秘書になるには？向いている人や役立つ資格もあわせて解説

「秘書になるには何をしたら良い？」と悩む方もいるでしょう。事務職の中でも専門性があり、華やかなイメージもある秘書に憧れを抱く人は多いようです。このコラムでは、秘書を目指す方に向けて仕事内容や向いている人の特徴、具体的なステップなどを解説します。また、就活に役立つ資格も紹介するので、これから秘書になりたい方はぜひ参考にしてください。

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秘書とは？

秘書とは、社長や役員が本来の業務に専念できるようサポートする業務です。特定の個人について業務を行うことがほとんどで、業務内容は多肢に渡ります。秘書は一般企業の他にも、法律事務所や病院など、さまざまな活躍の場があります。

秘書の仕事内容

秘書の仕事は、一般企業の社長や役員、政治家、医師などに付いて庶務全般を担い、処理することです。仕事内容は多岐に渡り業界によって異なりますが、どの秘書にも共通することは「上司が本来の仕事に専念できるようにサポートすること」でしょう。
以下に、代表的な業務内容をまとめているので、参考にしてみてください。

スケジュール管理

上司が効率よく仕事が行えるようにスケジュールを組む業務です。主に会議や会合、接待などのスケジュールについて社内外の人と連絡を取り合い、調整します。出張の際は切符や旅券、宿泊施設などの手配も必要に応じて対応。多忙な上司のスケジュールをすぐに見てわかるようにまとめる必要があります。ただまとめるだけでなく、ひとつひとつの仕事内容を把握し、効率よく時間を使えるように配慮することも大切です。

電話やメール、来客対応

上司宛の電話やメールに応対し、必要な場合は取り次ぎをします。電話やメールは、上司が担当する取引先ではない人からの連絡もあるため、上司につなぐべき案件なのか判断を担うのも秘書の仕事です。来客に対しては、エントランスや応接室に案内し、可能な範囲で上司の代わりに接客します。

身の回りの環境整備

机の配置や空調の調整、備品のチェックや不足しているものを補うなど、上司がスムーズに業務を遂行できるようにサポートします。一見すると雑務のようにみえるものも、上司が仕事に専念できる環境を作るために重要な役割です。

資料作成・情報収集

上司が会議に使用する際の資料作成や、業務を進める際に必要な情報を収集します。また、上司が瞬時に適切な情報を確認できるよう、ファイリングすることも業務の一環です。

秘書になるためのステップ

秘書を目指すための方法はいくつかありますが、主な方法は以下の3つです。

• ・秘書を募集している求人に応募する
• ・秘書課のある企業に就職して経験を積んでから異動する
• ・秘書を探している人に紹介してもらう

秘書は即戦力が求められる職種です。そのため新卒採用はあまりなく、多くの場合、企業内で経験を積んだ人や秘書として経験がある人を採用します。そのため、秘書としての経験がない人は「秘書を募集している求人に応募する」ことが一番の近道です。未経験採用の場合、資格やパソコンスキルの有無が採用を左右するため、スクールに通うこともひとつの方法です。企業で秘書課への異動を希望する場合、配属部署で経験を積み、働きながら秘書業務に必要なパソコンスキルやビジネスマナーを学んでおくと良いでしょう。

職業情報提供サイト「秘書」によると、大学や秘書関係の専門学校を卒業してから秘書になるのが一般的です。

引用：職業情報提供サイト（日本版O-NET）「秘書」

新卒で秘書として働きたい方は、大学や専門学校で秘書が学べる学科を専攻することをおすすめします。

参照元
厚生労働省
職業情報提供サイト（日本版O-NET）

秘書に向いている人ってどんな人？

「秘書になりたいけど、自分が秘書に向いているのか分からない」という方に、秘書に向いている性格や素質などを以下にまとめました。

思いやりとコミュニケーション能力のある人

秘書として、自分の上司が何を必要としているのかを察する能力が必要になります。自分優先ではなく相手のことを考えて行動し、サポートすることにやりがいを感じられる人は秘書に向いているといえるでしょう。

ビジネスマナーのある人

秘書は企業のイメージを左右するといっても過言ではありません。そのため、身だしなみや接遇マナーをはじめとするビジネスマナーをしっかり持っていることも重要視されます。外資系企業や海外との取引が多い企業であれば、語学のスキルも必要になってくるでしょう。

柔軟性と真面目さを持っている人

イレギュラーな事態が発生した際にはスケジュールが変更になることも多いため、秘書はどのような状況においても冷静に対応できる柔軟性が求められます。仕事上、上司のスケジュール管理や書類の整理、機密事項を取り扱うことも多く、慎重さや几帳面さも必要とされるでしょう。

