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事務職の志望動機はどう書く？未経験のアピールポイントや例文を紹介
この記事のまとめ
- 事務職には一般事務や営業事務などさまざまな種類がある
- 志望動機は、どうして事務職で働きたいのかという理由を明確に示すことが大切
- 事務職の志望動機を書く際は、その企業ならではの理由や自分の強みなども取り入れる
あなたにおすすめ！
事務職の志望動機で悩んでいる方は、志望企業の業務内容や求められる適性をしっかり理解しておきましょう。事務職は、一般事務以外にも営業事務や経理事務など、さまざまな種類があります。そのなかで、どうしてその職種・企業を選んだのかを志望動機で明確に伝えることで、人事への効果的なアピールができるでしょう。このコラムでは、事務職の業務内容や種類、志望動機の書き方、種類別の例文をご紹介します。
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事務職の志望動機のポイント
事務職の志望動機では、「この企業を志望する理由」を明確に伝えることが大切。事務職はほとんどの企業に存在する職種のため、企業を選んだ理由をしっかりと伝えましょう。
事務職の志望動機のポイント
- この企業でなくてはいけない熱意を伝える
- 企業の採用ニーズにマッチした人物像を心掛ける
- 自分の強みが仕事で活かせることをアピール
1.この企業でなくてはいけない熱意を伝える
志望動機には、その企業の事務職を選んだのかを、納得できる理由とともに熱意をこめて伝えます。
「待遇が良いから」「パソコンができるから」など、どの企業や職種にも通用するような理由は避けましょう。企業の社風や制度を理解していることが伝われば、採用担当者に好感を持ってもらえます。その企業の事務職だからこそのポイントを掘り下げて伝えることを意識しましょう。
企業研究と業界研究を徹底しよう
「この企業でなくてはいけない理由」を考えるには、企業について深く理解することが必要です。「企業研究は転職でも必ず行おう！情報の集め方と活用のポイント」を参考に、細かくしっかりと行いましょう。また、合わせて志望企業が業界内でどんな立ち位置にあるのか、業界全体の課題はなにかなどを把握すると、より企業理解が深まります。志望理由に深みが増すので、業界研究も行いましょう。2.企業の採用ニーズにマッチした人物像を心掛ける
志望動機を述べる際は、求人ページや企業のWebサイトなどに掲載されている情報をよく読み込み、企業の求めている人材を理解しましょう。そして、自分自身の適性と企業の採用ニーズを照らし合わせ、共通している点を強調するような内容を心掛けます。
ただし、自分の性格や適性を無視して採用ニーズに合わせすぎると、面接でボロが出てしまったり、入社後にミスマッチが発覚したりする可能性が。そのため、本来の自分の特長を残しつつ採用ニーズに添った人物像になるよう心掛けましょう。
自分の性格や適性を知るには自己分析が必須。自己分析については「自己分析とは？実施のメリットと就活・転職活動での必要性を解説」で詳しく解説しています。
3.強みで企業にどう貢献できるかを考える
志望動機では、自分が持っている強みをどのように仕事に活かしていけるか、わかりやすく伝えましょう。事務職の経験がある場合は、前職での具体的な実績や活躍のエピソードを交えながらアピールするのが有効です。企業は「自社で活躍してくれる人」を求めているので、「私は△△のスキルがあるから御社に貢献できます」とメリットを伝えることが大切です。
なお、未経験の場合、パソコンスキルやコミュニケーションスキルなど、前職で得た能力の中から事務職でも活かせるものをピックアップするのがおすすめ。未経験者が事務職の応募でアピールできるスキルや資格については、「事務員は未経験から目指せる？業務内容と求められるスキルをチェックしよう」のコラムでもまとめています。ぜひ参考にしてください。
事務職志望動機をブラッシュアップさせる！職種理解を深めよう
好印象を与える志望動機を作成するには、事務職という仕事を十分に理解する必要があります。下記に、事務職の種類と具体的な仕事内容をまとめました。ひとくちに事務職といっても細分化されているため、自分が応募する事務職がどんな仕事を担っているか把握しておきましょう。
| 事務職の種類 | 仕事内容 |
|---|---|
| 一般事務 | 書類作成や電話・来客対応などの事務業務全般を担当。企業によっては経理や総務を兼任する |
| 経理・財務事務 | 会計や財務といった経理部分を担当。帳簿作成や出入金管理、月次決算など、会社の金銭面の管理・サポートを行う |
| 営業事務 | 営業担当者の業務がスムーズに進むようプレゼンテーション資料の作成や電話対応、在庫管理を担う。営業担当者や顧客と関わりながら進める |
| 医療事務 | 病院やクリニックなどの医療機関で働く事務職。受付、会計、診療報酬請求を担う |
