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学校事務の仕事内容は?向いてる人の特徴や役立つ資格をご紹介

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【このページのまとめ】

  • ・学校事務とは、小中学校や高校などの教育機関に配置された事務職のこと
  • ・学校事務には一般事務的な仕事もあるが、人と接する業務も多いのが特徴
  • ・学校事務の給料は一般事務とほぼ同じだが、派遣やアルバイトの時給はやや低め
  • ・学校事務に向いてる人の特徴は「相手の立場に立って物事を考えられる」こと
  • ・学校事務は未経験から挑戦できるが、就職が不安な場合はプロに相談してみよう

監修者:後藤祐介

キャリアコンサルタント

一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています!

学校事務の仕事に興味はあるものの、仕事内容や求められるスキルなどが分からなくて迷っている人もいるでしょう。学校事務は一般事務に比べて人と接する仕事が多く、大変な側面も。このコラムでは、具体的な仕事内容や1日の流れ、向いてる人の特徴などをまとめました。学校事務の仕事に興味がある方は、自分の能力や性格が業務にマッチしているかを判断する参考にしてみてください。

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学校事務とは?

学校事務とは、教育機関や学校法人で働く「学校事務職員」のこと。小中学校や高等学校、大学、専門学校などに配置されています。

学校事務職員の定数

義務教育機関における学校事務の標準定数は、義務教育標準法によって次のように定められています。

・4学級以上は1名配置
・小学校27学級以上、中学校21学級以上で複数配置

ただし、自治体によっては派遣職員や臨時職員を追加配置するケースもあるようです。

参照元
文部科学省
教職員定数の算定について

学校の規模によって仕事内容が異なる

教育機関・学校法人の組織の規模によって、学校事務の役割や業務の幅が異なる場合があります。
規模の大きな学校と小~中規模の学校の2パターンをご紹介するので、違いを確認してみましょう。

大規模な学校は分業化

生徒数が多い学校では、学校事務の職員数も多く、業務を細かく分業する傾向があります。
学生数が比較的多い大学を例に挙げると、事務職は、「教務課」「学生課」「人事課」「経理課」「総務課」といった複数の部署に分かれているのが一般的です。学校事務職員は、それぞれの部署に配属され、専任で業務に従事します。

小~中規模の学校はマルチ業務

生徒数が100名に満たない小さな学校の場合、学校事務職員は1名程度。そのため、備品の発注や、経理、人事、窓口業務、生徒のサポートなど、一人でマルチに業務を担当する場合が多いでしょう。

大学中退後に事務職の正社員を目指す」のコラムでは、学校事務のほか、営業事務や経理事務など、さまざまな事務職をご紹介していますので、参考までにご覧ください。

学校事務の主な仕事内容

学校事務の主な仕事内容は以下のとおりです。どんな業務があるのかチェックしてみましょう。

一般事務的な仕事

学校事務でも、書類作成やコピーといった一般事務と同じような仕事もあります。

・各種証明書の発行
・各種書類、文書の作成
・書類のコピー
・勤怠管理

生徒・保護者向けのお便りを発行したり、入学・転校・退学にともなって学籍管理をしたりするのは、一般事務にはない仕事です。

お金の管理

学校の予算管理や職員の給与計算なども学校事務の仕事の一つです。

・新年度の予算申請
・経理業務(伝票処理、給与計算など)

業務が分担されている大規模な組織の学校では、経理課としてお金の管理を行います。
小中規模の学校では、ほかの業務と兼務しながら、伝票処理や決算処理なども担当するようです。

授業の運営サポート

先生が授業を円滑に進めるため、縁の下の力持ちとしてサポートするのが学校事務の役割です。

・備品の管理や購入
・教室の管理

授業で使う備品を購入したり、設備に不具合があれば修理したりすることもあります。

人と接する仕事

学校事務は人と接する機会が多いのが特徴です。電話やメールだけでなく、窓口での対応もあるためコミュニケーション能力は必須でしょう。

・電話やメールの対応
・窓口の受付業務
・学生の対応
・来客の対応
・願書の受付
・広報業務(ホームページの更新など)

