学校事務の仕事内容は?向いてる人の特徴や志望動機の書き方をご紹介!

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【このページのまとめ】

  • ・公立の小中学校の学校事務職員になるには、地方公務員の採用試験に合格する必要がある
  • ・学校事務には一般事務的な仕事内容のほか、授業のサポートや窓口対応もある
  • ・学校事務に向いてる人の特徴は「相手の立場に立って物事を考えられる」こと
  • ・学校事務の志望動機では、教育業界を選んだ明確な理由が必要
  • ・未経験から学校事務になるには、雇用形態に関わらず応募してみるのもおすすめ

学校事務の仕事に興味はあるものの、仕事内容や志望動機の書き方などが分からなくて迷っている人もいるでしょう。学校事務は一般事務に比べて人と接する仕事が多く、大変な側面も。このコラムでは、具体的な仕事内容や1日の流れ、向いてる人の特徴などをまとめました。学校事務の仕事に興味がある方は、自分の能力や性格が業務にマッチしているかを判断する参考にしてみてください。

学校事務とは?

学校事務とは、教育機関や学校法人で働く「学校事務職員」のこと。小中学校や高等学校、大学、専門学校などに配置されています。

公立学校の学校事務は公務員

公立の小中学校の学校事務職員は、地方公務員です。そのため、地方公務員採用試験に合格する必要があります。
学校事務の試験区分は都道府県によって異なり、「学校事務」「教育事務」「小中学校事務職員」などとされているようです。

学校事務職員の定数

文部科学省の「教職員定数の算定について(2p)」によると、義務教育機関における学校事務の標準定数は以下のとおりです。

・4学級以上は1名配置
・小学校27学級以上、中学校21学級以上で複数配置

ただし、自治体によっては派遣職員や臨時職員を追加配置するケースもあるようです。

参照元
文部科学省
教職員定数の算定について

公立学校の学校事務の採用倍率

公立学校の学校事務の採用倍率は都道府県によって異なります。たとえば、2021年度神奈川県の「試験実施状況・合格発表」によると、公立小中学校の採用倍率は5.3倍(受験者42名、合格者8名)、2020年度埼玉県の「職員採用試験実施状況」では、5.8倍(受験者152名、合格者26名)でした。
東京都では、学校事務という試験区分はなく、「行政系職員」の試験に応募することになります。行政系職員には「看護師」や「介護職員」なども含まれ、その都度人員が必要な職種のみ募集があるようです。そのため、募集人数が少なく、採用ハードルは高めといえるでしょう。

参照元
神奈川県
試験実施状況・合格発表
埼玉県
令和2年度 職員採用試験実施状況

学校の規模によって仕事内容が異なる

教育機関・学校法人の組織の規模によって、学校事務の役割や業務の幅が異なる場合があります。
組織の規模が大きな学校と小~中規模の学校の2パターンをご紹介するので、違いを確認してみましょう。

大規模な学校は分業化

生徒数が多い学校では、学校事務の職員数も多く、業務を細かく分業する傾向があります。
学生数が比較的多い大学を例に挙げると、事務職は、「教務課」「学生課」「人事課」「経理課」「総務課」といった複数の部署に分かれているのが一般的です。
「教務課」「学生課」に配属されると、主に生徒のサポートを担当するため、学校事務の醍醐味を感じやすいでしょう。「人事課」「経理課」に配属された場合は、職員の勤怠管理や経費精算などを担当するため、一般企業の事務職と大きな違いはありません。
このように大規模な学校の事務職員は、部署ごとに専任で従事するため、配属先によって担当業務が大きく異なるのが特徴です。

小~中規模の学校はマルチ業務

生徒数が100名に満たない小さな学校の場合、学校事務職員は1名程度。そのため、備品管理や、経理、人事、窓口業務、生徒のサポートなど、一人でマルチに業務を担当する場合が多いでしょう。
学校を裏方で支える役割を、ほぼ一人で担うことになります。

