事務職のキャリアプランの立て方は？作成方法や面接での答え方の例文を紹介

事務職のキャリアプランの立て方が分からないと悩んでいる方もいるでしょう。何から始めたら良いのか分からない方に向けて、事務職のキャリアプラン作成のコツを解説します。事務職がキャリアアップするためにはどのような道があるのか、キャリアプラン作成後にやるべきことは何かなどもご紹介。面接での回答例も記載しているため、ぜひ参考にしてください。

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事務職のキャリアプラン例

事務職と一口に言っても、「1つの会社でキャリアアップをしたい」「転職して別の職種に挑戦したい」など方向性はさまざまです。パターン別にキャリアプラン例を解説しますので、ぜひ参考にしてください。

一般事務から専門的な事務職へキャリアアップ

一般事務の主な仕事内容は、書類作成やデータ入力、伝票処理、電話対応などがあります。一般事務の仕事内容は業務の幅が広く、会社によっては細分化されており、1つの業務だけを任されることもあるようです。

また、事務職の仕事はキャリアにならないという声を耳にしたことがある人もいるでしょう。ルーティン化されている業務が多く、将来的に一般事務の仕事はAIに切り替わっていく可能性があるのが理由でしょう。しかし、キャリアプランを立てて自らスキルアップのための行動をとれば、より専門的な仕事に挑戦することも可能に。専門性が高まることで、需要が高まり企業にとって欠かせない存在に成長できるはずです。

経理事務

経理事務は会社のお金に関わる仕事です。主に伝票作成や経費処理、現預金管理などの経理業務全般を行います。伝票処理やデータ入力などの数字に関する業務を得意としている方が向いているでしょう。

活かせるスキルは、簿記の資格や基礎知識などです。事務処理能力やPCスキルもアピールポイントとなるでしょう。

営業事務

営業事務は営業職の補助をする仕事です。会社によっては営業サポートや営業アシスタントと呼ばれることも。主な仕事内容は、契約書や見積書、納品書、請求書などの書類作成です。営業職に変わって電話や顧客対応をする場面もあり、コミュニケーション能力も求められる仕事です。

営業職を目指したい方やコミュニケーション能力の高い方が向いているといえるでしょう。事務処理能力に加え、マルチタスクや柔軟に対応できるスキルも重視されます。

総務事務

総務事務は社員が業務に集中できるようサポートする役割があります。主な業務内容は、備品の発注や管理、オフィス・建物の管理、社内イベントの企画・運営など。社員の人数が少ない中小企業では人事・労務・広報など幅広い業務を総務事務が行う場合もあります。そのためPCスキルだけではなく、臨機応変に対応できる柔軟性も求められるでしょう。視野を広く持って業務に取り組める方が向いているといえます。

貿易事務

貿易事務は輸出入や通関に関わる仕事です。主に貿易書類の作成や輸送手配、通関手配、出荷管理など貿易の事務手続き全般を行うので、通関士を目指したい方や時間管理能力がある方に向いているといえるでしょう。活かせるスキルは、英語力や調整力、スケジュール管理能力などです。

なお、事務職については「事務の仕事内容とは？求められるスキルや働くメリット・デメリットを解説！」の記事もご覧ください。

事務職からほかの職種へキャリアチェンジ

事務職から異業種にキャリアチェンジするとき強みになるのは、PCスキルです。パソコンを使って仕事をする会社は多く存在し、大抵は基本的なPCスキルを求められます。事務職をしていた際にパソコンの資格取得している場合は、PCスキルの証明になり有利に働くでしょう。

また、事務職の業務の中にスケジュール管理などがあった場合は、管理能力や調整力をプラスアルファのスキルとしてアピールできます。

事務職からキャリアチェンジにおすすめな職業

クリエイティブな仕事がしたい方は、ITやWeb系の仕事が向いているでしょう。IT関連の仕事は急速な需要拡大のため人手不足が続いており、就職しやすいことも。いきなりSEやWebデザイナーになるのは難しいと感じたら、ITサポート事務からスタートもできます。

人と関わることが好きな方なら、営業職が向いているでしょう。ほかにも、秘書やアシスタントといった人をサポートする仕事は、管理能力や調整力が活かせるため、事務職から異業種へ転職するキャリアプランにおすすめです。

