未経験から貿易事務を目指すのは難しい?正社員を目指すコツを解説!

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この記事のまとめ

  • 貿易事務とは、輸出入に関する事務手続きを行う仕事
  • 貿易事務は専門書類の作成や通関手配などが主な業務で、未経験者には難しい側面もある
  • 大手商社や通関業者の選考では、貿易事務の経験者が有利になる傾向がある
  • 未経験で貿易事務の仕事に就く方法として、まずはアシスタントを目指すのも良い
  • 未経験者の志望動機では、事務職のなかで「なぜ貿易事務を選んだのか」を説明しよう

未経験で貿易事務の正社員になれるのか、不安に思う人もいるでしょう。貿易事務は専門用語や通関業務の知識が必要なため、未経験から正社員になるのは難しい側面も。派遣やアシスタントから始める未経験者も多いようです。このコラムでは、貿易事務の仕事内容や、未経験で正社員を目指す際の志望動機の例文を紹介。貿易事務は将来の就職・転職に役立つスキルが身につきやすいので、未経験でも諦めずに挑戦してみましょう。

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貿易事務とは

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貿易事務とは、輸出入に関する事務手続きを行うお仕事です。通関業務や運送手配、出入荷の手続きや倉庫管理などを行います。貿易事務の仕事は複雑な内容が多いうえ、書類は英文で専門用語も多いのが特徴です。そのため、「専門スキルを身につけたい」「長く働けるお仕事がしたい」という人に向いています。

そもそも貿易とは?

貿易とは、国と国で商品やサービス、資本、労働力、技術などを取引きする経済活動です。日本から海外へ売り出す場合は輸出、海外から日本へ買い入れる場合は輸入といいます。
貿易により価格競争や技術発展が起こりやすく、経済活動が活発化するのがメリットです。

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貿易事務の仕事内容

貿易事務が行う輸出入の手続きには、貿易書類の作成や輸送手配など、さまざまな業務があります。一般的な事務職とは業務内容が異なり、未経験で就職すると最初は苦労することもあるでしょう。そのため、就職前にある程度の業務を理解しておくと安心です。

貿易事務の主な業務

貿易事務の業務内容は就職先の業種によって異なる点もあります。業種ごとの主な業務内容を下表にまとめました。

貿易事務が活躍する主な業種主な業務内容
商社・メーカー貿易書類の作成や、受発注業務など
船会社・船舶代理店・航空貨物代理店入出港や輸出入に関する通関手続き、配送手配など
フォワーダー国際輸送に関わる手続き全般を請負う
海運貨物取扱業者港湾地区に特化した輸出入業務全般
通関業者輸出入に関する税関の手続きを代行

以下では、それぞれの業務内容について詳しく解説します。

貿易書類の作成・チェック

貿易に必要な、「インボイス(送り状)」「パッキングリスト(明細書)」「船荷証券(Bill of Lading:B/L)」といった書類を作成し、記載内容のチェックや送付を行います
海外との取引きは輸送距離が長いため、納期遅れや輸送中の事故のリスクが高いです。また、国内企業に比べて代金の未納、数量違いなども発生しやすい傾向があります。そのため、証拠となる書類を残し、トラブルに備えるのが貿易事務の役割の一つです。

輸送手配

輸送手配で貿易事務が行う主な業務は以下の通りです。

・工場への出荷依頼
・輸送手段の手配
・倉庫の手配

輸出の場合は工場に商品の出荷を依頼し、トラックや船を手配します。輸入の場合は海外の業者に発注し、日本に到着してからの保管倉庫や、客先まで届けるための配送も手配するのが貿易事務のお仕事です。通関手配を担当する場合もあります。
輸送には、メーカー、工場、倉庫会社、運送会社など、多くの会社が関わるため、コミュニケーション能力が必要です。また、海外とのやり取りには英語力も求められます。

輸出入の通関手配

税関に申請して輸出入の商品の検査・許可を受けるのが通関手配です。貿易事務は関税・消費税の申請や、検査の立会いなどを担当します。
資格がなくてもできるお仕事ですが、国家試験の「通関士」に合格すると「未経験歓迎」の求人応募に役立つ可能性があるでしょう。通関士資格は貿易関係のなかでは唯一の国家資格ですが、受験資格がなく誰でも受験することができます。「ニートは資格を取れば就職できる?おすすめの勉強法もご紹介!」のコラムで、通関士について詳しく紹介していますので、参考にしてみてください。