学校事務の主な仕事内容

学校事務の主な仕事内容は以下のとおりです。どんな業務があるのかチェックしてみましょう。

一般事務的な仕事

学校事務でも、書類作成やコピーといった一般事務と同じような仕事もあります。

・各種証明書の発行
・各種書類、文書の作成
・書類のコピー
・勤怠管理

生徒・保護者向けのお便りを発行したり、入学・転校・退学にともなって学籍管理をしたりするのは、一般事務にはない仕事です。

お金の管理

学校の予算管理や教職員の給与計算なども学校事務の仕事の一つです。

・新年度の予算申請
・経理業務(伝票処理、給与計算など)

業務が分担されている大規模な組織の学校では、経理課としてお金の管理を行います。
小中規模の学校では、ほかの業務と兼務しながら、伝票処理や決算処理なども担当するようです。

授業の運営サポート

先生が授業を円滑に進めるため、縁の下の力持ちとしてサポートするのが学校事務の役割です。

・備品の管理や購入
・教室の管理

授業で使う備品を購入したり、設備に不具合があれば修理したりすることもあります。

人と接する仕事

学校事務は人と接する機会が多いのが特徴です。電話やメールだけでなく、窓口での対応もあるためコミュニケーション能力は必須でしょう。

・電話やメールの対応
・窓口の受付業務
・学生の対応
・来客の対応
・願書の受付
・広報業務(ホームページの更新など)

生徒・保護者や入学希望者など、さまざまな人からの問い合わせに対応することもあります。また、生徒募集のための広報業務なども学校事務の仕事です。
窓口対応は重要な仕事
学校事務の職員は、生徒や保護者だけでなく、市役所の職員や地域住民など、さまざまな人に対して学校を代表して対応します。そのため、学校事務職員の対応次第で学校の印象が決まることも。学校の評判を良くするためにも、窓口対応は重要な仕事といえるでしょう。

学校事務の仕事内容は組織の大きさや、小学校・中学校・高校など教育機関によって異なるため、キャリアプランに沿って就職先を選ぶのが重要です。たとえば、経理や広報などの専門スキルを高めたい人には、仕事が分担されている大規模な組織の学校がおすすめ。まずは事務の仕事全般を経験してみたい人には、小規模な学校が良いでしょう。
事務職のキャリアプランの立て方は?作成方法や面接での答え方の例文を紹介」のコラムでは、キャリアプラン作成のコツを解説していますので、参考にしてください。

学校事務と一般事務の違い

学校事務は、一般事務にはない業務を担当することもあります。

学生や保護者への対応の有無

学校事務には、一般事務の仕事にはない「学生や保護者への対応」があります。前述のとおり、学校事務は学生や保護者に対し、転校や休学などの相談や各種申請に対応。場合によっては、いじめや進路といった繊細な相談を受けることもあるでしょう。
一般事務の仕事にも「来客対応」が含まれますが、ほかの部署への取り次ぎやお茶出しなどがメインです。学校は教育現場であるがゆえに、生徒や保護者と深く関わる機会が多く、学校事務には丁寧なコミュニケーションが求められます。

生徒の募集に関わる業務の有無

学校によっては、学校事務が学生の募集を行うこともあります。学生の募集は、一般企業であれば「広報」や「人事」の業務に該当するため、一般事務では携わる機会が少ないでしょう。
特に、大学や専門学校では、以下のような業務を学校事務が担当することがあります

・オープンキャンパスや説明会の準備、運営
・入学に関する資料の送付
・学校案内のポスター作成やWebサイトの管理、運営
・入学願書の受付
・入学志願者の名簿作成
・入試会場の準備
・合格、不合格者への通知
・入学の手続き

上記のほか、学校事務はアルバイトの紹介や就職活動のサポート、ゼミの募集などにも関わる場合があるようです。

給料は一般事務とほぼ同じ

学校事務の給料は就職先によって差があるものの、民間企業の一般事務とほぼ同じと考えて良いでしょう。厚生労働省が提供する職業情報提供サイト「学校事務」のデータによると、学校事務が属する一般事務の平均年収は442.5万円となっています。ただし、小中規模の学校や、生徒数が減少傾向にある学校では、一般事務の平均的な給料より少ないこともあるようです。就職の条件として給料の高さを挙げている方は、有名な私立学校や経営が安定している大規模な組織の学校を選ぶと良いでしょう。