キャリアプランとは？

キャリアプランとは、仕事に対する自分の理想像に近づくための長期目標を立てることです。実現するために必要な実績やスキルを具体的に考えて、何年後までに達成するのかまで詳しく計画します。キャリアプランを立てて目標から逆算すると、現在の自分が何をするべきなのか、明確化できるでしょう。

キャリアパスやキャリアデザインとの違い

キャリアプランと似た言葉で、キャリアパスやキャリアデザインがあります。キャリアパスは、仕事の目標に向かって進んでいくための道筋のことで、基本的に企業側から社員に提示されます。1つの企業の中で実績を積んでいくために考えるもので、転職してキャリアアップなどの将来像は含まれません。

キャリアデザインは、仕事や私生活を含めた人生設計のことです。自分自身がどのような生き方をしたいかを考えます。どれも似ている言葉ですが、キャリアプランは仕事において理想の姿に近づくための「行動計画」、キャリアデザインは仕事以外も含めた「人生設計」、キャリアパスは企業が提示する目標に到達するための「道筋」と考えましょう。

キャリアパスについて詳しく知りたい方は「キャリアパスって何？キャリアプランとはどう違う？」もあわせてご覧ください。

面接でキャリアプランを聞かれる理由

面接官がキャリアプランを聞く理由は、会社と応募者のミスマッチを防ぐためです。たとえば、経理の事務職の求人に応募する場合、応募者は経理全般の仕事がしたいと考えていても、会社側は伝票関連とデータ入力だけのポジションを募集しているという可能性があります。キャリアプランは応募先の会社と方向性やビジョンが一致しているか確認するための重要な質問です。

面接の質問ではキャリアプランという言葉は使わずに、「5年後、10年後はどのような人になっていたいですか？」「あなたの将来の夢や目標を聞かせてください。」などと質問される場合もあります。これらの質問をされた際にも、自分のキャリアプランを回答として話しても良いでしょう。

キャリアプランを回答するときのポイントは、順序立てて話すことです。理想の将来像から話し、行動計画を話した上で、今の自分が達成するために取り組んでいることを話しましょう。

事務職でキャリアプランを立てるメリット

事務職の人がキャリアプランを立てることで、キャリアアップのために何をすべきかが明らかになります。「目標を達成するには今、何をすべきか」が分かることで、モチベーションアップにもつながるでしょう。

キャリアアップのために今すべき行動がはっきりする

将来どのようになりたいかを考えながら目標までのキャリアプランを立てると、今何をすべきかが明確になります。長期的な目標と一緒に短期目標を細かく設定しておけば、達成感を味わえてモチベーションアップにもつながるでしょう。将来理想とする姿に近づくために何をすればよいか明確にするためにも、キャリアプランの設計をおすすめします。

仕事に対するモチベーションがアップする

キャリアプランを立てると、将来どのようになりたいかが明確になり、目指すべきものがはっきりと見えます。具体的に何をすればよいかも分かるため、主体的な行動が期待できるでしょう。理想の自分を具体化することで、仕事のモチベーションアップにつながります。

事務職のキャリアプラン作成のコツ

キャリアプラン作成のコツは自己理解を深めることです。また、現実的なプランを考えることも大切。どんなに素晴らしいプランでも、実現が不可能だとモチベーションアップにつながらないからです。ここでは、事務職の方向けにキャリアプランの立て方を解説しますので、ぜひ参考にしてください。

キャリアプランを立てる前に自己分析をする

まずは自己分析をして、自分の考え方や理想を知ることが重要です。自分を知ることで将来の方向性を定められます。これまでの経験を振り返りながら、強み・弱みや理想像を再認識しましょう。キャリアプランを立てる前に自己分析をしっかりすると作成がスムーズに行えます。

自己分析については「自己分析の方法をご紹介！就活や転職に役立てよう」でも詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。

自己分析の仕方

はじめに、過去の経験を整理します。社会人になってから現在に至るまで、仕事で経験したことを大まかに書き出してみましょう。全体が把握できたら、仕事内容やスキルを深掘りします。これまで任されてきた仕事の中で培ったスキルや身に付けた能力、強みを書いてみましょう。

