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高卒で事務職に就くには?種類ごとの仕事内容やおすすめの資格を紹介

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【このページのまとめ】

・高卒かつ未経験から事務職に就職することは十分可能で、仕事の種類も多い

・高卒から事務職に就いた場合、大卒者よりも初任給や平均年収が低い可能性がある

・高卒者が事務職を目指すならパソコンスキルやそれに関する資格をアピールするのが有効

・高卒から目指せる事務職を探すには、学校に届く求人票や求人サイトをチェックする



高卒から事務職への就職を考えているものの、「大卒でなければ難しいのではないか」「特別なスキルが問われるのではないか」といった不安を抱いている人もいるでしょう。しかし、事務職は学歴・経験不問の求人も多く、職種未経験の高卒者も十分挑戦できる仕事です。

このコラムでは、事務職の仕事内容や給料事情、歓迎されるスキルなどを解説。また、多くの事務職志望者が悩みやすい志望動機の書き方も例文を交えて紹介します。

高卒・未経験から事務職に就くことは可能

事務職は、高卒からの就職も十分可能な職種。未経験者歓迎の求人も多いため、特別なスキルがなくても採用の可能性はあるようです。

ただし、一口に事務職といってもその種類は豊富で、仕事内容は多岐に渡ります。勤務する会社や業務によって求められる適性や資格も大きく異なるでしょう。そのため、高卒から事務職を目指す場合は、どの種類の事務職に就きたいのかをよく検討し、アピールすべき長所やスキルをきちんと整理しておく必要があります。



事務職の主な仕事内容


勤務する会社や事務の種類によっても異なりますが、事務職の主な仕事はデータ入力や書類の作成、電話応対などです。以下で詳しく解説します。



データ入力

規定のフォーマットに顧客情報や売上個数などを入力する仕事です。手書きの原稿や音声データを書き起こす場合もあります。



書類の作成

契約書や見積書、発注書、請求書などの作成を行います。また、作成した書類をデータとして残して、ファイリングしたり管理したりするのも事務の仕事です。



電話応対や来客対応

電話応対や来客対応も事務職の仕事の一つ。担当者の代わりに要件を聞いたり、応接室へ案内したりします。取引先と顔を合わせることもあるので、高卒で正社員経験がなくても応対マナーは身につけておかなければなりません。

高卒から挑戦できる事務職の種類と仕事内容

事務職には種類が豊富にあります。ここでは、主な事務職の種類と仕事内容を紹介するので、自分はどのような業務に携わりたいのかイメージしてみましょう。



一般事務


多くの会社で募集されている、一般的な事務職です。仕事内容はデータ入力や書類作成、電話・来客対応など多岐にわたります。専門的なスキル・知識よりもコミュニケーション力や気配りなどが求められるため、学歴に不安のある高卒者も挑戦しやすい事務職といえるでしょう。

ただし、勤める会社によっては、外国語のスキルや業界ならではの知識が必要な場合もあるので、募集要項はよく確認してください。



営業事務


営業事務は、営業職のサポートを行う事務職です。一般事務と同様の業務のほか、見積書やプレゼン資料の作成、売り上げの管理などを行い、オフィスから営業担当者を支えます。プレゼン資料の作成にはPowerPointが使用されることが多いため、WordやExcelに加えてスキルを身につけておくと採用で有利に働くことも。また、営業担当に代わって顧客と連絡を取り合う可能性もあるので、コミュニケーション力やビジネスマナーも求められるでしょう。

専門性よりも、営業担当者が求めるものを先回りして汲み取る心遣いが重視されるため、未経験・高卒でも採用される可能性は十分にあるようです。



経理事務


経理事務は会社の出入金管理や帳簿作成、社員の経費精算などの業務を行います。お金に関する業務を行うため、専門知識や経験を求められるケースもあるでしょう。高卒・未経験から挑戦できる場合でも、数字への抵抗がない人、正確な作業に自信のある人が歓迎されやすいといえます。

