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秘書になるには？仕事内容や向いている人の特徴をご紹介！資格情報も解説
この記事のまとめ
- 秘書になるには、業務をこなすスピードや正確さを持っているかが重要
- 秘書になるには思いやりをもって行動し、サポート役に徹することも大切
- 未経験から秘書になるには、学校や通信教育で資格やスキルを身につけるのも一つの手
- 会社の「顔」となる秘書になるには、レベルの高いビジネスマナーが必要
- スキル次第では、秘書として新卒採用や未経験者が採用されることもある
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「秘書になるには何をしたら良い？」と悩む方もいるでしょう。未経験の場合は、秘書に関する資格の取得やPCスキルを身につけたり、未経験者歓迎の求人に応募することで秘書になることができます。このコラムでは、秘書を目指す方に向けて仕事内容や向いている人の特徴、具体的なステップなどを解説します。また、就活に役立つ資格も紹介するので、秘書になりたいと考えている方はぜひ参考にしてください。
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秘書とは
秘書とは、会社の社長や役員が業務に専念できるようサポートする仕事です。特定の個人について業務を行うことがほとんどで、業務内容は多肢に渡ります。秘書は一般企業のほかにも、法律事務所や病院など、さまざまな活躍の場があります。
秘書の仕事内容
秘書の仕事は、一般企業の社長や役員、国会議員などの政治家、医師などについて庶務全般を担い、処理することです。仕事内容は多岐に渡り業界によって異なりますが、どの秘書にも共通するのは「上司が本来の仕事に専念できるようにサポートすること」でしょう。
以下に、代表的な業務内容をまとめているので、参考にしてみてください。
スケジュール管理
秘書は、上司が効率よく仕事が行えるようスケジュールを組む業務です。主に会議や会合、接待などのスケジュールについて社内外の人と連絡を取り合い、調整します。多忙な上司のスケジュールをすぐに見て分かるよう、まとめる必要があります。ただまとめるだけでなく、一つひとつの仕事内容を把握し、効率よく時間を使えるように配慮することが重要です。予定を重ねたり、日時を間違えたりという失敗は、上司や取引先企業からの信頼度に影響する恐れも。秘書には、仕事のスピードや正確さが必要です。
電話やメール、来客対応
秘書は上司宛の電話やメール、来客の対応を行います。上司が担当する取引先ではない人からの連絡もあるため、上司につなぐべき案件なのかを判断し、必要な場合は取り次ぎをします。
来客に対しては、エントランスや応接室に案内し、可能な範囲で上司の代わりに対応を行う場合も。電話やメール、来客対応で基本となるのはビジネスマナーです。秘書の対応によっては会社のイメージダウンにつながる可能性もあるため、注意すべき業務の一つといえます。
身の回りの環境整備
机の配置や空調の調整、備品のチェックや不足しているものを補うなど、上司がスムーズに業務を遂行できるようにサポートします。一見すると雑務のようにみえるものも、上司が仕事に専念できる環境を作るために重要な役割です。
また、外出時の飛行機やタクシーなど交通手段、宿泊施設の予約、贈り物選び、会食先の予約といった手配業務も秘書の仕事です。特に、会食先の店選びや贈り物を選ぶ際は、上司や取引先の好みを把握しておくことも求められるため、普段からよく観察しておく必要があります。
資料作成・情報収集
上司が会議に使用する際の資料作成や、業務を進める際に必要な情報の収集を日常的に行います。また、上司が瞬時に適切な情報を確認できるよう、分かりやすくファイリングやデータ化することも業務の一環です。そのため、秘書として働くにはExcelやWordなどの基本的なPCスキルが必要です。
秘書の業務をスムーズに進めるためには？
上司との信頼関係を構築することが、スムーズに業務を遂行する近道です。秘書の仕事内容やその業務範囲は、担当する上司によって異なります。まずはコミュニケーションから上司の仕事の進め方や好みを把握し、上司が求める業務ができるよう努力をしましょう。そうすることで徐々に信頼関係が構築され、業務をスムーズに進められるようになるはずです。「ハタラクティブ」は、20代に特化した就職支援サービスです。専任のキャリアアドバイザーが、あなたの希望や適性を踏まえた求人提案や選考対策を行い、自己分析だけでなく就活準備までを丁寧にサポートします。
