事務職に転職したい!企業に響く志望動機の書き方を解説

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【このページのまとめ】

  • ・事務職とは、直接利益を生み出す部署で電話対応やデータ集計、資料作成などの業務を行う後方支援職のこと
    ・ほとんどの企業に置かれている職種のため、志望動機では「なぜその企業なのか」「なぜ事務職なのか」をはっきり伝えることが大切
    ・企業の社風や求める人材像を盛り込んで、オリジナリティのある志望動機を作成しよう
内勤で仕事内容が安定しているイメージから転職希望者も多い事務職。
しかし、どの企業にも配置されていることや業務内容に大きな特徴がないことなどから、志望動機の書き方に悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで、当コラムでは事務が行う業務の詳細や求められる能力などを解説。
転職したいけど明確な動機が思い浮かばない…という方の参考になれば幸いです。


◆事務職の仕事内容と求められる能力

事務職とは、企業内でも営業部や販売部、製造部といった「直接売上を生み出す部署(直接部署)」において後方支援的な業務を担当する仕事を指します。

主な仕事内容は、担当部署の来客対応や電話対応、データ入力、書類・資料作成など。
パソコンを使用する業務がほとんどのため、ワードやエクセルといった基本的なPCスキルはもちろん、コミュニケーション能力や周囲の状況を把握する力、サポートを買って出るホスピタリティなどが求められるでしょう。

持っていると活用できる資格には、MOSと簿記が挙げられます。
それぞれの解説を以下にまとめたので、参考にしてください。

【MOS】

マイクロソフトオフィススペシャリストの略で、オフィスソフトであるWordやExcelをリリースしているマイクロソフト社が認定する国際資格。
上記のソフト技能を証明する唯一の資格とも言われており、知名度も高いので取得しておくと良いでしょう。

【簿記】

事務職が有する資格の代表格。
企業の複雑な経済活動を整理・記録するための手段で、すべての仕事の基礎とも呼ばれるスキルを持つ証明となります。

上記以外にも、秘書検定やTOEICが評価対象となる企業も。
未経験から事務職への転職を希望するなら、取得しておくことをおすすめします。

◆志望動機のポイント

ここでは、事務職の志望動機を作成する際のポイントを解説します。

まず大切なのが、志望するのが「なぜその企業なのか」を説明すること。
事務職はほとんどの企業に置かれている職種のため、長く続けられる、周りをサポートしたいといった他社でも言えるような内容では企業に響かないでしょう。
企業研究をしっかりと行い、魅力や求められる人物像を把握した上で「なぜその企業を志望するのか」をきちんと伝えることが重要です。

また、未経験の場合はなぜ事務職として働きたいのかを具体的に伝えるのもポイント。
事務が未経験でも前職での経験やスキルが活用できることもあるので、入社後にどんなスキルや強みが発揮できるかを積極的にアピールすると良いでしょう。

◆例文を参考にしよう

なかなか志望動機が定まらない…という方は、以下の例文を参考にしてください。

【未経験の場合】

現在の会社ではお客様からの問い合わせサポート業務を行っています。
御社はチームワークを大切にする社風と伺っており、経験を活かして社内外でより多くの人を支えたいという考えに一致することから御社の事務職を志望いたしました。
現在の業務でも事務作業は行っており、よくある問い合わせ内容など頻度の高いものは独自にテンプレートを作成するなどして業務効率の向上に役立てています。
また、さらなるスキルアップを目指して休日はパソコンスクールに通い、MOSを取得することに成功いたしました。
入社後は相手のニーズをすばやく把握し、的確なサポートを行って会社の成長を支える存在として活躍したいと考えております。

【経験者の場合】

現在の会社ではデータ集計や資料作成といった一般事務業務を担当しています。
仕事に対してやりがいを感じているものの、企業規模が大きいので業務が細分化されており、スキルアップが難しい状況です。
自分で課題を見つけて解決したい、責任ある業務を行いたいと考え転職活動を行ったところ、御社の役割や立場に関係なく社員一人ひとりが大きな裁量権を持って業務に取り組める社風に魅力を感じ、志望いたしました。
PCスキルをはじめとする能力や経験を活かし、御社の成長に貢献できるよう尽力いたします。

ポイントは、業務レベルを伝えることや業務改善に取り組んだ経験とその結果、仕事に興味を持ったきっかけなどを盛り込むこと。
事務職は志望者が多いため、オリジナリティのある志望動機を作成することがカギになるでしょう。

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