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事務職の志望動機の書き方とは?未経験でも転職できる!例文あり

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【このページのまとめ】

  • ・事務職には一般事務や営業事務、経理事務などさまざまな種類がある
  • ・事務職で働く場合、パソコンスキルや社交性、守秘義務の理解が求められる
  • ・事務職未経験でもコミュニケーション能力や前職でのスキルをアピールできる
  • ・どうして事務職で働きたいのか、という理由を志望動機で明確に示すことが大切
  • ・志望動機を書く際は、その企業ならではの理由や自分の強みなども取り入れる

監修者:室谷彩依

キャリアコンサルタント

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事務職の志望動機で悩んでいる方は、志望企業の業務内容や求められる適性をしっかり理解しておきましょう。事務職は、一般事務以外にも営業事務や経理事務など、さまざまな種類があります。そのなかで、どうしてその職種・企業を選んだのかを志望動機で明確に伝えることで、人事への効果的なアピールができるでしょう。コラムでは、事務職の業務内容や種類、志望動機の書き方、種類別の例文をご紹介します。

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事務職の種類と業務内容

まずは、事務職の概要をひととおり理解しておきましょう。一般的な事務職の業務内容は、以下のとおりです。

・書類、資料の作成
・データ入力
・電話応対
・来客対応
・ファイリング

次に、種類別の業務内容や、事務職に求められる適性・資格を見ていきましょう。

事務職の種類

一般事務

一般事務では、書類作成や電話対応、来客対応などの事務業務全般を担います。企業によっては経理や総務を兼任していることもあるようです。


経理事務

各企業の経理部で活躍することの多い経理事務では、会計や財務などを担当します。帳簿作成や出入金管理、月次決算など、会社の金銭面の管理・サポートが主な業務です。


営業事務

営業事務は、営業担当者の業務がスムーズに進むようサポートします。プレゼンテーション資料の作成や電話対応、在庫管理など、営業担当者や顧客と関わりながら行う仕事が多いです。


総務事務

企業の運営を多方面から支えるのが、総務事務の仕事です。社内外の会議のセッティング、備品の発注、安全管理などを行い、社内の事業をサポートします。


人事事務

人事事務は、人事部に所属し、入退社の手続きや給与計算などを担当することが多くなっています。採用業務に直接関わる人事を労務の面でサポートする職種です。

事務職に求められる適性

パソコンスキル

事務職において、パソコンのスキルは必要不可欠といえます。特にワード・エクセルなどのオフィス系ソフトは使用頻度が高いため、使いこなせるようにしておくと良いでしょう。


守秘義務への理解

事務職は社内外の個人情報を取り扱うことが多いので、情報漏えいを防ぐ「守秘義務」は必ず理解し、守りましょう。たとえ些細なことでも、会社の業務を通して知った情報を外部に公開するのは厳禁です。特にSNSは情報漏えいのミスを無意識に起こしやすいので、利用する際は十分に注意しましょう。


コミュニケーション能力

事務職は社内外の人と関わる機会が多いため、コミュニケーション能力は欠かせません。
相手が何を求めているのかをしっかり理解し、配慮することが大切です。


几帳面さ

先述のとおり、書類作成やデータ入力など、細かな配慮やミスの少ない仕事が求められる事務職では、多少の几帳面さが必要でしょう。使いやすいようにファイルをまとめたり、先回りして営業資料を用意しておいたりと、几帳面さは社員への思いやりに直結する大事な適性です。

事務職で活用できる資格

MOS(マイクロオフィススペシャリスト)

MOS資格は、マイクロソフトのオフィスアプリケーションである「ワード」「エクセル」「パワーポイント」などのスキルを証明する資格です。MOS資格の取得は、明確なパソコンスキルの証明にもなり、事務職の就活で有利に働く可能性が高いでしょう。


日商PC検定試験 2級

日商PC検定は、日本商工会議所や各地の商工会議所で実施される、資料やグラフ作成、データ分析能力を問われる資格です。事務職の実務に役立てるには、2級以上の取得が望ましいでしょう。


日商簿記検定 2級

日商簿記検定は、数ある簿記検定のなかでも最も知名度のある検定の一つ。企業の営利活動における記録や計算、整理など経理の基本がつまった資格です。経理事務を目指す方だけでなく、企業で働く方ならば取っおいて損はないでしょう。


秘書技能検定試験

秘書検定は、社会人として必要な常識やマナーが身につく資格です。秘書を目指す人だけでなく、人と接する仕事をするならば十分に活用できる内容なので、ぜひ挑戦してみましょう。

未経験でも事務職の適性をアピールできるスキル

未経験で事務職に就きたい方は、自身の持っているスキルを事務職の適性になぞらえて効果的にアピールしましょう。
以下、未経験が事務職の適性をアピールできるスキルをご紹介します。

