志望動機書とは?フォーマットはあるの?書き方を解説

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【このページのまとめ】

  • ・志望動機書とは、企業を志望する理由をまとめた就活で使用する書類のこと
  • ・志望動機書に特定のフォーマットは存在せず、指定がないかぎり自由に作成して良い
  • ・志望動機は、応募者の熱意を図ったりミスマッチを防いだりする目的で企業に重視される
  • ・志望動機書を作成する際は、分かりやすさを意識した書き方を心掛ける
  • ・志望動機は結論から書き、最後に志望企業ならではの決定的な理由を述べるのが望ましい

就職・転職活動中に「志望動機書」の提出を求められ、困っている人は多いはず。特定のフォーマットがあるのか、履歴書やエントリーシートの志望動機欄より大きなスペースをどう埋めるべきか、悩むところでしょう。
このコラムでは、志望動機書の正しい書き方を解説します。志望動機は、就職・転職活動において大変重要な項目です。ポイントを押さえて、志望企業に入社意欲が伝わるような書類を作成しましょう。

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志望動機書とは

志望動機書とは、その企業を志望する理由についてまとめた、就職・転職活動で使用する書類です。「なぜその業種・職種を希望するのか」「なぜその志望企業を選んだのか」といった志望動機を詳細に記載します。就活で使用する類似書類には、「自己紹介文」や「自己推薦書」などがあるので、区別して作成しましょう。

志望動機書に決まったフォーマットはない

基本的に、志望動機書には決まったフォーマットが存在しません。企業から指定がある場合を除けば、自由に作成して良いということです。読みやすさや情報量を考慮し、A4用紙1枚にまとめるのが無難でしょう。
また、手書きでもパソコン作成でも構いません。ただし、フォーマットによっては、パソコンで作成したほうがレイアウト調整がしやすく、読みやすい書類が仕上がるでしょう。手書きの場合、努力や意欲が伝わることもありますが、読みにくい文字や誤字脱字には注意が必要です。

新卒は志望動機書の提出を求められないことも

新卒の就活では、志望動機書を提出する機会はそれほど多くありません。主に、履歴書・エントリーシートで選考を行う企業が大多数を占めているようです。
ただし、「志望動機」が重要な項目であることに変わりはありません。履歴書・エントリーシートの志望動機欄のスペースには限りがありますが、しっかり熱意を伝えましょう。

企業が志望動機を重視する理由

志望動機は、就職・転職活動における必須項目の一つで、多くの企業が重要視しています。ここでは、なぜ企業が志望動機に注目するのかを解説するので、参考にしてください。

熱意を判断するため

採用担当者は、志望動機から「志望度」や「熱意」を見極めようとしています。
多くの企業は、強く自社への入社を望む、熱意ある人材を採用したいと思うもの。企業ニーズを熟知したうえで書かれた志望動機であれば、「入社意欲や自社への志望度が高い」と判断され、採用に近づくでしょう。

企業とマッチした人材か見極めるため

志望動機には、企業と応募者がマッチしているかどうかを見極める役割もあります。
入社後のミスマッチは、採用者が十分なパフォーマンスを発揮できない要因になるだけでなく、早期退職につながる恐れも。そのため、企業は志望動機の内容から、社風・業務内容に適した人材か判断し、ミスマッチを防いでいるのです。志望動機を作成する際は、企業理解を徹底し、相性が良いと判断される内容を心掛けましょう。志望動機の書き方や重要性は、「志望動機はどうやって書けばいい?履歴書での重要性」も参考にしてみてください。

志望動機書を使い回すのは避けよう
志望動機書を使い回すのは避けましょう。先述したとおり、多くの企業は「なぜ同業他社ではなくこの会社を選んだのか」という入社熱意を知りたがっています。使い回す前提で志望動機書を用意すると、どの企業にも当てはまるような当たり障りのない内容になってしまうでしょう。その結果、企業に入社意欲が伝わらず、採用を見送られる可能性もあるので注意してください。