在庫管理

商品の注文数や在庫を確認し、データ入力するのも貿易事務の仕事の一つ。倉庫の在庫数やメーカーからの納入時期を正確に把握し、顧客の希望納期までに納入できるように管理します。
天候や社会動向によってスケジュールが遅れることもあり、交渉力や提案力が必要な仕事です

取引先の応対

貿易事務は、関係各社と電話やメールでやり取りする機会が多いです。事故やトラブルの際は、クレーム対応をすることも。やり取りの多くは英語で行うため、英文メールやビジネス英語に対応できる英語力が必要です。
そのほか、郵便物の仕分けや備品管理といった庶務もあります。来客を会議室に案内したり、お茶を出したりするなど、一般事務と同様の仕事を行うこともあるようです。未経験で就職した場合、まずは庶務から仕事を始める可能性もあります。

貿易事務の求人で見かけるコレポンとは?

貿易事務のコレポンとは、英語で文書のやり取りをすることです。主にメールでのやり取りを指します。貿易事務では、相手に分かりやすく、正しい英文で作成するのが重要です。商品への質問を受けたり、取引きの交渉を迫られたりすることもあり、就職先によって難易度は異なります。貿易事務の求人票に「コレポン」と記載されていたら、どの程度の英語力が必要なのか確認してみましょう。

貿易事務が活躍する業種とそれぞれの業務内容

貿易事務は海外との取引きがある商社やメーカーのほか、船会社や輸出入の代理店といった業種が就職先となります。貿易の手続きは多種多様な業種で必要となるため、就職先の選択肢も多いのが特徴です

商社・メーカー

商社やメーカーは海外との取引きが多く、貿易事務が活躍できる就職先です。商品・素材・部品の輸入における貿易書類の作成や、受発注業務が中心となります。
ただし、大企業の商社やメーカーは新卒の一括採用が一般的で、中途採用に「未経験歓迎」の求人は少ない点に注意が必要です。
総合商社について詳しくは「総合商社とは何かわかりやすく解説!仕事内容や就職・転職成功のコツも紹介」のコラムで紹介していますので、こちらも併せてご覧ください。

船会社・船舶代理店・航空貨物代理店

海運・空運の入出港や輸出入に関する通関手続き、配送手配、官公庁へ提出する書類作成などを行います。船舶代理店では、貨物船や大型タンカー、コンテナ船など、さまざまな船に関する複雑な手続きを代行。B/Lと呼ばれる船荷証券を扱うなど、専門知識と英語力が求められるお仕事です。

フォワーダー

国際輸送の請負業者をまとめてフォワーダーといいます。フォワーダーは運送手段を持たず、荷主から依頼を受けて、航空会社や船会社に運送を依頼する役割です。商社やメーカーなど、さまざまな荷主から依頼を受けるので、一つの大口貨物にまとめて最適な手段で運送します。
また、通関手続きや輸送手配、スケジュール管理など、貿易に関する業務を一括して引き受けるのが一般的で、貿易事務のお仕事も多岐に渡るようです。

フォワーダーのなかで海上輸送に特化したのがNVOCC

NVOCCは「非船舶運航業者」といい、フォワーダーのなかで船の輸送に特化している事業者です。事業者によって、ヨーロッパ方面が得意だったり、特殊コンテナを利用できたりと、特徴があります。また、港から港までだけでなく、ドア・ツー・ドアで荷物を届ける事業者が一般的です。そのため、NVOCCにおける貿易事務のお仕事には、トラックの手配など陸運も含まれます。

海運貨物取扱業者

港湾地区で輸出入に関する業務全般を請け負うのが、海運貨物取扱業者です。フォワーダーと似ていますが、港湾地区に特化している点が異なります。貿易事務の仕事内容は、輸出入に関する書類作成や船会社や倉庫との調整などがメインになるようです。

通関業者

「通関業法」にのっとり、輸出入に関する税関の手続きを代行するのが通関業者です。通関業者に貿易事務として就職した場合、関税・消費税に関する手続きのほか、支払った税金の還付請求、申請内容の修正手続きなども行います。
また、扱う商品によっては農林水産省や厚生労働省への申請手続きも代行することもあるようです。
複雑な手続きが多く、専門知識も必要なため、「未経験歓迎」の求人は稀でしょう。

信用金庫や保険会社も貿易事務と関わりがある

貿易事務の仕事では、税関や検査機関のほか、以下のような業種の企業・団体とも関わりがあります。

・銀行:輸出入に関する決済代行
・信用金庫:取引停止や取引きの破産への備え
・損害保険会社:輸送中の破損を補償する海上保険に加入
・商工会議所:海外企業の自己証明の真実性を確認し、原産地証明書を発行