生徒・保護者や入学希望者など、さまざまな人からの問い合わせに対応することもあります。また、生徒募集のための広報業務なども学校事務の仕事です。

学校事務の仕事内容は組織の大きさや、小学校・中学校・高校など教育機関によって異なるため、キャリアプランに沿って就職先を選ぶのが重要です。たとえば、経理や広報などの専門スキルを高めたい人には、仕事が分担されている大規模な組織の学校がおすすめ。まずは事務の仕事全般を経験してみたい人には、小規模な学校が良いでしょう。
事務職のキャリアプランの立て方は?作成方法や面接での答え方の例文を紹介」のコラムでは、キャリアプラン作成のコツを解説していますので、参考にしてください。

学校事務と一般事務の違い

学校事務は、一般事務にはない業務を担当することがあります。

学生や保護者への対応の有無

学校事務には、一般事務の仕事にはない「学生や保護者への対応」があります。前述のとおり、学校事務は学生や保護者に対し、転校や休学といった相談や各種申請に対応します。場合によっては、いじめや進路相談といった繊細な問題に対応することもあるでしょう。
一般事務の仕事にも「来客対応」が含まれる場合がほとんどですが、ほかの部署への取り次ぎやお茶出しなどがメインです。学校事務は、来客対応に加え、学生や保護者へも対応する必要があるため、コミュニケーションの機会は一般事務に比べて多い職種といえるでしょう。

生徒の募集に関わる業務の有無

学校によっては、学校事務が学生の募集を行うこともあります。一般企業であれば「広報」や「人事」の業務に該当するため、一般事務ではなかなか携わる機会はないでしょう。
特に大学や専門学校では、以下のような業務を学校事務が担当することがあります。

・オープンキャンパスや説明会の準備、運営
・入学に関する資料の送付
・学校案内のポスター作成やWebサイトの運営
・入学願書の受付
・入学志願者の名簿作成
・入試会場の準備
・合格、不合格者への通知
・入学の手続き

上記のほか、アルバイトの紹介や就職活動のサポート、ゼミの募集などにも関わる場合があるようです。

給料は一般事務とほぼ同じ

学校事務の給料は就職先によって差があるものの、民間企業の一般事務とほぼ同じと考えて良いでしょう。ただし、小中規模の学校や、生徒数が減少傾向にある学校では、一般事務の平均的な給料より少ないこともあるようです。
就職の条件として給料の高さを挙げている方は、有名な私立学校や経営が安定している大規模な組織の学校が良いでしょう。

派遣やアルバイトの時給は低め
学校事務の求人には派遣やアルバイトでの募集もあります。派遣やアルバイトの時給は1000円~1300円くらいで、一般事務よりも低いことが多いでしょう。
派遣やアルバイトは正社員に比べて簡易な仕事が多いので、時給が低めに設定されているようです。

学校事務の1日のスケジュール

この項では、学校事務の1日のスケジュールを具体的にご紹介します。学校事務の仕事に就いたらどのように働くのかをイメージしながらご覧ください。

8:00~9:00 出勤 就職先の学校によって出勤時間は異なります。公立の小中学校、高校の場合は出勤時間が早いようです。
始業前に郵便物の仕分けやメールチェックを済ませます。
9:00~12:00 パソコン作業中心 朝の時間帯は学生が窓口に来ることが少ないので、書類作成や備品発注などのパソコン作業を進めるのに適しています。
12:00~13:00 お昼休憩 ランチは職員室や休憩室でお弁当を食べたり、生徒と同じ給食を食べたりするなど、就職先の学校によって異なります。高校や大学では、学校事務の職員が学食を利用することもあるようです。
13:00~17:00 学生・来客対応 午後になると窓口に来る学生が増えます。また、保護者や外部からの問い合わせも多くなるので、対応に追われるでしょう。
17:15~19:00 退勤 窓口を閉める時間によって、退勤時間も異なります。公立の小中学校では、17:15ころに窓口を閉めることが多いようです。
窓口を閉めれば退勤して問題ありませんが、事務作業が残っていたり、翌日の準備をしなければならなかったりして残業になることもあります。