派遣やアルバイトの時給は低め

学校事務の求人には派遣やアルバイトでの募集もあります。派遣やアルバイトの時給は1000円~1300円くらいで、一般事務よりも低いことが多いでしょう。派遣やアルバイトは正社員に比べて簡易な仕事が多いので、時給が低めに設定されているようです。

参照元
職業情報提供サイト(厚生労働省が提供)
学校事務

学校事務の1日のスケジュール

この項では、学校事務の1日のスケジュールを具体的にご紹介します。学校事務の仕事に就いたらどのように働くのかをイメージしながらご覧ください。

出勤時間   仕事内容
8:00~9:00 出勤 就職先の学校によって出勤時間は異なります。公立の小中学校、高校の場合は出勤時間が早いようです。
始業前に郵便物の仕分けやメールチェックを済ませます。
9:00~12:00 パソコン作業中心 朝の時間帯は学生が窓口に来ることが少ないので、書類作成や備品発注などのパソコン作業を進めるのに適しています。
12:00~13:00 お昼休憩 ランチは職員室や休憩室でお弁当を食べたり、生徒と同じ給食を食べたりするなど、就職先の学校によって異なります。高校や大学では、学校事務の職員が学食を利用することもあるようです。
13:00~17:00 学生・来客対応 午後になると窓口に来る学生が増えます。また、保護者や外部からの問い合わせも多くなるので、対応に追われるでしょう。
17:15~19:00 退勤 窓口を閉める時間によって、退勤時間も異なります。公立の小中学校では、17:15ころに窓口を閉めることが多いようです。窓口を閉めれば退勤して問題ありませんが、事務作業が残っていたり、翌日の準備をしなければならなかったりして残業になることもあります。

学校事務の仕事では退勤が午後7時以降になることは少ないといわれているため、プライベートと両立しやすいでしょう。

行事やイベントのときは休日出勤もある

入学式・卒業式や運動会、オープンキャンパスなどは休日に開催することが多いため、学校事務も休日出勤になる場合があります。また、準備のために残業が増えることもあるようです。

学校が長期休暇のときは休みが取りやすい

夏休み・冬休みなど学校が長期休暇のときは、学校事務も休みが取りやすい傾向にあります。学校が休みでも先生は授業やテストの準備に追われているため、学校事務も暇なわけではありません。しかし、通常時に比べて休みが取りやすいので、学校の休みに合わせて長期休暇を取る人もいるようです。

学校事務のやりがい・大変さは?

学校事務のやりがい・大変さは?の画像

学校事務は教育に携われるというやりがいがある一方、小中規模の学校では仕事量が多かったり、クレーム対応をしなければならなかったりといった大変さもあるようです。
学校事務のやりがい・大変さをまとめたので、仕事への理解を深める参考にしてください。

学校事務のやりがい

学校事務のやりがいは、業務をとおして教育に携われることでしょう。そのほか、スキルアップやプライベートとの両立など、学校事務で感じられるやりがいを以下にまとめました。

生徒と関わり、成長を見ながら業務に携われる

学校事務の職員は日常的に生徒を指導するわけではないものの、学生とコミュニケーションをとる機会は多いので、教育や子どもの成長に興味のある方にとってはモチベーションに繋がるでしょう。「生徒の卒業を見届けるのが楽しみ」という人もいるようです。

生徒や保護者の役に立てると実感できる

前述のとおり、学校事務の仕事では休学や進路などの相談を受けることもあります。大学の学校事務なら、アルバイトや下宿先を紹介したり、就職の相談に乗ったりすることも。自分のアドバイスによって生徒の悩みが解決されることもあり、本人や保護者から直接感謝される機会もあるでしょう。そのため、「良いアドバイスが出来て良かった」と実感し、やりがいを感じるようです。

仕事の幅が広く、工夫次第でスキルアップできる

小中規模の学校事務の場合、人事や経理、窓口対応などを一人でこなすため、事務職のスキルが幅広く身につきます。事務の仕事をオールマイティーにこなせる人材として、転職もしやすくなる可能性があるでしょう。また、学校事務のなかでも「経理の知識を深めたい」と思ったら、働きながら簿記の資格取得を目指すなど、工夫次第でスキルアップも目指せるのがやりがいの一つといえます。