パソコンスキル

事務職の経験がなくても、パソコンを使える方は多いのではないでしょうか。お伝えしたように、事務職ではパソコンスキルを求められることが多いです。そのため、ワードやエクセル、パワーポイントなど事務職で活かせるパソコンスキルをアピールすることで、採用に近づくでしょう。
MOS資格や日商PC検定を保有していれば、それがパソコンスキルの証明になります。資格を持っていない方は、大学のレポート作成やアルバイトでのシフト表作成など、どのようなシチュエーションでパソコンスキルを習得したのか伝えることで説得力が増すでしょう。

前職で培ったスキル

事務職は未経験だったとしても、前職やアルバイトで培ったスキルを活かすことはできます。たとえば飲食店で接客をしていた方は、人と接することに慣れている点を伝え、受付や来客対応でスキルを役立てることをアピールしましょう。
前職でのスキルを伝える際は、実績や経験など、なるべく具体的に示してください。

コミュニケーション能力

先述のように、事務職では相手の求めていることを理解し、円滑な人間関係を築くコミュニケーション能力が求められます。コミュニケーション能力や社交性は、事務職未経験者・経験者に関わらずアピールできるポイントです。たとえ事務職の経験がなくとも「この人は気がききそうだ」「この人と一緒に仕事がしたい」と思ってもらえれば、採用してもらえる可能性も大いにあるでしょう。

事務職の志望動機3つのポイント

次に、事務職の志望動機を伝える際のポイントを見ていきましょう。

1.この企業でなくてはいけない熱意を伝える

志望動機は、なぜその企業の事務職を選んだのか納得できる理由を、熱意をこめて伝えます。
「待遇がいいから」「パソコンができるから」など、どの企業や職種にも通用するような理由は避けましょう。企業の社風や制度を理解していることが伝われば、採用担当者に好感を持ってもらえます。そのため、その企業の事務職だからこそのポイントを掘り下げて伝えることを意識しましょう。

2.企業の採用ニーズにマッチした人物像を心がける

志望動機を述べる際は、求人ページや企業のWebサイトなどに掲載されている情報をよく読み込み、企業の求めている人材を理解しましょう。そして、自分自身の適性と企業の採用ニーズを照らし合わせ、共通している点を強調するような内容を心がけます。ただし、自分の性格や適性を無視して採用ニーズに合わせすぎると、面接でボロが出てしまったり、入社後にミスマッチが発覚したりする恐れがあります。そのため、本来の自分の特長を残しつつ採用ニーズに添った人物像になるよう心がけましょう。

3.自分の強みが仕事で活かせることをアピール

志望動機では、自分が持っている強みをどのように仕事に活かしていけるか、わかりやすく伝えましょう。事務職の経験がある場合は、前職での具体的な実績や活躍のエピソードを交えながらアピールするのが有効です。
未経験の場合、先述したパソコンスキルやコミュニケーションスキルなど、前職で得た能力の中から事務職でも活かせるものをピックアップするのがおすすめ。

上記の項目を掘り下げ、説得力のある志望動機に仕上げましょう。

種類別!事務職の志望動機の例文

ここでは、履歴書に書く際の、効果的な事務職の志望動機を例文でご紹介します。事務職の種類別にまとめたので、自分の志望する事務職の例文を参考に、自分なりの志望動機を考えてみましょう。

一般事務の志望動機

私は昔から家族や友人に几帳面といわれ、勉強机や本棚もジャンル分けして綺麗に収納しないと気がすまない性格です。また、前職の営業サポートでは常に効率と丁寧さを心がけて業務に邁進し、社内の表彰制度「月間バックオフィス部門」でMVPを受賞したこともあります。
また、学生時代にMOS資格を取得しており、前職でも使用していたことからワードやエクセルの扱いには慣れています。
貴社に入社した暁には、一般事務として社員をサポートし、誰もが働きやすい環境づくりに尽力します。また、前職では経験しなかったプレゼン資料の作成やデータ入力など、新しい業務にも貪欲に挑戦したいと思っています。

経理事務の志望動機

私は大学時代、サークルの会計を任されていました。部内の活動費や出費をまとめサークル費用を管理し、余った費用を打ち上げ代に回すなど工夫していました。私が会計をしていた2年間は、例年より自由に使えるお金が多く、部員やサークル長に感謝されたのは良い思い出です。
貴社の商品は日頃から使用しており、そういった愛着のある企業で金銭面のサポートをしたいと思ったのが、経理事務を志望したきっかけです。
資格は、日商PC検定の2級と日商簿記検定の2級を取得しています。入社後は、会計としての経験と、資格の勉強で学んだ経理の知識を活かして活躍していきたいと思っています。