秘書に向いている人についてさらに詳しく知りたい方は「秘書に向いてる人の特徴を紹介！仕事内容の一覧や求められるスキルも」をチェックしてみてください。

秘書になるために役立つ資格

秘書になるには資格を持っていると、採用率がアップします。この項では、秘書として就職する際に役立つ資格をいくつかまとめました。

秘書検定

秘書検定とは、社会人として必要なマナーやビジネスの場で必要な共通の知識について、筆記試験と面接試験を経て取得する資格です。秘書になるためには最も有力な資格で、秘書を目指す方はまず秘書検定の勉強をはじめてみてください。

ビジネス実務マナー検定

ビジネス実務マナー検定は、ビジネスに必要な資質やマナー、実務の知識について測る検定です。秘書検定は取引先や上司との人間関係を対象としています。それに対し、ビジネス実務マナー検定はビジネスで関わる全ての人との人間関係を対象とする検定です。秘書としても役立つ資格ですが、日常業務全般に役立つ資格ともいえるため、取得することをおすすめします。

ビジネス文書検定

ビジネス文書検定は、メール文や送付状などのビジネスにおいて使われる文書能力を測る検定です。ビジネス文書を使いこなす能力は、秘書として必須事項です。メール対応や資料作成の際にスムーズに書けるように持っておくとおすすめの資格です。

サービス接遇検定

サービス待遇検定は、最近企業で注目度が高く、サービスするうえでの接客技術や言葉遣いを学ぶ検定です。「おもてなし」の心構えを学べるため、秘書として取引先との応対や接客対応の際に、相手に好印象を与えられます。

秘書の収入

厚生労働省の「職業情報提供サイト（日本版O-NET）」によると、秘書の平均年収は520万円。これは一般の事務よりも高い年収です。平均年齢も42.1歳と比較的高く、企業で経験を積んだ人が秘書業務に採用されているからだと考えられます。勤務先やスキルによっても差がありますが、秘書の収入は比較的高く、安定した収入が見込めるといえるでしょう。

参照元
厚生労働省
職業情報提供サイト（日本版O-NET）

秘書の就職事情

秘書は常に一定の求人数があるものの、社長や上司のサポート役を担う重要な業務であることから、一般事務と違い高い専門性を求められます。この項では、秘書の就職事情についてまとめましたので、ぜひ参考にしてください。

秘書の主な就職先

秘書の就職先はさまざまですが、主に以下の職場があります。

• ・一般企業
• ・病院
• ・法律事務所
• ・会計事務所
• ・議員事務所

秘書は、社長や上司など地位の高い人物のもとで働く職種です。病院の院長や法律事務所の弁護士など、人の命や重要な法律に関わる仕事をしている人ほど、自分の業務に専念する必要があります。そのため、病院や法律事務所などに秘書は必要とされるのです。

秘書の採用傾向

常に一定の求人がある秘書ですが、現在の採用傾向には以下のようなものがあります。

経験者は優遇されやすい

秘書は未経験者よりも経験者を採用する場合が多いという特徴があります。秘書は比較的地位の高い人物のサポートをするため、秘書ならではの高い知識やスキルを求められるからです。しかし、未経験者でも秘書としてのスキルがあると判断されれば採用の可能性はあります。秘書としての就職・転職を考えている方は、秘書検定やビジネス実務マナー検定などの資格取得を第一に目指すとよいでしょう。
未経験から秘書になるにはどうしたら良いか知りたい方は、「フリーターから秘書として正社員へ」もあわせて参考にしてみてください。

派遣社員の採用が増えてきている

秘書の仕事は、社長や上司の仕事状況によって業務量に波があるため、決算時期や年末年始などの繁忙期のみ秘書を雇う例が増えています。また、起業したての組織は常時秘書を雇用しないことで、人件費や採用教育のコスト削減を目的に、派遣会社を雇うこともあるようです。

秘書としての就職・転職をする際は、職場選びも重要なポイントです。給料や職場環境、担当する上司との関係性を築いていけるのかも不安になることも。就活に不安を感じる方は、ハタラクティブにご相談ください。若年層向け就職・転職エージェントのハタラクティブでは、求人紹介をはじめ、プロのアドバイザーがマンツーマンの体制で一人ひとりの悩みに寄り添い、しっかりサポートします。サービスの登録・利用料はすべて無料。初めての方も安心してご利用いただけますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。

監修者：後藤祐介キャリアコンサルタント

一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！

京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。

資格

• 国家資格キャリアコンサルタント
• 国家資格中小企業診断士

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