「大学中退から秘書を目指せる？」とお悩みの方もいるでしょう。秘書は特に学歴や資格を必要としない職業のため、大学中退からも目指せる仕事です。正社員の秘書の求人に応募するほか、事務職として入社したあと異動を希望する方法もあるでしょう。
このコラムでは、大学中退から秘書を目指す方法をご紹介します。注意点や役立つスキルも解説するので参考にしてみてください。

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大学中退から目指す秘書の仕事とは

秘書は、上司に代わってスケジュール管理や来客対応などの庶務全般を行う事務職で、大学中退からも目指せます。特に学歴や資格は必要ありません。ただし、秘書の仕事にはビジネスマナーや接遇力が重要なため、未経験歓迎の求人の数が少ない傾向にあるようです。

さらに、大卒採用がほとんどのため、大学中退から正社員として就職するのは簡単ではないことも。正社員として秘書の仕事に就きたい大学中退者の方は、事務職で使える資格や関連する資格を取得しておくことで、採用で有利になることもあるでしょう。

秘書の仕事内容

社長や役員に代わって「スケジュール管理」や「来客・電話・メール対応」「文書作成」などの庶務全般を行い、業務の補佐をするのが秘書の仕事です。場合によっては贈答品の手配やパーティのセッティングなどを担当することも。補佐につく人物や職種によって、業務内容は大きく変わるでしょう。

スケジュールの調整・管理

会議や出張、来客などのスケジュールを管理します。上司が会議を主催する際は、会場の手配や参加者への案内対応を行う場合も。スケジュールが変更になった場合は、再び連絡や調整を行うのも秘書の仕事です。

電話やメール対応

上司宛の電話やメールの対応も秘書の業務です。自分で対応できる範囲で一次回答を行ったり、メールの代理返信を行ったりします。相手に失礼のないよう、ビジネスマナーをしっかり身につけて丁寧に対応する必要があるでしょう。

来客対応

来客に対して応接室へ案内し、お茶出しなどを行うのも秘書の業務です。丁寧な言葉遣いや立ち振る舞いが求められます。

文書作成管理

会議や打合せのための資料作成やファイリングなども秘書の仕事です。文書の管理や手紙の管理も行います。

各種手配

出張のための交通機関や宿泊先の予約、贈答品などの予約も業務に含まれます。会食時の会場手配や慶弔手配などを行う場合もあるでしょう。

秘書の仕事内容は「就活アドバイザーが教える！秘書・受付のお仕事」でも紹介しているので、参考にしてみてください。

秘書の種類

秘書には、大きく分けて個人秘書とグループ秘書の2種類があります。

「個人秘書」は、上司の個人つき秘書です。会社役員や社長などをサポートする役員秘書、大学教授の助手のような役割をする学者秘書、医師について診療報酬の計算を担当する医療秘書、議員の補佐をする議員秘書などがあります。

一方、「グループ秘書」は個人ではなく部や課全体に対しての秘書業務を行うものです。一般企業では、グループ秘書として勤務する場合も多くあります。

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大学中退から秘書への就職に向いている人の特徴

秘書の仕事に向いているのは、人のサポートが好きな人や気遣いができる人です。秘書への就職に向いている人の特徴を紹介するので、参考にしてみてください。

人のサポートをするのが好きな人

人の役に立ちたい思いがあり、サポートをするのが好きな人は秘書に向いているでしょう。

上司の仕事がスムーズに進むように、どのようなサポートが必要なのか考えながら行動できる人に合った仕事です。

気遣いができる人

秘書の仕事は、細やかな気配りができる人やコミュニケーション能力がある人に向いているでしょう。基本的なビジネスマナーや、どんなときも笑顔で人に接するホスピタリティを持ちあわせていることも重要です。

優先順位をつけて仕事ができる人

秘書は複数の仕事を同時にこなしていきます。マルチタスクになっても優先順位をつけて対応できる人が向いているでしょう。秘書の業務は、決まったルーティンワークだけでなく、アシスタント業務や事務全般、接待など多岐にわたります。一度に複数の人から仕事を頼まれることもあるため、重要度や緊急度の高さを判断して効率的に業務を進められる能力が求められるでしょう。

