事務職の志望動機を解説!未経験からの転職はどうする?例文を確認しよう

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この記事のまとめ

  • 事務職には一般事務や営業事務などさまざまな種類がある
  • 志望動機は、どうして事務職で働きたいのかという理由を明確に示すことが大切
  • 事務職の志望動機を書く際は、その企業ならではの理由や自分の強みなども取り入れる

事務職の志望動機で悩んでいる方は、志望企業の業務内容や求められる適性をしっかり理解しておきましょう。事務職は、一般事務以外にも営業事務や経理事務など、さまざまな種類があります。そのなかで、どうしてその職種・企業を選んだのかを志望動機で明確に伝えることで、人事への効果的なアピールができるでしょう。コラムでは、事務職の業務内容や種類、志望動機の書き方、種類別の例文をご紹介します。

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事務職の志望動機のポイント

事務職の志望動機では、「この企業を志望する理由」を明確に伝えることが大切。事務職はほとんどの企業に存在する職種のため、企業を選んだ理由をしっかりと伝えましょう。

1.この企業でなくてはいけない熱意を伝える

志望動機は、なぜその企業の事務職を選んだのか納得できる理由を、熱意をこめて伝えます。
「待遇がいいから」「パソコンができるから」など、どの企業や職種にも通用するような理由は避けましょう。企業の社風や制度を理解していることが伝われば、採用担当者に好感を持ってもらえます。その企業の事務職だからこそのポイントを掘り下げて伝えることを意識しましょう。

企業研究と業界研究を徹底しよう

「この企業でなくてはいけない理由」を考えるには、企業について深く理解することが必要です。「企業研究は転職でも必ず行おう!情報の集め方と活用のポイント」を参考に、細かくしっかりと行いましょう。また、合わせて志望企業が業界内でどんな立ち位置にあるのか、業界全体の課題はなにかなどを把握すると、より企業理解が深まります。志望理由に深みが増すので、業界研究も行いましょう。

2.企業の採用ニーズにマッチした人物像を心がける

志望動機を述べる際は、求人ページや企業のWebサイトなどに掲載されている情報をよく読み込み、企業の求めている人材を理解しましょう。そして、自分自身の適性と企業の採用ニーズを照らし合わせ、共通している点を強調するような内容を心がけます。ただし、自分の性格や適性を無視して採用ニーズに合わせすぎると、面接でボロが出てしまったり、入社後にミスマッチが発覚したりする恐れがあります。そのため、本来の自分の特長を残しつつ採用ニーズに添った人物像になるよう心がけましょう。

3.自分の強みが仕事で活かせることをアピール

志望動機では、自分が持っている強みをどのように仕事に活かしていけるか、わかりやすく伝えましょう。事務職の経験がある場合は、前職での具体的な実績や活躍のエピソードを交えながらアピールするのが有効です。
未経験の場合、先述したパソコンスキルやコミュニケーションスキルなど、前職で得た能力の中から事務職でも活かせるものをピックアップするのがおすすめ。未経験者が事務職の応募でアピールできるスキルや資格については、「未経験から事務職を目指して大丈夫?業務内容と求められるスキルをチェック」のコラムでもまとめています。

事務職志望動機をブラッシュアップさせる!職種理解を深めよう

好印象を与える志望動機を作成するには、事務職という仕事を十分に理解する必要があります。
下記に、事務職の種類と具体的な仕事内容をまとめました。ひとくちに事務職といって細分化されているため、自分が応募する事務職がどんな仕事を担っているか把握しておきましょう。

事務職の種類 具体的な仕事内容
一般事務 書類作成や電話・来客対応などの事務業務全般を担当。企業によっては経理や総務を兼任していることもあるようです
経理事務 会計や財務といった経理部分を担当します。帳簿作成や出入金管理、月次決算など、会社の金銭面の管理・サポートが主な業務です
営業事務 営業担当者の業務がスムーズに進むようプレゼンテーション資料の作成や電話対応、在庫管理などが仕事。営業担当者や顧客と関わりながら行う仕事が多いです
医療事務 病院やクリニックなどの医療機関で働く事務職。受付、会計、診療報酬請求が主な仕事です
貿易事務 輸出入といった貿易に携わる事務職。貿易書類の作成や輸送の手配、通関手配など専門的な知識が求められます