| 庶務・総務 | 社内の福利厚生の管理や来客応対、備品の管理など社内のサポート業務を広く担う |
| 金融事務 | 金融機関において窓口での対応や手続き、書類の整理や支払い対応などを担う |
| 貿易事務 | 輸出入といった貿易に携わる事務職。貿易書類の作成や輸送の手配、通関手配など専門的な知識が求められる |
なお、一般的に事務職と呼ばれる職種の業務内容は、以下のとおりです。
- ・書類、資料の作成
・データ入力
・電話応対
・来客対応
・ファイリング
これに加え、上記で説明した事務職の種類によって担当する業務が変わります。大企業は人員が厚いため事務の仕事も細分化されている傾向ですが、中小企業ではすべての業務を事務職が担当しているといったことも。就職先によって担当業務は異なる可能性があるでしょう。
事務職に求められるスキル
事務職において、パソコンのスキルは必要不可欠といえます。特にワード・エクセルなどのオフィス系ソフトは使用頻度が高いため、使いこなせるようにしておくと良いでしょう。また、事務職は社内外の人と関わる機会が多いためコミュニケーション能力は欠かせません。相手が何を求めているのかをしっかり理解し、配慮することが大切です。書類作成やデータ入力など、細かな配慮やミスの少ない仕事が求められる事務職では、仕事を確実にこなせるスキルが求められます。使いやすいようにファイルをまとめたり、先回りして営業資料を用意しておいたりと、几帳面さは社員への思いやりに直結する大事な能力です。
志望動機で役立つ！事務職で活用できる資格
事務職の仕事はパソコンを使うため、MOSがあるとスキルがあると判断されるでしょう。また、簿記や秘書検定も事務職に必要なスキルを証明する資格となるでしょう。
事務職で活用できる資格
- MOS（マイクロオフィススペシャリスト）
- 日商PC検定試験2級
- 日商簿記検定2級
- 秘書技能検定試験
MOS（マイクロオフィススペシャリスト）
MOS資格は、マイクロソフトのオフィスアプリケーションである「ワード」「エクセル」「パワーポイント」などのスキルを証明する資格です。MOS資格の取得は明確なパソコンスキルの証明にもなり、事務職の就活で有利に働く可能性が高いでしょう。
日商PC検定試験2級
日商PC検定は、日本商工会議所や各地の商工会議所で実施される、資料やグラフ作成、データ分析能力を問われる資格です。事務職の実務に役立てるには2級以上の取得が望ましいでしょう。
日商簿記検定2級
日商簿記検定は、数ある簿記検定のなかでも最も知名度のある検定の一つ。企業の営利活動における記録や計算、整理など経理の基本がつまった資格です。経理事務を目指す方だけでなく、企業で働く方ならば取っおいて損はないでしょう。
秘書技能検定試験
秘書検定は、社会人として必要な常識やマナーが身につく資格です。秘書を目指す人だけでなく、人と接する仕事をするならば十分に活用できる内容なので、ぜひ挑戦してみましょう。
事務職未経験がアピールすべきスキルは？
事務職未経験の場合は、汎用性の高いパソコンスキルやコミュニケーションスキルをアピールしましょう。また、前職で身につけたスキルや経験も、事務職に活用できることがあります。事務職の仕事内容から「自分のどの強みを活かせるだろう」とイメージしてみましょう。志望動機のアピールポイント
事務職に限らず、志望動機を伝えるには内容を充実させなければなりません。淡々とした志望動機では採用担当者の印象に残りづらいため、効果的にアピールできるポイントを抑えた書き方が必要です。ここからは、志望動機のアピールポイントについて解説します。
経験
前職で経験したことのある業務はできるだけ伝えましょう。月次報告書の作成・売上管理・電話対応・データ入力など、事務に関する業務の経験を伝えることで、即戦力として認識してもらえる可能性があります。
事務職の種類や企業が求めるポストによって求められるスキルは異なるので、募集要項や企業のホームページから企業が求める人材をイメージして、マッチする経験を伝えましょう。
経緯
事務職に携わりたいと思った経緯やきっかけを伝えることで、志望の意欲をアピールできます。「事務作業を担当したときにサポートする側の適性を感じた」「前職を通じて事務職が一番やりがいがあった」など、エピソードを絡めましょう。応募に至った経緯は後の面接でも質問される可能性があるため、エピソードの詳細も一緒に考えておくのがおすすめです。
第三者の評価
第三者からの客観的な評価は、確かな実績をアピールできるポイントです。例えば「Excelのスキルを応用して社内のデータ入力プラットフォームを新たに作成したことが評価された」「書類作成にかかフローを刷新し、その手法を共有して業務スピードを50％向上させた」など、具体的な実績や数字も一緒に伝えられるとよいでしょう。
数字で挙げられる実績やエピソードがない場合は、褒められた・仕事を任せられた経験も使えます。過去の仕事を振り返って、実績にできそうなエピソードがないか洗いだしましょう。
