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事務員の仕事内容とは?事務職との違いや向いている人の特徴をご紹介
更新日
この記事のまとめ
- 事務員の一般的な仕事内容には、「電話対応」「来客対応」「書類の作成」などがある
- 「誰かをサポートしたい」と思える人は事務員に向いている可能性がある
- 事務員の給料は、業務内容の違いによって差がある
- 事務員のメリットは、残業の少なさや内勤ならではの環境の良さにある
- 事務員のデメリットは、ルーチン業務やデスクワーク特有の体の疲れがある
自分の机でコツコツと仕事をしているイメージのある事務員ですが、具体的にどのような業務をこなしているのか気になる方もいるでしょう。事務員の主な仕事内容は、「電話対応」「来客対応」「書類の作成」などです。
このコラムでは、事務員の仕事内容や給料、向いている人、メリット・デメリットについて詳しく解説。事務員を目指す人に向けて、求められる資質や必要なスキルをお伝えします。
事務員の仕事内容とは
事務員や一般事務と呼ばれる職種の主な業務は、電話対応や来客対応、書類作成などの事務作業です。ひとくちに事務員といっても、業務内容は企業や部署によって異なります。会社によっては、専門的な分野を扱ったり海外とのやり取りが発生したりする場合もあります。
一般事務
一般的な事務員が担当する仕事には、契約書や伝票をはじめとする書類の作成や郵便物の仕分け、物品の買出しなどが挙げられます。一般事務は会社の事務処理全般を担当する職種で、縁の下の力持ちともいうべき存在。デスクワークで、一見単調に仕事をしているようにも見えますが、会社の経営に欠かせない職種です。
学校事務
学校事務の仕事内容は、学校の日常業務をサポートすること。具体的には、学生や教職員の情報管理や行政業務の補助、学校行事の準備と運営、保護者や生徒とのコミュニケーション、施設の管理などが含まれます。
高校や大学の学校事務員の仕事内容を知りたい方は、「学校事務は公務員?どうやってなる?仕事内容や向いている人の特徴を解説!」のコラムもチェックしてみてください。
経理事務
経理事務の仕事は、会社や組織の財務管理を支援することです。具体的には、会計処理や請求書処理、支払処理、経理報告書の作成、税務申告のサポート、内部統制の管理などが含まれます。
経理事務の仕事内容を知りたい方は、「経理未経験から正社員になるのは難しい?役立つスキルや転職のコツを解説」のコラムを参考にしてみてください。
医療事務
医療事務の仕事は、医師や看護師のサポートなどです。具体的には、医療機関での受付業務や患者の情報管理、診療費の請求処理、医療記録の管理、保険請求の手続きなどが含まれます。
営業事務
営業事務の仕事内容は、営業部門のサポート。顧客情報の管理や見積もり・請求書の作成、営業報告書の作成、顧客との連絡業務などを行うことが一般的です。
人事事務
人事事務は、従業員の勤怠管理や給与計算、採用プロセスのサポートを通じて、人事部門の業務を円滑に遂行します。また、雇用契約書の作成や労働法の遵守など、従業員関連の法的手続きも含まれることが一般的です。
総務事務
総務事務は、会社全体の運営を支援する仕事です。具体的には、オフィス内の施設や設備の管理、社内イベントの企画運営、備品の調達や管理などを担当。社内規則や手続きの管理、外部パートナーやベンダーとの調整、社員の健康管理や労働環境の改善なども行います。
貿易事務
貿易事務は、国際取引に関する業務を担当することが一般的です。主な仕事内容は、輸出入手続きの管理や関税手続きのサポート、国際輸送や通関手続きの調整、貿易契約の作成や対外交渉の支援など。また、貿易関連の書類作成や顧客とのコミュニケーション、貿易に関する法律や規制の遵守も責任範囲に含まれるでしょう。
事務員と事務職に大きな違いはない
事務員と似た言葉に事務職がありますが、両者に明確な違いはありません。企業によって呼び方は異なりますが、業務内容は一致していると考えて良いでしょう。
事務員が活躍できる場所とは
事務員は、さまざまな組織や業種で活躍することが可能です。具体的には、企業の事務所やオフィス・政府機関・教育機関・医療機関・非営利団体などで事務業務が必要とされています。