残業が少なく、プライベートと仕事を両立しやすい

学校事務は一般企業の事務職同様に残業時間が比較的少ないのが特徴。趣味や家庭、子育てと仕事を両立しやすいので、資格取得のための勉強や適度なリフレッシュに時間を使うことも可能です。

コミュニケーションスキルやパソコンスキルが身につく

学校事務を経験すると、コミュニケーションスキルやパソコンスキルといった、どのような職種でも必要とされるスキルが身につきます。そのため、一般企業への転職もしやすいうえ、営業職のような異職種へのキャリアチェンジも可能になるでしょう。
転職市場で価値が高いとされるスキルについて「自分の市場価値はどのくらい?転職時に求められるスキル」のコラムでご紹介していますので、参考にしてください。

大変さ

学校事務は生徒や保護者の役に立てるのがやりがいになる一方、センシティブな相談への対応が大変に感じることもあります。

・事務職員が一人の場合、マルチに業務をこなす必要がある
・クレームやトラブル発生時は、事務職員が調整役になる場合がある
・いじめや退学などのセンシティブな相談に対応する場合がある
・単調な作業が多く、頑張りが成果に現れにくい

学校事務の職員は「いじめにあっている」「学費が払えない」などの相談を受けることもあります。相談内容に合わせて的確な対応をしなければならないため、難しさを感じる人もいるようです。また、学校事務は学生や先生のサポートといった裏方的な業務が中心となるため、「目立った成果を出したい」という方は、成果を実感しにくい場合もあるでしょう。

「学校事務は楽すぎ」は本当?

学校事務は営業のように成果が求められるわけではなく、残業も少なめというイメージから「楽そう」と思われがちですが、それは誤解といえるでしょう。
少子化の影響で生徒の人数が減り、経営が厳しい学校では学校事務の採用人数も減らしています。そのため、一人で多くの仕事をこなさなければならなかったり、給料が上がりにくかったりするなどの大変さもあるようです。
公立学校では定期的な異動が辛いと感じる人もいる
公立の学校では定期的な異動があり、小学校から中学校へと職場が変わることもあります。自治体によっては、小学校から高校へ異動したり、教育委員会へ配置されることも。「児童との関わりがやりがい」「生徒の卒業を見届けたい」という人にとって、異動は辛いと感じる場合があるでしょう。

大学職員の採用倍率は高い!?傾向や国立と私立の違いを解説」のコラムでご紹介している大学職員のメリット・デメリットも、学校事務の仕事を理解する参考になりますので、ご一読ください。

学校事務に向いてる人の5つの特徴

学校事務に向いてる人の5つの特徴の画像

学校事務の仕事に向いている人の特徴を5つ挙げました。これから学校事務の求人へ応募しようと考えている方は、ぜひチェックしてみましょう。

1.人と接するのが好きな人

学校事務は、人と話すのが好き、子どもと触れ合うのが好き、人の成長を見守りたいという方に向いています。前述のとおり、学校事務は学生や保護者とのやり取りのほか、教職員との打ち合わせや来客対応などもあり、人と接する機会が多い仕事です。義務教育機関では、地域住民との関わりを大切にしている場合も。そのため、人と積極的に関わるのが好きな人に向いています。

2.人の立場に立って物事を考えられる人

周囲との調和を図ることができ、相手の立場に立って物事を考えられる方は、学校事務の職員に向いているといえるでしょう。学校事務は縁の下の力持ちとして、人を支えるのが仕事。そのため、人の話をよく聞き、ニーズを捉える力が必要です。

3.正確かつ丁寧に仕事を進められる人

学校事務は一般事務と同じように、書類作成や資料整理といった事務作業も多いため、正確かつ丁寧に業務をこなせる人が重宝されるでしょう。学校事務には留学生のビザ申請といった複雑な書類を扱う仕事もあります。また、教職員のスケジュール管理や経理などは、正確性が求められる仕事です。

4.教育に興味がある人

学校事務の職場は教育機関です。ときには進路相談を受けたり、業務のなかで専門用語が使われたりすることもあります。そのため、学生の成長や教育に関心・興味のある人の方が、周囲と協力しやすく、やりがいをもって仕事に取り組めるでしょう。

