事務員の仕事内容とは?事務職との違いや向いている人の特徴を紹介

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この記事のまとめ

  • 事務員の一般的な仕事内容は、「電話対応」「来客対応」「書類の作成」など
  • 「誰かをサポートしたい」と思える人は事務に向いている可能性がある
  • 事務員の給料は、業務内容の違いによって差がある
  • 事務員のメリットは、残業の少なさや内勤ならではの環境の良さ
  • 事務員のデメリットは、ルーチン業務やデスクワーク特有の体の疲れ

自分の机でコツコツと仕事をしているイメージのある事務員ですが、具体的にどのような業務をこなしているのか気になる方もいるでしょう。事務員は、営業のように直接利益を上げる職種ではないものの、会社の経営に欠かせない仕事です。

このコラムでは、事務員の仕事内容や給料、向いている人、メリット・デメリットについて解説。事務員を目指す人に向けて、求められる資質や必要なスキルをお伝えします。

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事務員と事務職に大きな違いはない

事務員と似た言葉に事務職がありますが、両者に明確な違いはありません。企業によって呼び方は異なりますが、業務内容は一致していると考えて良いでしょう。

このコラムでは、「事務員」に名称を統一して仕事内容や向いている人などを紹介します。

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事務員の仕事内容

事務員や一般事務と呼ばれる職種の主な業務は、電話対応や来客対応、書類作成などの事務作業です。ひとくちに事務員といっても、業務内容は企業や部署によって異なります。会社によっては、専門的な分野を扱ったり海外とのやり取りが発生したりするケースもあります。

一般的な事務員が担当する仕事には、契約書や伝票をはじめとする書類の作成や郵便物の仕分け、物品の買出しなどが挙げられます。一般事務は会社の事務処理全般を担当する職種で、縁の下の力持ちともいうべき存在です。デスクワークで、一見単調に仕事をしているようにも見えますが、会社の経営に欠かせない職種です。

高校や大学の学校事務員の仕事内容を知りたい方は「学校事務は公務員?どうやって就職する?仕事内容や向いている人の特徴を解説!」を、経理事務の仕事内容を知りたい方は「経理未経験から正社員になるのは難しい?役立つスキルや転職のコツを解説」を参考にしてみてください。

事務員に向いている人

事務員は、会社の運営を裏方として支える縁の下の力持ちです。目立つポジションで華々しく活躍したい人よりは、「誰かをサポートするのが好き」という人に適性があります。

また、データの管理や重要書類の作成など、些細なミスが許されない場面が多く、丁寧な仕事をコツコツと積み重ねられる人に向いているでしょう。電話対応や来客対応では、相手に対する丁寧なコミュニケーションが求められるため、ビジネスマナーの基本が守れることやホスピタリティも大切な要素です。

事務員はパソコンを使う仕事がメインなので、ExcelやWordの基本操作が求人応募の必須条件である場合が多いです。パソコンに不慣れな人は、パソコン教室に通ったり、Excel・Wordのスキルを証明する「マイクロソフトスペシャリスト(MOS)」の取得を目指したりしましょう。
事務職に転職するために取っておいたほうが良い資格は、「一般事務におすすめな資格」で解説しています。興味のある方はあわせてご一読ください。

事務員の給料はいくら?

厚生労働省の「令和4年賃金構造基本統計調査」によると、企業規模が10人以上の事務員の給料は下表のとおりです。

職種給料
総合事務員29万4,200円
庶務・人事事務員29万4,700円
受付・案内事務員23万4,300円
電話応接事務員26万3,600円

引用:厚生労働省「令和4年賃金構造基本統計調査
同じ事務員でも、業務内容により給料の差が生じています。

参照元
厚生労働省
令和4年賃金構造基本統計調査

事務員として働く際の心得

ここでは、ほかの社員に頼ってもらえる事務員になるための心得を紹介します。事務員は、デスクワーク業務が中心で周りの社員をサポートする役割があるため、視野を広く持つことが大切です。

1.小さな仕事も丁寧に進める

事務員はデスクワークが中心で、データ入力や資料作成など一見すると地味な作業が多いかもしれません。

しかし、データの内容が間違っていたり資料の数値が違っていたりすると、会社の信頼を失う大きなミスにつながってしまう可能性もあります。そのため、単純な作業やルーティン業務であったとしても丁寧に対応することが大切です。

2.周りの社員が声をかけやすい雰囲気を作る

事務員の仕事の一つとして、周りの社員をサポートすることが挙げられます。周囲に気を配り、仕事を頼みたいと考えている社員がいないかチェックしましょう。

また、ほかの社員が仕事を頼みやすいよう、普段からコミュニケーションを取ることが大切です。

3.基本的な事務作業プラスアルファのスキルを身につける

WordやExcelなどの基本的なパソコンスキルとは別に、専門分野の事務スキルを身につけると仕事の幅が広がります。

たとえば、簿記の資格を取得すれば、経理事務としての働き方も検討できるでしょう。また、ファイナンシャルプランナーの資格を取れば、不動産会社や証券会社の営業事務としても働きやすくなります。