学校事務の仕事では退勤が19時以降になることは少ないといわれているため、プライベートと両立しやすいでしょう。

 

行事やイベントのときは休日出勤もある

入学式・卒業式や運動会、オープンキャンパスなどは休日に開催することが多いため、学校事務も休日出勤になる場合があります。また、準備のために残業が増えることもあるようです。

学校が長期休暇のときは休みが取りやすい

夏休み・冬休みなど学校が長期休暇のときは、学校事務も休みが取りやすい傾向にあります。学校が休みでも先生は授業やテストの準備に追われているため、学校事務も暇なわけではありません。しかし、通常時に比べて休みが取りやすいので、学校の休みに合わせて長期休暇を取る人もいるようです。

学校事務のやりがい・大変さは?

学校事務は教育に携われるというやりがいがある一方、小中規模の学校では仕事量が多かったり、クレーム対応をしなければならなかったりといった大変さもあるようです。
学校事務のやりがい・大変さをまとめたので、仕事への理解を深める参考にしてください。

学校事務のやりがい

・児童や生徒と関わる機会があり、成長を見ながら業務に携われる
・生徒や保護者のサポートをとおして、人の役に立てると実感できる
・仕事の幅が広く、工夫次第でスキルアップできる
・残業が少なく、プライベートと仕事を両立しやすい
・コミュニケーションスキルやパソコンスキルが身につく

学校事務のやりがいは、業務をとおして教育に携われることでしょう。日常的に生徒を指導するわけではありませんが、学生とコミュニケーションをとる機会は多いので、教育や子どもの成長に興味のある方にとってはモチベーションに繋がります。「生徒の卒業を見届けるのが楽しみ」という人もいるようです。
また、学校事務は一般企業の事務職同様に残業時間が比較的少ないのが特徴。趣味や家庭、子育てと仕事を両立しやすいので、資格取得のための勉強や適度なリフレッシュに時間を使うことも可能です。

大変さ

・事務職員が1人の場合、マルチに業務をこなす必要がある
・クレームやトラブル発生時は、事務職員が調整役になる場合がある
・いじめや退学などのセンシティブな相談に対応する場合がある
・単調な作業が多く、頑張りが成果に現れにくい

学校事務の大変な部分は、生徒や保護者への対応でしょう。いじめにあっている、学費が払えないなど、センシティブな相談を受けることもあります。相談内容に合わせて的確な対応をしなければならないため、難しさを感じる人もいるようです。また、学校事務は学生や先生のサポートといった裏方的な業務が中心となるため、「目立った成果を出したい」という方は、成果を実感しにくい場合も。しかし、相談した生徒から「ありがとう」と感謝されることも多いため、やりがいに感じる方もいるでしょう。

「学校事務は楽」ではない
学校事務は営業のように成果が求められるわけではなく、残業も少なめというイメージから「楽そう」と思われがちですが、それは誤解といえるでしょう。
少子化の影響で生徒の人数が減り、経営が厳しい学校では学校事務の採用人数も減らしています。そのため、一人で多くの仕事をこなさなければならなかったり、給料が上がりにくかったりするなどの大変さもあるようです。

大学職員の採用倍率は高い!?傾向や国立と私立の違いを解説」のコラムでご紹介している大学職員のメリット・デメリットも、学校事務の仕事を理解する参考になりますので、ご一読ください。

学校事務に向いている人の5つの特徴

学校事務に向いている人の5つの特徴の文中画像

学校事務の仕事に向いている人の特徴を5つ挙げました。これから学校事務の求人へ応募しようと考えている方は、ぜひチェックしてみましょう。

1.人と接するのが好きな人

学校事務は、人と話すのが好き、子どもと触れ合うのが好き、人の成長を見守りたいという方に向いています。業務中は学生とのやり取りだけでなく、保護者からの問い合わせ対応、職員との打ち合わせなど、人と接する機会が多いでしょう。義務教育機関では、地域の人との関わりを大切にしている場合も。そのため、人と積極的に関われる人が適しているといえるでしょう。