5.事務スキルを磨きたい人

前述のとおり、学校事務の仕事では事務職のスキルが幅広く身につけられます。そのため、「これから事務職のスペシャリストを目指したい」という人に向いているでしょう。幅広い業務を経験したいなら、中規模な組織の教育機関がおすすめ。総務・経理・人事・広報といった幅広い業務を担当する場合は、オールマイティーなスキルを習得できます。より専門性を磨きたい場合は、部署ごとに仕事が細分化された大学の学校事務を目指してみるのがおすすめです。
事務員ってどんな仕事?事務職のメリット・デメリットを解説」のコラムでも、事務職に向いてる人のタイプをご紹介していますので、ご覧ください。

学校事務の仕事に求められる3つのスキル

学校事務の仕事に求められる3つのスキルの画像

学校事務の仕事に求められるスキルは以下の3つが挙げられます。

1.コミュニケーション能力

学校事務では、コミュニケーション能力が重要です。学校事務の職員は、生徒や保護者、市役所の職員など、さまざまな人と関わります。オープンキャンパスや学校案内では、窓口の対応が学校のイメージに繋がることも。ときには、苦手な人と関わらなければならないこともあるでしょう。しかし、窓口業務を円滑に進めるためにも、上手に付き合う能力が必要です。

2.パソコンスキル

学校事務は、書類作成や経理処理、労務管理などをパソコンで行うため、基本的な操作は理解していた方が良いでしょう。採用では、パソコンスキルや一般事務の経験があると優遇される可能性も。どの程度の能力が必要かは職場によりますが、MOS検定(Word、Excel、PowerPointのスキルを証明する資格)などを取得していると、一定のパソコンスキルが身についていることを証明できます。

3.スケジュール管理能力

学校事務の仕事を滞りなく進めるには、スケジュールを立て、計画・調整しながら業務を進める力が必要です。中小規模な組織の学校では、一人で経理や総務、人事などを兼任する場合があるため、無計画に進めると業務に支障がでる恐れがあります。教職員に提出してもらう書類が多いので、提出期限に合わせてリマインドするなど、自分以外のスケジュールも把握し、管理できるとなお良いでしょう。

学校事務の志望動機を書くときの3つのステップ

1.教育業界を志望する理由を書く

学校事務の志望動機では「なぜ、教育業界を選んだのか」を明確にするのが重要です。事務職はどのような業界にもあるため、「事務の仕事がしたい」という理由だけでは不十分でしょう。
たとえば、「教育が変われば社会も変わると考えたため」「自分自身が教育によって成長できたと実感しているから」などのように、教育に特化した理由が必要です。
異業界から転職する場合は具体的なエピソードが大事
異業界から転職する場合は、より具体的な理由が求められます。採用担当者は志望動機をとおして「本当に教育業界で働きたいのか」を確認したいからです。
異業界からの志望動機は、自分の体験に基づいたエピソードが良いでしょう。たとえば、「コンサルティング会社で営業をした経験から、子どものころの教育が社会人になっても大きな影響を及ぼしていることを実感したため」などの志望動機が考えられます。

2.応募先の学校を志望する理由を書く

学校事務といっても、高校や大学、専門学校など、さまざまな就職先があります。そのなかでも、応募先の学校を選んだ理由を明確にしましょう。
応募先の学校について詳しく調べるには、学校のWebサイトや、校長先生のインタビュー記事などを見るのがおすすめ。学校の教育方針や理念などが確認できます。

3.学校事務という職種を志望する理由を書く

学校事務という職種を志望する理由は、活かせる能力とあわせて説明するのがおすすめです。
たとえば、「販売職のアルバイトで培ったコミュニケーション能力を活かし、自分と同じように教育によって成長実感が得られる子どもを増やしたい」などが考えられるでしょう。

志望動機はなぜ聞くの?会社側の意図と書き方を知ろう」のコラムでは、志望動機のだめな例をご紹介していますので、確認しておくと安心です。

学校事務の求人に応募するときのポイント

学校事務の仕事は未経験・無資格でもチャレンジできるうえ、雇用形態にこだわらなければ求人数も多いので、まずは経験してみるのがおすすめです。この項では、学校事務の仕事に挑戦するときのポイントをまとめました。

