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事務職のキャリアプランの立て方は?作成方法や面接での答え方の例文を紹介

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【このページのまとめ】

  • ・事務職の経験を活かして、専門的な事務に転職するキャリアプランがある
  • ・事務職のキャリアプランを作成するコツは、過去の経験を具体的に洗い出すこと
  • ・事務職のキャリアプランを面接時の回答は、目標→行動計画→今していることの順で話す

監修者:室谷彩依

キャリアコンサルタント

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事務職のキャリアプランの立て方が分からないと悩んでいる方もいるでしょう。何から始めたら良いのか分からない方に向けて、事務職のキャリアプラン作成のコツを解説します。事務職がキャリアアップするためにはどのような道があるのかや、キャリアプラン作成後にやるべきこともご紹介。面接での回答例も記載しているので、ぜひ参考にしてください。

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キャリアプランとは?

キャリアプランとは、仕事に対する自分の理想像に近づくための長期目標を立てることです。実現するために必要な実績やスキルを具体的に考えて、何年後までに達成するのかまで詳しく計画します。キャリアプランを立てて目標から逆算すると、現在の自分が何をするべきなのか、明確化できるでしょう。

キャリアパスやキャリアデザインとの違い

キャリアプランと似た言葉で、キャリアパスやキャリアデザインがあります。
キャリアパスは、仕事の目標に向かって進んでいくための、道筋のことです。キャリアパスは、基本的に企業側から社員に提示されます。1つの企業の中で実績を積んでいくために考えるもので、転職してキャリアアップなどの将来像は含まれません。

キャリアデザインは、仕事や私生活を含めた人生設計のことです。自分自身がどのような生き方をしたいかを考えます。3つは似た言葉ですが、キャリアプランは仕事において理想の姿に近づくための「行動計画」、キャリアデザインは仕事以外も含めた「人生設計」、キャリアパスは企業が提示する、目標に到達するための「道筋」です。

面接でキャリアプランを聞かれる理由

事務職に限らず面接で具体的なキャリアプランを聞かれることもあります。面接官がキャリアプランを聞く理由は、会社と応募者のミスマッチを防ぐためです。たとえば、経理の事務職の求人に応募する場合、応募者は経理全般の仕事がしたいと考えていても、会社側は伝票関連とデータ入力だけのポジションを募集しているという可能性があります。応募先の会社と方向性やビジョンが一致しているか確認するための重要な質問です。
面接の質問ではキャリアプランという言葉は使わずに、「5年後、10年後はどのような人になっていたいですか?」「あなたの将来の夢や目標を聞かせてください。」などと、質問されることもあります。これらの質問をされた際にも、自分のキャリアプランを回答として話しても良いでしょう。

キャリアプランを回答するときのポイントは、順序立てて話すことです。理想の将来像から話し、行動計画を話した上で、今の自分が達成するために取り組んでいることを話しましょう。

事務職のキャリアプラン例

事務職をしている方の中には、1つの会社でキャリアアップをしたい方や転職して別の職種に挑戦したい方などさまざまです。パターン別にキャリアプラン例を解説しますので、ぜひ参考にしてください。

一般事務から専門的な事務職へキャリアアップ

一般事務の主な仕事内容は、書類作成やデータ入力、伝票処理、電話対応などがあります。一般事務の仕事内容は業務の幅が広く、会社によっては細分化されており、1つの業務だけを任されることもあるようです。ルーティン化されている業務が多いことから、将来的に一般事務の仕事はAIに切り替わっていく可能性があるともいわれています。今は具体的なキャリアプランを考えていない方でも、将来的に必要になることもあるでしょう。ここでは、一般事務の経験やスキルを活かしキャリアアップできる、専門的な事務職をいくつか紹介します。

経理事務

経理事務は会社のお金に関わる仕事です。主な仕事内容は、伝票作成や経費処理、現預金管理などの経理業務全般を行います。一般事務の仕事の中で、伝票処理やデータ入力などの数字に関する業務を得意としていた方が向いているといえるでしょう。活かせるスキルは、簿記の資格や基礎知識などです。ほかには、事務処理能力やPCスキルがあるとアピールポイントとなるでしょう。

営業事務

営業事務は営業職の補助をする仕事です。会社によっては営業サポートや営業アシスタントと呼ばれていることもあります。主な仕事内容は、契約書や見積書、納品書、請求書などの書類作成です。ほかにも、電話や顧客対応をする場面もありコミュニケーション能力も求められる仕事です。営業職を目指したい方やコミュニケーション能力の高い方が向いているといえるでしょう。外資系や海外と取引をしている企業であれば、語学力がある方は大きなアピールポイントになります。

貿易事務

貿易事務は輸出入や通関に関わる仕事です。主な仕事内容は、貿易書類の作成や輸送手配、通関手配、出荷管理など貿易の事務手続き全般を行います。通関士を目指したい方や時間管理能力がある方に向いているといえるでしょう。活かせるスキルは、英語力や調整力、スケジュール管理能力などです。