仕事を達成するために工夫したことや難しいタスクをどのようにこなしたかなどのエピソードも、具体的に洗い出します。事務職の場合の例として、「データベースを管理していたことでAccessの操作ができるようになり、正確性が身についた」「Excelの関数やVBAを習得し効率性が身についた」のように書いてみましょう。

過去の経験の整理ができたら、次は強みとやりがいを探します。自分の経験の中から、特にやりがいを感じられると考えているものを整理しましょう。書き出していくと、自分のキャリアの方向性が見えてきます。自分で分析するのが難しいと感じたら、周りの自分をよく知る人に「私の強みは何だと思う？」と、尋ねてみるのも良いでしょう。分析ができたら、キャリアプランの作成に移ります。

現実的なプランを考える

自己分析で過去から現在の自分を再認識できたら、次は将来の理想像を言語化します。これから、「どのような仕事をしたいか」「どのような場所でしたいか」「自分には何ができるか」を具体的に考えてみましょう。そして、いつまでに達成するのか期限を設けます。

このとき、現実的に実行できるキャリアプランを考えることが大切です。キャリアプランができあがっても実行できなければ意味がありません。ポイントは、「努力すれば達成できる」と思えるプランを立てることです。

今の自分と目標のギャップを埋める

理想の将来像が描けたら、今の自分に何が不足しているか照らし合わせます。ギャップを埋めるために足りないものを洗い出す際に、現在のありのままの自分と比べましょう。自分を過大・過小評価してしまうと本当のギャップを測れなくなります。

現在の自分に不足しているスキルが把握できたら、達成するためのプランを考えましょう。ポイントは、段階的にキャリアプランを立てること。1年、3年、5年と区切り、現在の自分は何をしたら理想の自分になれるのか逆算してイメージします。

たとえば、「3年後には営業事務として活躍していたい」と目標を掲げるのであれば、「1年後には臨機応変な対応力を身につけておかなければならない」と計画できます。今日の自分は何をしたら良いのかまで逆算して考えられると、目標達成に大きく近づくでしょう。

事務職としてのキャリアプランの答え方例

転職活動をしていると、面接でキャリアプランの質問をされることがあります。応募書類で記入を求められることもあるでしょう。作成したキャリアプランは簡潔にまとめて話せるようにしておきましょう。ここでは、経験者と未経験者に分けて例文を紹介します。

事務職経験者の場合の例文

一般的な事務職から専門性の高い事務職へキャリアチェンジする場合の回答例を紹介します。経験者の場合は、事務職のスキルや経験を前面に出して、どのように会社に貢献できるかを回答しましょう。

一般事務から営業事務へ転職する場合の回答例

「これまでの事務職の経験を活かして、営業事務ではスピード感を大切にし臨機応変な対応を心がけて仕事をしたいです。そのために、まずは営業の知識を習得します。5年後には、コミュニケーション力に長けた営業事務のスペシャリストを目指し、その後は営業職へのキャリアチェンジも視野に入れたいと考えています。現在は、作業の正確性やPCスキルの向上に努めています。」

事務職未経験者の場合の例文

未経験の場合は、会社が力を入れていることなどを調べて回答に盛り込むと良いでしょう。会社のこともしっかり考えていて、計画性があるところをアピールします。

事務職自体が未経験の場合の回答例

「私が事務職として働くことができましたら、一つひとつの業務を着実に遂行していくことはもちろん、指示された業務だけするのではなく、会社全体の業務効率を上げられるような仕事がしたいです。そのためにはまず、業務を確実にこなしていくことが重要だと考えます。経験を積み、5年後には総務職のプロとして、御社の職場環境を支えられる人材になることを目標としています。また、後輩の育成にも携わりたいです。現在は、事務職が効率良く仕事を進められるコツといったテーマの単行本を読み、勉強をしています。」

「「3年後の自分」の例文を紹介！具体的な考え方や回答時のポイントも解説」のコラムでも、面接で将来について聞かれたときの回答ポイントを紹介しています。合わせてご確認ください。