また、業種によっては製造工場や物流センターといった現場で事務業務が行われることも。近年では、リモートワークの普及により、オンライン上で事務員として業務に携われる可能性があります。
事務員に向いている人の特徴
ここでは、事務員に向いている人の特徴をご紹介します。事務員への就職を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。
事務員に向いている人の特徴
- 納期を守れる人
- 臨機応変に行動できる人
- 気配りをできる人
納期を守れる人
納期を守ることは、事務員にとって重要な要素です。納期を守ることで、業務の効率が高まり、組織全体の運営が円滑になるでしょう。また、納期を守れる人は、周囲からの信頼を得られたり責任感を評価されたりする可能性があります。
納期を意識して仕事に取り組み、効果的な時間管理や優先順位の設定を行う能力のある人は、事務員に向いているでしょう。
臨機応変に行動できる人
事務員には、予定通りに進まない状況にも柔軟に対応し、素早く適切な解決策を見つける能力が求められます。たとえば、急なスケジュール変更や突発的な業務が発生した場合に、冷静に業務の優先順位を判断して効果的に対応する必要があるでしょう。
臨機応変な行動は、事務員が日常業務を円滑に遂行し、組織の運営に貢献するために欠かせない特徴といえます。
気配りをできる人
事務員に向いている人の特徴として、周囲の人々や状況に対して敏感であり、気配りができることが挙げられるでしょう。周囲のニーズや感情に敏感であり、丁寧なコミュニケーションや思いやりのある対応を心掛ける必要があります。
気配りができる方は、周囲の人から信頼され、チームの一員としての役割を果たせるでしょう。
事務員の平均給与はいくら?
厚生労働省の「令和5年賃金構造基本統計調査」によると、事務員の平均給与は以下のとおりです。
職種 | 平均給与 |
---|---|
総合事務員 | 38万円 |
庶務・人事事務員 | 36万1,700円 |
受付・案内事務員 | 25万6,900円 |
電話応接事務員 | 28万8,400円 |
引用:厚生労働省「令和5年賃金構造基本統計調査 一般労働者 職種」
上記のデータを参考にすると、受け持つ仕事内容や役割によって事務員の給料は変化することがわかります。希望としている収入額があるなら、事務員のなかでもどの仕事なら達成できそうかを考えておくことも重要です。
参照元
厚生労働省
令和5年賃金構造基本統計調査
事務員になるためには?働く際の心得と必要なスキル
事務員になるためには、基本的なスキルの習得や学習意欲の向上、コミュニケーション能力、求人情報のチェックなどが必要です。ここでは、ほかの社員に頼ってもらえる事務員になるための心得を紹介します。
事務員になるためには?働く際の心得と必要なスキル
- 小さな仕事も丁寧に進める
- 周りの社員が声をかけやすい雰囲気を作る
- 各部署についての理解を深める
- 基本的な事務作業プラスアルファのスキルを身につける
1.小さな仕事も丁寧に進める
事務員は、単純な作業やルーチン業務も丁寧に対応することが大切です。
事務員はデスクワークが中心で、データ入力や資料作成のように地道な作業を担います。データの内容が間違っていたり資料の数値が違っていたりすると、会社の信頼を失う可能性もあるため、間違いのないよう進めるようにしましょう。
2.周りの社員が声をかけやすい雰囲気を作る
担当する部署の業務を効率的に行うためにも、事務員は普段から周囲とコミュニケーションを取ることが重要です。
挨拶や必要事項の連絡、報告などを適切なタイミングで対応すれば、良好な人間関係を構築できるでしょう。日頃から交流を心がけていれば、困っている社員がいたときのサポートもしやすくなります。
3.各部署についての理解を深める
事務員の仕事は、視野を広くもつことが大切です。各部署の業務内容や役割を理解すれば、自分の業務が他部署とどのように関連しているかを把握し、組織全体の調和を図ることにつながるでしょう。
また、他部署のニーズや課題を理解することで、より適切なサポートを提供し、チームとしての協力関係を築けます。
4.基本的な事務作業プラスアルファのスキルを身につける