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秘書に向いている人
業務の幅が広い秘書として働くのに向いている人の、性格や能力などを以下にまとめました。「秘書になりたいけど、自分が秘書に向いているのか分からない」という方は参考にしてみてください。
秘書に向いている人の特徴
- 思いやりとコミュニケーション能力のある人
- ビジネスマナーのある人
- PCスキルがある
- 柔軟性と真面目さを持っている人
思いやりとコミュニケーション能力がある
秘書として働くには、思いやりとコミュニケーション能力が求められます。多忙な上司への配慮として休息時間を入れたり、上司の好みを把握して会合の店や宿泊施設の手配をしたりと、思いやりを持ってスケジュール調整をすることが大切です。
また、秘書は上司だけでなく、電話や来客対応などから多くの人と接する機会があります。そのため、正確に話の内容を理解する能力や、適切な受け答えができるかどうかも重要です。取引相手となる社長や役員も多忙であることがほとんどのため、思いやりを持ってスケジュール調整をし、無駄のない対応を心掛けると良いでしょう。自分優先ではなく相手のことを考えて行動し、サポートすることにやりがいを感じられる人は、秘書に向いているといえるでしょう。
ビジネスマナーが身についている
秘書は多くの人と接する機会があることから、ビジネスマナーを身につけておく必要があります。秘書の対応が企業のイメージを左右するといっても過言ではありません。そのため、身だしなみや接遇マナーをはじめ、ビジネスマナーをしっかり持っていることも重要視されます。
上司の代わりに対応を任されることも多いため、上司と同等の教養や常識が求められるでしょう。外資系企業や海外との取引が多い企業であれば、語学のスキルも必須となります。
PCスキルがある
秘書の業務内容には情報収集や手配業務も含まれるため、PCスキルは必要不可欠です。上司が求める情報を探し出し、ファイリングやデータ化するのも秘書の役目です。業界に関する最新の情報や、競合他社の情報など、目を通すべきニュースは多くあります。
自ら調べる時間の取れないほど多忙な上司のために、重要な情報をまとめるのが秘書の仕事です。ただ調べるだけでなく、伝えるべき情報かどうかを判断する能力も求められます。
柔軟性があり、臨機応変な対応ができる
秘書の業務をこなすためには、柔軟性と臨機応変に対応できる能力が必要になります。上司の業務によっては、イレギュラーな事態によりスケジュール変更しなければならないことも多く、どのような状況においても冷静に対応できる柔軟性が求められます。
仕事上、上司のスケジュール管理や書類の整理、機密事項を取り扱うことも多く、慎重さや几帳面さも必要とされるでしょう。
秘書に向いている人についてさらに詳しく知りたい方は「秘書に向いてる人の特徴を紹介！仕事内容の一覧や求められるスキルも」をチェックしてみてください。
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秘書を目指すうえで知っておきたいこと
ここでは、秘書を目指すうえで知っておくべきことについて解説します。秘書の仕事で大変なことや年収など、気になることもあるでしょう。秘書についてより具体的に知り、就職活動の参考にしてみてください。
秘書の仕事で大変なこと
秘書は上司から直接依頼を受けて仕事をすることが多く、突発的な業務が発生しやすいのが特徴です。事務職のような業務のほか、来客対応や情報収集など多岐にわたる業務を任されるため、負担は大きくなります。さらに、重要な業務から進めていく臨機応変さや、急な業務にも冷静に対処する柔軟さも求められるため、自分のペースで仕事ができず大変に思うこともあるでしょう。
また、秘書は人と接する機会が多いため、会社の機密事項に触れることもあります。外部に情報を漏らさないよう常に意識しなければならないことが、ストレスに感じる可能性も。さまざまな人や情報に触れる業務であることから、大変さを感じる場面も多くなるでしょう。
秘書の年収
秘書の年収は大手企業や政治関係、病院など雇用先の職種や雇用形態によって異なります。また、一般的に外資系企業のほうが給料の水準は高いようです。
秘書の平均年収を厚生労働省の「職業情報提供サイト（日本版O-NET）jobtag」でみてみると、475.9万円とあります。これは一般の事務よりも高い年収です。平均年齢も41.2歳と比較的高く、企業で経験を積んだ人が秘書業務に採用されているのが理由と考えられます。
年収は雇用形態や職種によって差があるため、企業に応募する際に確認すると良いでしょう。
参照元
厚生労働省
職業情報提供サイト（日本版O-NET）jobtag