事務職からほかの職種へキャリアチェンジ

事務職から異業種にキャリアチェンジする場合の強みは、PCスキルです。パソコンを使って仕事をする会社は多く存在し、大抵は基本的なPCスキルを求められます。事務職をしていた際にパソコンの資格取得している場合は、PCスキルの証明になり有利に働くでしょう。事務職の業務の中にスケジュール管理などがあった場合は、管理能力や調整力をプラスアルファのスキルとしてアピールできます。

事務職からキャリアチェンジにおすすめな職業をいくつか紹介します。クリエイティブな仕事がしたい方は、ITやWeb系の仕事が向いているでしょう。いきなりSEやWebデザイナーになるのは難しいと感じたら、ITサポート事務から始めることもできます。人と関わることが好きな方なら、営業職が向いているでしょう。コミュニケーション力を具体的にアピールできると、未経験でも採用される可能性があります。ほかにも、秘書やアシスタントといった人をサポートする仕事は、管理能力や調整力が活かせるため、異業種へ転職するキャリアプランにおすすめです。

事務職のキャリアプラン作成のコツ

キャリアプラン作成のコツは自己理解を深めることです。キャリアプランを作成すると目標をもって仕事に取り組めるようになります。ここでは、事務職の方向けにキャリアプランの立て方を解説しますので、ぜひ参考にしてください。

キャリアプランを立てる前に自己分析をする

自己分析をして自分の考え方や理想を知ることが重要です。自分を知ることで将来の方向性を定められます。これまでの経験を振り返りながら、強みと弱みや理想像を再認識しましょう。キャリアプランを立てる前に自己分析をしっかりすることで作成がスムーズに行えます。

自己分析の仕方

はじめに、過去の経験を整理します。社会人になってから現在に至るまで、仕事で経験したことを大まかに書き出してみましょう。全体が把握出来たら、仕事内容やスキルを深掘りします。これまで任されてきた仕事の中で培ったスキルや身にてけた能力、強みを書いてみましょう。仕事を達成するために工夫したことや難しいタスクをどのようにこなしたかなどのエピソードも、具体的に洗い出します。事務職の場合の例として、「データベースを管理していたことでAccessの操作ができるようになり、正確性が身についた」「Excelの関数やVBAを習得し効率性が身についた」のように書いてみましょう。

過去の経験の整理が出来たら、次は強みとやりがいを探します。人によっては、強みを活かして仕事をできていないことや得意ではなくてもやりがいを感じることがあるはずです。自分の経験の中から特にやりがいを感じることやできると考えているものを整理します。書き出していくと、自分のキャリアの方向性が見えてくるはず。自分で分析するのが難しいと感じたら、周りの自分をよく知る人に「私の強みは何だと思う?」と、尋ねてみるのも良いでしょう。分析が出来たら、キャリアプランの作成に移ります。

現実的なプランを考える

現実的に実行できるキャリアプランを考えることが大切です。キャリアプランが出来上がっても実行できなければ意味がありません。ポイントは、「努力すれば達成できる」と思えるプランを立てることです。
自己分析で過去から現在の自分を再認識出来たら、次は将来の理想像を言語化します。これから、「どのような仕事をしたいか」「どのような場所でしたいか」「自分には何ができるか」を具体的に考えてみましょう。そして、いつまでに達成するのか期限を設けます。

今の自分と目標のギャップを埋める

理想の将来像が描けたら、今の自分に何が不足しているか照らし合わせます。ギャップを埋めるためには、足りないものを洗い出す際に、現在の自分とありのままに比べることです。自分を大きくし過ぎると本当のギャップを知れなくなります。
現在の自分に不足していることが把握出来たら、達成するためのプランを考えましょう。ポイントは、段階的にキャリアプランを立てることです。1年、3年、5年と区切り、現在の自分は何をしたら将来像になれるのか逆算してイメージします。
たとえば、「3年後には営業事務として活躍していたい」と目標を掲げるのであれば、「1年後には臨機応変な対応力を身につけておかなければならない」と計画できます。今日の自分は何をしたら良いのかまで逆算して考えられると、目標達成に大きく近づくでしょう。

事務職としてのキャリアプランの答え方例

転職活動をしていると、面接でキャリアプランの質問をされることがあります。応募書類で記入を求められることもあるでしょう。作成したキャリアプランは簡潔にまとめて話せるようにしておきましょう。ここでは、経験者と未経験者に分けて例文を紹介します。

経験者の場合の例文

一般的な事務職から専門性の高い事務職へキャリアチェンジする場合の回答例を紹介します。経験者の場合は、事務職のスキルや経験を前面に出して、どのように会社に貢献できるかを回答しましょう。

一般事務から営業事務へ転職する場合の回答例

「これまでの事務職の経験を活かして、営業事務ではスピード感を大切にし臨機応変な対応を心がけて仕事をしたいです。そのために、まずは営業の知識を習得します。5年後には、コミュニケーション力に長けた営業事務のスペシャリストを目指し、その後は営業職へのキャリアチェンジも視野に入れたいと考えています。現在は、作業の正確性やPCスキルの向上に努めています。」