商社やフォワーダーへの就職が難しいと感じたら、上記業種を選んで貿易の知識を身につける方法もあります。

未経験で貿易事務に就職するコツ

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未経験で貿易事務に就職するためには、検定試験を受けたり資格を取得したりして、少しでもスキルがあることをアピールするのがコツです。経験不足を資格で補い、意欲や熱意を示しましょう。

1.ある程度の英語力を身につけよう

貿易事務に求められる英語力は応募先企業によって異なりますが、未経験で正社員を目指すならある程度のレベルがあると歓迎されるでしょう。貿易書類は定型文であることが多く、英語力がそれほどなくても書類の作成・チェックなどは可能ですが、実際の求人では経験者を優遇する傾向があります。そのため、未経験者は少しでもアピール材料を増やすために英語力があると良いでしょう。就職に活かすなら、TOEICで600点以上を目指すのがおすすめです。
TOEICを就職活動で活かすコツについて「TOEICは就職に有利?取得しておきたい点数やアピール方法を解説」で詳しく紹介していますので、ご覧ください。

2.仕事の流れや専門用語を理解しておこう

前述の通り、貿易事務では即戦力を求められる傾向があるため、未経験者も仕事の流れや専門用語を理解しておいたほうが良いでしょう。通関手続きの流れや、「インボイス」「B/L」といった言葉を理解していると、勤務してから仕事を覚えるのが早くなります。

資格があると有利になる?

貿易事務に就職するうえで、資格は必須ではありません。ただし、未経験者の場合はスキル不足を懸念されるため、「貿易実務検定(R)」の試験を受けて、知識があるとアピールするのも良いでしょう。
貿易実務検定にはA級・B級・C級という段階があり、未経験の方は定型業務に必要な知識を証明できるC級を受験するのがおすすめです。C級の出題科目は、貿易と環境(条約に関連した規制)、貿易経済知識、貿易の流れ、貿易金融、通関知識、マーケティング知識、貿易実務英語といった内容になっています。

3.まずはアシスタントになろう

貿易事務の「未経験歓迎」の求人は非正規雇用のアシスタントが多いようです。簡単な書類チェックやデータ入力など、アシスタントとして実務経験を積むのも良いでしょう。専門スキルを高めることで、正社員を目指しやすくなります。特に、30代、40代で未経験から貿易事務の正社員を目指すのは難しい場合があるため、雇用形態にこだわらないほうが良い可能性もあるようです。
また、正社員にこだわり過ぎると、空白期間が長引く恐れも。アシスタントとして早めに就職し、経験を積むほうが就職成功に近づく場合もあります。

派遣で経験を積む道もある

貿易事務は派遣での募集も多いので、未経験者は派遣として勤務し、まずは経験を積むのも方法の一つです。また、遠回りにはなりますが、営業事務などで事務のスキルを身につけ貿易事務を目指すルートも。そのほか、正社員登用を前提とした紹介予定派遣を探すという方法もあるでしょう。紹介予定派遣について詳しくは「紹介予定派遣とは?デメリットはある?フリーターや派遣との違いを解説」のコラムをご覧ください。

貿易事務の1日の流れ

貿易事務の仕事に就くと、時差がある海外とのやり取りが発生します。出社したらまずはメールをチェックし、返信することから仕事が始まるようです。勤務開始の10〜15分前にはパソコンを立ち上げ、始業と同時に仕事が始められるようにしましょう。

時間業務詳細
午前9時勤務開始朝は海外企業への対応が中心です。メールに返信したら、国内企業からの発注や見積り依頼を行います。
夜中にFAXが届いていることもあるので、FAXのチェックも欠かせません。
午後12時お昼休憩緊急の連絡が入る可能性もあるため、社内でランチを取る人が多いようです。
午後1時国内企業への対応午後は国内企業からの連絡が増えます。貨物到着の連絡や、顧客からの問い合わせに対応するのが中心です。届いた貨物の明細確認や、出庫依頼、配送手配などを次々にこなしていきます。
午後3時事務処理国内企業への対応が落ち着いたら、書類のファイリングや会議資料の印刷など、事務処理を済ませます。
午後5時退勤トラブルや急ぎの連絡がない限り、定時で帰れることが多いでしょう。

上記は貿易事務の流れの一例です。就職先の業種によって、1日の業務内容は異なります。
仕事を覚えるまでは一つ一つの業務に時間がかかってしまい、時間外勤務が発生する可能性もあるでしょう。しかし、経験を積んで仕事に慣れると、業務がスムーズに進むケースが多いようです。