志望動機書を作成する際の4つのポイント

志望動機書は読みやすく、かつ企業側に熱意が伝わるように作成するのがベターです。以下の4つのポイントを押さえながら書いてみましょう。

1.用紙の8割は埋める

志望動機書を作成する際は、用紙が8割以上埋まるように心掛けましょう。空白が多過ぎると、入社への熱意が乏しいと判断されてしまう恐れがあります。特に文字数に指定がない場合は、A4用紙に800字程度で記入するのが理想です。

2.「御社」ではなく「貴社」と書く

志望動機書に限らず、応募書類を作成する際は、相手先の企業を「貴社」と書きましょう。
相手先の企業を表す敬語として、まず浮かぶのは「御社」という人も多いはず。しかし、「御社」は話し言葉で使用するものです。書き言葉では「貴社」となるので、間違えないように注意しましょう。
なお、自分が勤めている企業を指す謙譲語は「弊社」です。これらの言葉をきちんと使い分けることで、基本的な社会人マナーや言葉遣いが身についていることが伝わります。

3.分かりやすい文章にする

応募書類は、読みやすく、相手に伝わりやすい文章で書くのが基本です。
採用担当者は、数多くの応募書類に目を通さなければいけません。そのため、一見して読みにくい書類や分かりにくい文章は、最後まで読む気を失わせる恐れがあります。表現にこだわり過ぎたり、難しい言葉を多用したりするのは避け、簡潔に伝えましょう。

4.読みやすくなるよう工夫する

志望動機書は、読みやすくなるよう工夫しましょう。先述のとおり、読みにくい書類は、採用担当者の関心を削いでしまいます。
手書きの場合は、きれいな字を意識しましょう。字の大きさを均一にそろえることで、整然とした印象を与えられます。また、修正ペン・修正テープの使用は望ましくありません。あらかじめ下書きをしてから清書し、誤字脱字を防ぐのが賢明です。
企業から志望動機書のフォーマット指定がないのであれば、見出しを付けたり、改行を工夫したりして、書類全体をスッキリと整理するのも良いでしょう。志望動機の作り方をより詳しく知りたい方は、「志望動機の考え方と作り方が知りたい!面接での効果的な答え方も紹介します」もご参照ください。

志望動機書を書き間違えたときの対処法
志望動機書を含む応募書類を書き間違えたときは、新しい紙に書き直すのがマナーです。どうしても書き直す時間がない場合は、誤字の上に二重線を引き、訂正印を押して修正しましょう。

志望動機を書くときの4つのポイント

志望動機書では、入社意欲や自分が企業にマッチした人材であることを伝える必要があります。以下のポイントを押さえ、採用担当者に好印象を与える志望動機文を書きましょう。

1.自己分析で自身の強みやビジョンを明確にする

まずは、自己分析で自身の強みやビジョンを明確にすることが大切です。自身のこれまでの経験を振り返り、アピールポイントや活かせるスキル、就職してどんな自分になりたいのかを洗い出しましょう。
強みは、自分が志望企業で活躍できる人材であることを示す武器になります。また、入社後のビジョンを明確にすることで、向上心や成長意欲を示せるでしょう。

2.企業研究で求められる人材を把握する

企業研究とは、志望企業について理解を深めることです。どのような事業を行っているのか、どのような人材を求めているのか、志望動機書を作成する前にきちんと把握しましょう。
いくら自分の強みや将来の展望が明確になっていても、それが企業が求めている人物像にマッチしなければ採用までは至らないことも。そのため、自己分析と企業研究はセットで行うのがおすすめです。