秘書の将来性
秘書は、人々への気配りやコミュニケーション能力が求められることから、将来性のある職種といえます。現在さまざまな分野でAI化が進み、「秘書は必要なくなるのではないか」と疑問に思う方もいるでしょう。しかし、このようなヒューマンスキルはAIで代替できません。
また、秘書として経験を積むなかで、こなせる業務が増え評価されると、より役職の高い上司の担当になれることがあります。徐々にスキルを身につけていくことで、キャリアアップも可能です。秘書に必要なスキルはどの分野でも応用が効くため、秘書を離れほかの部署で働くことになっても経験を活かして働けるでしょう。
このように、秘書はこの先キャリアアップやキャリアチェンジなどを経て、幅広い分野での活躍が期待できるといえます。
秘書になるには学歴や職歴は必要？
jobtagで「秘書」についてみてみると、入職にあたって学歴や資格は必要とされないと記載されています。また、入職前後の訓練期間や入職前の実務経験も「特に必要ない」が最も多いようです。しかし、秘書には即戦力が求められます。応募時に企業内で経験を積んだ人や秘書経験のある人、大学や専門学校で秘書業務に関する知識を身につけている人がいた場合、新卒採用や未経験者は採用されにくい可能性も。未経験の場合は、資格やPCスキルの有無が採用を左右するため、あらかじめ武器となる能力を身につけておくと良いでしょう。
参照元
厚生労働省
職業情報提供サイト（日本版O-NET）jobtag
秘書になるための方法
秘書を目指すための方法はいくつかありますが、主な方法は以下の3つです。
- ・秘書を募集している求人に応募する
・秘書課のある企業に就職して経験を積んでから異動する
・秘書を探している人に紹介してもらう
秘書は即戦力が求められる職種のため、企業で営業職や事務職など社内の業務を経験したのちに、秘書になるのが一般的な方法です。そのため、秘書としての経験がない人は「秘書を募集している求人に応募する」ことが一番の近道です。
厚生労働省の職業情報提供サイト（日本版O-NET）jobtag「秘書」によると、秘書になるには大学や秘書関係の専門学校を卒業する方が多いことが分かります。秘書の仕事が未経験の場合、大学や短大、専門学校で秘書のスキルを学び資格を取得するのも一つの方法です。
企業で秘書課への異動を希望する場合、配属部署で経験を積み、働きながら秘書業務に必要なパソコンスキルやビジネスマナーを学んでおくと良いでしょう。
参照元
厚生労働省
職業情報提供サイト（日本版O-NET）jobtag
秘書になるために役立つ資格
秘書になるために必須の資格はありませんが、資格を持っていることで採用率がアップするのも事実です。この項では、秘書として就職する際に役立つ資格をいくつかまとめました。
秘書になるために役立つ資格
- 秘書検定
- ビジネス実務マナー検定
- 日商PC検定
- ビジネス文書検定
- サービス接遇検定
- CBS（国際秘書）検定
秘書検定
秘書検定とは、社会人として必要なマナーやビジネスの場で必要な共通の知識について試される資格です。秘書検定は3級、2級、準1級、1級の4段階。高難易度とされる準1級と1級には面接試験もあり、人柄や対応力から秘書としての能力を判断されます。秘書になるには最も有力な資格なので、秘書を目指す方はまず秘書検定の勉強を始めてみてください。
ビジネス実務マナー検定
ビジネス実務マナー検定は、ビジネスに必要な素質やマナー、実務の知識について測る検定です。秘書検定は取引先や上司との人間関係を対象としています。それに対し、ビジネス実務マナー検定はビジネスで関わるすべての人との人間関係を対象とする検定です。
1級から3級の3段階に分かれており、1級では筆記に加えて「エグザクトスピーキング」といわれる面接試験も設けられています。指定された課題に基づく話をするという内容になっており、秘書としての能力がより試される試験です。2級は2時間の筆記試験のみのため、社会人としてのマナーを身につけたい場合は、2級の合格を目指してみましょう。
ビジネス実務マナー検定は秘書としても役立つ資格ですが、日常業務全般に役立つ資格ともいえます。そのため、フリーターやニートから正社員を目指したい人や、事務職が初めての人にもおすすめの資格です。
日商PC検定
秘書にはPCスキルも求められるため、日商PC検定は有効です。日商PC検定では、企業や部門責任者の補佐ができるレベルのPCスキルが学べます。
検定内容は、「文書作成」「データ活用」「プレゼン資料作成」の3つに分かれており、レベルは1級、2級、3級、ベーシックの4段階です。能力を高めたい分野や求められるレベルによって、受けたい検定と級が変わります。
