営業事務の仕事とは？必要なスキルとキャリアパス

事務職の1つである「営業事務」の仕事内容について、正しく理解していますか？
情報収集をせずに職種を選んでしまうと、働きはじめてから「思っていた仕事と違う」という事態になる恐れも。
このコラムでは、営業事務の仕事内容や必要なスキルのほか、一般事務との違い、営業事務のキャリアアップ・キャリアチェンジについて、詳しくご紹介します。

◆営業事務の仕事内容

営業事務は、いわば営業職のサポート役。営業担当者が新規顧客の獲得やクライアントとの交渉業務に集中できるよう、営業チームで事務作業を担当するのが役割です。

営業事務の業務内容は、以下のとおりです。

【営業事務の業務内容】

・郵便物の回収、発送
・スケジュール管理
・書類管理
・出張申請書や経費申請書の作成代行
・商品やサービスの受発注
・売上伝票や見積書、請求書、受領書の作成
・申込書や契約書の作成と管理
・在庫、納期管理
・出入金管理
・顧客データ管理
・マーケティング情報の統計収集
・営業関連のデータ収集
・営業資料の作成
・未収金管理
・クレーム対応　など

営業事務の業務内容は幅広く、企業や業界によって違いがあります。共通している業務は来訪者の受付や電話対応などで、顧客からの印象を左右する重要な立場と言えるでしょう。

営業事務は、営業担当者の仕事の状況によって、急な顧客対応や出張の手配など、柔軟な対応が求められる場面が多いのが特徴です。

◆営業事務が活躍できる場所

営業職が多く活躍する業界では、その分営業事務の採用も活発にあると考えられます。
たとえば広告業界やIT業界、メーカー業界、建築業界、不動産業界、金融業界など、営業事務の活躍できる場は多いでしょう。

会社によっては、営業部門の中に営業1課、2課、または国内営業担当、海外事業部などがあり、部署が細分化されていることも。
営業担当者1人につき営業事務を配置するケースもありますが、チームや部署毎に複数の営業事務を配する企業もあるようです。

◆営業事務のやりがい　

営業事務は営業部門の一員のため、売り上げが上がったときや、予算を達成したときなどには、達成感を味わうことができるでしょう。 

たとえ優秀な営業担当者でも、営業資料や請求書、契約書作成に時間や労力をとられていては、思うような成果を出すのは難しいもの。
営業事務として営業担当者をしっかりとサポートし、売り上げに貢献できるという点は、仕事をする上でやりがいにつながるのではないでしょうか。

また、営業事務は、事務職の中でもルーティンワークが少ない職種。
突発的な注文への対応や顧客と連絡をとることもあるので、常に臨機応変な対応や冷静な判断が必要です。

事務職で自分の力を試したいという人には、やりがいのある仕事と言えるでしょう。

◆営業事務に必要なスキル、向いている人は？

営業事務は、営業部門において縁の下の力持ちのような存在です。
そのため、言われたことだけをするというよりは、「いかに営業担当が働きやすくなるか」を考え、創意工夫することが求められます。

また、営業担当者は1度に多くの仕事を抱えることもあるため、そのサポート役として、優先順位を考えてスピーディーに処理すること、冷静かつ臨機応変に対応することが大切です。

ホスピタリティと協調性があり、細かい点にも目が届く人が営業事務の仕事に向いていると言えるでしょう。 

さらに、営業事務として働く際は、ExcelやWordといったパソコンのスキル、基本的なビジネスマナー、コミュニケーション能力などが必要です。
そのほか、海外との取引がある企業では、ある程度の英語力が求められることもあります。

これから就職・転職活動をする場合は、応募先の企業の事業内容を確認し、営業事務に必要な能力は何かを考えてみると良いでしょう。

◆営業事務は一般事務と何が違う？

一般事務は、配属された部署で事務的なサポートをします。
部署によって具体的な業務内容は異なりますが、来客・電話対応、郵便物の回収、発送、ファイリング、データ入力、備品発注などの事務作業が基本となるでしょう。

一方営業事務は、営業部門に配属され、営業担当者のサポートを行います。
先述したように、一般的な業務内容は、営業に必要な資料の作成や、顧客対応、契約書、見積書、請求書の作成など。
決められた仕事を行うというよりは、営業担当者の状況に応じた対応が必要です。

そのため、営業事務は一般事務よりもルーティンワークが少なく、業務の幅が広いと言えます。
また、繁忙期や年度末などが忙しい傾向があり、時期によって業務量が異なるのも営業事務の特徴です。

◆営業事務のキャリアアップ・キャリアチェンジ

営業事務としてのキャリアアップを考えるなら、今の会社で自分の能力を高めるのも良いですが、より大きな事業を展開する企業へ転職するのも1つの方法です。

他業界への転職を意識するなら、営業事務に必要な能力を突き詰めるだけでなく、コミュニケーション能力や英語力などを身につけ、自分の可能性を広げておきましょう。

また、営業事務の仕事は幅広いため、他業種へのキャリアチェンジも考えやすいのではないでしょうか。

たとえば、パソコンスキルや請求書の作成業務経験を活かして経理事務、営業のサポート経験を活用して営業職にキャリアチェンジ、事務処理能力やコミュニケーション能力を役立たせて秘書業務などと、さまざまな選択肢があるでしょう。

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