2.人の立場に立って物事を考えられる人

周囲との調和を図ることができ、相手の立場に立って物事を考えられる方は、学校事務の職員に向いているといえるでしょう。学校事務の職員は、問い合わせの対応やトラブルの調整役を務めることが多くあります。人の話をよく聞き、ニーズを捉える力が必要です。

3.正確かつ丁寧に仕事を進められる人

学校事務は一般事務と同じように、書類作成や資料整理といった事務作業も多いため、正確かつ丁寧に業務をこなせる人が重宝されます。教職員や生徒のサポートも学校事務の重要な役割。縁の下の力持ちとして、コツコツと作業を進められる人に適しています。

4.教育に興味がある人

学校事務の職場は教育機関。学生や保護者からの相談に対応する場合もあります。そのため、学生の成長や教育に関心・興味のある人の方が、周囲と協力しやすく、やりがいをもって仕事に取り組めるでしょう。

5.事務スキルを磨きたい人

学校事務は事務職の一つ。事務スキルを磨きたい方にも向いています。幅広い業務を経験したいなら、中規模な組織の教育機関がおすすめ。総務・経理・人事・広報といった幅広い業務を担当する場合は、オールマイティーなスキルを習得できます。より専門性を磨きたい場合は、部署ごとに仕事が細分化された大学の学校事務を目指してみるのがおすすめです。

事務員ってどんな仕事?事務職のメリット・デメリットを解説」のコラムでも、事務員に向いているタイプをご紹介していますので、ご覧ください。

学校事務の仕事に求められる3つのスキル

学校事務の仕事に求められる3つのスキルの文中画像

学校事務の仕事に求められるスキルは以下の3つが挙げられます。

1.コミュニケーション能力

学校事務は、学生対応だけでなく来客対応を行うことがあるため、コミュニケーションスキルをはじめ、基本的なマナーが求められます。オープンキャンパスや学校案内では、窓口を担当する学校事務の対応が学校のイメージに繋がることも。窓口業務を円滑に進めるためにも、コミュニケーションスキルは必要でしょう。

2.パソコンスキル

学校事務は、書類作成や経理処理、労務管理などをパソコンで行うため、基本的な操作は理解していた方が良いでしょう。採用では、パソコンスキルや一般事務の経験があると優遇される可能性も。どの程度の能力が必要かは職場によりますが、MOS検定(Word、Excel、PowerPointのスキルを証明する資格)などを取得していると、一定のパソコンスキルが身についていることを証明できます。

3.スケジュール管理能力

学校事務の仕事を滞りなく進めるには、スケジュールを立て、計画・調整しながら業務を進める力が必要です。中小規模な組織の学校では、一人で経理や総務、人事などを兼任する場合があるため、無計画に進めると業務に支障がでる恐れがあります。教職員に提出してもらう書類が多いので、提出期限に合わせてリマインドするなど、自分以外のスケジュールも把握できるとなお良いでしょう。

未経験から事務職を目指して大丈夫?業務内容と求められるスキルをチェック」のコラムでは、未経験から事務職を目指す際に役立つスキルをご紹介していますので、参考にしてください。

学校事務の仕事に挑戦するときのポイント

学校事務の仕事は未経験・無資格でもチャレンジできるうえ、雇用形態にこだわらなければ求人数も多いので、まずは経験してみるのがおすすめです。この項では、学校事務の仕事に挑戦するときのポイントをまとめました。

未経験・無資格からチャレンジできる

学校事務の仕事に必須となる資格はありません。学校事務の求人の8~9割近くが、未経験者OKであるといわれています。そのため、事務職経験がない人でもチャレンジが可能です。特に、派遣やアルバイトなら経験不問・未経験歓迎の求人が多いでしょう。