事務職のなかでも専門性が高いため、一度経験を積めば転職の際にアピールしやすく、さらに知識を深めれば経営に関する仕事へのキャリアアップも図れるでしょう。



医療事務


医療事務は、事務職のなかで特に専門性の高い仕事です。主に、医療機関の受付業務やレセプト作成、医療費計算などを担当します。ほかの事務職とは異なり、就職先は開業医や医療法人であることがほとんどでしょう。

医療機関の数だけ需要があるため、求人数は比較的豊富な傾向にあります。なかには高卒・未経験者歓迎の求人も見られますが、医療事務に関する知識・資格を持っていたほうが就職に有利でしょう。



貿易事務


貿易事務は、商社やメーカーなどで活躍する事務職です。貿易書類の作成や、品物の出荷・輸送に関する手配など、専門性の高い業務が多い傾向にあります。海外とのやり取りはほぼ確実に発生するため、英語や中国語などの語学スキルが求められるでしょう。

「世界を相手に仕事をしてみたい」「海外の人とコミュニケーションを取りたい」という高卒者に向いていますが、大卒以上が条件になっている求人や経験者向けの求人もあるので、応募の際には注意が必要です。



学校事務


学校事務は教員の給与や施設・物品の管理、生徒手帳の発行など、学校の運営に関する業務を行う事務職です。職場によっては広報などを担当する場合もあるため、仕事内容の範囲はきちんと確認しておきましょう。直接生徒と関わる機会は少ないものの、「事務の先生」と認識されることもあり、規律を守ることが求められます。

比較的残業が発生しにくく、授業のない土日や長期休暇は休みがとりやすいため、プライベートを充実させたい高卒者に向いているでしょう。



総務事務


総務事務は社員が働きやすい環境を整えるのが仕事。会社で行われるイベントの企画・準備、オフィスの管理、社内規定の更新、コンプライアンスプログラムの策定などを行う事務職です。イベント時には運営も行うので、細やかな気配りやスケジュール管理能力が必要とされる事務職です。

中小企業など人手が少ない会社では、総務事務が人事や労務に関する仕事を行うこともあります。社員と関わる機会も多いので、コミュニケーション能力は必要不可欠です。



秘書


秘書は会社の役員や医師、弁護士、議員などの補佐を行う事務職です。スケジュール管理や電話・メール対応など、上司の仕事がスムーズに進むようにサポートします。上司の仕事内容や人柄によって秘書の業務も異なるため、臨機応変に物事に対応できる人が向いているでしょう。

高卒・未経験からでも就職はできますが、人気職種でありながら求人数がそれほど多くないため、競争率が高い傾向にあります。特に大企業役員の秘書は大卒以上が条件になっていたり、応募者が集中したりする可能性が高いようです。どうしても秘書になりたい高卒者の方は、中小規模の会社や事務所の求人をチェックするのが得策でしょう。



医療事務に興味がある高卒者には「高卒の未経験でも医療事務になれる?資格は必要?気になる給料事情を解説」のコラム、秘書に興味がある高卒者には「高卒から秘書として正社員になるには」のコラムもおすすめです。参考にしてみてください。

高卒から事務職に就いた場合の給料は?

高卒から事務職を目指す人のなかには、給料事情が気になる方も多いでしょう。事務職の平均給与はやや低めいわれることもあり、高卒から就職して十分な収入が得られるのか、不安に感じる人も少なくないようです。ここでは、高卒から事務職に就いた場合の給料について解説します。



高卒から事務職に就いた場合の初任給


事務職に限ったデータではありませんが、日本経済団体連合会と東京経営者協会が発表した、「2020年3月卒『新規学卒者決定初任給調査結果』の概要(3p)」によると、「事務系職種」の高卒者の初任給は17万1955円でした。それに対して、大卒者の事務系職種の初任給は21万8472円。高卒者の初任給水準は年々上昇している傾向があるものの、大卒者と比較するとやや低額なのが伺えます。



