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事務職の転職面接で質問されることとは？おすすめ回答例や受かるコツを解説
更新日
この記事のまとめ
- 事務職の転職面接では、持っている資格やスキルについて質問されることがある
- 事務職の転職面接では逆質問を通してコミュニケーション力を確認される
- 転職面接に臨む前に事務職で必要なスキルを把握しておくと対策を立てやすい
- 事務職の転職を成功させるなら、一般的な面接の流れやマナーを理解しておこう
事前に質問を把握して、事務職の転職面接に臨みたいと考える人は多いでしょう。事務職の転職面接では、転職理由や志望動機のほかに資格やスキルに関する質問をされることが多いようです。このコラムでは、事務職の転職面接においてよく聞かれる質問を解説。具体的な回答例や逆質問に上手く対応するためのポイント、面接に受かるためのコツなどもまとめました。面接の対策を立てるための参考にしてみてください。
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事務職の転職面接で聞かれる質問と回答例
事務職に限らず、転職面接では転職する目的や志望理由は必ずといって良いほど聞かれます。
また、事務職の仕事内容にフォーカスした質問をされることも多いので、下記を参考に質問を想定して回答を用意しておきましょう。
1.「なぜ転職をするのですか」
面接官が転職理由を聞くのは、同じ理由で早期退職してしまわないかを見極めるためです。転職理由として前職への不平不満ばかりを挙げると、「嫌なことがあったらすぐに辞めてしまうのでは」と面接官に心配される恐れがあります。
転職理由はできるだけ前向きな内容に言い換えて、仕事への熱意をアピールしましょう。詳しくは、「転職理由を言い換えてポジティブな印象に！伝え方や例文を紹介」のコラムをご覧ください。
回答例
「前職では慣例的な仕事のやり方を重視しており、なかにはIT化を控える業務もありました。すべてをIT化することが良いとは思わないものの、手書きなどアナログな作業では効率が悪く、残業やミスも多く発生していました。
改善を求めてIT化を提案したものの受け入れられず、より自分に合った働き方が叶う会社で業務貢献がしたいと考えて転職を決意しました」
2.「志望動機を教えてください」
面接官は志望理由から、入社意欲の高さや会社とのマッチ度を確かめたいと考えています。そのため、志望動機は「なぜ志望先企業の事務職を選んだのか」が面接官に分かりやすく伝わるような内容にしましょう。
自己分析によって自身のスキルを洗い出し、企業研究をして企業の採用ニーズを把握すると、盛り込むべき要素を見つけやすくなります。「事務職の志望動機を解説！未経験からの転職はどうする？例文を確認しよう」では、事務職の志望動機の例文を解説しているので、参考にしてみてください。
回答例
「私が御社を志望するのは、業界のなかでも特に海外とのやり取りが大きい点です。私は学生時代に中国語を専攻しており、3年生のときには休学して北京の△△大学への留学も経験しました。留学先では中国籍以外の仲間もいたため、中国語に加えて英語も身についています。
また、御社は社員の挑戦を非常に重視しており、実績や社歴、年齢を問わずやりたいことにチャレンジできる社風に魅力を感じております」
3.「事務職で活用できるスキルや資格はありますか」
事務職は資格がなくても就業できる仕事ですが、新卒から挑戦するのは難しいといわれるように業務経験や業務スキルが重視されやすい傾向があります。
即戦力のアピールにもなるため、事務経験がない場合も事務職で活用できるスキルや資格があれば積極的に伝えましょう。
回答例
「パソコンはワード・エクセル・パワーポイントなどオフィス系ソフトは問題なく使用できます。また、ワードとエクセルはMOSのエキスパートを取得しています。そのほか、前職では営業事務を行っていたので書類や請求書、プレゼン資料の作成も得意です」
4.「事務職が担う役割は何だと思いますか」
