秘書になるには？役立つスキルや向いているタイプとは

秘書になるには、まず何をしたらいいのでしょう？秘書の業務は所属する職場の上司に付いてサポートすることであり、仕事内容は多岐に渡ります。こちらのコラムでは、秘書の仕事内容から目指すためのステップ、身につけていると役立つスキルや秘書に適しているタイプなどについて解説しています。

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◆秘書の仕事内容

一般企業の社長や役員、政治家、医師、弁護士などに付いて庶務全般を担い、処理することが秘書の仕事です。
仕事内容は多岐に渡り業界によって異なりますが、どの秘書にも共通することは「上司が本来の仕事に専念できるようにサポートすること」でしょう。
以下に、代表的な業務内容をまとめているので参考にしてみてください。

【スケジュール管理】

上司が効率よく仕事が行えるようにスケジュールを組む業務です。主に会議や会合、接待などのスケジュールについて社内外の人と連絡を取り合い、調整をします。
出張の際は、切符や旅券、宿泊施設などの手配も必要に応じて行います。

【電話やメール、来客の対応】

上司あての電話に応対し、必要な場合は取り次ぎをします。メールに関してはチェックし、自分で処理するものと上司の判断が必要なものに分けて対応します。
来客の際は応接室に案内し、お茶を出すなどの業務があるようです。

【身の回りの環境整備】

机の配置や空調の調整、備品のチェックや不足しているものを補うなど、上司がスムーズに業務を行えるようにサポートします。

【情報管理】

会議に使用する際の資料作成や、上司が瞬時に必要な情報を確認できるようにファイリングすることなども含まれています。

◆秘書を目指すためのステップ

秘書になる方法には、いくつかあります。企業での秘書を目指すには、まずは各会社に就職することが第一歩となりますが、秘書は即戦力が求められることが多い職種。新卒採用はあまりなく、中途採用か社内の配置転換にて人材を確保していることが多いでしょう。

また、秘書は「会社の顔」として多くの人とやりとりする機会が多く、専門的なスキルが求められるため未経験者の採用を行う企業は多くないのが現状です。

主な採用パターンは、「就職した企業で、多職種の経験を積んだあとでの異動」や「秘書経験者を採用する」、「秘書業務に役立つ資格やスキルを持つ人材を採用する」という3つ。

企業で秘書課への異動を希望する場合、配属部署で経験を積み、働きながら秘書業務に必要なパソコンスキルやビジネスマナーを学んでおくと良いでしょう。
未経験で秘書を目指す場合は、秘書について学べる通信教育などで知識を身につけるということも1つの方法です。

◆秘書に向いているタイプや役立つスキル

基本的に秘書の仕事は上司のサポートですが、状況によって秘書に求められる対応は異なるでしょう。
そのため、自分の上司が何を必要としているのかを察する能力が必要になります。自分優先ではなく相手のことを考えて行動し、サポートすることにやりがいを感じられる人は秘書に向いているといえるでしょう。

イレギュラーな事態が発生した際にはスケジュールが変更になることも多いので、どのような状況においても冷静に対応できる柔軟性も求められます。仕事上、上司のスケジュール管理や書類の整理、機密事項を取り扱うことも多いので、慎重さや几帳面さも必要とされるでしょう。

また、秘書とは企業のイメージを左右するといっても過言ではない存在です。そのため、身だしなみや接遇マナーをはじめとするビジネスマナーを、高いレベルで持っていることも重要視されます。
外資系や、海外とのやり取りが多い企業であれば語学のスキルも必要になってくるでしょう。

秘書としてのスキルをアピールするには、「秘書検定」や「CBS（国際秘書）検定」、ビジネスマナーに関するものであれば「ビジネス文書検定」や「サービス接遇検定」などにチャレンジするのもおすすめです。