3.自分と企業がマッチしていることを示す

先述のとおり、志望動機書では、自分が企業にマッチした人材であることをアピールするのが重要です。自己分析と企業研究をもとに、仕事に活かせる強みや、自分の価値観と企業理念の共通点などを洗い出して、志望動機文に盛り込みましょう。
自分と企業との間に適合する点が多いほど、志望動機の説得力とオリジナリティが増します。ほかの応募者と差をつけ、採用担当者に「採用したい」と思わせるためにもマッチングは意識しましょう。
反対に、企業が求める人材を意識せず、一方的に自己PRをするのは望ましくありません。なぜその企業を志望したのかが見えてこず、採用担当者に「当社のことを知らないのではないか」「他企業にも同じことをアピールしているのではないか」と疑われてしまう可能性もあります。

4.転職理由は前向きに述べる

転職理由を述べる場合は、ネガティブな内容は避け、なるべく前向きになるように意識します。
前職を辞めると決めた理由が、会社への不満にあるという人も少なくないでしょう。しかし、批判的な内容ばかりを述べてしまうと、志望先の企業から「入社してもすぐに不満をこぼすのでは」「社内の話を社外に漏らす人なのでは」と疑われかねません。「キャリアアップを目指したいから」「より仕事の幅を広げたかったから」など、ポジティブな理由を述べるのが賢明です。

志望動機書に書く志望動機は、実体験をもとにして具体的に書くのがポイント。応募企業のWebサイトを見て魅力に感じた点をただ述べるだけでは、ほかの人と差別化できません。なぜ転職しようとしているのかを明確にし、「応募企業に転職すれば現職の悩みが解消できる」という根拠を伝えましょう。志望動機書を上手く作成できない人は、「志望動機が書けない理由を解説!書き方のポイントと例文を紹介」や「志望動機が書けない理由は?新卒や転職者のためのコツを例文つきで解説!」もチェックしてみてください。

志望動機を効果的に書く3つのステップ

志望動機書に志望動機を書く際は、全体の構成を意識し、相手に伝わりやすい内容を心掛けましょう。以下の流れで書くのがおすすめです。

1.冒頭で結論を述べる

志望動機は、まず結論から書き始めましょう。結論から書くことで、採用担当者にこれからどういう話をするのかを、分かりやすく伝えられます。企業を志望する理由を簡潔かつ印象的に述べ、採用担当者の関心を引きましょう。

2.結論を裏付ける具体例を述べる

冒頭で結論を伝えた後は、それを裏付ける具体例、つまり「根拠」を述べます。根拠とは、なぜその結論に達したのか、経緯や理由を詳しく示す部分です。書き出しで興味を持った採用担当者に、納得してもらうためのパートともいえるでしょう。志望理由の説得力を高める内容にすることが大切です。

3.志望企業ならではの「想い」を伝える

最後は、数ある企業の中からその志望先を選んだ理由を述べます。結論と具体例のみでは、「この条件の企業なら、自社以外にもあるのでは」と思われてしまう恐れも。志望企業に「十分検討し考えたうえでこの企業を選んだ」ということが伝わるよう、決定的な「理由」を述べましょう。そのためには、企業の風土や事業、競合他社との違いを徹底的に調べ上げ、その企業ならではの特長を伝えることが大切です。

「結論→具体例→応募企業ならではの想い」の構成は志望動機書に限らず、ほかの応募書類でも意識するのがおすすめです。採用担当者は数多くの応募書類に目を通しているので、内容が分かりづらい場合はその時点で選考対象外となってしまうこともあるでしょう。
志望動機書を含む応募書類は、採用担当者に読んでもらうことを意識して作成してみてください。志望動機書の作成方法は「志望動機の作り方を解説!作成時のポイントや例文も紹介」や「志望動機の書き方は就活の要!第二新卒の転職・就職未経験でのPRのコツ」でも紹介しています。あわせてご参照ください。

志望動機書で避けたほうが良い5つのポイント

ここでは、志望動機書を書く際に注意すべきポイントを紹介します。入社意欲を示すはずの志望動機書で、採用担当者からの評価を下げてしまうようなことは避けたいもの。以下の5つのポイントを確認し、自分の志望動機書に当てはまっていないか照らし合わせてみましょう。