ほかにも、「秘書に向いてる人の特徴を紹介！仕事内容の一覧や求められるスキルも」のコラムで、秘書に向いている人の特徴を紹介しています。

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大学中退から秘書を目指すときに役立つ資格やスキル

秘書検定2級や準1級程度を取得しているなら、面接の際にアピール材料になります。また、秘書の業務は事務職の仕事内容と重なる部分があるため、事務の経験があれば活かせるでしょう。

秘書検定

秘書業務に関する知識やビジネスマナー、コミュニケーション能力などが身についていることを示せる資格です。秘書を目指す場合は2級以上を目指すのが良いでしょう。

ビジネスマナー

秘書は社長や役員などと接する機会があるため、ビジネスマナーが欠かせません。ビジネスマナーには電話対応や身だしなみ、言葉遣いなどが含まれます。秘書を目指すなら必ず身につける必要があるでしょう。

パソコンスキル

秘書は資料の作成や管理、メール対応なども行います。そのため、パソコンスキルがあると業務に活かせるでしょう。事務職でも一般的なWordやExcel、PowerPointなどのPCツールは使いこなせるようにしておくのがおすすめです。

事務職に役立つ基本的なパソコンスキルについては「基本的なPCスキルとはどこまで？履歴書の記載方法とスキルの身につけ方」のコラムを参考にしてみてください。

コミュニケーション力

電話対応や来客対応などで、秘書もさまざまな人と接する機会があります。その際、コミュニケーション力があれば、仕事をスムーズにこなせるでしょう。特に、社長や役員の秘書は、その会社の顔として認識されます。対応力が足りない場合は、会社の印象を下げてしまうことにつながるでしょう。

コミュニケーション力をアップさせたい方は、「コミュニケーション能力を鍛えるには？具体的な方法をご紹介」のコラムをご覧ください。

大学中退から秘書を目指す際の注意点

大学中退から秘書を目指す際は雇用形態をよく確認しましょう。また、中退の理由を聞かれることが多いため、慌てず答えられるよう回答をまとめておくのがおすすめです。

雇用形態を確認する

秘書の仕事は正社員の仕事ばかりではなく、派遣社員や契約社員として募集されることがあります。

自分の希望する雇用形態かどうかをよく確認して応募しましょう。

正社員の求人が少ない場合は、非正規雇用から正職員への転換を目指したり、事務職から入社して秘書として異動を希望したりするなど、ほかの方法を検討するのもおすすめです。

中退理由をポジティブに伝える

大学中退の理由を整理し、ポジティブに伝えられるようにしましょう。面接では、中退の理由を聞かれることが多いようです。事前に整理してまとめておくことで、簡潔に説明できるでしょう。理由は正直に説明する必要がありますが、ポジティブに伝えるのがおすすめです。

就職活動での大学中退理由の伝え方は「大学中退の理由ランキング！面接や履歴書での伝え方・書き方も紹介」で紹介しているので、ご一読ください。

大学中退から秘書になる方法

大学中退から秘書を目指すには、業界や職種についてよく研究することや、早めに就職活動を始めることが大切です。以下で秘書を目指すための方法を紹介するので、ポイントを押さえて就職活動を開始してみてください。

1.自己分析を丁寧に行う

就職活動を始める前に、自己分析を丁寧に行いましょう。自分の強みや弱みを整理することで、志望動機や自己PRをまとめる際に役立ちます。得意なことや好きなことを再認識し、業務に活かせることをアピールしましょう。

自己分析のやり方は「自己分析のやり方が知りたい！簡単にできる方法や就活に活かせるコツを紹介」を参考にしてみてください。

2.業界や職種について研究する

業界や職種についての理解を深めておくことも就職活動において重要です。業界や職種についてまとめると理解が深まり、入職後のミスマッチを防げます。特徴を理解することで、志望動機の作成に活かしたり面接対策になったりもするでしょう。

