事務職の転職面接で質問されることとは?回答例やマナーを解説

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この記事のまとめ

  • 事務職の転職面接では、持っている資格やスキルについて質問されることがある
  • 事務職の転職面接では逆質問を通してコミュニケーション力を確認される
  • 転職面接に臨む前に事務職で必要なスキルを把握しておくと対策を立てやすい

事前に質問を把握して、事務職の転職面接に臨みたいと考える人は多いでしょう。事務職の転職面接では、転職理由や志望動機のほかに資格やスキルに関する質問をされることが多いようです。このコラムでは、事務職の転職面接においてよく聞かれる質問を解説。具体的な回答例や逆質問に上手く対応するためのポイント、面接に受かるためのコツなどもまとめました。面接の対策を立てるための参考にしてみてください。

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事務職の転職面接における質問の流れ

この項では、事務職の転職面接における質問の流れを解説しています。事前に対策を立てて、面接で落ち着いた受け答えをするための参考にしてみてください。

1.自己紹介

転職面接では、最初に自己紹介を求められることが多いようです。自己紹介を通して応募者の人柄を知り、スムーズに面接に入るための雰囲気づくりをしたいという面接官の意図があります。
自己紹介は、1~3分程度の長さにまとめましょう。氏名や前職の会社名などのほかに、事務職で活かせるスキルやこれまでの実績などにも軽く触れると好印象です。最後は面接への前向きな意気込みを述べて、「よろしくお願いします」と締めくくります。面接での自己紹介の仕方は「自己紹介ではなにを話せばいい?転職や面接での伝え方は?例文で確認しよう」で解説しているので、ご一読ください。

2.転職理由

面接官が転職理由を聞くのは、同じ理由で早期退職してしまわないかを見極めるためです。そのため、転職理由として前職への不平不満ばかりを挙げると、「嫌なことがあったらすぐに辞めてしまうのでは」と面接官に心配される恐れがあります。
転職理由はできるだけ前向きな内容に言い換えて、仕事への熱意をアピールしましょう。詳しくは、「転職理由を言い換えてポジティブな印象に!伝え方や例文を紹介」のコラムをご覧ください。

3.志望理由

面接官は志望理由から、入社意欲の高さや会社とのマッチ度を確かめたいと考えています。そのため、志望理由は「なぜ志望先企業の事務職を選んだのか」が面接官に分かりやすく伝わるような内容にしましょう。
自己分析によって自身のスキルを洗い出し、企業研究をして企業の採用ニーズを把握すると、盛り込むべき要素を見つけやすくなります。「事務職の志望動機の書き方とは?未経験でも転職できる!例文あり」では、事務職の志望動機の例文を解説しているので、参考にしてみてください。

事務職にはどのような種類がある?

契約書の作成や電話対応などを行う一般事務や営業職のサポートをする営業事務、税関での手続きや海外とのやり取りを行う貿易事務などがあります。所属する企業や部署によって担当する業務や必要なスキルは異なるので、求人内容をよく確認しましょう。「既卒が事務職に正社員就職するには?仕事内容やおすすめの資格も紹介」では、6種類の事務職を紹介しているので、チェックしてみてください。

4.自己PR

自己PRの内容から、応募者が「自社に貢献してくれるようなスキルを備えているか」を見極めたいというのが面接官の狙いです。ただ自分の得意なことを述べるのではなく、応募した事務職で必要な知識や技術などに沿ったアピールをしましょう。
前職の実績を引き合いに出す場合は、「工数を○時間短縮できた」のように具体的な数字を交えると説得力が増します。例文を参考に自己PRを考えたい方は、「面接での自己PRの例文をご紹介!状況別の回答と作成のポイントも解説」をご覧ください。

5.資格やスキルについて

事務職はパソコンを使う業務が多いため、持っている資格やスキルを面接で質問されることがあります。入社後に担当する業務や研修内容を決める判断材料になるので、「どのようなソフトウェアをどの程度使えるのか」を具体的に説明しましょう。
必要な資格はスキルは、求人情報に応募条件として載っている場合もあるため、よく確認しておくことが大切です。事務職で役立つ資格は「「事務の資格」未経験に有利なものとは?仕事別のおすすめをご紹介」のコラムで紹介しているので、ぜひご一読ください。

勤務条件について聞かれることも

面接では、「勤務地の希望はあるか」や「繁忙期に休日出勤できるか」など、勤務条件に関する確認をされることもあるようです。入社後のミスマッチを避けるためにも、育児や親の介護などやむを得ない理由がある場合は、自身の希望を伝えておきましょう。特別な理由がないのに希望だけを述べると「自社には合わない」と判断されかねないので、注意が必要です。

転職の面接でよく聞かれる質問についてさらに知りたい方は、「転職面接では何を質問される?回答のポイントを知って対策を立てよう」や「転職面接の質問例を紹介!好印象につながる回答の仕方やコツなども解説」のコラムをご覧ください。

事務職の転職面接で聞かれることが多い質問への回答例

前項で紹介した質問のほかに、事務職の転職面接では以下のような質問をされることがあります。

「事務職が担う役割は何だと思いますか」

「事務職は、会社の業務がスムーズに進むようにサポートする役割を担っていると思います。データ入力や書類の管理などの日々の業務の蓄積が、会社で働いている人々の役に立っていることにやりがいを感じます」