事務職のキャリアプラン作成後にできること

キャリアプランの作成が完了すると、今後の道筋が見えてきます。しかし、キャリアプランは1度作ったら終わりではありません。自分の考え方や周りの状況は日々変わっていくものです。そのため、定期的にキャリアプランの見直しが必要となります。作成後の自分が目標を達成するために、今は何ができるのかを考えていきましょう。

自分の強みを見つける

自分の強みがいまいち分からないという場合は、仕事中の自分を思い出して見つけてみましょう。キャリアプラン作成時に自己分析をしたにもかかわらず、強みをうまく言語化できなかった方は、やりがいをもって仕事していることを振り返ります。

事務職の場合は、データ入力は素早く正確に行えていると感じたら、強みは正確性ともいえるでしょう。資格を保有していたり過去に実績があったりすることは、強みではなく結果です。資格取得や実績を作るまでに至ったその行動力が強みになります。

必要になるスキルや知識を身に付ける

理想の将来像を実現するために必要なスキルや知識は、今から身に付けるよう意識しましょう。一般事務から貿易事務に転職したいと考えた場合、事務職の基本的なスキルの向上とともに、本などから貿易の知識を身に付けられます。

ほかにも、現在の仕事の中で来客や電話対応を増やしてもらい、コミュニケーション力を向上させるよう努めることも有効です。一度にたくさんのスキルを習得するのは難しいため、1つずつ確実に身に付けていきましょう。

情報収集をする

キャリアプランの目標を達成するために、できる限り多くの情報収集をしましょう。最初に思いついたプランが一番良いものとは限りません。手段はひとつだけでなくても良いのです。いくつかのパターンを作っておくと、「プランAは経済的に厳しくなってしまったからプランBに切り替えよう」と、突発的に何かが起こっても、焦ることなく対応できます。

事務職から転職しようと考えたら、転職先の企業もしっかり調べて決める必要があります。転職先の仕事内容が自分のやりたいことと一致しているか、会社がどのような人材を求めているかを知ることは大切です。より詳しい会社の情報を知りたいという方は、転職エージェントのハタラクティブを利用してみませんか。

転職エージェントは、企業との連携が密にとれているため、ほかでは知り得ない詳細な情報を得やすいのが特徴です。さらに、転職のプロによるカウンセリングで、あなたに合った企業や業種を紹介。効果的な企業研究の方法や、内定につながる書類作成のコツもお伝えします。未経験者歓迎の求人も多数取り扱っているため、就職・転職活動が初めてという方は、ぜひハタラクティブまでご相談ください。

キャリアプランに関するQ＆A

ここではキャリアプランに関する疑問をQ＆A方式で解決していきます。

キャリアプランって何？

キャリアプランとは、将来自分がどのような仕事に就き、どのようなことをしたいのかという目標を立てることです。さらに、やりたいことを実現させるための計画を立てることを指します。つまり、人生設計において働くことに関するプランニングのようなものです。詳しくは「面接に役立つキャリアプラン例を業界別に紹介」で紹介していますので、ぜひご参照ください。

面接でキャリアプランを聞かれたときの答え方は？

できるだけ業務内容を意識し、具体的に答えましょう。
そのうえで、いつ何をどうやって実現させるかを回答します。このとき、その企業の業務や事業に関連していることが重要です。「具体的な目標を立て、そのために何に取り組むか」「会社の方針や事業内容を理解できているか」をアピールするのが面接でキャリアプランを答える際のコツといえるでしょう。

企業はなぜキャリアプランを聞くの？

企業は、会社の目指す方向と、応募者の目指す方向が一致しているかを確認したいという意図があるようです。ただ将来の目標を語るだけではなく、その将来に向かって何をどう努力しているのかまで答えるようにしましょう。
「面接でキャリアプランを質問されたときの答え方は？例文もご紹介！」では、ここに記載した以外にも面接でキャリアプランを聞かれる理由を紹介していますので、参考にしてみてください。

キャリアプランはどう描いたら良いの？

はじめに自己分析を行い、その情報をもとに10年後の未来をイメージします。
方向性が定まったら、いつまでに何をするのか計画を立てていきましょう。面接でキャリアプランについて聞かれたときの対応方法については「【例文付き】営業職のキャリアプランの立て方＆面接突破のコツ」で紹介しているほか、ハタラクティブに相談することも可能ですので、ぜひご活用ください！

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