貿易事務に向いている人の5つの特徴

貿易事務の仕事は、語学が得意な人や留学経験がある人に向いているのはもちろん、コミュニケーション能力が高いことや好奇心旺盛であることも大事な要素です。ここでは、貿易事務に向いている人の特徴を5つ紹介します。

1.国際的な仕事に興味がある人

メールや電話で海外とのやり取りが多い貿易事務には、「世界を股にかけた仕事がしたい」「国際交流が好き」という人に向いています。
言語や文化の違いを理解し、日本のやり方を押し通さないように配慮できる能力が必要です。

2.専門スキルを磨きたい人

貿易事務に向いている人は、専門スキルで手に職を身につけたいと考えている人です。前述の通り、貿易事務の業務は専門用語や複雑な手続きが多く、大変な側面もあります。その点を「スキルアップのために頑張って覚えたい」と思えるかどうかが、向き不向きの分かれ目です。

3.好奇心旺盛な人

多種多様な社会動向や経済状況に関心を持てる人は、貿易事務に向いています。輸送状況や商品の受発注数などは、世界的な動きに左右されることも多いです。先を読んで仕事をするためには、「世界の状況を知りたい」という好奇心旺盛な性格が歓迎されるでしょう

4.コミュニケーション能力が高い人

貿易事務は顧客や取引先、運送会社や倉庫会社などさまざまな人と関わるため、コミュニケーション能力が高いことは必須です。トラブル対応もあるため、上司や他部署の人とも連携が必要になります。人と関わるのが好きであることはもちろん、臨機応変に対応することや、相手の話をよく聞く能力も必要です。

人と関わるのが苦手な人には向いていない

「人と話すのが億劫」「決まったメンバーとお仕事がしたい」という人は、貿易事務に向いていない可能性があります。海外の人には日本の常識が通じない場合もあり、密なコミュニケーションが必要になることも。報告・連絡・相談を怠ってしまうとトラブルにつながる恐れがあるため、コミュニケーションが苦手と感じている人には難しいお仕事といえます。

5.コツコツ仕事をするのが好きな人

貿易事務の仕事には、ルーティンワークもあります。定型文を使った書類作成やファイリングなど、好奇心旺盛な人にとっては物足りないお仕事もあるでしょう。しかし、そのような仕事も手を抜かず、丁寧に行うことが大切です。人とのコミュニケーションが得意な一方で、コツコツ仕事をするのも好きな人が向いています

未経験で貿易事務を経験するメリット・デメリット

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貿易事務の仕事では、転職市場で求められる英語力やコミュニケーション能力が高まるため、職種未経験、または社会人未経験で就職すると、キャリアアップしやすくなるのがメリットといえます。
一方、時差による残業発生や、海外との意思疎通の難しさなどデメリットもあるでしょう。ここでは、貿易事務のメリット・デメリットを紹介します。

貿易事務のメリット

貿易事務を経験すると英語力やコミュニケーション能力が高まるため、将来の転職に役立ちます。もともと英語力がある人も、毎日のように英会話や英作文を行うので、さらに英語力が高まるでしょう。また、国内での仕事に比べて、より高いコミュニケーション能力が身につくのもメリットです。

さらに、貿易事務は再就職がしやすいといわれています。貿易事務の業務では、通関や法令に関する専門知識が必要なうえ、トラブル対応では経験がものをいう場合も。中途採用では経験者が有利になる傾向があるので、育児や介護で離職期間があったとしても、再就職しやすいでしょう

貿易事務のデメリット

海外とのやり取りが多い貿易事務は、時差の関係で時間外勤務となることも少なくありません。また、「貨物船の出港に間に合わせなければならない」「台風でトラブルが発生した」など、当日中に完了しなければならない業務も多いです。ときには、仕事が夜遅くまでかかったり、休日出勤になったりすることも。時期によっては有給休暇が取りにくい場合もあるようです。

そのほか、英語でのコミュニケーションがうまくいかず、ストレスになることもあります。文化や考え方の違いが仕事を妨げ、苦労する点をデメリットに感じる人もいるでしょう。
ただし、そのような苦労があるからこそ、コミュニケーション能力が高まるのも事実。身の肥やしになると思って、前向きに捉えるのがおすすめです。

貿易事務の志望動機

貿易事務の志望動機では、数ある事務職のなかで「なぜ、貿易事務を選んだのか」を説明するのが大事です。ここでは、「正社員の経験はあるが、貿易事務は未経験の場合」と、「就職自体が初めての場合」の2つの例文を紹介します。