一般的な事務職の業務内容は、以下のとおりです。

・書類、資料の作成
・データ入力
・電話応対
・来客対応
・ファイリング

これに加え、上記で説明した事務職の種類によって担当する業務が変わります。大企業は人員が厚いため事務の仕事も細分化されている傾向ですが、中小企業ではすべての業務を事務職が担当しているといったことも。就職先によって担当業務は異なる可能性があるでしょう。

事務職に求められるスキル

事務職において、パソコンのスキルは必要不可欠といえます。特にワード・エクセルなどのオフィス系ソフトは使用頻度が高いため、使いこなせるようにしておくと良いでしょう。
また、事務職は社内外の人と関わる機会が多いためコミュニケーション能力は欠かせません。
相手が何を求めているのかをしっかり理解し、配慮することが大切です。
書類作成やデータ入力など、細かな配慮やミスの少ない仕事が求められる事務職では、多少の几帳面さも必要でしょう。使いやすいようにファイルをまとめたり、先回りして営業資料を用意しておいたりと、几帳面さは社員への思いやりに直結する大事な能力です。

志望動機で役立つ!事務職で活用できる資格

事務職の仕事はパソコンを使うため、MOSがあるとスキルがあると判断されるでしょう。また、簿記や秘書検定も事務職に必要なスキルを証明する資格となるでしょう。

MOS(マイクロオフィススペシャリスト)

MOS資格は、マイクロソフトのオフィスアプリケーションである「ワード」「エクセル」「パワーポイント」などのスキルを証明する資格です。MOS資格の取得は明確なパソコンスキルの証明にもなり、事務職の就活で有利に働く可能性が高いでしょう。

日商PC検定試験2級

日商PC検定は、日本商工会議所や各地の商工会議所で実施される、資料やグラフ作成、データ分析能力を問われる資格です。事務職の実務に役立てるには2級以上の取得が望ましいでしょう。

日商簿記検定2級

日商簿記検定は、数ある簿記検定のなかでも最も知名度のある検定の一つ。企業の営利活動における記録や計算、整理など経理の基本がつまった資格です。経理事務を目指す方だけでなく、企業で働く方ならば取っおいて損はないでしょう。

秘書技能検定試験

秘書検定は、社会人として必要な常識やマナーが身につく資格です。秘書を目指す人だけでなく、人と接する仕事をするならば十分に活用できる内容なので、ぜひ挑戦してみましょう。

事務職未経験がアピールすべきスキルは?

事務職未経験の場合は、汎用性の高いパソコンスキルやコミュニケーションスキルをアピールしましょう。また、前職で身につけたスキルや経験も、事務職に活用できることがあります。

志望動機の作成の基本

説得力のある志望動機にするには、「仕事を志望する理由」である結論から書き出すのが鉄則。結論を根拠づけるエピソードを続け、最後に仕事への意欲や熱意でまとめれば、好印象を与えられるでしょう。

結論から書き出す

志望動機における「結論」とは、仕事を志望する理由を表します。
数ある職種のなかから、なぜ事務職を志望するのか、企業も多いなかで、なぜこの企業の事務職なのかを冒頭ではっきりと伝えましょう。

根拠となるエピソード

結論を述べたあとは、その根拠となるエピソードを書きましょう。
「前職で自分が作ったマニュアルやフォーマットが好評でサポートに適性があると感じた」「学生時代のサークルで経理を担当していた」など、事務職を志望するきっかけになった出来事を具体的に伝えます。