参照元

一般社団法人日本経済団体連合会

2020年3月卒「新規学卒者決定初任給調査結果」を公表



高卒から事務職に就いた場合の平均年収


事務職のなかでも、一般事務の平均年収はおよそ250万~400万円ほどといわれています。なお、一般的にどの業界・職種でも女性より男性の方が年収が高い傾向にありますが、事務職においては男女差はさほど見られないようです。

前項で解説したとおり、事務系職種の高卒者の初任給が約17万円であることを考慮すると、事務職の高卒者の初年度の年収は、250万円を下回る場合も考えられるでしょう。高卒者が事務職として年収アップを目指すのであれば、学歴以上に個々のスキルを重視している会社を選ぶことが重要です。また、医療事務や経理事務、貿易事務などは専門性が高く、給与が高めに設定される傾向があります。働きながら専門知識を身につけたり経験を積んだりして、キャリアアップや異業種へのキャリアチェンジを図ることで年収アップが狙えるでしょう。



高卒者の平均年収については「高卒20代の平均年収は?前半と後半で変わる?学歴による収入差も解説」でも詳しく紹介しているので、参考にしてみてください。

高卒者が事務職を目指す際に歓迎される3つのスキル

高卒から事務職を目指すには、仕事に役立つスキルを十分にアピールする必要があります。ここでは、一般的に事務職で歓迎されやすい3つのスキルについて解説するので、応募書類の作成や面接の参考にしてください。



1.コミュニケーション能力


事務職は、コミュニケーション能力を持つ人が歓迎される傾向にあります。事務職に黙々とパソコンに向かうイメージを持つ人も少なくありませんが、周囲の人から仕事を引き受けたり、社内外の人とやり取りをしたりする機会が多く、円滑なコミュニケーションが求められるのです。

「チームワークが重要な部活動をしていた」「前職で接客業を経験していた」といった高卒者は、コミュニケーション能力を存分にアピールしましょう。お互いが気持ち良く仕事できるよう、明るく柔軟な対応ができる高卒の方が事務職の仕事に向いているといえます。



2.正確にコツコツと作業する力


事務職は複数の業務を同時に進行します。そのような状況でも正確に、コツコツと作業を進められる力は非常に重要といえるでしょう。また、顧客情報を扱う場合もあるため、正確性も重要です。各タスクが期限内に終わるよう、優先順位をつけながら作業を進めるほか、急な差し込み業務や電話対応に応じられる柔軟性も求められます。コツコツと物事に取り組める集中力やマルチタスクに自信のある高卒者は、率先してアピールしましょう。



3.パソコンスキル


一般的に、事務職ではパソコンを使用します。そのため、未経験者歓迎の求人であっても、基本的なパソコンスキルは持っていたほうが就職に有利でしょう。

特に使用頻度の高いWordやExcel、PowerPointが使える高卒者は積極的にアピールするのがおすすめです。また、次項の「高卒者におすすめ!事務職への就職が有利になる資格」で紹介しているMOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)を取得したり、勉強したりしていることも武器になるでしょう。



未経験から事務職を目指して大丈夫?業務内容と求められるスキルをチェック」にも、事務職に役立つスキルを掲載しているので、ぜひ参考にしてください。

高卒者におすすめ!事務職への就職が有利になる資格

事務職に就くために必須の資格はありませんが、取得していることで就職が有利になる資格はあります。以下で詳しく紹介するので、強みを増やしたい高卒者は勉強してみるのも良いでしょう。



日商簿記検定試験


簿記とは、会社のお金の出入りを記録するものです。簿記を学ぶことで経営のノウハウやお金に関する知識が身につくため、簿記資格はどの業界でも歓迎される資格といえます。事務職の場合も、経理事務をはじめ、お金を扱う場面で役立てられるでしょう。