貿易事務が未経験の志望動機

ここで紹介するのは、他職種から貿易事務へ転職する場合の例文です。この場合は、「なぜ職種を変えようと思ったのか」「活かせるスキルはあるか」といった点を明確にしましょう。また、企業側が「未経験歓迎」の求人を出すのは、人手不足のため人材確保の目的がある場合もあります。そのため、将来の目標を述べて意欲を示すのも効果的です。

例文

「私は前職で営業事務を経験しました。事務スキルやコミュニケーション能力は身についたものの、将来のキャリアアップを考えた際に専門スキルを身につけたいと考え、転職を決意いたしました。
国内市場が縮小するのに対し、グローバル市場は拡大傾向にあります。そのため、貿易事務には将来的な成長性がある点に魅力を感じました。営業事務で身につけたスキルを活かし、さらにグローバル市場に対応するために必要なスキルを身につけて、世界中の企業と取引きができるエキスパートになりたいと考えています。」

事務職の経験があるため、貿易事務に活かせるスキルがあるとアピールできているのがポイントです。また、将来の目標についても触れているため、長く働く意欲を示せているのも良いでしょう。

就職自体が未経験の志望動機

就職自体が未経験の場合は、初めての正社員就職で貿易事務を選んだ理由を述べましょう。自分の体験をもとに、具体的なエピソードを伝えるのが大切です。また、実務経験はなくても貿易事務に活かせそうなスキルがあればアピールしましょう。

例文

「私はやりたい仕事を見つけるため、大学卒業後はインターンやボランティアなどを行いました。そのなかで、海外留学生の生活サポートをするボランティアにやりがいを感じ、異文化コミュニケーションができる仕事に就きたいと考えるようになりました。
日本と海外では考え方や価値観が異なり、お互いに容認し合う姿勢が必要です。文化の違いを超えて理解し合えたときには達成感を感じ、大きなやりがいとなりました。
貿易事務の仕事は交渉やトラブル対応において、異文化コミュニケーションが必須と考えます。ボランティアで身につけたスキルを活かし、顧客や取引先の満足度を高めるための橋渡し役になりたいと考え志望いたしました。」

具体的なボランティア経験があり、貿易事務を志望する理由に説得力があります。また、異文化コミュニケーションのスキルは貿易事務のお仕事に活かせる可能性が高いため、好印象につながるでしょう。

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未経験での貿易事務の就職に関するFAQ

ここでは、未経験で貿易事務を目指す際の疑問をQ&A方式で解消します。

貿易事務の仕事は未経験では難しい?

難しい側面もあります。貿易事務の仕事では、経験がものをいう場面も。専門知識や英語力だけでなく、取引先の傾向をつかんで交渉・提案をするなど、経験で身につけたセンスが必要となる場合もあるためです。ただし、企業によっては人柄重視で採用する場合もあるので、応募先企業の傾向を見極めて挑戦するのも良いでしょう。「業界未経験者の自己PRってどうすればいい?」のコラムを参考にして、自身のアピールポイントを考えてみてください。

貿易事務に向き不向きはある?

ある程度の傾向はあります。たとえば、貿易事務では国内外の企業とやり取りする必要があるため、コミュニケーションが苦手な人には不向きです。また、船積みの締め切りや、顧客の納期などがあるのでマイペースな人も向いていないでしょう。貿易事務に向いているのは、人付き合いが得意で、スケジュール管理能力・正確性が高い人といえます。このコラムの「貿易事務に向いている人の5つの特徴」で紹介している特徴が自分に合うかチェックしてみてください。

未経験歓迎の求人は少なめ?

未経験歓迎の求人は少なめといわれています。貿易事務は専門知識や経験が必要となる業務が多く、まずは非正規雇用のアシスタントから始めるケースも。また、資格を取得してスキルを身につけるなど努力も必要でしょう。未経験歓迎の求人を探すには、就職エージェントの利用がおすすめです。「未経験でも就職できる仕事の特徴は?求人の見極め方やおすすめ業種を紹介」のコラムでも、未経験歓迎の求人の探し方を紹介していますので、ご覧ください。

貿易事務の志望動機はどう書く?

未経験の場合、今あるスキルをアピールし、意欲を示すのが大切です。また、業種・職種は違っても、貿易事務に活かせる経験があれば志望動機に盛り込みましょう。「貿易事務の仕事」のコラムで、志望動機の書き方を解説していますので、参考にしてください。 ハタラクティブでは、就活アドバイザーが志望動機の作成をサポートします。客観的な視点が入ることでアピール力のある志望動機になりやすいので、ぜひご相談ください。

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