履歴書に同封する送付状の書き方とは？注意点についても解説

履歴書に同封する送付状の書き方が分からず、悩んでいる方もいるのではないでしょうか。送付状とは、封筒の中に何の書類が入っているのかを明記するものです。作成する際は、宛先や送り主の情報、時候の挨拶などとあわせて、同封する書類の内容や枚数を記載しましょう。このコラムでは、履歴書に同封する送付状の書き方についてご紹介。送付状を作成・封入する際の注意点も解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

送付状とは？

「送付状」とは、ビジネスシーンで書類を郵送する際に、封筒の中に何が入っているのかを明記するものです。宛先、送り主の連絡先や氏名、時候の挨拶、同封する書類の内容や枚数などを記載するのが一般的で、添え状とも呼ばれます。就職・転職活動においても、履歴書を面接で直接手渡しするとき以外は送付状を同封することがマナーとされています。応募書類を郵送する際は、送付状の添付を忘れないようにしましょう。

なお、送付状はビジネスマナーとしてのツールだけでなく、書き方を工夫すれば自己アピールにも活用できます。応募書類に記載する志望動機や自己PRは文字数に制限があり、伝えたい内容を削ぎ落として書くこともあるでしょう。そのように書ききれなかった内容がある場合は、送付状にさりげなく盛り込んで自己アピールするのも一つの手です。

送付状の概要や添付する目的については、「書類送付状には何を書く？添付する目的や注意点を解説」のコラムでも解説しています。こちらもぜひあわせてご覧ください。

履歴書に同封する送付状の書き方

ここでは、履歴書に添付する送付状の書き方を項目ごとに紹介します。

日付

送付状の右上に、書類を送付する日付を記載しましょう。和暦と西暦のどちらで書くかは、同封するほかの書類と統一させるのがおすすめです。

宛先

送付状の左上に宛先として、応募先の正式な企業名、担当部課名、担当者名を書きます。もし担当者名が分からなければ、「採用ご担当者様」と記載しても問題ありません。

送り主の情報

送り主が誰だか分かるよう、宛先から改行した右側に自分の住所や携帯電話番号、メールアドレス、氏名を記載します。

頭語、挨拶

本文を記載する際は、頭語や挨拶から始めましょう。「拝啓　貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます」「拝啓　貴社ますますご盛栄のことと存じ、お慶び申し上げます」などを使用するのが一般的です。

本文

頭語や挨拶のあとは、以下の例文を参考に文章を作成しましょう。

例文

「この度、貴社の応募求人を拝見し、下記応募書類を送付させていただきます。私は大学卒業後5年間営業部に在籍し、現在は○人の部下を抱えています。リーダーとして営業スキルアップの指導にも携わっていることから、これまでの経験と指導力で貴社に貢献したいと考えています。ご検討の上、ぜひ面接の機会をいただけましたら幸いに存じます。ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。」

結語

本文が終わったら改行し、結語として右端に「敬具」と記載します。

同封する書類内容

結語から改行した行の中央に「記」の文字を書きましょう。「記」の下の行に同封する書類内容を「履歴書1枚」「職務経歴書2枚」のように記載し、書き終わったら再度改行します。最後に右端に「以上」と書いたら、完成です。

履歴書に同封する送付状の書き方については、「就活で送り状はいる？いらない？添付する目的と書き方のテンプレートを紹介」のコラムでも紹介しています。こちらもぜひ参考にしてみてください。

送付状を作成・封入する際の注意点

送付状の書き方や封筒への入れ方によっては、かえってマイナスの印象を与えてしまう場合もあります。ここでは、送付状を作成・封入するときの注意点をまとめたので、事前によく確認しておきましょう。

自己PRを長文で書くのは避けよう

自己PRはあくまで履歴書や職務経歴書などに記載するものであるため、送付状に長々と書くのは避けましょう。記載する際は、2～3行程度で簡潔にまとめるのが賢明です。

希望条件は書き込まないようにしよう

軽い自己PRは問題ありませんが、送付状は何でも書いて良いというものではありません。「同封する書類の説明をする」という本来の目的以外の内容を記載するとマイナスイメージに繋がる恐れがあるため、希望条件を書き込むのは控えると良いでしょう。どうしても伝えたい条件がある場合は、履歴書の本人希望欄に記載するのがおすすめです。

送付状を一番上にして封入しよう

書類を封筒に入れる順番は、上から「送付状→履歴書→職務経歴書またはエントリーシート→そのほかの書類」です。書類を受け取った相手がまず最初に送付状を確認できるよう、封筒に入れる順番も配慮する必要があります。間違えないように気をつけて封入するようにしましょう。

送付状を作成・封入する際の注意点については、「送付状の書き方とは？手書きでもいい？例文や注意点を解説」のコラムでも解説しているので、確認してみてください。

送付状に限らず、「応募書類の書き方全般に不安がある…」という方もいるのではないでしょうか。応募書類の書き方を第三者に見てもらいたい場合は、エージェントに相談してみるのも一つの方法です。エージェントの利用を検討している方は、ぜひハタラクティブまでお問合せください。

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