簿記資格のなかでも特に認知度が高く、受験者も多いのが日商簿記です。日商簿記2級以上を取得していれば就職が有利になるといわれています。ただし、決して難易度が低いわけではないので、初めて受験する高卒者は3級から目指すのが良いでしょう。「事務職に役立つよう勉強している」とアピールするだけでも向上心や学習意欲を評価される可能性もあります。



日商PC検定試験


日商PC検定は、パソコンの実践的なスキル・知識を証明する資格です。パソコン作業が多い事務職には大変役立つ資格なので、挑戦して損はないでしょう。なお、日商PC検定は、以下の3分野に分かれています。



・日商PC検定試験(文書作成)

・日商PC検定試験(データ活用)

・日商PC検定試験(プレゼン資料作成)



「文書作成」はWordを用いたビジネス文書の作成や取り扱いに関する知識、「データ活用」はExcelを用いた業務データの活用や取り扱いに関する知識、「プレゼン資料作成」はPowerPointを用いた分かりやすいプレゼン資料の作成能力をそれぞれ問われます。一般的には2級以上を取得しているとベターですが、パソコンが苦手な高卒者はベーシックや3級から勉強して、知識を深めるのもおすすめです。



MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)


MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)はWordやExcelなどのMicrosoft Office製品の利用スキルを証明する資格です。Microsoft Officeは多くの職場で利用されているため、MOSを取得すれば会社にパソコンスキルをアピールできるでしょう。

一般レベルの合格率は80%といわれており、比較的取得しやすい資格といえます。事務職を目指す高卒者は、ぜひ挑戦してみましょう。さらに上を目指したい方は上級レベル(エキスパート)に挑戦するのもおすすめ。上級レベルの合格率は60%ほどといわれているので、こちらもきちんと学習すれば十分手が届くでしょう。



文書情報管理士検定試験


文書情報管理士は、電子化された書類の保存方法や個人情報保護の知識を証明する資格です。事務職は従業員やクライアント、顧客の情報を扱う機会が多いため、文書情報管理士の取得は大きな強みになるでしょう。個人情報漏えいが会社に大きな影響を及ぼす昨今、需要がより高まることも期待されます。

試験は年2回実施され、40日の試験期間中に自分の好きな日程・会場で受験できるのが特徴です。取得を目指す高卒者は、自分で試験日程を決め、スケジュールを立てて勉強しましょう。



事務職に有利な資格は「事務職に有利な資格を紹介!やりたい仕事に合ったスキルを取得しよう」でも紹介しています。事務の種類ごとに有効な資格を解説しているので、スキルアップを目指す高卒者はぜひご覧ください。

高卒から目指せる事務職の探し方

高卒から事務職に就職するには、まず自分に合った求人を見つけることが重要です。ここでは、高卒から目指せる事務職の探し方を紹介するので、参考にしてください。



学校に送られてくる求人票から探す


現在高校に通っており、卒業と同時に事務職への就職を目指す方は、学校に送られてくる求人票をチェックしましょう。確実に高卒者向けの求人であるため、学歴を気にする必要はありません。ただし、学校での成績は開示されるため、日頃の努力は怠らないようにしましょう。

高卒者の就職活動はスケジュールが決まっており、一般的に求人情報が解禁されるのは3年生の7~8月です。事務職は人気が高いため早めに確認するよう心がけつつ、選考が始まる9月に向けて面接や筆記試験の練習をしておくのが良いでしょう。



ハローワークで探す


ハローワークで高卒者向けの事務職の求人を探すのもおすすめです。ハローワークは全国にある公的な就職支援機関。無料で利用でき、職員から求人紹介や選考のアドバイスを受けることも可能です。地域によっては35歳未満の若年層を中心にサポートする「わかものハローワーク」が併設されている場合もあるため、よりきめ細やかな支援が受けられるでしょう。