志望動機の作成の基本
説得力のある志望動機にするには、「仕事を志望する理由」である結論から書き出すのが鉄則。結論を根拠づけるエピソードを続け、最後に仕事への意欲や熱意でまとめれば、好印象を与えられるでしょう。
結論から書き出す
志望動機における「結論」とは、仕事を志望する理由を表します。数ある職種のなかから、なぜ事務職を志望するのか、企業も多いなかで、なぜこの企業の事務職なのかを冒頭ではっきりと伝えましょう。
根拠となるエピソードを示す
結論を述べたあとは、その根拠となるエピソードを書きましょう。「前職で自分が作ったマニュアルやフォーマットが好評でサポートに適性があると感じた」「学生時代のサークルで経理を担当していた」など、事務職を志望するきっかけになった出来事を伝えます。
仕事に対する意気込みや熱意でまとめる
最後に、仕事に対する熱意を述べましょう。入社後にどんなふうに仕事に取り組みたいか、仕事をとおして何を叶えたいかを、自分の強みにからめて伝えると好印象です。
志望動機で避けたい内容
「給料が良いから」「年間休日日数が多いから」など、待遇面の魅力を志望動機に書くのは避けましょう。志望動機に書くと「うちの会社を待遇だけで選んだのか」とネガティブな印象を与えることになります。また、企業は長く働く人を求めています。「いつか独り立ちしたい」「今のライフスタイルに適している」といった表現は、「辞めそう」という印象を与えるので避けたほうが安心。志望動機に「前職では△△が良くなかった」というネガティブな要素を含めるのも避けましょう。他の企業の悪口を書いているとみなされる可能性が。志望動機では前職と比較するのでなく「応募先の企業だからこその良さ」と「自分の強み」をかけあわせることが大切です。
種類別！事務職の志望動機の例文
ここでは、履歴書に書く際の、効果的な事務職の志望動機を例文でご紹介します。事務職の種類別にまとめたので、自分の志望する事務職の例文を参考に、自分なりの志望動機を考えてみましょう。
一般事務の志望動機の例文
私は昔から家族や友人に几帳面といわれ、勉強机や本棚もジャンル分けしてきれいに収納しないと気がすまない性格です。また、前職の営業サポートでは常に効率と丁寧さを心掛けて業務に邁進し、社内の表彰制度「月間バックオフィス部門」でMVPを受賞しました。
学生時代にMOS資格を取得しており、前職でも使用していたことからワードやエクセルの扱いには慣れています。貴社に入社した暁には、一般事務として社員をサポートし、誰もが働きやすい環境づくりに尽力するつもりです。また、前職では経験しなかったプレゼン資料の作成やデータ入力など、新しい業務にも貪欲に挑戦したいと思っています。
経理事務の志望動機の例文
貴社の商品を日頃から使用しており、愛着のある企業で金銭面のサポートをしたいと思ったのが、経理事務を志望したきっかけです。
私は大学時代、サークルの会計を任されていました。部内の活動費や出費をまとめサークル費用を管理し、余った費用を打ち上げ代に回すなど工夫していました。私が会計をしていた2年間は、例年より自由に使えるお金が多く、部員やサークル長に感謝されたのは良い思い出です。
資格は、日商PC検定の2級と日商簿記検定の2級を取得済みです。入社後は、会計としての経験と、資格の勉強で学んだ経理の知識を活かして活躍していきたいと思っています。
営業事務の志望動機の例文
今回営業事務で応募したのは、営業の業務をしていくなかで事務作業を行う場面も多く、ファイル整理やデータ処理などのバックオフィス業務に面白さを見出したからです。
私は、前職で2年間金融商品の営業を担当していました。同業の交流会で貴社の営業社員と出会い、生き生きと仕事をしている姿を見て一緒に働きたいと思ったのが貴社志望のきっかけです。
また、前職では同僚からデータ分析や事務処理能力を評価されることも多く、次第に事務作業にやりがいを感じるようになりました。そのため、今後はサポートする側として営業社員の力になりたいと思っています。
営業の業務内容を熟知しているほか、MOS資格も所持しているため、入社後は今までの営業で培った経験を活かして営業社員をサポートしていきたいです。
医療事務の志望動機の例文
私が今回応募したのは、医療従事者の方をサポートしたいと考えたからです。以前、入院した際に医療従事者の皆さんがとても良くしてくれたことから「いつか病院で働きたい」と思うようになり、営業職として働きながら、空き時間に医療事務の勉強を行い資格を取得しました。
前職で培ったコミュニケーションスキルを活かして、来院される患者様の不安を軽減しながら確実に業務を遂行していきたいと考えています。御院の「患者様に寄り添う」という理念を私も遵守し、業務に励んでまいります。
庶務・総務の志望動機の例文
私は現在の職場で人事部門を担当しています。人事という職種柄、庶務や総務の人と仕事する機会が多く、話を聞くうちに虚無や総務の仕事を経験してみたいと考えるようになりました。