会社の中で事務職が担う役割について聞くことで、応募者がどのような意識を持って仕事に取り組んでいるのかを知りたいという面接官の意図があるようです。
前職が事務職の場合は、自分が携わっていた業務が会社内にどのような影響を及ぼしていたのかを考えてみましょう。未経験から事務職に挑戦する場合は、志望先企業の求人情報をよく読み込んだうえで、自分なりの意見を述べると効果的です。
回答例
「事務職は、会社の業務がスムーズに進むようにサポートする役割を担っていると思います。データ入力や書類の管理などの日々の業務の蓄積が、会社で働いている人々の役に立っていることにやりがいを感じています」
5.「事務の仕事で感じた課題と改善策を教えてください」
面接官は、応募者が自ら課題を特定し、対処できるかを知りたいと考えています。事務職は定型業務が中心と思われがちですが、突然の電話や来客、緊急の依頼などにも柔軟に対応できる力が必要だからです。前職で困難だと感じた事例と、状況改善のために自分が取った行動をできる限り具体的に伝えましょう。
回答例
「事務職として働き出した当初は、タスク管理の仕方に課題を感じていました。仕事を順番にこなすだけでは効率が悪く、当初の予定も滞ってしまいます。
そこで、締め切りや業務量によってタスクに優先順位を付けることを徹底しました。優先度の高いものから進めることで、効率的に業務を遂行できるようになったと感じています」
6.「事務職で楽しいと感じる仕事はどのようなことですか」
事務職を「楽しい」と感じている方は、仕事の効率や生産性が高いことが多いようです。事務職を通して感じる楽しさを挙げて、それに基づく具体的なエピソードを添えると説得力が増すでしょう。
回答例
「事務職の仕事で楽しいと感じることは、多くの人たちから感謝されることです。前職では、営業事務で会議の資料作成や企画の立ち上げなどを担当し、同じ部署の社員から直接感謝の言葉をもらう機会が多くありました。社内の仕事をスムーズに進められるようサポートする業務は、人の役に立つ仕事としてやりがいを感じています。」
7.「事務職をするうえで重要なスキルは何だと思いますか」
面接官は、この質問を通して求職者が考える重要なスキルを知るだけでなく、そのスキルをどのように活用してきたのかを知りたいと考えています。
この回答には、「事務職にとって重要なスキルをこれまでどう使ってきたのか」「そのスキルをどのように活かして応募企業に貢献できるか」について答えられると、「即戦力がある」と捉えてもらえる可能性があるでしょう。
回答例
「事務職をするうえで重要なスキルは、臨機応変な行動力とスケジュール管理能力だと考えています。私は前職で人事事務を担当しており、常に正確な作業が求められる現場におりました。そこで、各種手続きの期日を厳守できるようスケジュール管理ツールで進捗状況を把握し、個別にやり取りをしたい社員には、社内チャットを使用してすぐに連絡がつくよう効率化を図っていました。
また、状況によっては対面でのやり取りも行っており、申請漏れや対応ミスなどを未然に防いでいました。そのため、御社でもこのスキルを活かし、スムーズな業務に貢献したいと思っています。」
8.「仕事で十分な指示を受けられなかったらどう対処しますか」
仕事に対して十分な指示が受けられなかったとき、求職者がどのような対応をするのかを知るための質問です。また、周囲からサポートや説明を求めることに抵抗がないかも知りたいと考えています。
この質問の回答は、課題に対する具体的な解決方法や、必要であれば周囲から協力を求められるスキルがあることを伝えられると良いでしょう。
回答例
「仕事で明確な指示がなかった場合、まずは自分の力で解決できる方法を探します。自社の業務マニュアルを確認したあと、インターネットを使って必要な情報が得られるかどうかを調査します。時間を掛けすぎず、短時間で検索作業を行います。
それでも解決できなかった場合は、業務を担当している上司や同僚に説明してもらえるよう声掛けをします。すべてを聞くのではなく、要点のみに絞って簡潔に質問し、回答をもとに業務を進めます。」