就職活動の重要な作業である業界研究のやり方は「業界研究のやり方は？就活に役立つノートの作り方とポイントを紹介」をご一読ください。

3.中退後は早めに就活する

大学中退後は早めに就職活動を始めることをおすすめします。企業は入社後の教育を考慮して、若い人を採用したいと考えるものです。また、大学中退後の空白期間が長過ぎると、社会に出る意欲がないのではと疑問をもたれてしまう可能性も。自己分析で自分の目指す目標が定まったら、早めに動き出しましょう。

4.履歴書は大学中退まで記入する

最終学歴は高卒ですが、履歴書には大学中退まで書く必要があります。

中退したのだから書くと印象が悪いのではと心配な人もいるでしょう。しかし、学歴を偽って記入すると学歴詐称になる可能性があります。また、大学に通っていた期間が空白になってしまうため、その方が印象が悪くなる心配もあるでしょう。

5.未経験者歓迎・学歴不問・高卒の求人を探す

大学中退の方の就職活動では、未経験者歓迎や学歴不問、高卒の求人を中心に探すのがおすすめです。学歴不問の求人なら、大学中退から内定をもらいやすいでしょう。また、未経験者歓迎の求人は社会経験がなくても採用される可能性があります。大学中退からの応募はアピールできるスキルが少ない可能性があるため、未経験者歓迎の求人をチェックしてみてください。

6.中途採用枠で求人を探す

中途採用を募集する転職サイトでも求人を探してみましょう。大学中退者は新卒用の求人へは応募できませんが、転職用の未経験歓迎の求人には応募できます。学歴不問や未経験歓迎の求人が紹介されているので、中途採用の求人もチェックしてみましょう。

7.就職への意欲が伝わるよう積極的に行動する

積極的に行動し、採用担当者に意欲が伝わるようにしましょう。企業は自社への熱意や働く意欲がある人を採用したいと考えるものです。さらに、積極的に行動することで多くの情報を得られ、仕事探しのチャンスが広がります。大学中退だからといって気後れすることなく、積極的に行動しましょう。

8.中小企業も視野に入れる

大学中退から就職活動を行う際は中小企業も視野に入れるのがおすすめです。大手の会社は知名度があるため、応募者が集中して採用されるハードルが上がる可能性があります。

有名企業や大企業の求人は求人全体の一部分にすぎません。中小企業も視野に入れることで、選択肢が広がるでしょう。

9.ハローワークを利用する

ハローワークを利用するのも一つの方法です。ハローワークは無料で利用できる就職支援施設で、就職相談や求人紹介を行ってもらえます。

ハローワークは、地元の中小企業の求人が多い傾向にあるのが特徴です。知名度は低いものの、条件が良く中退者が挑戦しやすい求人が思いがけず見つかることもあるでしょう。ハローワークの利用方法は「ハローワークの使い方は？利用の流れとポイントを徹底解説」をご一読ください。

10.就職・転職エージェントを利用する

就職活動を進めるのが不安な人は、就職・転職エージェントの利用をおすすめします。就職・転職エージェントは、登録すると担当のエージェントがつき、求人探しや応募書類の添削、模擬面接などをサポートしてもらえるサービスです。新卒向けや転職者向けなど対象が決まっている場合があるので、自分に合ったエージェントを選びましょう。

秘書として正社員を目指して就職活動をしている方は、ぜひハタラクティブにご相談ください。ハタラクティブは、若年層向けの就職・転職エージェントです。専任のキャリアアドバイザーが、求職者1人ひとりに合わせた丁寧なヒアリングを行い、大学中退の方も経験を活かしてチャレンジできる求人を幅広くご紹介。所要時間1分で適職が分かる適職診断も受けられます。すべてのサービスは無料で利用可能です。高卒・既卒で就職に悩んでいる方や第二新卒で転職を考える方は、お気軽にご相談ください。

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