既卒者が事務職に就職するには

既卒から事務職を目指すなら、まずは事務の種類と仕事の内容を調べ、求められるスキルや資質を把握することが大切です。
また、事務職に有利な資格や、面接で企業の採用担当者にチェックされることなど、既卒の就職活動ならではのポイントを押さえましょう。

事務職の種類と仕事内容

事務職というと、デスクでパソコン仕事をしたり、電話対応をしたりするイメージがあるのではないでしょうか。
ですが、事務といってもさまざまな種類があり、それぞれ仕事の内容が違うことはご存知ですか?
ここでは代表的な事務の種類と職務内容についてご紹介したいと思います。
就職活動の参考にしてみてください。

【一般事務(OA事務)】
社内で発生するさまざまな事務作業をこなしていく職種。
具体的には、資料や報告書、契約書などの書類作成、電話、メール対応や来客対応、データ集計とファイリング作業など、部署や部門によってさまざまな仕事をします。
仕事の範囲は企業によって大きく異なるので、求人の業務内容をよく確認するようにしましょう。

【営業事務】
営業担当者のサポート業務を行ないます。
プレゼン用の資料や請求書など、さまざまな書類作成、商品の受発注・発送、納品管理、在庫・納期管理、顧客からの電話対応などが仕事内容です。
営業事務の顧客対応が会社の印象を決めることがあるので、人当たりの良さとコミュニケーション能力がある人向き。
一般事務より高い専門性が求められ、ルーティンではない作業が発生するので「毎日同じことをしたくない」という人にもおすすめの職種です。売り上げ管理などを行うので、経験を生かして経理事務にキャリアチェンジする人もいます。

【経理・財務・会計】
日常的な出入金の管理や簿記、伝票整理、書類作成などを行なう経理、予算編成や金融機関からの資金調達、情報収集と分析、金銭管理などを行なう財務、金銭の収支や変動について報告を行なう会計など、業務内容にはそれぞれ特徴があります。

【総務・法務】
オフィスの備品や機器、ビルの管理、防災対策、社内イベントの企画運営、福利厚生の整備など、総合的な仕事をする総務。対して法務は、企業の法的業務を担当する事務職です。法律上の課題について、専門知識を生かして対応します。
商取引や契約、社員へのコンプライアンス教育、法的トラブルの解決など、専門性の高い仕事です。
未経験の場合はアシスタント事務の仕事をしますが、経験を積んで資格を取れば、専門士へキャリアアップすることが可能です。

【貿易事務】
貿易関連の商社やメーカー、百貨店、海運、船舶業者などで、輸出入に関する事務を行なう仕事です。
税関申告や手続きといった通関手配とその書類作成、運送手配、商品の納入管理、海外の取引先とのやり取りなど、より専門性の高い仕事内容です。
輸出入の知識や、業務内容によっては英語力が求められます。求められる語学レベルは職場によってまちまちですが、TOEICでハイスコアをとるとスキルを証明できるでしょう。

【秘書】
企業の役員や経営者などを補佐する仕事です。
主な業務内容は、スケジュール調整、出張時の宿泊などの手配、書類作成、情報収集、会議の議事録作成など。
上司の要望を汲み取る洞察力や信頼関係を築くコミュニケーション能力が求められます。必須の資格ではありませんが、「秘書検定」では秘書の心がまえや基礎的な知識を学べるでしょう。


事務職に求められることは?