未経験者の場合の例文

未経験の場合でも、会社が力を入れていることなどを調べて回答に盛り込むと良いでしょう。会社のこともしっかり考えていて、計画性があるところをアピールします。

事務職自体が未経験の場合の回答例

「私が事務職として働くことができましたら、一つひとつの業務を遂行していくことはもちろん、指示されたことだけするのではなく、会社全体の業務効率を上げられるような仕事がしたいです。
そのためにはまず、業務を確実にこなしていくことが重要だと考えます。経験を積み、5年後には総務職のプロとして、御社の職場環境を支えられる人材になることを目標としています。また、後輩の育成にも携わりたいです。
現在は、事務職が効率良く仕事を進められるコツなどといったテーマの単行本を読み、勉強をしています。」

事務職のキャリアプラン作成後にできること

キャリアプランの作成が完了すると、今後の道筋が見えてきます。しかし、キャリアプランは1度作ったら終わりではありません。自分の考え方や周りの状況は日々変わっていくものです。そのため、定期的にキャリアプランの見直しが必要となります。作成後の自分が目標達成するために、今は何ができるのかを考えていきましょう。

自分の強みを見つける

自分の強みがいまいち分からなかったという場合は、仕事中の自分を思い出して見つけてみましょう。キャリアプラン作成時に自己分析をしたにも関わらず、強みをうまく言語化できなかった方は、やりがいをもって仕事していることを振り返ります。事務職の場合は、データ入力は素早く正確に行えていると感じたら、強みは正確性ともいえるでしょう。資格を保有していたり過去に実績があったりすることは、強みではなく結果です。資格取得や実績を作るまでに至ったその行動力が強みになります。

必要になるスキルや知識を身に着ける

理想の将来像を実現するために必要なスキルや知識は、今から身に着けるようにしましょう。一般事務から貿易事務に転職したいと考えた場合、事務職の基本的なスキルの向上とともに、本などから貿易の知識を身に着けることができます。ほかにも、現在の仕事の中で来客や電話対応を増やしてもらい、コミュニケーション力を向上させるよう努めることも有効です。一度にたくさんのこと習得するのは難しいので、一つずつ確実に身に着けていきましょう。

情報収集をする

キャリアプランの目標を達成するために、できる限り多くの情報収集をしましょう。最初に思いついたプランが一番良いものとは限りません。手段はひとつだけでなくても良いのです。いくつかのパターンを作っておくと、「プランAは経済的に厳しくなってしまったからプランBに切り替えよう」と、突発的に何かが起こっても、焦ることなく対応できます。

事務職から転職しようと考えたら、転職先の企業もしっかり調べて決める必要があります。転職先の仕事内容は自分のやりたいことと一致しているか、会社がどのような人材を求めているか知ることは大切です。より詳しい会社の情報を知りたいという方は、転職エージェントのハタラクティブを利用してみませんか。

転職エージェントは、企業との連携が密にとれているため、ほかでは知ることができない詳細な情報を得やすいのが特徴です。さらに、転職のプロによるカウンセリングで、あなたに合った企業や業種を紹介。効果的な企業研究の方法や、内定に繋がる書類作成のコツもお伝えします。未経験者歓迎の求人も多数取り扱っているので、就職・転職活動が初めてという方は、ぜひハタラクティブまでご相談ください。

キャリアプランに関するQ&A

ここではキャリアプランに関する疑問をQ&A方式で解決していきます。

キャリアプランって何?

キャリアプランとは、将来自分がどのような仕事に就き、どのようなことをしたいのかという目標を立てることです。
さらに、やりたいことを実現させるための計画を立てることを言います。つまり、人生設計の中の、働くことに関するプランニングのようなもの。
詳しくは「キャリアプランとは?伝える際のポイントと回答例を紹介!」で紹介していますので、ぜひご参照ください。

面接でキャリアプランを聞かれたらなんて答えたら良い?

できるだけ業務内容を意識し、具体的に答えるようにしましょう。
そのうえで、いつ何をどうやって実現させるかを回答します。このとき、その企業の業務や事業に関連していることが重要です。
「具体的な目標を立て、そのために何に取り組むか」「会社の方針や事業内容を理解できているか」をアピールするのが面接でキャリアプランを答える際のコツといえるでしょう。

企業はなぜキャリアプランを聞くの?

企業は、会社の目指す方向と、応募者の目指す方向が一致しているかを確認したいという意図があるようです。
ただ将来の目標を語るだけではなく、その将来に向かって何をどう努力しているのかまで答えるようにしましょう。
面接でキャリアプランを聞かれる理由は?新卒と転職で違う?答え方まとめ」では、ここに記載した以外にも面接でキャリアプランを聞かれる理由を紹介していますので、参考にしてみてください。

キャリアプランはどう描いたら良いの?

はじめに、自己分析を行い、その情報をもとに10年後の未来をイメージします。方向性が定まったら、いつまでに何をするのか計画を立てていきましょう。
面接でキャリアプランについて聞かれたときの対応方法については「面接でキャリアプランを質問されたら?事務や営業職の回答例!」で紹介しているほか、ハタラクティブに相談することも可能ですので、ぜひご活用ください!

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