9.「慎重な業務を求められた際の対応を教えてください」
事務職は、社外秘や顧客情報など、重要な秘密情報を扱うことが多い職種です。そのため、面接官はこの質問から、情報の取り扱い方や慎重な業務にどう対応するのかを判断します。
回答は、慎重な行動が求められたときのエピソードを挙げ、どのように対応したのかを具体的に解説しましょう。
回答例
「前職では法務事務を担当していたため、顧客との契約書を取り扱う場面が多く、常に情報の取り扱いに慎重な対応が求められる業務を行っていました。契約書のチェックや特許管理など法律に関する業務が多かったため、どんなに慣れたことでもダブルチェックを徹底し、些細なことも見逃さないよう慎重な対応に努めていました。
前職の別部署には友人も多くいましたが、業務時間外に仕事内容について話すようなこともありませんでした。実際に影響がなかったとしても、さまざまな秘密情報に関わる仕事を担当している以上、自覚をもって行動することが不可欠であると考えています。」
10.「事務職で最も難しいと感じることは何ですか」
面接で事務職の難しさを聞くのは、求職者の弱点を知るためです。この質問の回答から、自分の弱点を把握し、改善策を立てられるかどうかを判断します。
自分がこれまで難しいと感じたことを述べたうえで、その状況を乗り越えるために何をしているのかを具体的に答えられるようにしましょう。
回答例
「事務職で最も難しいと感じることは、業務の優先順位を把握することです。前職の営業事務では社員のサポートが重要になるため、いろいろな方々と関わります。そのため、それぞれの社員から受け取る業務量が多く「どのタスクを先に対応すべきか」といったことが曖昧になってしまい、苦労したことがありました。
この経験から、タスクの整理をするためのスケジュールツールを活用し、自分がもつ業務の優先順位をしっかり把握できるようになりました。この方法を行うようになってからは、仕事中も頭の中がクリアになり、「どのタスクにどれくらいの時間が掛かるか」といった時間の調整もしやすく、余裕をもって業務に取り組めるようになりました。」
11.「チームサポートを任された際、どう対応しましたか」
この質問から面接官が知りたいことは、求職者のマネジメント能力です。自分が中心となってチームを動かせることについて述べたあと、過去に自分がサポートしたチームプロジェクトの経験を回答して根拠を示しましょう。
この質問は、事務職が未経験の方も自分の経験が答えられるため、実務経験がなくても面接官に好印象を与えられます。
回答例
「私は過去の経験から、大きなチームをまとめることが得意です。高校生のとき、3年間バスケットボール部に所属していました。自分は周りと比べて体力がなく、プレーでチームに貢献することがあまりできなかったのですが、2年生の頃「何か自分にできることはないか」と考え、チームを優勝に導くための分析を始めました。
視野の広さや観察することが得意だったので、チームメンバーのプレースタイルの把握や、対戦校の選手の特徴やフォームの研究などを行いました。試合前には、メンバーからの意見もまとめながら、自分の指揮で具体的な戦術を練りました。
その結果、県大会で優勝することができました。私は自分の新たな強みに気づけたとともに、チーム全体を一つの目標に導くことができたという自信がつきました。このスキルを御社でも活かし、業務に貢献していきたいと思います。」
12.「事務職でやりがいがあると感じたことを教えてください」
先述した「6.「事務職で楽しいと感じる仕事はどのようなことですか」」と意味が似ていますが、事務職をするうえで良かったことややりがいを感じたことについて知るための質問です。また、自分が培ってきた経験やスキルなどをどのように活かし、応募企業に貢献できるのかを把握する要素もあります。
回答では、自分が業務に対してとった行動や役割、その結果などを踏まえたうえでやりがいについて述べると、よりアピールにつながるでしょう。
回答例