ハローワークには地域の会社の求人が集まるため、地元で働きたい高卒者におすすめの求職方法といえます。



求人サイトから探す


より多くの求人案件に目を向けたい高卒者は、求人サイトを利用するのも良いでしょう。ほとんどのサイトは無料で会員登録できるため、複数のサイトを活用するのがおすすめです。学歴不問(高卒以上歓迎)・未経験者歓迎の求人を検索すると、効率よく高卒者向けの事務職が見つけられます。

ただし、すべての求人案件が正社員採用とは限りません。なかには契約社員やパートなどから採用する会社もあるので、よく確認しましょう。また、給与や勤務時間などの労働条件も自分で細かくチェックする必要があります。気になる会社があればブックマーク機能を利用して慎重に検討したうえで応募しましょう。



就職・転職エージェントに紹介してもらう


自分に合った事務職の仕事を見つける自信がない、一人での就職活動が不安という高卒者は、就職・転職エージェントにサポートしてもらうのも有効です。就職・転職エージェントは、民間の就業支援機関。多くの場合は無料で利用でき、求人紹介のほか選考サポートも受けられます。ハローワークとサービス内容は似ていますが、エージェントの方が取り扱う求人の質が高いのが特徴です。サービス向上のため、いわゆるブラック企業が排除されており、職場の実際の様子も詳しく教えてもらえる可能性があります。

エージェントによって得意な分野が異なるので、高卒者は未経験者向けの求人を多く取り扱う、若年層向けの就職・転職エージェントを選ぶと良いでしょう。



仕事探しをはじめとした、高卒者の就活のコツは「高卒向きの求人とは?正社員になるメリットや就職成功のコツを解説!」でも詳しく紹介しています。

高卒から事務職を目指す場合の志望動機

高卒から事務職を目指す場合、志望動機の書き方に悩む人は少なくないようです。しかし、きちんと会社が求める人物像と自分の強みを把握すれば、採用担当者の印象に残る志望動機が書けるでしょう。

ここでは、志望動機を書く際のポイントと、事務職の志望動機の例文を紹介します。



志望動機を作成する際のポイント


高卒者が志望動機を書く際は、以下の3つのポイントに留意します。志望動機が書きにくいといわれる事務職だからこそ、しっかりアピールポイントを盛り込み、ほかの応募者と差をつけましょう。



自分のアピールポイントを明確にする

志望動機を書く前に、自分のアピールポイントを明確にしましょう。高卒・未経験者であれば学生時代の出来事、転職者であれば前職での経験などを振り返り、自分の強みやそれを裏付けるエピソードを書き出すとアピールポイントが整理しやすくなります。

事務職でアピールできるスキルは、このコラムの「高卒者におすすめ!事務職への就職が有利になる資格」を参考にしてください。



会社が求める人物像を把握する

高卒者が採用担当者の印象に残る志望動機を書くには、応募する会社について知ることが大切です。採用選考においては、「会社が求める人物像といかにマッチしているか」というポイントが重視されます。そのため、志望動機を書く際も、自分の強みが業務に役立つことや、自分の人柄が会社の風土に合っていることなどをアピールしましょう。

たとえば、事務職にコミュニケーション力を求めている会社に対し、「黙々と作業に集中するのが得意」と述べてしまっては逆効果。自分のアピールポイントとともに、会社が求める人物像もきちんと把握しておく必要があるのです。



ネガティブな理由はNG

ネガティブな志望理由を書くのは望ましくありません。高卒者のなかには「事務職なら簡単だと思った」「デスクワーク希望なので事務職を選んだ」といった志望動機を提出する人も見られます。しかしこれでは、消去法で仕方なく事務職を志望したようなマイナスイメージを会社側に与えしまうでしょう。