営業事務の志望動機

私は、前職で2年間金融商品の営業を担当していました。同業の交流会で貴社の営業社員と出会い、生き生きと仕事をしている姿を見て一緒に働きたいと思ったのが貴社志望のきっかけです。
今回営業事務で応募したのは、営業の業務をしていくなかで事務作業を行なう場面も多く、ファイル整理やデータ処理などのバックオフィス業務に面白さを見出したからです。同僚からデータ分析や事務処理能力を買われることも多く、次第に事務作業にやりがいを感じるようになりました。
そのため、今後はサポートする側として営業社員の力になりたいと思っています。
営業の業務内容を熟知しているほか、MOS資格も所持しています。入社後は、今までの営業で培った経験を活かし、営業社員をサポートしていきたいです。

総務事務の志望動機

私は前職で、1年間に総務に携わっていました。業務は主に社内の備品管理や広報の発行、社内行事の運営などです。職種柄、部署をまたぎ、多くの社員と結束を深めさまざまな業務に関わらせてもらいました。
また、もともとマルチタスクが得意なので、複数の業務を並行して行える器用さが自分の強みだと思っています。
貴社を志望したきっかけは、社内イベントなど社員と交流する機会の多い社風に惹かれたからです。前職で培ったコミュニケーションと適応力を活かし、貴社でも総務事務に尽力していきたいです。

人事事務の志望動機

私は前職でエンジニアをしていました。規模の小さい会社であったゆえに人事体制が整っておらず、エンジニア採用の際は主に私が採用現場を仕切っていました。人事部と連携しながら人材要件の設定や、自社ニーズに合ったエンジニアスキルの見極めなどを経験し、組織における採用活動の重要さや奥深さを実感しました。エンジニアの仕事も好きでしたが、それ以上に人事業務に興味を持ち、エンジニア採用に重きを置く貴社での人事事務を志望するに至りました。
資格としては、MOSエキスパートを取得しており、高度な関数の利用やグラフ作成、データ分析に自信があります。
入社後は、より自社ニーズに合った質の高いエンジニア採用を実現させるため、前職の経験を活かし事務面でサポートしていきたいです。

事務職の面接で聞かれる質問5選

最後に、事務職の面接で聞かれることの多い5つの質問を押さえておきましょう。

1.エクセルやパワーポイント経験の有無

事務職の面接で聞かれる頻度が高いのは、実務に直結するワードやエクセル、パワーポイント経験の有無です。採用されたいからといって嘘をつくことはせず、実際に経験したことのあるものを正直に答えましょう。また、どういった経緯でワードを使用することになったのか、など具体的に説明することで説得力が増します。

2.現在持っている資格

面接では、現在所持している資格を聞かれることも多いです。事務業務に活かせるか判断したい場合がほとんどなので、簿記や秘書検定など、事務に活用できそうな資格を述べます。事務に活かせる資格でなかった場合でも、資格取得のためにこつこつと勉強した経験をアピールすることはできるので、伝えておいて損はないでしょう。ユニークな資格であれば、面接官の印象に残る場合もあるので、話題作りになる可能性も。

3.事務職への意欲

面接官は、応募者が「数ある職種のなかでどうして事務職を選んだのか」知りたがっているでしょう。そのため、事務職を選んだ経緯や意欲を聞かれることが多いです。他の業種でなく事務職で働きたい理由を明確にしておきましょう。
また、同様に「事務職のなかでもどうして経理事務が良いのか」「どうして自社の事務職で働きたいのか」など、事務職の種類や企業について聞かれる可能性も高いです。

4.これまでの経歴

転職の場合、これまでの経歴を聞かれる可能性も高いです。経験してきた業種や業務内容を正直に述べましょう。その際、前職でのスキルが事務職に活かせるような伝え方をすると効果的なアピールになります。

5.入社後どのような仕事がしたいのか

入社後、会社でどのような仕事をしたいか聞かれることもあります。これは、なんとなく事務職を志望したのではなく、自分のなかで明確な意志を持って事務職を選んだことや、入社への強い意欲をアピールするチャンスです。
そのため面接に挑む前には、入社した場合のキャリアビジョンを具体的に考えておきましょう。

上記のように、事務職の面接では、持っている資格やスキルなどの「即戦力」とこれまでの経歴といった「対応力」、そして志望動機や事務職への意気込みといった「意欲」を問われることが多いです。
そういった質問に対応できるよう、事前にしっかりと回答を準備しておきましょう。

事務職に転職するには

以上、事務職の業務内容や適性、志望動機の書き方について解説しました。
事務職に転職するならば、志望動機以外にも、面接の際の受け答えやマナー、身だしなみなど、内定を取る際に頭に入れておくべきことは多数存在します。基本的な面接マナーは、こちらの記事をご覧ください。

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