WordやExcelといった基本的なパソコンスキルとは別に、専門分野の事務スキルを身につけると仕事の幅が広がるでしょう。
たとえば、簿記の資格を取得すれば経理事務を目指せたり、ファイナンシャルプランナーの資格を取れば不動産会社や証券会社の営業事務として働けたりします。
事務員としての仕事の幅を広げてキャリアアップを図るためには、専門スキルに磨きをかけることが有効です。
事務員におすすめの資格
事務員になるのに資格は必須ではありませんが、取得することでスキルをアピールできたり、知識を身につけられたりというメリットがあります。下記では、「日商PC検定」と「日商簿記」の2種類の情報をまとめました。
日商PC検定
日商PC検定は、パソコンの基本的な操作やビジネス文書の作成、スプレッドシートの利用など、事務業務に必要なスキルを証明できます。取得することで、事務員としての能力をアピールするだけでなく、業務効率の向上やキャリアアップにもつながるでしょう。
「基本的なPCスキルとはどこまで?履歴書の記載方法とスキルの身につけ方」のコラムでは、事務で活かせるPCスキルについて触れています。
日商簿記
日商簿記は、会計や財務管理に関する基本的な知識を身につけられる資格です。日商簿記の資格を得ることで、ビジネススキルを向上でき、将来的に税理士や公認会計士を目指す際にも役立つでしょう。
簿記の資格を仕事に活かすポイントは、「簿記で身につく力とは?保持するメリットと活用できる仕事」のコラムで解説しています。
事務員として働くメリット
ここでは、事務員の働き方に関するメリットをご紹介します。デスクワークを中心とした働き方ならではの特徴をチェックしてみてください。
ワーク・ライフ・バランスを保ちやすい
事務職は、総合職や営業職などと比べて残業や休日出勤が少なく、プライベートの時間を確保しやすいのが特徴です。「事務員は子育てと両立しやすい」と感じる女性も多いようです。
内勤ならではの働きやすさがある
事務員は、常に顧客を相手にしている職種とは違い、自分のデスクに座って1日の業務にあたります。そのため、好きなタイミングでお茶を飲んだりお手洗いに行ったりできる自由度の高さが魅力。
職場によっては、服装に関する規則が厳しくないところもあり、自分の好きな格好での勤務も可能です。また、年間を通して快適な空調のなかで働けるのもメリットの一つです。
オフィス業務・PCスキルの向上につながる
データ入力や書類作成はパソコンを利用して行うため、業務を続けていくうちにパソコンスキルの向上が期待できます。Wordでの書類作成やExcelでの表作成・集計などをスピーディにこなせるようになれば、より多くの社員のサポートができるでしょう。
また、パワーポイントやアクセスが使用できるようになれば、サポートできる業務の範囲が広がります。パソコンスキルは業務を続けていれば自然と身につく場合もありますが、より高度なスキルアップを目指したい方は、マイクロソフトオフィススペシャリスト(MOS)の資格取得を目指すのも良いでしょう。
電話・来客対応でコミュニケーション能力が身につく
事務員は、電話や来客対応も行うため、コミュニケーション能力やビジネスマナーも学べる仕事といえます。デスクワークがメインのため、社外の人との交流が少ないと思われがちですが、来客時には直接関わる機会もあるでしょう。
未経験者から挑戦しやすい求人が多い
事務員の仕事は、未経験可としている企業もあります。全く別の職種や業種で働いていた場合も、事務員への転職が可能です。ただし、英文事務や貿易事務のように、職種によっては英語スキルや実務経験が必要な場合もあります。
キャリアを広げやすい
事務員として働くメリットの一つに、キャリアを広げやすいことが挙げられます。事務員としての経験やスキルは、さまざまな業界や職種で活かせるでしょう。たとえば、事務経験を積んだあとに経理や人事、マーケティングなどの専門職へキャリアチェンジも可能です。
事務員としての経験がほかの業務や部署との連携を学ぶ機会となり、幅広い知識や経験を身につけられる可能性もあります。
感謝されやすい
事務員の仕事は、ほかの社員から感謝の言葉を受け取れることもメリットです。日常業務の効率化や問題解決に貢献する事務員は、同僚や上司から感謝されやすく、自分の業務が組織全体に貢献しているという実感を得られるでしょう。