2級は部門責任者の補佐を想定しており、役員や部門全体をサポートしたいと考えている人におすすめです。1級は企業責任者の補佐を想定したレベルのため、社長秘書を目指している人は1級の合格を目指すと良いでしょう。
ビジネス文書検定
ビジネス文書検定は、メール文や送付状などのビジネスにおいて使われる文書能力を測る検定です。ビジネス文書を使いこなす能力は、秘書として必須事項になります。メール対応や資料作成の際にスムーズに書けるようになるため、取得しておくのがおすすめです。
サービス接遇検定
サービス待遇検定は、サービスするうえでの接客技術や言葉遣いを学ぶ検定です。「おもてなし」の心構えを学べるため、最近では企業で注目度が高くなっています。取引先との応対や接客対応の際にも活用できるため、相手に好印象を与えられるよう取得しておくと良いでしょう。
CBS（国際秘書）検定
CBS（国際秘書）検定は、グローバルに活躍できる秘書であるかどうかを確認するための検定です。日本語と英語を用いたコミュニケーションが可能で、秘書としての業務能力や人間性に優れた人材の育成を目的としています。
試験はプライマリーとファイナルの2つに分かれており、プライマリー階級に合格後、ファイナルの受験資格を得られます。ビジネスでの実務能力や電話対応、来客対応などで使えるビジネス英語能力が必要です。CBS（国際秘書）検定は、外資系企業や海外企業との関係が良好な企業へアピールできる資格の一つといえます。
秘書の就職事情
秘書は常に一定の求人数があるものの、社長や上司のサポート役を担う重要な業務であることから、一般事務と違い高い専門性を求められます。この項では、秘書になりたい方へ向けて、主な就職先や、未経験や高卒の場合でも採用される可能性はあるかなど、就職事情について解説するので参考にしてください。
秘書の主な就職先
秘書の就職先はさまざまですが、主に以下の職場があります。
- ・一般企業
- ・病院
- ・法律事務所
- ・会計事務所
- ・議員事務所
秘書は、社長や上司など役職の高い人物のもとで働く職種です。病院の院長や法律事務所の弁護士など、人の命や重要な法律に関わる仕事をしている人ほど、自分の業務に専念する必要があります。そのため、病院や法律事務所などに秘書は必要とされるのです。
秘書の採用傾向
秘書には即戦力が求められることから、秘書経験者を優遇する求人もあります。秘書は比較的地位の高い人物のサポートをするため、秘書ならではの幅広い知識やスキルを持つ人物が求められるでしょう。
また、厚生労働省の職業情報提供サイト（日本版O-NET）jobtag「秘書」で秘書の雇用形態を見てみると、正社員が70.7%と半数以上を占めています。次いで派遣社員が22.4%、パートが19.0%、契約社員が13.8%となっており、働き方はさまざまです。
学歴については先述のとおり、秘書になるうえでは重視されていませんが、大卒が69.0%と最も多くなっています。次いで、短大卒が19.0%、高卒が13.8%となっていることから、高卒者でもスキル次第で秘書になることは可能なようです。
参照元
厚生労働省
職業情報提供サイト（日本版O-NET）jobtag
未経験者を採用する企業もある
未経験者を秘書として採用する企業もあります。先述のとおり、幅広い業務を行う秘書には即戦力が求められるため、経験者を採用する場合が多いのが特徴です。しかし、未経験者であっても秘書としてのスキルがあり、即戦力になり得ると判断されれば採用の可能性はあります。秘書としての就職・転職を考えている方は、秘書検定やビジネス実務マナー検定などの資格取得を第一に目指すとよいでしょう。
未経験から秘書になるにはどうしたら良いか知りたい方は、「フリーターから秘書として正社員へ」もあわせて参考にしてみてください。
派遣社員や臨時で採用されることもある
秘書の仕事は、社長や上司の仕事状況によって業務量に波があるため、決算時期や年末年始などの繁忙期のみ秘書を雇う場合もあります。また、設立して間もない企業では常時秘書を雇用しないことで、人件費や採用教育のコスト削減を目的に、派遣会社を雇うこともあるようです。
秘書としての就職・転職をする際は、職場選びも重要なポイントになります。給料や職場環境が自分に合うか、担当する上司との関係性を築いていけるかなど、不安なこともあるでしょう。就活に不安を感じる方は、ハタラクティブにご相談ください。
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※2023年12月～2024年1月時点のカウンセリング実施数
一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
