既卒が事務職に正社員就職するには？仕事内容やおすすめの資格も紹介

既卒から事務職を目指す方は、事務職の種類や仕事内容を調べ、職務内容に応じて求められるスキルや資質を理解することが大切。また、実務的なスキルや資格だけでなく、ヒューマンスキルを身に付けることが成功への近道といえるでしょう。面接で企業の採用担当者にチェックされることや志望動機のポイントなども押さえておくと効果的です。このコラムでは、既卒が事務職で就職するための対策を詳しくご紹介しています。

結論からいうと、既卒でもアルバイトやインターンで事務の経験があれば、事務職として就職することは難しくないでしょう。ただし、事務未経験の既卒者の場合、少し難易度は高くなるといえます。

そもそも既卒とは

「既卒」に明確な定義はありませんが、一般的には「卒業後1～3年で就活中の人」を指すことが多いです。一度でも就職し社会人経験がある方は、主に「第二新卒」と扱われます。

つまり既卒は、基本的に「正社員の職歴なし」で、アルバイトやインターン経験のみの求職者となるでしょう。

未経験からの挑戦は厳しいのが現状

先に述べたように、事務の経験がない場合、事務職への挑戦はやや難しいといえます。事務職の求人には応募が殺到し難関になるケースが高いうえ、事務経験のある人材を優先する傾向にあるからです。そのため、「事務経験・スキルは無いが事務職に応募したい」という方は、書類選考や面接で「事務職としての適性」を効果的にアピールする必要があるでしょう。また、たとえば簿記2級やMOS資格など、事務職で活かせそうな資格を持っている方は、事務経験がなかったとしても評価対象となるので、積極的にアピールしていくことをおすすめします。

正社員にこだわらなければチャンスはある

人件費や教育コスト削減のため、正社員ではなく派遣社員に事務職を任せている企業も多いようです。事務職の仕事は直接会社の売上に影響することが少ないため、派遣社員のように、必要なときにピンポイントで人材を確保できる雇用形態が望ましい側面もあるのでしょう。そのため、正社員にこだわらなければ、派遣社員として事務職に就けるチャンスはあります。もちろん、派遣社員でもスキルや経験を求める企業もあるので、簡単に事務職ができるというわけではないので注意しましょう。

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未経験から事務職を目指して大丈夫？業務内容と求められるスキルをチェック

事務職というと、デスクでパソコンの仕事をしたり、電話対応をしたりするイメージがあるのではないでしょうか。しかし、事務といってもさまざまな種類があり、それぞれ仕事の内容が違います。ここでは代表的な事務の種類と職務内容についてご紹介。就職活動の参考にしてみてください。

1.一般事務（OA事務）

一般事務は、社内で発生するさまざまな事務作業をこなしていく職種。具体的には、資料や報告書、契約書などの書類作成、電話、メール対応や来客対応、データ集計とファイリング作業など、さまざまな仕事をします。仕事の範囲は企業、部署、部門によって大きく異なるので、求人の業務内容をよく確認するようにしましょう。

2.営業事務

営業事務では、営業担当者のサポート業務を行ないます。プレゼン用の資料や請求書など、さまざまな書類作成、商品の受発注・発送、納品管理、在庫・納期管理、顧客からの電話対応などが仕事内容です。営業事務の顧客対応が会社の印象を決めることがあるので、人当たりの良さとコミュニケーション能力がある人向きといえるでしょう。また、一般事務より高い専門性が求められ、ルーティンではない作業が発生するので「毎日同じことをしたくない」という人にもおすすめの職種です。売り上げ管理などを行うので、経験を生かして経理事務にキャリアチェンジする人もいます。

3.経理、財務、会計

事務職のなかでも主に金銭管理を行う職種が「経理」「財務」「会計」。日常的な出入金の管理や簿記、伝票整理、書類作成などを行なう経理、予算編成や金融機関からの資金調達、情報収集と分析、金銭管理などを行なう財務、金銭の収支や変動について報告を行なう会計など、業務内容にはそれぞれ特徴があります。

4.総務・法務

オフィスの備品や機器、ビルの管理、防災対策、社内イベントの企画運営、福利厚生の整備など、総合的な仕事をする総務。対して法務は、企業の法的業務を担当する事務職です。法律上の課題について、専門知識を生かして対応します。商取引や契約、社員へのコンプライアンス教育、法的トラブルの解決など、専門性の高い仕事です。未経験の場合はアシスタント事務の仕事をしますが、経験を積んで資格を取れば、専門士へキャリアアップすることが可能です。

5.貿易事務

貿易事務は、貿易関連の商社やメーカー、百貨店、海運、船舶業者などで、輸出入に関する事務を行なう仕事。税関申告や手続きといった通関手配とその書類作成、運送手配、商品の納入管理、海外の取引先とのやり取りなど、より専門性の高い仕事内容です。輸出入の知識や、業務内容によっては英語力が求められます。求められる語学レベルは職場によってまちまちですが、TOEICでハイスコアをとるとスキルを証明できるでしょう。

6.秘書

秘書とは、企業の役員や経営者などを補佐する仕事です。主な業務内容は、スケジュール調整、出張時の宿泊などの手配、書類作成、情報収集、会議の議事録作成など。上司の要望を汲み取る洞察力や信頼関係を築くコミュニケーション能力が求められます。必須の資格ではありませんが、「秘書検定」では秘書の心がまえや基礎的な知識を学べるでしょう。

