未経験から事務員を目指して大丈夫？業務内容と求められるスキルをチェック

未経験から事務員の仕事に就けるのか疑問に思う方は多いでしょう。事務職の種類によっては、未経験者も挑戦しやすいものもあります。このコラムでは、未経験者が目指しやすい事務職の種類をご紹介。また、未経験から事務員を目指す際に役立つスキルや資格なども解説しています。就活をスムーズに進めて希望する仕事に就くための参考にしてみてください。

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「事務員は未経験から目指せる」は本当？

一般的に、事務職は未経験からチャレンジしやすい職種といわれています。理由として考えられるのは、事務職求人の多くが未経験者を歓迎する傾向があるからです。ただし、すべての事務職求人が未経験から挑戦できるわけではなく、配属先によっては一定レベルの能力が求められる場合もあります。応募する際は募集内容をよく確認しましょう。

未経験から目指しやすいのは「一般事務」

未経験からはじめやすいのは「一般事務」です。主に以下のような業務を行います。

・パソコンでの書類作成、データ入力
・会社の顔としての来客対応
・電話、メール対応
・備品の管理
・書類や資料のファイリング

一般事務は、社内で生じる多彩な事務作業を担うため、柔軟な対応力が求められます。他部署のサポートも行うので、縁の下の力持ちとしてコツコツ作業できる人や、コミュニケーションスキルのある方に適している仕事です。正社員雇用が多いですが、近年は派遣社員の割合も増えています。

目指しやすいとはいえ応募倍率は高い

一般事務は未経験から目指しやすいといっても、誰でも簡単に採用されるという意味ではありません。若い世代、特に女性に人気の職種なので、競争率も高い傾向があります。採用の場で「職場と合わない」「求めているスキルが足りない」と判断されれば、不採用になる可能性も。場合によっては一般事務であっても正社員就職が難しいことがあるため、就職が決まるまでは、気を抜かないように気をつけましょう。
また、未経験者の中には、ニートやフリーターで正社員経験がない「社会人未経験者」のほか、異職種の経験はあるが事務職経験のない「職種未経験者」がいます。そのため、ビジネスマナーやPCスキルなどの基本的な能力を備えた社会人経験者の方が有利になることもあるでしょう。社会人未経験なら、自分の能力のどのようなところが仕事に役立つか、アピールするのが効果的です。
とはいえ、年齢が若いうちは、入社後の研修で必要な能力を身につければ問題ないと考え、人間性やポテンシャル重視で採用する企業は多くあります。ポテンシャル採用で重視されるポイントは「ポテンシャル採用とは？何歳まで適用される？重視されるポイントを解説」で紹介しているので、ご一読ください。

事務員の仕事にはいくつかの種類がある

事務職は、先にご紹介した「一般事務」だけではありません。ここでは、代表的な事務として「経理事務」「総務事務」「営業事務」の3つを紹介しているので、仕事選びの参考にしてみてください。

1.経理事務

経理事務は、会社のお金に関すること全般を管理するのが仕事です。具体的には以下のような業務を行います。

・帳簿の管理
・経費の精算
・税理士との連絡業務
・請求書の作成
・社員の給与管理
・集金、支払業務

月末や決算期は忙しい傾向がありますが、それ以外は比較的ゆとりをもって働ける仕事です。日商簿記検定の資格を取得しておけば、採用で役立つことも。正社員の事務職の中でも給与の平均額は高めですが、経験者優遇の求人が多い傾向があります。

2.総務事務

総務事務は、社員の快適な職場環境を整えるのが仕事です。業務内容としては、以下のような例が挙げられます。

・書類の作成、管理
・備品管理、発注
・来客時の対応、お茶出し
・会議室の予約
・社内イベントの企画
・冠婚葬祭への対応
・トラブルへの対応

「社内の何でも屋さん」として、雑務を行うこともあります。社内外や部署の枠を超えて人と接することが多いので、コミュニケーションスキルは必須でしょう。総務事務の仕事内容や必要なスキルは、「総務の仕事内容は？縁の下の力持ち？やりがいや向いている人もご紹介」のコラムでも紹介しています。