会社の中で事務職が担う役割について聞くことで、応募者がどのような意識を持って仕事に取り組んでいるのかを知りたいという面接官の意図があるようです。前職が事務職の場合は、自分が携わっていた業務が会社内にどのような影響を及ぼしていたのかを考えてみましょう。未経験から事務職に挑戦する場合は、志望先企業の求人情報をよく読み込んだうえで、自分なりの意見を述べると効果的です。

「事務の仕事で感じた課題と改善策を教えてください」

「事務職として働き出した当初は、タスク管理の仕方に課題を感じていました。仕事を順番にこなすだけでは効率が悪く、当初の予定も滞ってしまいます。そこで、締め切りや業務量によってタスクに優先順位を付けることを徹底しました。優先度の高いものから進めることで、効率的に業務を遂行できるようになったと感じています」

面接官は、応募者が自ら課題を特定し、対処できるかを知りたいと考えています。事務職は定型業務が中心と思われがちですが、突然の電話や来客、緊急の依頼などにも柔軟に対応できる力が必要だからです。前職で困難だと感じた事例と、状況改善のために自分が取った行動をできる限り具体的に伝えましょう。

事務職の転職面接では逆質問の対策も重要

事務職の転職面接では、逆質問の対策もしっかり行っておく必要があります。逆質問とは、面接官から「何か質問はありますか」と問い掛けられることで、面接の終盤で聞かれるのが一般的です。
以下で面接官が逆質問をする意図と好印象な逆質問例をそれぞれ解説しているので、参考にしてみてください。

面接官が逆質問をする意図

面接官が逆質問をするのには、以下のような意図があるといわれています。

・入社意欲の高さを確認したい
・自社の社風や方針と合う人材か見極めたい
・円滑なコミュニケーションが取れるか確かめたい
・応募者の疑問を解決して志望度を上げたい

面接官は、逆質問をする応募者の姿勢や発言内容から入社意欲の高さを確認したいと考えているようです。また、応募者の価値観が社風や方針とマッチしているかもチェックされます。良い経歴や高度なスキルを持っていても、熱意を感じられなかったり面接官に「自社とは合わない」と判断されたりしてしまえば、内定を得ることは難しいでしょう。
さらに、社内外と連絡を取ることが多い事務職の面接では、逆質問を通してコミュニケーション力を確かめられている場合もあるため、受け答えには十分注意する必要があります。言葉遣いや質問内容だけでなく、面接官の話を聞く姿勢も意識することが大切です。逆質問をする面接官の意図は「転職面接の逆質問に上手く対応するポイントは?OK・NG例をそれぞれ紹介」のコラムで詳しく紹介しているので、ぜひご一読ください。

転職面接で好印象な逆質問例

事務職の転職面接で好印象な逆質問例は、以下のとおりです。

・前職でMOSの資格を取得しましたが、配属部署ではこのスキルを活かせますでしょうか
・御社で事務職として活躍している方の共通点を教えてください

持っている資格やスキルを、入社後にどのように活かせるか聞くことで、自分の強みを面接官に印象付けられます。志望先企業が求める人物像をよく調べたうえで、採用ニーズに合った強みをアピールしましょう。
また、同じ業務分野で実際に活躍している人の特徴を聞くのも効果的です。「自分も同じような働きをして会社に貢献したい」という熱意を示せます。「転職の面接では逆質問をするべき?コツを掴んで効果的な回答を考えよう」のコラムでは、一次面接や二次面接などの段階に合わせた逆質問例を解説しているので、参考にしてみてください。

事務職の転職面接で受かるコツ

事務職の転職面接で受かるコツは、「マナーを理解しておく」「必要なスキルを知る」の2つです。面接官に好印象を与えるためのコツを理解して、面接の成功率アップを目指しましょう。

面接時のマナーを把握しておく

面接のマナーを把握しておくことは大切です。質問への対策をしっかり行って面接に臨んだとしても、マナーから外れた行動をすると面接官に良くない印象を与える恐れがあります。
身だしなみに乱れがないか、必要な持ち物はすべて持ったかなどをよく確認したうえで、面接開始の10分前には受付を済ませるようにしましょう。面接中は、受け答えの内容だけでなく、姿勢やお辞儀の仕方などにも気を配ります。面接で気をつけるべきマナーについて詳しく知りたい方は、「面接の流れやマナーを理解しよう!受付・入室・退室の場面別に解説!」のコラムをご覧ください。

事務職で必要なスキルを知る

事務職では、複数のタスクを並行してこなす能力や、部署や社内外を問わずさまざまな人と連携を取りながら業務を進める力が求められます。そのため、転職の面接では業務処理能力やコミュニケーション力をアピールすると良いでしょう。
また、人をサポートすることにやりがいを感じるという人も、事務職には適性があると考えられます。ほかにも、志望する事務職の種類によっては専門的な知識や資格が必要になる場合があるため、求人情報をよく確認しておきましょう。

未経験から事務職を目指せる?

未経験から事務職を目指すことは可能ですが、業務内容によっては専門的な資格や前職の経験が重視されることもあるので注意が必要です。未経験者の場合は、「一般事務」が挑戦しやすいといわれています。詳しくは、「未経験から事務職を目指して大丈夫?業務内容と求められるスキルをチェック」をご一読ください。

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