「事務職でやりがいがあると感じたことは、自分で業務の効率化を図れるところです。前職では経理事務として働いていたのですが、伝票処理や経費計算などを行っていました。数字を扱う仕事のため、正確性が求められるものの、膨大な業務量からある程度スピーディーな作業も必要です。そのため、キータッチが素早くできるよう工夫をしました。元々一般的なショートカットキーしか知らなかったのですが、作業効率につながるよう新たに操作を覚えました。また、エクセルの関数についても独学で勉強し、作業時間の大幅な軽減も実現しました。
事務職は、数字的な成果を出す仕事ではないものの、自分の取り組み方次第で効率化を図ったり達成感を生み出せたりするのは、大きなやりがいだと感じています。」
事務職の種類と仕事内容を把握しよう
ひとくちに「事務職」といっても、契約書の作成や電話対応などを行う一般事務や営業職のサポートをする営業事務、税関での手続きや海外とのやり取りを行う貿易事務などがあります。所属する企業や部署によって担当する業務や必要なスキルは異なるので、求人内容をよく確認しましょう。
質問の回答にも影響する内容なので、「既卒が事務職に正社員就職するには？仕事内容やおすすめの資格も紹介」で事務職の種類を確認しておくのがおすすめです
事務職の転職面接では逆質問の対策も重要
事務職の転職面接では、逆質問の対策もしっかり行っておく必要があります。逆質問は、面接官から「何か質問はありますか」と問い掛けられることで、面接の終盤で聞かれるのが一般的です。
以下で面接官が逆質問をする意図と好印象な逆質問例をそれぞれ解説しているので、参考にしてみてください。
面接官が逆質問をする意図
面接官が逆質問をするのには、以下のような意図があるといわれています。
- ・入社意欲の高さを確認したい
・自社の社風や方針と合う人材か見極めたい
・円滑なコミュニケーションが取れるか確かめたい
・応募者の疑問を解決して志望度を上げたい
面接官は、逆質問をする応募者の姿勢や発言内容から入社意欲の高さを確認したいと考えているようです。また、応募者の価値観が社風や方針とマッチしているかもチェックされます。良い経歴や高度なスキルを持っていても、熱意を感じられなかったり面接官に「自社とは合わない」と判断されたりしてしまえば、内定を得ることは難しいでしょう。
さらに、社内外と連絡を取ることが多い事務職の面接では、逆質問を通してコミュニケーション力を確かめられている場合もあるため、受け答えには十分注意する必要があります。言葉遣いや質問内容だけでなく、面接官の話を聞く姿勢も意識しましょう。
逆質問をする面接官の意図は「中途採用面接の逆質問で好印象を与えよう！6つの注意点や例文を紹介」のコラムで詳しく紹介しているので、ぜひご一読ください。
転職面接で好印象な逆質問例
事務職の転職面接で好印象な逆質問例は、以下のとおりです。
- ・前職でMOSの資格を取得しましたが、配属部署ではこのスキルを活かせますでしょうか
・御社で事務職として活躍している方の共通点を教えてください
持っている資格やスキルを、入社後にどのように活かせるか聞くことで、自分の強みを面接官に印象付けられます。志望先企業が求める人物像をよく調べたうえで、採用ニーズに合った強みをアピールしましょう。
また、同じ業務分野で実際に活躍している人の特徴を聞くのも効果的です。「自分も同じような働きをして会社に貢献したい」という熱意を示せるでしょう。
事務職の面接で評価されるポイントは？
事務職の面接で評価されるポイントは、業務に対する熱意や誠実さです。また、これまでの経験や実績を通じて、どのような業務の進め方をしてきたのかを具体的に伝えられると良いでしょう。
ほかにも、「縁の下の力持ち」として活躍する場面が多い事務職には、十分なコミュニケーションスキルがあることも重要。コミュニケーションスキルについて伝えるには、周囲とどのようなやり取りを行ったかを説明できると良いでしょう。それによってチームが一つになり、良い成果が出たのであれば、積極的にアピールするのがおすすめです。