3.営業事務

営業事務の主な業務は、営業職のサポートです。

・資料の作成
・受発注の管理
・請求書の発行
・取引先との電話、メールのやり取り
・営業職と取引先へ同行

営業事務に求められるのは、ビジネスマナーやPCスキル、そしてコミュニケーションスキルなど。雇用形態は正社員をはじめ、派遣社員や契約社員、アルバイトなど幅広いのが特徴です。営業事務の仕事内容をさらに詳しく知りたい方は、「営業事務の仕事」をご一読ください。

そのほか、病院で働く「医療事務」、契約書の管理・確認を行う「法務事務」、社員の入社や退職、保険手続きなどを行う「人事事務」などがあります。事務職の種類は、「未経験から事務職に転職するには？仕事内容や必要なスキルなどを解説！」でも解説しているので、併せてご覧ください。

未経験から事務員にチャレンジしやすい業界

未経験から事務員を目指すなら、チャレンジしやすい業界を知っておくと便利です。ここでは、「金融・保険業界」「IT・通信業界」「広告・マスコミ業界」の3つを紹介しています。

1.金融・保険業界

金融・保険業界は、「未経験者歓迎求人」が多い傾向にあります。人間性や意欲に加えて、ポテンシャルが評価されるでしょう。未経験者を歓迎している求人であれば入社後の教育や研修制度が手厚いことが多いため、必要な知識を身につけることが可能です。
また、銀行や証券会社、保険会社といった勤務先によって業務内容はさまざま。他業界の事務職よりも専門用語が多い傾向があり、大変さを感じるかもしれませんが、その分着実に成長できる業界といえます。

2.IT・通信業界

IT・通信業界も「未経験OK」の求人が豊富。昨今、めまぐるしく進歩するIT業界では特に若いエンジニアを求める傾向があり、事務員も同様です。IT業界の事務職は「ITサポート」と呼ばれ、クライアントのシステム開発現場に赴いて業務を行うことがあります。事務員とエンジニアを兼任することもあるのが、他業界の事務職との違い。事務能力と同時にIT技術スキルが身につく、やりがいのある業界です。

3.広告・マスコミ業界

広告・マスコミ業界も、未経験者向け求人が多い業界だといわれています。広告業界の事務員の仕事は、マニュアルに従い業務を進めていく形が基本です。ただし、営業をサポートする役割を担っていると、一般的な事務職と異なる点も少なからずあります。Web広告のデザインや文章のチェック、営業のスケジュール管理など、業務が多岐にわたっているため、柔軟な対応力や専門的な知識が求められるでしょう。

未経験で事務員を目指すなら持っておきたい能力

未経験で事務員を目指すなら、以下のようなスキルを身につけておくと役立ちます。以下で事務員で重視される3つの能力を解説しているので、参考にしてみてください。

1.円滑に意思疎通するためのコミュニケーションスキル

社内外を問わずさまざまな人とのやり取りが多い事務員には、コミュニケーションスキルが求められます。各部署の社員とスムーズに連携するために、物事を正確に捉え、伝達する能力が必要です。また、社内だけでなく社外の取引先などへの対応も行います。顔が直接見えない電話やメールでも、相手が求めているものは何か、確実に聞き出せるようなコミュニケーション能力のある人が重宝されるでしょう。

2.社会人の基本「ビジネスマナー」

事務員は、来客対応や電話・メール対応などを行うため、ビジネスマナーの習得は必須といえます。話し方や言葉遣いはもちろん、お礼やお詫びの伝え方、名刺の渡し方など、さまざまなマナーを身につけておきましょう。日々の業務で覚えていくこともできますが、身だしなみや話を聞く姿勢は、就活中にも役立ちます。今のうちからビジネスマナーを意識しておくと、入社後には自然と振る舞えるでしょう。

3.柔軟な対応力と確実な処理能力

事務職には、正確に仕事をこなす能力も求められます。事務職の業務は幅広く、重要な書類やデータを扱うことも。仕事上のミスが多いと信頼を失くしてしまう恐れがあります。そのため、事務職には柔軟な対応力とミスのない処理能力が必要です。日頃から身の回りの整理整頓を心がけ、大事なことは必ずメモを取るなどといった行動を習慣づけておくと良いでしょう。