高卒者に対し「進学する意欲がなかったのでは」と懸念を抱く採用担当者も少なくないなか、ネガティブな志望動機を提出しては、内定は遠のく一方です。嘘をつくことは望ましくありませんが、ポジティブな理由を述べられるように、言い回しや表現を工夫しましょう。



事務職の志望動機の例文


ここでは、高卒者向けに経理事務と営業事務の志望動機の例文を紹介します。あくまでも例文は参考に、オリジナリティのある志望動機を書いてみてください。



例文1

私は学習意欲に自信があります。この意欲は御社の経理事務の仕事に活かせると思い、今回志望させていただきました。

私は学生時代、カフェでアルバイトをしており、レジの清算業務や商品の発注業務を行うこともあったのですが、いつも勉強不足を感じていました。そこで、自ら日商簿記3級に挑戦し、お金や商品の動きに興味を持つようになりました。資格取得後は季節限定商品の売り上げ目標の管理なども任せていただけるようになり、大変貴重な経験が積めました。

現在は日商簿記2級の勉強中です。事務職は初めてですが、持ち前の学習意欲を発揮して、すぐに御社の戦力になる所存です。



例文2

私は相手のニーズを読み取り、積極的に行動することが得意です。御社の営業事務として、このスキルを活かせると思い、志望させていただきました。

私は高校時代の部活動でバレー部に所属していたのですが、足の故障でサポート役に回ることになりました。初めのうちは、選手としてチームに貢献できないことが悔しかったのですが、徐々に自分の声かけやサポート次第で選手の士気を高められることに気付きました。それからは、積極的に備品を用意したり、体のケア方法を学んだりし、裏方としてチームの地区大会優勝を支えました。

御社はチームワークを重視する社風だと伺いました。私は、事務職としてオフィスから営業の方々を支え、チーム貢献を目指します。

事務職に関するお悩みQ&A

内勤やルーティーン業務といったイメージを抱きやすい事務職。しかし、イメージだけで就職するとミスマッチから離職となりかねません。コラムで解説しきれなかった疑問をQ&A方式でまとめました。



事務職はコミュニケーションは必要ない?


事務職こそコミュニケーション力が必要です。 黙々と業務を行う印象が強い事務職ですが、実際は多くの部署・社員とやり取りが発生します。「事務員ってどんな仕事?事務職のメリット・デメリットを解説」でも触れていますが、会社を運営するうえで欠かせない仕事。社員の業務が円滑に進むようサポートするのが事務の役割なので、コミュニケーションは欠かせません。



事務職に必要なスキルを詳しく知りたい


パソコンスキルやマルチタスク能力、コツコツ仕事を進めるスキルが挙げられます。事務職は細分化されており、営業事務ならビジネス文書の作成スキル、医療事務なら医療に関する知識、貿易事務なら語学力といったように、求められるスキルは仕事内容によって異なるもの。しかし、パソコンスキルやマルチタスク能力はどんな一般事務や総務事務など、事務職でも役立ちます。「事務職に有利な資格を紹介!やりたい仕事に合ったスキルを取得しよう」では、事務の種類ごとにおすすめのスキルを紹介しているので、ご参考にしてください。



事務職の志望動機はどう書けば良い?


事務職に適性があることや、事務職として働きたい理由を述べましょう。 「なんとなく楽そうだから」「誰でも・未経験でも出来そうだから」という理由で志望しても、採用につながることはありません。自分のどんな面が事務職に向いているのか、なぜ事務職として働きたいのか、なぜその会社の事務職になりたいのかを明確に伝えましょう。企業研究をしっかりと行い、「その会社ならではの理由」を述べるのもポイントです。「事務職の志望動機の書き方とは?未経験でも転職できる!例文あり」では、志望動機の作成ポイントや例文を紹介しています。どうしても志望動機が思いつかなければ、就職・転職エージェントの「ハタラクティブ」にご相談ください。カウンセリングを行い、事務職で活用できる適性やスキルをアドバイザーがお伝えします。

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