や学校、官公庁などあらゆる業界で募集があるうえ事務経験の要不要も企業によって異なるため、一概にいえないところもあります。一般事務では未経験を受け入れている企業も多いので、比較的応募しやすい職種といえるでしょう。

プラスになるスキルや要素

一般事務の仕事を行ううえで評価されやすいスキルは以下のとおりです。志望動機や自己PRを作成する際に意識しておくと良いでしょう。

パソコンスキル

一般事務の仕事を目指すのであれば、一定以上のパソコンスキルは身に付けておくべきでしょう。一般事務には日々のデータ入力や資料作成など、パソコンを利用する業務が多いからです。ある程度の操作ができれば問題ないとする求人も多いので必ずしも本格的に学ぶ必要はないですが、そのぶんしっかり身に付けておくと強いアピールポイントになるでしょう。

コミュニケーションスキル

一般事務の求人の採用担当者は、選考において応募者にコミュニケーション力があるかどうかをよく見ています。なぜなら、一般事務は周囲の人のサポートをする仕事であるうえ来客対応などで企業の顔になる場合もあるからです。よって、コミュニケーション力のある人に向いてる仕事といえます。

迅速かつ正確な作業スキル

日々多くのデータ入力や書類作成をこなす必要がある一般事務には、作業の正確さや速さが求められます。よって、作業スピードが早く、注意深く正確に業務にあたれる人に向いているでしょう。

スケジュール管理能力がある

広い範囲の業務を担当し、多くの部署から突発的な仕事を頼まれることも多い一般事務では、スケジュール管理能力は必須です。業務に優先順位をつけながら、頼まれた期日までに仕事を終わらせるために効率良く動く必要があります。

一般事務の仕事の志望動機

一般事務の仕事に応募する際の志望動機では、企業が求める人材を把握したうえで自分はどう
貢献できるのかを盛り込むのがコツです。ここでは、一般事務の仕事に向いている人について解説したうえで、未経験者・経験者それぞれの志望動機のポイントをご紹介します。

一般事務に向いている人の特徴

一般事務では正確な作業や気遣いが求められるので、細かいところまでよく気がつく人が向いています。また、企業内の多くの部署とやり取りする場合があるので、コミュニケーション力も求められるでしょう。主に人のサポートをする仕事なので、自分の活躍よりも他人の仕事がうまくいくよう考えられる人が求められます。

サポート役が好き

一般事務は、主にほかのスタッフが円滑に仕事を進められるように様々なサポートをするのが主な業務。企業や部署により異なりますが、契約書や資料の作成やファイリング・データ入力・来客や電話の応対など、専門性のない業務が主な担当です。
よって、一般事務は他人の活躍を支える縁の下の力持ちのような役回りといえます。自分が目立つよりも他人のサポートにやりがいを感じる人や、周囲を見ながら自分にできることや仕事をスムーズに進めるために必要なことを考えられる人は向いているといえるでしょう。

他人に気配りができる

専門部署のサポートが主な業務なので、他人に気配りできる人は質の高い仕事ができます。相手のニーズを的確に読み取れたり、言われなくても必要なものを提供できたりするからです。

よく気がつく

よく気がつく人は業務上のミスを発見しやすいので、信頼して仕事を任せられるでしょう。また、よく気がつく人は周囲への目配りが行き届いているので、備品の補充や周囲のサポートといった形でも活躍できます。

臨機応変な対応ができる

様々な業務を任されるうえで重視されるのが、臨機応変な対応ができるかどうか。多くの業務を任されるので、そのなかで何を最も優先したらいいか、また、後に回したものはいつまでにやればいいかをテキパキと判断して業務をこなせる人が向いています。

未経験者の志望動機

一般事務の仕事に未経験で応募する場合には、前述したようなよく気がつく点や臨機応変な対応ができる点など、業務に活かせる長所をアピールしつつ志望動機を作成すると良いでしょう。以下、未経験で一般事務に応募する場合の志望動機の例文をご紹介します。

未経験で応募する場合の志望動機の例文

「現在、アパレル企業で販売職をしております。お客様の反応が直接分かる接客業務にやりがいを感じていましたが、そのうち店舗の備品管理や伝票記入などの事務作業を早く正確に進めるのを楽しいと思うようになりました。これまでの接客における相手の話を傾聴する姿勢や店舗管理で培った細かいところによく気がつく点を活かして、貴社の一般事務として早く活躍できるよう努めます。」

未経験の場合には、今までの仕事のなかで一般事務に活かせそうな業務や自分が向いていると思った理由を中心にアピールします。

経験者の志望動機

一般事務の仕事経験があるときは、今までの業務で心がけてきたことや現在持っているスキルに関して言及すると強いアピールになるでしょう。以下、経験がある場合の志望動機をご紹介します。

一般事務の経験がある場合の志望動機の例文

「前職は派遣社員として3年間事務職をしておりました。比較的小規模の事務所で書類作成などのパソコン業務にくわえ来客対応や会計業務にいたるまで広範囲の仕事を一人で担当していたため、事務経験が豊富なのが強みです。文書作成ソフトや表計算ソフトの主な機能は一とおり使用できます。この度、正社員として就職しより事務経験を積んでいきたいと思い貴社を志望いたしました。」

事務経験がある場合には担当していた業務内容や具体的なスキルに触れ、どのように活躍できるのか採用担当者にイメージさせるような内容を心がけると良いでしょう。

一般事務の仕事に関するFAQ

ここでは、一般事務の仕事に関してよくある質問と回答についてまとめました。一般事務の仕事を探している方は参考にしてみてください。

一般事務で未経験OKの求人はある?

一般事務の求人のなかには未経験OKのものもあります。よって、未経験者でも比較的チャレンジしやすい仕事の一つです。未経験で応募する際には、パソコンスキルや一般事務への適性があることを示すエピソードを添えると良いでしょう。未経験で事務職を目指す方には「未経験から事務職を目指して大丈夫?業務内容と求められるスキルをチェック」のコラムも参考になるでしょう。

一般事務に必要な資格はある?

一般事務では、資格を特に必要としない求人が多いようです。しかし、資格があると強いアピールになり選考で有利になる場合があるでしょう。「「事務の資格」未経験に有利なものとは?仕事別のおすすめをご紹介」のコラムでは、一般事務の仕事に応募する際に持っておくと良い資格についてご紹介していますので、こちらもご参照ください。

一般事務からのキャリアアップは可能?

一般事務の経験を活かして、貿易事務などより専門的な事務を目指す道もあります。専門知識の勉強や語学スキルの向上などが必要ですが、実現すれば年収の大幅アップも可能でしょう。専門事務へのキャリアアップを考えている方は「事務職のキャリアプランの立て方は?作成方法や面接での答え方の例文を紹介」のコラムを参考にしてください。

一般事務の仕事はどうやって見つける?

一般事務の求人は多いので、求人サイトの利用やハローワークなどの転職支援サービスでの紹介などいくつかの方法で比較的容易に見つけられるでしょう。しかし、求人内容だけでは自分に合った職場かどうかは分からないもの。職場のミスマッチをできるだけ防ぐためにも、あらかじめ職場の様子や欲しい人材像などの情報が得られる転職エージェントの利用がおすすめです。20代向け転職エージェントのハタラクティブでは、専任の就活アドバイザーが求人紹介だけでなく職場選びのコツもアドバイスしていますので一度ご相談ください。

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