仕事に対する意気込みや熱意

最後に、仕事に対する熱意を述べます。
入社後にどんなふうに仕事に取り組みたいか、仕事をとおして何を叶えたいかを、自分の強みにからめて伝えると好印象につながります。

種類別!事務職の志望動機の例文

ここでは、履歴書に書く際の、効果的な事務職の志望動機を例文でご紹介します。事務職の種類別にまとめたので、自分の志望する事務職の例文を参考に、自分なりの志望動機を考えてみましょう。

一般事務の志望動機の例文

私は昔から家族や友人に几帳面といわれ、勉強机や本棚もジャンル分けして綺麗に収納しないと気がすまない性格です。また、前職の営業サポートでは常に効率と丁寧さを心がけて業務に邁進し、社内の表彰制度「月間バックオフィス部門」でMVPを受賞したこともあります。
学生時代にMOS資格を取得しており、前職でも使用していたことからワードやエクセルの扱いには慣れています。
貴社に入社した暁には、一般事務として社員をサポートし、誰もが働きやすい環境づくりに尽力します。また、前職では経験しなかったプレゼン資料の作成やデータ入力など、新しい業務にも貪欲に挑戦したいと思っています。

経理事務の志望動機の例文

私は大学時代、サークルの会計を任されていました。部内の活動費や出費をまとめサークル費用を管理し、余った費用を打ち上げ代に回すなど工夫していました。私が会計をしていた2年間は、例年より自由に使えるお金が多く、部員やサークル長に感謝されたのは良い思い出です。
貴社の商品を日頃から使用しており、愛着のある企業で金銭面のサポートをしたいと思ったのが、経理事務を志望したきっかけです。
資格は、日商PC検定の2級と日商簿記検定の2級を取得しています。入社後は、会計としての経験と、資格の勉強で学んだ経理の知識を活かして活躍していきたいと思っています。

営業事務の志望動機の例文

私は、前職で2年間金融商品の営業を担当していました。同業の交流会で貴社の営業社員と出会い、生き生きと仕事をしている姿を見て一緒に働きたいと思ったのが貴社志望のきっかけです。
今回営業事務で応募したのは、営業の業務をしていくなかで事務作業を行う場面も多く、ファイル整理やデータ処理などのバックオフィス業務に面白さを見出したからです。同僚からデータ分析や事務処理能力を評価されることも多く、次第に事務作業にやりがいを感じるようになりました。
そのため、今後はサポートする側として営業社員の力になりたいと思っています。
営業の業務内容を熟知しているほか、MOS資格も所持しています。入社後は、今までの営業で培った経験を活かし、営業社員をサポートしていきたいです。

ネガティブな理由は志望動機に盛り込まない

事務職を志望する理由として「接客をしなくて良いから」「内勤だから」などを挙げる人もいるようですが、志望動機として使用するのは避けるべき。「事務職は楽だから働きたい」と伝えているのと同じです。好印象は持たれないため、仕事内容や自分の強みと絡めた具体的な志望理由を用意しましょう。

事務職の志望動機が作れないときはプロに相談しよう

インターネットなどを調べれば志望動機の例文は多く掲載されていますが、それらを使って志望動機にするのは避けるべき。面接官は採用のプロのため、使い回されたりコピペされたりしている志望動機には気づくものです。
自分の言葉で、自分の経験や強みをしっかりアピールできる志望動機を作成しましょう。

志望理由が条件など、どうしても思い浮かばなければ就職のプロに相談するのがおすすめ。ハローワークや就職エージェントを活用してみましょう。
なかでもエージェントは、専任担当者と自己分析を行えるため、よりオリジナリティのある志望動機を作成できます。相談先に迷ったら、未経験からの就職サポートも行っているハタラクティブをご利用ください。
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志望動機は、専任担当者が相談者の強みや適性を把握しながら作成をサポート。第三者からのアドバイスがあることで、新たな気づきや納得感を持ちながら就職活動に取り組めるでしょう。

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