1.結論が後回しになっている

先述のとおり、志望動機において「結論」は重要です。最初に結論を提示することで、伝えるべきことが一目で分かります。また、書き出しで採用担当者の興味を引くことができれば、その後の文章も好印象を維持したまま読んでもらえるでしょう。
反対に、なかなか結論が出てこない文章は、何を述べたいのか見えづらく、最後まで目を通してもらえない可能性も。「結局何の話をしているのか分からなかった」と思われると、せっかくの志望動機が評価を下げる要因になってしまうでしょう。

2.志望理由が曖昧

志望理由が曖昧だと、企業側に「当社でなくても良かったのでは?」と思われてしまう可能性があります。「十分に比較検討し、この企業だからこそ選んだ」という思いが伝わるように心掛けましょう。
「明るい社風に惹かれた」「社会に貢献できると思った」など、どの企業に対してもいえそうな、ありきたりな志望理由は望ましくありません。丁寧に企業研究を行い、志望企業ならではの特長を見出しておくのが得策です。

3.受け身の姿勢がみられる

謙虚な姿勢は大切ですが、「受け身」と思われないように注意しましょう。
志望動機によく見られるのが「学ばせてください」という表現。一見、謙虚さや学習意欲がアピールできているように感じますが、「自発性がない」「企業頼み」と捉えられてしまう恐れもあります。
企業側が求めているのは「事業に貢献してくれる人材」であり、研修生ではありません。「これまでの経験を活かしつつ、柔軟に貴社の技術を吸収したい」「自分の知識も周囲に伝えながら、新たな仲間と切磋琢磨していきたい」といった積極性のある表現であれば、好印象を与えやすくなるでしょう。

4.待遇面を志望理由にしている

「給与が良い」「福利厚生が手厚い」「残業が少ない」など、待遇面の良さを強調した志望動機は好ましくありません。目先のことばかりに気を取られている印象を与えたり、「さらに良い待遇の会社が見つかれば転職してしまうかもしれない」と疑念を抱かせたりする恐れもあります。
待遇の良し悪しは企業選びの一つの基準となりますが、志望動機書においては前面に押し出さないのが賢明です。

5.ユーザー目線でしか企業を見ていない

馴染みのあるサービスや、食品・日用品を扱う「BtoC企業」に応募する場合は、ユーザー目線に偏った内容にならないよう注意しましょう。
志望企業の商材を実際に使ってみるのは、とても素晴らしいことです。ただし「便利で愛用している」「使いやすいと感じた」といった、消費者としての意見だけを述べるのは望ましくありません。なぜ良い商材だと感じたのか、他社と比較してどんな点がすぐれているのかなど、ビジネス視点での分析を盛り込むと、好評価につながるでしょう。

「共感しました」は要注意?
志望動機書で「共感」というワードを使うときは注意が必要です。面接では共感した理由を深堀りされる場合があります。その際に、なぜ共感したのかを具体的に説明できないと「とりあえず『共感した』と言っておけば良いと思っているのでは?」と捉えられることも。
具体的な根拠がない場合は、「貴社の○○といった企業理念に共感いたしました」「貴社の事業内容に共感いたしました」といった文章を安易に使用しないほうが良いでしょう。

志望動機書のテンプレート

先述のとおり、志望動機書には企業から指定されないかぎり、決まった形式がありません。下記の例を参考に、読みやすく、かつ独自性のある志望動機書を作成しましょう。

志望動機書

この度は、貴重な機会を頂き、誠にありがとうございます。
今回、貴社の求人に応募するにあたり、志望動機をまとめさせていただきました。

【1.提案力を発揮できる環境だと感じたため】
私の強みは提案力です。貴社の営業職で活かせるスキルだと感じ、応募いたしました。
私は現在、アパレル業界で販売職に就いています。お客さまの好みをヒアリングし、それに合った商品を提案することを心掛けており、ここ数年は「○○さんにアドバイスをもらいたい」という常連のお客さまも見えるようになりました。自分の提案にお客さまが喜ぶ姿をやりがいとし、先月は売り上げの向上にもつなげられました。
貴社の「お客さま第一」という理念、それに沿った営業スタイルにおいて、私の経験はフルに活かせると自負しております。貴社でも、顧客のニーズを引き出し、売り上げアップに貢献する所存です。