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最後に、既卒が事務職に就職するためのコツをご紹介。冒頭で事務職への就職は難易度が高いとお伝えしましたが、事前準備やアプローチ次第では採用に持ち込める可能性もあります。事務職に就くため、自分にできることはすべてやる気概で臨みましょう。

1.事務職に求められることを理解する

まずは、事務職に求められるスキルや資質をよく理解しておくことが大切です。下記で、事務職に求められる主なスキルを確認しておきましょう。

基礎的なパソコンスキルや事務処理能力

事務職では、PC作業がメインのオフィスワークが多いです。そのため、ある程度のパソコンスキルは必要になります。ワードやエクセル、パワーポイントは使いこなせるようにしておくと良いでしょう。また、正確な事務処理能力、作業スピードも大切になってきます。

気配りやコミュニケーション能力

実務面以外で求められるのは、人をサポートする気持ち。「営業に向いていないから事務職がいい」と考えるも多くいるようですが、事務職には働く仲間への気配りや臨機応変な対応、社内の人とスムーズにやりとりするコミュニケーション能力が求められます。

社内、社外問わず信頼されるヒューマンスキル

取引先の企業や顧客への丁寧な応対で相手の信頼を得るヒューマンスキルも重要です。事務職は売り上げに直結する仕事ではありませんが、縁の下の力持ちとして会社を支える重要な存在といえるでしょう。

上記をふまえ、「人見知りで未経験でも簡単にできそうな仕事だから」などと安易に応募を考えた方は、そのイメージを払拭し、事務職が自分に向いている職種なのか考え直すことも大切です。そして事務職を目指すと決めたら、今までのアルバイト経験などを振り返り、自分の正確や特徴が事務職で活かせるか考えてみましょう。面接では企業にどう貢献できるかを説明し、熱意を伝えるのがポイントです。

2.資格を取る

先述したとおり、事務職で活かせる資格があると、大きなアピール材料となります。では、事務職への正社員就職で有利になる資格にはどのようなものがあるでしょうか。下記をご参考にしてください。

簿記2級

事務といえばすぐに「簿記」が思い浮かぶ方も多いのではないでしょうか。ただし、就活でアピールできるのは、企業営業報告書や貸借対照表、損益計算書、決算報告書などを理解できるレベルの2級以上が目安。一般事務だけではなく経理部門へ採用されるチャンスも開ける資格なので、取っておいて損はないでしょう。

MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）資格

マイクロオフィス製品のスキルを証明できるMOS資格もおすすです。今やワードやエクセルなどの簡単なPC動作は誰でもできる時代ですが、さらにパワーポイントやアクセスなどのオフィスアプリケーションを実用レベルで使えると、即戦力となれることをアピールできます。

求人によっては資格の有無を問わないことも

このほか、TOEICなどの語学スキル、秘書検定なども事務の仕事で役立つ資格として挙げられます。ただし、求人によっては資格の有無を問わなかったり、資格がなくてもそれに相当するスキルがある人材を歓迎している場合も。資格取得が必ずしも就職への近道とは限らないので、応募先や自分の状況を考えたうえで、取得の意義がある資格を目指してください。

3.既卒になった理由を説明できるようにする

企業は入社意欲や成長性を確かめるために、「なぜ既卒になったのか」を聞いてくることがほとんどです。就職活動せずにフリーターになった方も、単に「なかなか内定が取れないのであきらめた」などと言うのではなく、「自分の努力が足りなかった。新卒時の準備不足を反省して、今度こそは正社員として自分を成長させたい」という風に、過去を反省する姿勢と今後への意気込みを伝えることで、成長性を効果的にアピールできます。

また、卒業後に留学や資格取得をしていた人は、そこからの学びや仕事に活かせる要素を強調して伝えましょう。アルバイト経験であっても応募先企業で活かせる経験やスキルは評価されるため、具体的なエピソードを交えながら自分の強みをアピールしてください。

4.効果的な志望動機を作成する

事務職の就活では、志望動機を工夫しましょう。応募書類や面接では、自分がいかに事務職としてその企業を補佐したいと思っているか、その業界が好きか、人をサポートする仕事をしたいと思っているかということが伝わるような表現を強く意識してください。事務職として会社を支える熱意を言葉にできれば、高評価を得られるでしょう。

5.求人情報サイトを利用する

お伝えしたとおり、事務職の求人は人気が高く、求人数自体が多くないこともしばしば。そのため、確実に事務職の求人を探したい場合、求人情報サイトを利用して検索してみるのが早いでしょう。求人情報サイトは、地域や希望条件を指定し求人を絞り込み、自分に合った仕事に応募できるネットサービス。特に事務職に特化した求人サイトであれば、アルバイトや派遣社員として事務職に就きたい場合にも対応していることが多いので、事務職を目指している方は利用しておいて損はないでしょう。

6.就職支援サービスを活用する

事務職未経験の方は、全面的に就職支援をしてくれる就職エージェントの活用もおすすめです。就職エージェントでは、自分の希望条件や適性に合った求人を紹介してもらえます。

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