庶務を目指す人が知っておきたい、詳しい仕事内容や必須スキル

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【このページのまとめ】

  • ・庶務とは社員が業務を効率的にこなすためのサポートをする縁の下の力持ち的存在

    ・総務は会社組織全体に関わる業務を行い、庶務は部門や部署などに配属され、その部門内の業務を担当するという違いがある

    ・庶務に求められるのはコミュニケーション能力と基本的なパソコンスキル

庶務の仕事とはどのようなものでしょうか。職種名は知っていても具体的な仕事内容は分からないという人もいるかもしれません。

庶務は社員が業務をスムーズに行うためのサポートを全般的に行う役割を果たします。ここでは庶務とは何か、合わせて総務との違いについてもご説明します。

◆庶務とは?

庶務は一般事務とも呼ばれ、その仕事内容は多岐に渡ります。

業務範囲は企業や配属される部署によって異なるので、ここでは一般的な例をご紹介。

電話対応や来客対応、備品管理、資料作成、データ入力、ファイリング、小口現金管理、コピー、郵便物送付などを行う庶務の仕事。
会社宛てや部署宛ての電話を担当者につなぐことや不在時には伝言を受ける業務も行います。
また、来客を会議室に案内してお茶を出すという業務を担当することも。外部の顧客や業者の対応をするため、会社の顔とも言える重要な仕事です。

庶務は、事業所や部門、部署などに配属されることがほとんどなので、細かい仕事内容はそのチームや上司の方針によっても変わります。
例えば、営業部門に配属された場合は、一般的な庶務の業務の他に、営業資料の作成サポートや、経費関連の業務などがあるかもしれません。
会社に直接的な利益をもたらす職種ではありませんが、社員が業務を効率的にこなすためのサポートをする縁の下の力持ち的存在と言えるでしょう。

◆「総務」と「庶務」の仕事内容の違いは?

総務の仕事と何が違うのか分からないという人もいるのではないでしょうか。
総務も庶務と同様に、社員がスムーズに業務を行うための環境を整えることが主な仕事です。

ただし、総務は会社組織全体に関わるための業務を行うのに対し、庶務は部門や部署、事業所に配属され、その部門内の業務を担当するという違いがあります。

総務の仕事は、オフィスの管理全般、備品の購入、社内制度の整備、改善、社内イベントの企画、運営など。
企業によっては、株主総会の運営、会社登記に関する業務、コンプライアンスの管理などを行うこともあります。いずれも会社全体の運営に関わることです。

例えば、同じ備品管理でも総務はすべての部署の備品の購入を一括して行うのに対して、庶務は自分の部署の備品の管理をし、必要に応じて総務に依頼するなどの対応をします。

◆庶務に必要なスキルとは?

庶務は、部署内の複数の社員から仕事を頼まれることもあり、業務が多岐に渡るので、その場に応じて、緊急性が高い業務を見極めて優先的にこなすなど、臨機応変に対応する力が求められます
電話、来客対応や、他部署との連携も多いので、コミュニケーション能力は必須です。業務によっては報告先や相談先が変わるので、注意深さも必要といえるでしょう。

また、基本的なパソコンスキル、事務処理に必要な簿記の基礎知識などがあると業務をスムーズに進めることができるかもしれません。
ファイリングやデータ管理の業務をこなすために、整理整頓がきちんとできる人のほうが向いています。

先でも触れましたが、庶務の仕事は会社や配属先によって、業務内容が異なるもの。
庶務の仕事を探している方は、事前に情報収集を行い、業務範囲についてしっかりと確認した方が良いでしょう。

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