人事は社内の人にフォーカスする業務内容でしたが、庶務・総務になると範囲はさらに広くなります。「人」を気にしながらも、社員全体が快適に働ける企業づくりのサポートで貴社に貢献したいと考えています。
金融事務の志望動機の例文
私は地方の金融機関で外回りの営業職として働いていました。新入社員で入った時に右も左も分からない私に対して、金融事務の行員が窓口のお客様の傾向を教えてくれたり、一回りに役立つアドバイスをくれたりしたことに助けられました。
そのときの気持ちが忘れられず、次は営業ではなく事務として窓口でお客さまのお金にまつわるサポートを行いたいと思い貴行を志望しました。大好きな地元で最も親しまれている貴行の成長に、営業で培ったスキルを活かし貢献したく思います。
貿易事務の志望動機の例文
私は営業事務で培ったスキルを活かし、貴社ではよりグローバルな領域で仕事をしたいと考え応募いたしました。以前の職場で営業事務として、外回りの営業担当のサポートを行っていました。輸入雑貨を扱うこともあり、取引先には海外企業が含まれていました。
働く中で、外国の取引先との交流を深める中でよりグローバルに仕事をしたいと考えるようになり、貿易事務の仕事を志しました。ここ数年は海外のお客様とより密にコミュニケーションが取りたいと思い、英語も学び、長期休暇には海外旅行も楽しんでいます。事務職としてのスキルと語学力を活かし、貴社の成長に貢献したく思います。
ネガティブな理由は志望動機に盛り込まない
事務職を志望する理由として「接客をしなくて良いから」「内勤だから」などを挙げる人もいるようですが、志望動機として使用するのは避けるべき。「事務職は楽だから働きたい」と伝えているのと同じです。好印象を持たれないため、仕事内容や自分の強みと絡めた具体的な志望理由を用意しましょう。事務職の志望動機や履歴書が作れないときはプロに相談しよう
インターネットなどを調べれば志望動機の例文は多く掲載されていますが、それらを使って志望動機にするのは避けるべき。面接官は採用のプロのため、使い回されたりコピペされたりしている志望動機には気づくものです。自分の言葉で、自分の経験や強みをしっかりアピールできる志望動機を作成しましょう。
志望理由が条件など、どうしても思い浮かばなければ就職のプロに相談するのがおすすめ。ハローワークや就職エージェントを活用してみましょう。なかでもエージェントは、専任担当者と自己分析を行えるため、よりオリジナリティのある志望動機を作成できます。相談先に迷ったら、未経験からの就職サポートも行っているハタラクティブをご利用ください。
ハタラクティブでは、フリーターや第二新卒など若年層の就職を支援するエージェント。未経験から挑戦できる求人もご紹介しております。志望動機は、専任担当者が相談者の強みや適性を把握しながら作成をサポート。第三者からのアドバイスがあることで、新たな気づきや納得感を持ちながら就職活動に取り組めるでしょう。
事務職の志望動機に関するFAQ
こちらでは、事務職の志望動機に関してよくある質問にお答えします。
アピールできるエピソードが思い当たりません
アピールできるほどのエピソードや実績が思いあたらないときは、周りの人に聞いてみましょう。親や友人、前職の同僚など第三者の目線に注目することで、新たな気付きを得られる可能性があります。「他己分析とは？やり方や得られるメリットについて解説！」もご覧ください。
無資格なので志望動機で書ける内容が充実しません
保有資格は伝えるにこしたことはありませんが、無資格だからといって選考に落ちるとは限りません。職種への意欲や経験も重要な選考材料です。資格の面でアピールできない分、ほかの要素で補いましょう。「「資格なし」は転職で不利になる？年代別のアピールポイントを解説！」のコラムも参考にしてください。
失敗や挫折の経験をアピールするには？
失敗した経験や短所は、それを乗り越えたときの出来事を伝えることで強みに変換できます。
過去の失敗や短所が挙げられるなら、そのときどういった動きをしたのか、改善するためになにをしたか、エピソードに盛り込みましょう。志望動機の書き方については「志望理由・動機の例文を解説！書き方の流れや作成時のポイントも紹介」でも解説しています。ぜひ参考にしてください。
- 経歴に不安はあるものの、希望条件も妥協したくない方
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ハタラクティブは、主にフリーター、大学中退、既卒、そして第二新卒の方を対象にした就職・転職サービスです。
2012年の設立以来、18万人以上(※)の就職・転職をご支援してまいりました。経歴や学歴が重視されがちな仕事探しのなかで、ハタラクティブは未経験者向けの仕事探しを専門にサポートしています。
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一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