【2.「人財」でさまざまな業界に役立ちたいため】
私は「人財」を通して、前職のアパレルをはじめ、さまざまな業界を盛り上げたいと思い、貴社を志望しました。
前職では、アルバイトの採用にも携わったのですが、求人媒体の選定を誤ったり、採用者と職場とのミスマッチを起こしてしまったりと、大変苦労しました。一方で、自社にマッチした人材を採用できれば、企業にとっての財産になることも痛感し、人材業界に興味を持ちました。
貴社を志望したのは、人材業界の中でも特に幅広い業種をカバーし、担当企業数も最高レベルだからです。より多くの企業の悩みに触れ、それを解決することで、多くの業界と求職者を満足させられると考えています。

入社後はこれまでの経験を活かしつつ、新しい知識は積極的に学び取る所存です。貴社のさらなる事業拡大に貢献し、より多くの企業が適切な「人財」に出会えるよう、邁進してまいります。何卒、よろしくお願い申し上げます。

志望動機は自分の言葉で伝えよう
志望動機書に書く志望動機は自分の言葉で記入しましょう。Webサイト上に掲載されている志望動機書の記入例をそのまま使用すると、ほかの応募者と内容が被ってしまう可能性があります。また、採用担当者にありきたりな内容だと捉えられることも。記入例はあくまでも参考程度に留め、オリジナルの表現で作成することを心掛けてください。

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志望動機書にまつわるQ&A

ここでは志望動機書にまつわる疑問やお悩みをQ&A方式で回答します。就職活動の際の参考にしてください。

志望動機書って何?

志望動機書とは、その企業を志望する理由をまとめた、就職・転職活動で使われる書類です。基本的に決まったフォーマットはなく、企業から指定がない場合は自由に作成できます。詳しい志望動機書については当コラム「志望動機書とは?フォーマットはあるの?書き方を解説」の「志望動機書とは」で解説しているので参考にしてください。

効果的な志望動機書の書き方って?

志望動機書を書くときは、冒頭で結論を述べ、次に結論に結びつく具体例を出し、最後に競合他社ではなくその企業でなくてはならない理由で締めます。詳しい志望動機書の書き方については、当コラム「志望動機書とは?フォーマットはあるの?書き方を解説」の「志望動機を効果的に書く3つのステップ」をご覧ください。

なぜ志望動機は聞かれるの?

企業が応募者に志望動機を聞く理由は、志望動機の高さと企業とのマッチ度を確認するためです。この2つを確認することによって、長期に渡って活躍できる人材を見つけることが狙いとされています。志望動機について詳しく知りたい方は「志望動機の考え方と作り方が知りたい!面接での効果的な答え方も紹介します」をご覧ください。

志望動機の文章量はどれくらい?

志望動機書は、A4用紙の8割以上を埋めるようにしましょう。長さが8割以下だと面接官から「志望度が低い」と思われる可能性があるからです。志望動機書の書き方を詳しく知りたい場合は、当コラム「志望動機書とは?フォーマットはあるの?書き方を解説」の「志望動機書を作成する際の4つのポイント」をご参考ください。

志望動機が見つけられない…

志望動機が見つからないときは、自己分析を行うことから始めましょう。自分が何をしたいのかという目的や条件を明確にすれば、それを志望動機に結びつけられます。志望動機が見つからないときは「志望動機が書けない理由を解説!書き方のポイントと例文を紹介」をご参考ください。自分では就活が進まないという人には、ハタラクティブのご利用がおすすめです。ハタラクティブでは、マンツーマンでアドバイザーが対応いたします。サービズはすべて無料ですので、ぜひお気軽にお問い合わせください!

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