一般事務に応募する際の、志望動機のポイントについて

◆一般事務に向いている人

・人に気配りができ、サポート役が好きな人

一般事務とは、主にほかのスタッフが円滑に仕事を進められるように様々なサポートをする職業です。企業や業界、部署によって違いはありますが、契約書や資料の作成から、ファイリング、データ収集、来客対応、メールや電話、FAXの対応まで、誰かがやらなければいけない仕事を全面的に任される部門です。

そのため、一般事務は縁の下の力持ちのような役回りになります。人のサポートをすることが好きな方、周りを見て今自分が何ができるか、何をすればスムーズに仕事が運ぶかを考えられる方、また、そうしたことに達成感ややりがいを感じられる方には向いていると言えるでしょう。

・コミュニケーション能力のある人

上記にある通り、一般事務の仕事は社内の幅広い事務業務を請け負います。もちろん、その際には多くの人とやり取りが必要になってきます。周囲の方とのスムーズなコミュニケーションは、自分の業務はもちろん、周囲の人の業務も円滑に進める上で必要不可欠な能力です。

・臨機応変な対応と、正確で迅速な仕事ができる人

様々な業務を任される上で重視されるのが、臨機応変な対応ができるかどうか。多くの業務を任されるので、そのなかで何を最も優先したらいいか、また、後に回したものはいつまでにやればいいかをテキパキと判断して業務をこなせる人が向いていると考えられます。

更に、事務職はデスクワークが中心であり、資料の作成やメール、経理など、正確にこなす必要がある業務が多くあります。そのため小さなことであってもコツコツと、正確に仕事を進めていける人が向いていると言えるでしょう。

・パソコンスキルのある人

事務職は様々な業務を任されますが、そのなかでもやはりデスクワークが多くを占めます。

基本的なパソコンの扱い方やWordやExcel、PowerPointなど主なオフィスソフトの使い方を身に着けている方のほうが望ましいとする企業が多い傾向にあるようです。

これらは独学でも充分に学ぶことができますし、MOSやパソコン検定を取得している場合はスキルの証明にもなるでしょう。

◆未経験者向け、志望動機のコツ

未経験の方はまず、「なぜ一般事務の職に就きたいのか」「なぜこの企業なのか」をはっきりとさせ、アピールしましょう。例えば、コツコツとした仕事をこなす職が自分に向いていると思った、貴社のこのような点に惹かれた、などです。

また、学生時代のアルバイトや前職での経験のなかから、パソコンスキルやコミュニケーション能力など事務職に繋がるようなものがある場合や、今現在勉強していることがある場合なども、具体的なアピールポイントになります。

◆経験者向け、志望動機のコツ

一般事務経験者の場合は、前職でどのようなスキルを身に着けたのか、どような業務を担当していたのか、そしてそれをどのように活かしていけるのかも、具体的にアピールすると良いでしょう。

また、経験者の場合もなぜその企業なのかを明確にし、企業がどのような人材を求めているのかも研究しておくといいのではないでしょうか。