事務員として働くデメリット
ここでは、事務員として働くデメリットをご紹介します。メリットとデメリットの両方の情報を掴み、自分に向いている働き方かどうかを判断しましょう。
ルーチンワークに飽きることがある
事務員として働くデメリットとして、ルーチンワークに飽きる可能性が挙げられます。
事務員は、所属する企業や部署によって仕事内容が異なることも。職場によっては毎日定型的な業務を繰り返す場合もあり、ルーチン業務が苦手な方にとってはつらい状態となる可能性もあるでしょう。
デスクワーク特有の身体的な疲れがある
事務員はパソコンを使って仕事をするため、目の疲れを訴える方もいるようです。また、座り仕事なので、肩こりや腰痛の症状が出やすいことも挙げられます。
努力が数字につながりにくい
事務員として働くデメリットの一つに、努力が数字に直接つながりにくいことが挙げられるでしょう。事務員の業務は、主に裏方作業やサポート業務になりがちであり、直接的な数字や売り上げに反映されることは少ない傾向があります。そのため、自分の努力や貢献が組織全体の成果や利益にどのように寄与しているのか、明確に把握しにくい場合もあるでしょう。
「ルーチンワークが苦ではない」「デスクワークが好き」というように、ここで挙げた事務員のデメリットをデメリットと感じない方もいます。転職する際は、自分の適性に合う仕事を探すことが大切です。
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事務員への転職に関するお悩みQ&A
ここでは、事務員への転職でヒントになるお悩みをQ&A方式で紹介します。ぜひご参照ください。
事務員の仕事は定時で帰りやすいって本当ですか?
事務員の仕事は定時で帰りやすいのが一般的です。とはいえ、個々の職場や業務内容によって業務の負担は異なります。普段は定時で帰れるところでも、忙しい時期や締め切りが迫るときは業務量が増える場合もあるでしょう。
「残業なし」「土日休み」の求人の探し方について知りたい方は「「残業なし」の仕事に転職するには?正社員で土日休みも実現できる?」のコラムもチェックしてみてください。多様な勤務スタイルや面接で待遇面について質問したいときの対処法などをまとめています。
事務員になるにはどの程度のパソコンスキルが必要ですか?
事務員の種類や企業によっても変わりますが、基本的なパソコンスキルがあるに越したことはありません。基本的なパソコンスキルとは、「ある程度の入力ができる」「メールの送受信ができる」「WordやExcelの基本操作ができる」などを指します。図の挿入や表やグラフの作成、フォントの使い分けなどができると、なお良いでしょう。
PC検定(日商PC検定試験)やMOSなどを取得すれば、パソコンスキルを証明する材料になります。
求められるパソコンスキルについて詳しく理解したい方は、「基本的なPCスキルとはどこまで?履歴書の記載方法とスキルの身につけ方」のコラムもチェックしてみてください。
事務員に適した服装は何ですか?
会社の指定があればそれに従います。制服がある場合は、それを着用しましょう。特に指定がないときは、先輩社員の服装に近いものを選びます。
事務員は、実直さや丁寧さが求められる職種です。私服が許される職場であっても、短いスカートや派手な色のアウターなど、事務員にふさわしくない服装は控えましょう。基本的には、清楚で清潔感のあるオフィスカジュアルが無難です。
大卒でなくても未経験から事務員として就職できるでしょうか?
大卒者でなくても、未経験で事務員を目指すことは可能です。事務の仕事は、学歴を問われない求人も多数展開されています。企業の採用ニーズに合わせて事務員としての資質をアピールできれば、採用の可能性を上げられるでしょう。事務員の種類や就職成功に近づくポイントは、「高卒で事務職に就くには?種類ごとの仕事内容やおすすめの資格を紹介」のコラムを参考にしてみてください。
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その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。