一般的に事務と聞くと、PC作業がメインのオフィスワークというイメージがあり、正確な事務処理能力やスピードなどは、大切な資質です。
さらに、それにプラスして事務職に求められるのは、人をサポートする気持ち。
「営業に向いていないから事務職がいい」と考えるも多くいるようですが、事務職には働く仲間への気配りや臨機応変な対応、社内の人とスムーズにやりとりするコミュニケーション能力が求められます。
また、取引先の企業や顧客への丁寧な応対で相手の信頼を得ることも重要で、売り上げに直結する仕事ではありませんが、縁の下の力持ちとして会社を支える存在です。

求人募集を見て、「人見知りで未経験でも簡単にできそうな仕事だから」と安易に応募を考えた方は、そのイメージを払拭し、事務職が自分に向いている職種なのか考え直すことも対大切です。
そして事務職を目指すと決めたら、今までのアルバイト経験などを振り返り、事務の仕事で活かせる経験や強み、自分の性格がないか探ってみましょう。
面接では企業にどう貢献できるかを説明し、熱意を伝えるのがポイントです。


事務に有利な資格とは

事務職への正社員就職を目指す既卒フリーターの皆さんにとって、就職活動で有利な資格にはどんなものがあるでしょうか?
事務といえばすぐに「簿記」が思い浮かぶ方も多いと思いますが、就活でアピールできるのは、企業営業報告書や貸借対照表、損益計算書、決算報告書などを理解できるレベルの2級以上が目安。
一般事務だけではなく経理部門へ採用されるチャンスも開ける資格なので、取っておいて損はないでしょう。
ほかには、マイクロオフィス製品のスキルを証明できる「MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)」もおすすです。今やワードやエクセルなどの簡単なPC動作は誰でもできる時代ですが、さらにパワーポイントやアクセスなどのオフィスアプリケーションを実用レベルで使えると、即戦力となれることをアピールできます。
このほか、TOEICなどの語学スキル、秘書検定なども事務の仕事で役立つ資格として挙げることができます。
ただ、求人によっては資格を有無を問わなかったり、資格がなくてもそれに相当するスキルがある人材を歓迎している場合があります。資格取得が必ずしも就職への近道とは限らないので、応募先や自分の状況を考えた上で、取得の意義がある資格を目指してください。


書類と面接を突破するには?

最近では既卒を積極採用する企業が増えていますが、新卒時に就職しなかった既卒に対して「何か問題がある人材なのでは?」と考える面接官は少なくありません。
既卒が就職を成功させる鍵は、そんな面接官の不安を払拭できるかどうか。書類や面接で熱意と人柄を伝えられれば、「一緒に働きたい!」と思ってくれる企業が現れるでしょう。

卒業後すぐに就職活動している既卒と、無職期間が長い既卒では印象が異なります
もし、健康問題や内定取り消し、留学、家庭の事情など、やむを得ない理由で就職できなかった方は、その旨を履歴書に書き込むと理解を得やすいかもしれません。

企業は入社意欲や成長性を確かめるために、「なぜ既卒になったのか」を聞いてくることがほとんど。
この時、就職活動せずにフリーターになった方も、単に「なかなか内定が取れないのであきらめた」と言うのではなく、「自分の努力が足りなかった。新卒時の準備不足を反省して、今度こそは正社員として自分を成長させたい」という風に、過去を反省する姿勢と今後への意気込みを伝えることで、成長性をアピールできます。
また、卒業後に留学や資格取得をしていた人は、そこからの学びや仕事に活かせる要素を強調して伝えましょう。アルバイト経験であっても応募先企業で活かせる経験やスキルは評価されるため、具体的なエピソードを交えながら自分の強みを伝えてください。

採用担当者は、応募者の積極性や向上心を確かめているため、消極的な発言や曖昧な志望動機では、採用にはつながりません。
評価に書類や面接では、自分がいかに事務職としてその企業を補佐したいと思っているか、その業界が好きか、人をサポートする仕事をしたいと思っているかということが伝わるような表現を強く意識してください。
熱意を言葉にすることができれば、きっと就職を成功させられるはずです。


既卒フリーターから正社員の事務職に転職するためには、事務の種類と職務内容に応じて求められることを理解することが大切。
また、スキルや資格に加えて、ヒューマンスキルを身に付けることが成功への近道です。

不安の多い既卒からの就職活動はハタラクティブにおまかせください。仕事探しから書類作成、面接対策まであなたをしっかりサポートします。

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