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一般事務への志望動機はどう作る?

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【このページのまとめ】

  • ・一般事務の仕事は、電話対応やデータ整理、書類作成、物品発注など事務全般
    ・向いているタイプは、「裏方として働ける人」「コツコツした作業が得意」「臨機応変に幅広い業務に携われる」など
    ・事務の仕事に求められるのは、パソコンスキルやビジネスマナーが中心
    ・志望動機はポジティブに。「なぜその会社で事務の仕事がしたいのか」を伝える
    ・未経験からの転職なら汎用的なスキルと熱意を伝える。経験者は具体的な経験とスキルで「即戦力」をアピール

事務職の中でも人気の高い「一般事務」。具体的な業務内容や、どんな人に向いているのかをご存知ですか?
このコラムでは一般事務の仕事内容や向いているタイプをまとめている他、志望動機づくりのアドバイスや未経験者と経験者それぞれのアピールポイントの伝え方のコツをご紹介しています。

◆一般事務ってどんな仕事?

一般事務は、下記のような事務全般を行う職種のことです。
 
・電話、来客対応
 ・データの整理
 ・郵便物の仕分け
 ・物品発注
 ・書類作成

企業によっては、買い出しやお茶くみなどを行うこともあります。
OA機器(オフィスオートメーション機器。パソコンやFAX、コピー機などのこと)の使用割合が高いOA事務や、営業事務、経理事務などの仕事とかぶる業務内容もあり、一般事務がどこまで業務を担うのかは企業によって異なるもの。大きい企業では業務が細分化されていることが多く、中小企業では兼務することが多い傾向です。

一般事務の仕事は企業によって様々ですが、どの会社においても経営に欠かせない「縁の下の力持ち」的な存在であることに変わりはありません。

【一般事務に向いているタイプ】

下記のようなタイプの人は、一般事務の仕事に向いている傾向があります。
 
 ・裏方として丁寧に仕事ができる人
 ・コツコツした作業が得意な人
 ・コミュニケーションを取ることが苦でない人
 ・臨機応変に幅広く業務に携われる人

一般事務の仕事は幅広いもの。部署間を行き来して、裏方として会社を支えることになります。
そのため、裏方の仕事でもコツコツとこなせる人や、幅広い業務に関わることが得意な人には向いていると言えます。
逆に、自分が表に立って仕事をしたい方や、一つの業務に集中したい職人タイプの人は不得意に感じることが多いかもしれません。

【求められるスキル】

一般事務に求められるのは、事務作業を行うためのパソコンスキルや、来客対応のためのビジネスマナーなど。
仕事を通して必要とされるのは、仕事の正確さや優先順位をつけて業務に取りかかる要領の良さなどです。

◆志望動機の基本

【採用担当者の判断ポイント】

一般事務の採用を行う時、志望動機の中で採用担当者が判断ポイントにしているのは「自社と応募者のマッチ度」。
その他、会社への理解度や熱意などです。

【作成のコツ】

志望動機作成のポイントは、「なぜその会社を選んだのか」を説明すること。
応募企業の事業や風土、その他の特徴を踏まえて、自身のビジョンを伝えることが大切です。一般事務の業務内容は企業によって様々。企業研究を充分に行った上で、求められているポイントに沿うアピールを行うのが志望動機を作成するコツとなります。

【ネガティブな動機はポジティブ変換を!】

志望動機や転職理由を語る際、ネガティブな内容はNG。前職が不満で転職したい、事務なら仕事が楽そうだから……などの後ろ向きな動機は、「前職ではできなかった○○に挑戦したい」「事務の仕事に興味があり、これまでに経験のある△△のスキルを活かせると思った」などのポジティブな動機に変換して伝えるのがポイント。
また、「残業が少ない」「休日が多い」等の理由は、やる気がない人材と判断されるので控えたほうが良いでしょう。

◆経験別!一般事務への転職・就職アピールポイント

【未経験から一般事務に転職したい!】

職種は違っても、コミュニケーション能力や仕事へのこだわりなど、どんな仕事にも共通するアピールポイントがあるはず。ビジネスマナーやパソコンのスキルなど、共通して役立つ経験などを積極的にアピールしましょう。
実務経験がない分、企業研究をしっかりし、熱意や意欲を伝えることが大切。経験はなくても、「これからどうしたいのか」「どう活躍したいのか」という軸で熱意を伝えましょう。

【一般事務から一般事務への転職なら】

経験者の転職の場合は即戦力になれることをアピールするのがおすすめです。
パソコンスキルなど、過去の業務や経験から活かせる点を説明しましょう。事務の仕事は数字で表しにくいものですが、業務を効率化した実績などはアピール材料になります。些細なことでも大きなミスを防ぐために心がけて効果があった習慣などがあったらアピールしましょう。目に見える成果やスキルに直結する内容でなくても、応募先企業によっては評価される可能性があります。
パソコンスキルについては、下記のように具体的なアプリケーション名と実務スキルを表記すると良いでしょう。

《例》
エクセル……表計算や関数を用いた見積書の作成
ワード……お礼状や企画書の作成

【アピール材料になる資格】

未経験からの転職や派遣、アルバイトから正社員を目指す場合、資格を取得することで評価が高くなることもあります。
特に一般事務を目指すのなら、以下のような資格がおすすめです。
 
 ・MOS資格……ワードやエクセルのスキルを証明できる
 ・秘書検定……秘書としての能力だけではなく、ビジネスマナーが身についていることもアピールできる
 ・簿記……経理や帳簿付けなど、数字を扱う仕事では実務に活かすことができる

その他にも、資格ではありませんがタイピング速度が評価されることもあります。

◆正社員求人を探しているならハタラクティブ!

未経験からの正社員就職は難しいと感じていませんか?
そんなときに利用していただきたいのが、若年層に特化した就職支援サービスのハタラクティブです。
ハタラクティブでは、プロのアドバイザーによる書類作成のアドバイスや面接対策などを実施。利用者の方の強みを活かし、志望する企業に応じた効果的なアピールを教えています。
「一般事務の仕事に興味があるけど、未経験から転職できるか不安」「派遣社員やアルバイトとして事務の仕事を続けてきたけど、そろそろ正社員を目指したい」など、就職・転職活動にお悩みの方は、ぜひ一度ご相談ください。

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