学校事務になるために専門スキルは必須ではありませんが、簿記やTOEICなどの資格があると選考で有利になる場合もあるようです。
外国人講師や留学生が多い大学の求人では、語学力を応募条件にしていることもあります。また、経験不足を不安に感じる方は、一定のパソコンスキルを証明する「MOS検定」や、ビジネスマナーを証明する「秘書検定」などを取得しておくと良いでしょう。
教育機関によっては、事務職経験者を歓迎する求人を出していることもあるので、資格によって経験不足を補うのは良い方法の一つです。

雇用形態に関わらずまずは経験してみる

学校事務は事務職の中でも人気が高い職種です。特に大学の学校事務は、正社員の求人はあっても応募者が集中する傾向があり、採用ハードルが高いと感じる人もいるでしょう。
このような場合は、契約社員やアルバイトなど、正社員以外の雇用形態まで応募範囲を広げてみるのも手。経験を積んだのち、正社員登用という道もあるので、まずは学校事務の業務を経験してみるのが良いでしょう。
また、一般事務経験者が学校事務へ転職するパターンもあります。事務職の経験がある分、学校事務へ転職したときも業務をスムーズに行えるため、採用で好印象を得られる可能性も高いでしょう。

公立学校の学校事務は公務員
公立の小中学校の学校職員は地方公務員なので、地方公務員採用試験に合格する必要があります。公立高校の場合は、都道府県によって募集枠が異なり、「学校事務職員」ではなく「一般行政職」として募集している場合もあるようです。

「学校事務の求人の探し方が分からない」「自分に向いてるのか不安」という方は、ハタラクティブに相談してみませんか?ハタラクティブは20代のフリーターや第二新卒の方を対象にした就職エージェント。経験不問・未経験歓迎の求人も多数ご紹介しています。
就活アドバイザーが丁寧にカウンセリングしますので、「学校事務に向いているかどうか」「あなたに向いているのはどんな学校か」といったお悩みも解消しやすいでしょう。
事務職の経験がない方も、選考でのアピール方法を一緒に考えていきますので、ぜひご登録ください。

学校事務に関するお悩みを解消するQ&A

学校事務の仕事に就くにはどうしたら良いのかとお悩みの方も多いでしょう。ここでは、学校事務に関する疑問をQ&A方式で解消します。

管理職になるというキャリアもありますか?

学校事務にも管理職はあります。勤続年数や昇進試験によって、部長や事務局長などの役職に就くことも可能です。そのほか、経理や人事のスペシャリストとして一般企業に転職する人もいるでしょう。キャリアプランは就職の選考でも重要なポイントになるので、「面接でキャリアプランを質問されたら?事務や営業職の回答例!」を参考にして考えておくと良いでしょう。
 

国立大学の事務職員になるには?

国立大学法人等職員採用試験を受験します。一次試験は北海道、東北、関東甲信越、東海・北陸、近畿、中国・四国、九州の各地区で行われ、合格した人のみが二次試験に進む流れです。国立大学は人気が高く、採用ハードルは高いでしょう。「大学職員の採用倍率は高い!?傾向や国立と私立の違いを解説」で解説していますので、ご覧ください。
 

部署異動はありますか?

部署異動のある学校が多いようです。よほど小規模な組織の学校でない限り、数年に一度は部署異動があるでしょう。また、複数のキャンパスを持つ大学では、転勤もあり得ます。「部署異動の目的って?希望を出す場合のポイントを解説」は民間企業の部署異動について解説していますが、学校事務にも通ずる内容なので、参考にしてください。
 

事務職の経験がなくてもなれますか?

経験不問・未経験歓迎の求人が多い派遣やアルバイトなら就職しやすいでしょう。大学事務ではコミュニケーション能力なども歓迎されるスキルの一つ。異職種からの転職でも、そのようなスキルをアピールできれば採用される可能性はあります。「ニートから正社員の事務職になれる?」のコラムで紹介している、未経験から事務職を目指す方法を参考にしてください。 20代を対象にした就職エージェントのハタラクティブでは、未経験の方が面接でアピールする方法も一緒に考えていきますので、ぜひご相談ください。

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