学校事務の仕事内容は?向いている人の特徴や就職事情をご紹介

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【このページのまとめ】

  • ・学校事務とは、教育機関に配置される学校事務職員のこと
    ・学校事務の主な業務は、「各種証明書の発行」「書類作成」「窓口業務」「学生対応」
    ・一般事務にはない「学生対応」や「学生の募集に関する業務」がある
    ・学校事務に求められるのは、「コミュニケーション能力」「パソコンスキル」など
    ・学校事務は未経験から挑戦できるが、就職が不安な場合はプロに相談してみよう

「学校事務」の仕事は、一般事務とどのような点が異なるのでしょうか?違いをよく知らないで就職すると、ミスマッチを起こす恐れがあります。本コラムでは、「学校事務」について、業務内容や一般事務との違い、向いている人の特徴などをまとめました。学校事務の仕事に興味がある方は、自分の能力や性格が業務にマッチしているかを判断する参考にしてみてください。

 

◆学校事務とは?

まずは、「学校事務」とはどのような仕事なのかを理解しましょう。

【学校に配置される「学校事務職員」】

学校事務とは、学校に配置される「学校事務職員」のこと。小学校をはじめ、中学校や高等学校、大学などの教育機関で事務を担当します。

【学校事務職員の定数】

義務教育機関における学校事務の標準定数は、義務教育標準法によって次のように定められています。

・4学級以上は1名配置
・小学校27学級以上、中学校21学級以上で複数配置

ただし、自治体によっては派遣職員や臨時職員を追加配置するケースもあるようです。

参照元
文部科学省
教職員定数の算定について

【学校の規模によって業務の幅が異なる】

教育機関の規模によって、学校事務の役割や業務の幅が異なる場合があります。
規模の大きな学校と小~中規模の学校の2パターンをご紹介するので、違いを確認してみましょう。

・大規模な学校

生徒数が多い教育機関では、学校事務の職員数も多く、業務を細かく分業する傾向があります。
学生数が比較的多い大学を例に挙げると、事務職は、「教務課」「学生課」「人事課」「経理課」「総務課」といった複数の部署に分かれているのが一般的です。学校事務職員は、それぞれの部署に配属され、専任で業務に従事します。

・小~中規模の学校

生徒数が100名に満たない小さな学校の場合、学校事務職員は1名程度。そのため、備品の発注や、経理、人事、窓口業務、生徒のサポートなど、1人でマルチに業務を担当する場合が多いでしょう。

◆学校事務の主な仕事内容

学校事務の主な仕事内容は以下のとおりです。どんな業務があるのかチェックしてみましょう。

【学校事務の業務一覧】

・各種証明書の発行
・各種書類、文書の作成
・書類のコピー
・新年度の予算申請
・備品の管理や購入
・広報業務(ホームページの更新など)
・教室の管理
・勤怠管理
・電話やメールの対応
・経理業務(伝票処理、給与計算など)
・窓口の受付業務
・学生の対応
・来客の対応
・願書の受付

学校事務の仕事は勤務する教育機関によって任せられる業務が異なります。応募する場合は、事前に確認するようにしましょう。

◆学校事務と一般事務の違い

学校事務は、一般事務にはない業務を担当することがあります。

【学生や保護者への対応の有無】

学校事務には、一般事務の仕事にはない「学生や保護者への対応」があります。学校事務は学生や保護者に対し、入学・転校といった相談や各種申請に対応します。場合によっては、いじめや進路相談といった繊細な話題に対応することもあるでしょう。
一般事務の仕事にも「来客対応」が含まれる場合がほとんどですが、他の部署への取り次ぎやお茶出しなどがメインです。学校事務は、来客対応に加え、学生や保護者へも対応する必要があるため、コミュニケーションの機会は一般事務に比べて多くなるでしょう。

【生徒の募集に関わる業務の有無】

大学や専門学校では、学校事務が学生の募集に関わることも。一般企業であれば「広報」や「人事」の業務に該当するため、一般事務ではなかなか携わる機会はないでしょう。
具体的には、以下のような業務を学校事務が担当することがあります。

・オープンキャンパスや説明会の準備、運営
・入学に関する資料の送付
・学校案内のポスター作成やWebサイトの運営
・入学願書の受付
・入学志願者の名簿作成
・入試会場の準備
・合格、不合格者への通知
・入学の手続き

上記のほか、アルバイトの紹介や就職活動のサポート、ゼミの募集などにも関わる場合があるようです。

◆学校事務のやりがい・大変さは?

学校事務のやりがいや大変さについて知ることで、仕事への理解を深められます。
学校事務の仕事のやりがい・大変さをまとめたので、参考にしてみてください。

【学校事務のやりがい】

・児童や生徒と関わる機会があり、成長を見ながら業務に携われる
・生徒や保護者のサポートをとおして、人の役に立てると実感できる
・仕事の幅が広く、工夫次第で作業を効率化できる
・残業が少なく、プライベートと仕事を両立しやすい
・コミュニケーションスキルやパソコンスキルが身につく

学校事務のやりがいは、業務をとおして教育に携われることではないでしょうか。日常的に生徒を指導するわけではありませんが、学生とコミュニケーションをとる機会は多くあるので、教育や子供の成長に興味のある方にとってはモチベーションに繋がるでしょう。
また、学校事務は一般企業の事務職同様に残業時間が比較的少ないのが特徴。趣味や家庭、子育てと仕事を両立しやすいので、資格取得のための勉強や適度なリフレッシュに時間を使うことも可能です。