未経験・無資格でもチャレンジしてみる

学校事務の仕事に必須となる資格はありません。学校事務の求人の8~9割近くが、未経験者OKであるといわれています。そのため、事務職経験がない人でもチャレンジしてみるのがおすすめ。特に、派遣やアルバイトなら経験不問・未経験歓迎の求人が多いでしょう。
あると選考で有利になる資格もある
学校事務になるために専門スキルは必須ではありませんが、簿記やTOEICなどの資格があると選考で有利になる場合もあるようです。
外国人講師や留学生が多い大学の求人では、語学力を応募条件にしていることもあります。また、経験不足を不安に感じる方は、一定のパソコンスキルを証明する「MOS検定(マイクロソフトオフィススペシャリスト)」や、ビジネスマナーを証明する「秘書検定」などを取得しておくと良いでしょう。
教育機関によっては、事務職経験者を歓迎する求人を出していることもあるので、資格によって経験不足を補うのは良い方法の一つです。

雇用形態に関わらずまずは経験してみる

学校事務は事務職の中でも人気が高い職種です。特に大学の学校事務は、正社員の求人はあっても応募者が集中する傾向があり、採用ハードルが高いと感じる人もいるでしょう。
このような場合は、契約社員やアルバイトなど、正社員以外の雇用形態まで応募範囲を広げてみるのも手。経験を積んだのち、正社員登用という道もあるので、まずは学校事務の業務を経験してみるのが良いでしょう。
また、一般事務の経験者が学校事務へ転職するパターンもあります。事務職の経験がある分、学校事務へ転職したときも業務をスムーズに行えるため、採用で好印象を得られる可能性も高いでしょう。

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ハタラクティブは20代のフリーターや第二新卒、既卒に特化した就職エージェント。未経験歓迎・経験不問の求人もご紹介しており、初めて正社員へ挑戦する人をサポートした実績が豊富です。カウンセリングでは、就活のプロが一人ひとりの希望を丁寧にお聞きしますので、「自分に向いてるのか不安…」といったお悩みも解決できます。
自己分析や書類作成、面接対策もサポートしています。サービスはすべて無料ですので、ぜひお気軽にご登録ください。

学校事務に関するお悩みを解消するQ&A

学校事務の仕事に就くにはどうしたら良いのかとお悩みの方も多いでしょう。ここでは、学校事務に関する疑問をQ&A方式で解消します。

管理職になるというキャリアもありますか?

学校事務にも管理職はあります。勤続年数や昇進試験によって、部長や事務局長などの役職に就くことも可能です。そのほか、経理や人事のスペシャリストとして一般企業に転職する人もいるでしょう。キャリアプランは就職の選考でも重要なポイントになるので、「面接でキャリアプランを質問されたら?事務や営業職の回答例!」を参考にして考えておくと良いでしょう。

国立大学の事務職員になるには?

国立大学法人等職員採用試験を受験します。一次試験は北海道、東北、関東甲信越、東海・北陸、近畿、中国・四国、九州の各地区で行われ、合格した人のみが二次試験に進む流れです。国立大学は人気が高く、採用ハードルは高いでしょう。「大学職員の採用倍率は高い!?傾向や国立と私立の違いを解説」で解説していますので、ご覧ください。

部署異動はありますか?

部署異動のある学校が多いようです。よほど小規模な組織の学校でない限り、数年に一度は部署異動があるでしょう。また、複数のキャンパスを持つ大学では、転勤もあり得ます。「部署異動する理由とは?希望したい場合やさせられるときの対処法を解説」は民間企業の部署異動について解説していますが、学校事務にも通ずる内容なので、参考にしてください。

事務職の経験がなくてもなれますか?

経験不問・未経験歓迎の求人が多い派遣やアルバイトなら就職しやすいでしょう。大学事務ではコミュニケーション能力なども歓迎されるスキルの一つ。異職種からの転職でも、そのようなスキルをアピールできれば採用される可能性はあります。「就職したい!ニートから正社員の事務職になれる?」のコラムで紹介している、未経験から事務職を目指す方法を参考にしてください。 20代を対象にした就職エージェントのハタラクティブでは、未経験の方が面接でアピールする方法も一緒に考えていきますので、ぜひご相談ください。

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