ハタラクティブでは、あなたの魅力が十分にアピールできるような面接対策も行っています。キャリアアドバイザーとマンツーマンで進めていくので、疑問点もすぐに質問＆解決！「うまく伝えられるかな…」と不安な方も、自信をもって面接に挑めるようになりますよ。
ハタラクティブアドバイザー後藤祐介からのアドバイス
事務職の転職面接で受かるコツ
事務職の転職面接で受かるコツは、「マナーを理解しておく」「必要なスキルを知る」などです。面接官に好印象を与えるためのコツを理解して、面接の成功率アップを目指しましょう。
面接時のマナーを把握しておく
面接のマナーを把握しておくことは大切です。質問への対策をしっかり行って面接に臨んだとしても、マナーから外れた行動をすると面接官に良くない印象を与える恐れがあります。
身だしなみに乱れがないか、必要な持ち物はすべて持ったかなどをよく確認したうえで、面接開始の10分前には受付を済ませるようにしましょう。面接中は受け答えの内容だけでなく、姿勢やお辞儀の仕方などにも気を配ります。
事務職の面接の流れ
一般的な面接の流れは以下のとおりです。
- ・入室後、面接官への挨拶
・自己紹介
・志望動機
・持っているスキルや経験などの質問
・採用条件や募集要項などの説明
・業務内容や給与に関する説明
・求職者からの逆質問
・退室
面接は事務職に限らず、基本的には上記のような流れで進んでいきます。質問内容や順番などは企業によって異なりますが、自己紹介や志望動機、自己PRなどは円滑に話せるように準備しておきましょう。
面接の基本的な流れについては、「面接の流れやマナーを受付・入室・退室の場面別で解説！」のコラムもあわせてご参考ください。
事務職で必要なスキルを知る
事務職では、複数のタスクを並行してこなす能力や、部署や社内外を問わずさまざまな人と連携を取りながら業務を進める力が求められます。そのため、転職の面接では業務処理能力やコミュニケーション力をアピールすると良いでしょう。
また、人をサポートすることにやりがいを感じるという人も、事務職には適性があると考えられます。ほかにも、志望する事務職の種類によっては専門的な知識や資格が必要になる場合があるため、求人情報をよく確認しておきましょう。
事務職で役立つ資格は「事務系の資格を持っていれば未経験でも採用で有利になる？」のコラムで紹介しているので、ぜひご一読ください。
説明は具体的にするのがコツ
スキルの説明は、入社後に担当する業務や研修内容を決める判断材料になります。面接では、「どのようなソフトウェアをどの程度使えるのか」を具体的に説明しましょう。必要な資格やスキルは、求人情報に応募条件として載っている場合もあるため、よく確認しておくことが大切です。
自分がもつスキルや資格などを活かせる仕事を探したい方は、キャリアアドバイザーに相談してみましょう。事務職のなかには、「経理事務」「営業事務」「人事労務事務」などいろいろな種類があります。あなたの能力をしっかりと発揮できる事務職の仕事を私たちと一緒に探しませんか？
ハタラクティブアドバイザー後藤祐介からのアドバイス
勤務条件を確認されたら理由を添える
入社後のミスマッチを避けるためにも、勤務に影響するようなやむを得ない事情がある場合は事前に理由とともに伝えておきましょう。面接では、「勤務地の希望はあるか」や「繁忙期に休日出勤できるか」など、勤務条件に関する確認をされることもあるようです。特別な理由がないのに希望だけを述べると「自社には合わない」と判断されかねないので、注意しましょう。
転職の面接でよく聞かれる質問についてさらに知りたい方は、「中途採用面接でよく聞かれることって？回答のコツまとめ」や「転職面接の質問例を紹介！好印象につながる回答の仕方やコツなども解説」のコラムをご覧ください。
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その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
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