【大変さ】

・事務職員が1人の場合、マルチに業務をこなす必要がある
・クレームやトラブル発生時は、事務職員が調整役になる場合がある
・いじめや退学などのセンシティブな相談に対応する場合がある
・単調な作業が多く、頑張りが成果に現れにくい

学校事務の大変な部分は、生徒や保護者の対応でしょう。いじめにあっている、学費が払えないなど、相談内容に合わせて的確な対応をしなければならないため、難しさを感じる人もいるようです。また、学校事務は学生や教員のサポートといった裏方的な業務が中心となるため、「目立った成果を出したい」という方は、成果を実感しにくい場合も。しかし、相談した生徒から「ありがとう」と感謝されることも多いため、やりがいに感じる方もいるでしょう。

◆学校事務に向いている人の5つの特徴

学校事務の仕事に向いている人の特徴を5つ挙げました。これから学校事務の求人へ応募しようと考えている方は、ぜひチェックしてみましょう。

【1.人と接するのが好きな人】

学校事務は、人と話すのが好き、子供と触れ合うのが好き、人の成長を見守りたいという方に向いています。業務中は、学生とのやり取りだけでなく、保護者からの問い合わせ対応、職員との打ち合わせなど、人と接する機会が多いでしょう。義務教育機関では、地域の人との関わりを大切にしている場合も。そのため、人と積極的に関われる人が適しているといえるでしょう。

【2.人の立場に立って物事を考えられる人】

周囲との調和を図ることができ、相手の立場に立って物事を考えられる方は、学校事務の職員に向いているといえるでしょう。学校事務の職員は、問い合わせの対応やトラブルの調整役を務めることが多くあります。人の話をよく聞き、ニーズを捉える力が必要です。

【3.正確かつ丁寧に仕事を進められる人】

学校事務は一般事務と同じように、書類作成や資料整理といった事務作業も多いため、正確かつ丁寧に業務をこなせる人が重宝されます。教職員や生徒のサポートも学校事務の重要な役割。縁の下の力持ちとして、コツコツと作業を進められる人に適しています。

【4.教育に興味がある人】

学校事務の職場は教育機関。学生や保護者からの相談に対応する場合もあります。そのため、学生の成長や教育に関心・興味のある人の方が、周囲と協力しやすく、やりがいをもって仕事に取り組めるでしょう。

【5.事務スキルを磨きたい人】

学校事務は事務職の1つ。事務スキルを磨きたい方にも向いています。幅広い業務を経験したいなら、中規模の教育機関がおすすめ。総務・経理・人事・広報といった幅広い業務を担当する場合は、オールマイティーなスキルを習得できます。より専門性を磨きたい場合は、部署ごとに仕事が細分化された大学の学校事務を目指してみるのがおすすめです。

◆学校事務の仕事に求められる3つのスキル

学校事務の仕事に求められるスキルは以下の3つ挙げられます。

【1.コミュニケーション能力】

学校事務は、学生対応だけでなく来客対応を行うことがあるため、コミュニケーションスキルをはじめ、基本的なマナーが求められます。オープンキャンパスや学校案内では、窓口を担当する学校事務の対応が学校のイメージに繋がることも。窓口業務を円滑に進めるためにも、コミュニケーションスキルは必要でしょう。

【2.パソコンスキル】

学校事務は、書類作成や経理処理、労務管理などをパソコンで行うため、基本的な操作は理解していた方が良いでしょう。採用では、パソコンスキルや一般事務の経験があると優遇される可能性も。どの程度の能力が必要かは職場によりますが、MOS検定(Word、Excel、PowerPointのスキルを証明する資格)などを取得していると一定のパソコンスキルが身についていることを証明できます。

【3.スケジュール管理能力】

学校事務の仕事を滞りなく進めるには、スケジュールを立て、計画・調整しながら業務を進める力が必要です。中小規模の学校では、1人で経理や総務、人事などを兼任する場合があるため、無計画に進めると業務に支障がでる恐れがあります。教職員に提出してもらう書類が多いので、提出期限に合わせてリマインドするなど、自分以外のスケジュールも把握できるとなお良いでしょう。

◆学校事務の仕事に挑戦するときのポイント

学校事務の仕事に就きたいなら、以下のポイントを押さえておきましょう。

【未経験・無資格からチャレンジできる】

学校事務の仕事に必須となる資格はありません。学校事務の求人の8~9割近くが、未経験者OKであるといわれています。そのため、事務職経験がない人でも、1からチャレンジすることが可能です。
とはいえ、教育機関によっては、事務職経験者を歓迎する求人を出していることも。特別な資格はなくても学校事務に挑戦できるといっても、あると役立つ資格はあります。
経験不足を不安に感じる方は、一定のパソコンスキルを証明する「MOS検定」や、ビジネスマナーを証明する「秘書検定」、留学生のいる学校なら「TOEIC」などを取得しておくと効果的でしょう。

【雇用形態に関わらずまずは経験してみる】

学校事務は事務職の中でも人気があります。特に大学の学校事務は、正社員募集はあっても応募者が集中する傾向があり、採用ハードルが高いと感じる人もいるでしょう。
このような場合は、契約社員、アルバイトなど、正社員以外の雇用形態まで応募範囲を広げてみるのも手。経験を積んだのち、正社員登用という道もあるので、まずは学校事務の業務を経験してみてはいかがでしょうか。
また、一般事務経験者が学校事務へ転職するパターンもあります。事務職の経験がある分、学校事務へ転職したときも業務をスムーズに行えるため、採用で好印象を得られる可能性も高いでしょう。

「学校事務への応募の仕方が分からなくて不安」「一度一般事務で経験を積むべきか迷っている」という方は、就職のプロの意見を聞いてみてはいかがでしょうか。

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