「事務職の志望動機を解説！未経験からの転職はどうする？例文を確認しよう」では、事務員の選考で自分の能力をアピールする方法を解説しているので、お役立てください。

未経験者が事務員を目指す際に評価されやすい資格

求人に「未経験者歓迎」と記載されていても、より能力が高く、会社が求める人物像に合っている人を採用したいというのが企業の本音。無資格でも事務員に応募することは可能ですが、あると選考で評価されやすい資格についてまとめました。

MOS（マイクロソフト・オフィススペシャリスト）

MOSを取得すると、Wordや ExcelといったMicrosoft Office製品に関するスキルがどの程度なのか分かります。事務員には、Wordや Excelなどを用いて資料や書類を作成するスキルが必要。しかし、未経験の場合、選考において自分の能力を証明しにくいのが現実です。MOSを取得することで、未経験者であっても自分のPCスキルを客観的に証明できます。MOSは各種ソフト毎に、スペシャリストレベル（一般）とエキスパートレベル（上級）があるので、自分に合った試験を選択しましょう。

簿記（日商簿記検定）

簿記は、決算書や収支明細書などを作成するために必要な知識を証明するもの。特に、経理事務に従事する人には必須ともいえる資格です。一見、経理事務以外の事務職には関係ないように思われますが、小規模な企業などでは事務職が経理の役割を担っているケースもあり、持っていると役立つ場合があります。簿記には、簿記初級、3級、2級、1級などがあり、選考でアピールするなら2級以上を取得するのが望ましいでしょう。

ほかにも、目指したい事務員の業務に関連する資格を取得するのがおすすめです。たとえば、来客対応や電話の応対に自信をつけたいなら「秘書検定」、英語を用いた書類作成をする業務が発生しそうなら「TOEIC」など。応募先企業の特徴や求められる能力を調べた上で、自分の武器になりそうな資格を探してみてください。事務員の選考でアピールできる資格は、「事務系の資格を持っていれば未経験でも採用で有利になる？」のコラムでも解説しています。

未経験から事務員を目指したい人は、就職エージェントに相談してみるのもおすすめです。若年層を対象とした就職・転職エージェントのハタラクティブでは、未経験者向けの求人を多数扱っています。専任のアドバイザーが、仕事探しから内定獲得後のアフターフォローまで一貫してサポート。応募書類の添削や面接対策も実施します。サービスはすべて無料なので、まずはお気軽にご相談ください。

未経験者も就職できる？事務員に関する疑問Q&A

ここでは、未経験から事務員に就職できるのか不安な方のお悩みをQ＆A方式で解決していきます。

高卒・未経験者も事務員になれる？

高卒かつ事務未経験であっても、事務員になることは可能です。ただし、同じ求人でも給与は大卒と比べて低いこともあります。「高卒で事務職に就くには？種類ごとの仕事内容やおすすめの資格を紹介」では、高卒の事務員の目指し方について詳しく紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

未経験かつ仕事にブランクがある人も事務員になれる？

事務経験がない方はもちろんニートやフリーターも、事務員になるチャンスはあります。「育成しやすい」「長期的に働いてもらえる」などの理由から、30代や40代よりも20代の人材のほうが歓迎される傾向にあるため、事務員になりたい方は早めに行動すると良いでしょう。「ニートから事務職の正社員になれる？抑えておきたいポイントを紹介」では、ブランク期間のある人が事務員を目指す際のポイントをまとめていますので、ご一読ください。

学校事務職員は一般的な事務員と何が違う？

学校事務職員とは教育機関に配置される事務員を指します。主な業務は備品の発注、各種書類の作成・管理、経理、人事、窓口対応など。一般事務員と似ているものの、業務に「生徒・保護者への対応」が含まれるのが大きな違いです。やりがいや向いている人の特徴なども異なるため、求職活動の際はどちらが自分に合っているかをよく検討しましょう。「学校事務は公務員？どうやって就職する？仕事内容や向いている人の特徴を解説！」でも詳細をまとめています。

事務員になるメリットは？

事務員の仕事はルーチンワークが多く、残業や休日出勤が発生することが少ないため、プライベートとの両立をしやすいのがメリット。また、デスクワークであることから体力面の負担も少なめです。「事務員ってどんな仕事？事務職のメリット・デメリットを解説」では、事務員になるメリットのほかデメリットについても解説しているので、ぜひご一読ください。

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