事務員としての仕事の幅を広げてキャリアアップを図るためには、専門スキルの獲得が重要です。

事務員のメリット・デメリット

ここでは、事務員の働き方に関するメリット・デメリットを紹介します。デスクワークを中心とした働き方ならではの特徴をチェックしましょう。

メリット

まずは、事務員のメリットを紹介します。主に各部署のサポート役を担う事務員の魅力を知り、転職時の職種決めの参考にしてください。

ワークライフバランスを保ちやすい

総合職や営業職などと比べて残業や休日出勤が少なく、プライベートの時間を確保しやすいのが特徴です。「事務員は子育てと両立しやすい」と感じる女性も多いようです。

内勤ならではの働きやすさがある

事務員は、常に顧客を相手にしている職種とは違い、自分のデスクに座って1日の業務にあたります。そのため、好きなタイミングでお茶を飲んだりお手洗いに行ったりできる自由度の高さが魅力。

職場によっては、服装に関する規則が厳しくないところもあり、自分の好きな格好での勤務も可能です。また、年間を通して快適な空調のなかで働けるのもメリットの一つです。

パソコンスキルの向上につながる

データ入力や書類作成はパソコンを利用して行うため、業務を続けていくうちにパソコンスキルの向上が期待できます。Wordでの書類作成やExcelでの表作成・集計などをスピーディにこなせるようになれば、より多くの社員のサポートができるでしょう。

また、パワーポイントやアクセスが使用できるようになれば、サポートできる業務の範囲が広がります。パソコンスキルは業務を続けていれば自然と身につきますが、より高度なスキルアップを目指したい方は、マイクロソフトオフィススペシャリスト(MOS)の資格取得を目指すのも良いでしょう。

電話・来客対応でコミュニケーション能力が身につく

事務員は、電話や来客対応も業務の一環として行います。デスクワークがメインのため社外の人との交流が少ないと思われがちですが、来客時には直接かかわる機会もあります。

そのため、コミュニケーション能力やビジネスマナーも学べる仕事といえるでしょう。

未経験者okの求人が多い

事務員の仕事は、未経験okとしている企業も多くあります。そのため、全く別の職種や業種で働いていた方も事務員への転職が可能です。英文事務や貿易事務など、職種によっては英語スキルや実務経験が必要な場合もあります。

しかし、基本的な事務作業をこなす求人であれば未経験者も挑戦しやすいといえるでしょう。

デメリット

最後に、事務員として働くデメリットを紹介します。未経験者も働きやすい仕事ですが、人によっては業務に飽きてしまったり、パソコン作業で目が疲れてしまったりすることもあるようです。

ルーチンワークに飽きることがある

先述したように、事務員は所属する企業や部署によって仕事内容が異なります。職場によっては毎日定型的な業務を繰り返す場合もあり、ルーチン業務が苦手な人にとっては辛い状態となってしまうかもしれません。

デスクワーク特有の身体的な疲れがある

事務員はパソコンを使って仕事をするため、目の疲れを訴える人が多いようです。また、座り仕事なので肩こりや腰痛の症状が出やすいことも挙げられます。

事務員の仕事のメリット・デメリットをご紹介しましたが、人によって感じ方は違うはずです。「ルーチンワークが苦ではない」「デスクワークが好き」など、ここで挙げた事務員のデメリットをデメリットと感じない人もいます。転職する際は、自分の適性に合う仕事を探すことが大切です。

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こんなときどうする?事務員への転職に関するお悩みQ&A

ここでは、事務員への転職でヒントになるお悩みをQ&A方式で紹介します。ぜひご参照ください。

事務員になるには資格が必要ですか?

企業からの指定がない限り、決まった資格は必要ありません。

しかし、MOS資格やP検(ICTプロフィシエンシー検定試験)、日商簿記など、事務員の実務に活用できる資格はさまざまあります。詳しくは「事務系の資格を持っていれば未経験でも採用で有利になる?」をご覧ください。

大卒でなくても事務員として就職できるでしょうか?

事務の種類によります。事務員の種類は、一般事務や総務事務、営業事務などさまざまです。

たとえば、経理事務では簿記をアピールできるかもしれませんが、会社のフォーマットに沿って入力する作業の事務では、資格はあまり必要ありません。

企業や事務の種類によって求められるスキルは変わるため、まずはそれを理解することが大切です。企業の採用ニーズに合った事務員の資質をアピールできれば、採用される可能性は高まるでしょう。

事務員の種類や業務内容が知りたい方は、「未経験から事務員を目指して大丈夫?業務内容と求められるスキルをチェック」をご参考にしてください。

事務員になるにはどの程度のパソコンスキルが必要ですか?

事務員の種類や企業によっても変わりますが、基本的なパソコンスキルがあるに越したことはありません。基本的なパソコンスキルとは、「ある程度の入力ができる」「メールの送受信ができる」「WordやExcelの基本操作ができる」などを指します。図の挿入や表やグラフの作成、フォントの使い分けなどができるとなお良いでしょう。

PC検定(日商PC検定試験)やMOSなどを取得すれば、パソコンスキルを証明する材料になります。

求められるパソコンスキルについて詳しく理解したい方は、「基本的なPCスキルとはどこまで?履歴書の記載方法とスキルの身につけ方」もチェックしてみてください。

事務員に適した服装は何ですか?

会社の指定があればそれに従います。制服がある場合は、それを着用しましょう。特に指定がないときは、先輩社員の服装に近いものを選びます。

事務員は、実直さや丁寧さが求められる職種です。私服が許される職場であっても、短いスカートや派手な色のアウターなど、事務員にふさわしくない服装は控えましょう。基本的には、清楚で清潔感のあるオフィスカジュアルが無難です。

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