就活メールの返信はどこまでする？書き方やマナーを例文を交えて解説

この記事のまとめ

• 就活メールは書き方次第で企業へ与える印象が変わる
• 企業からのメールには、できるだけ早く返信するのがマナー
• 就活メールをどこまで返信するか迷ったら、自分のメールで終わらせる
• 「返信不要」と記載があれば返信しないのもマナー
• 就活メールの本文は、「宛先・挨拶・本題・締め・署名」の順に書く

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「就活メールの書き方やマナーを知りたい」という方は多いのではないでしょうか。また、「就活メールはどこまで返信すべき？」と疑問に思う方もいるでしょう。就活時は、使用するメールアドレスや返信のタイミング、件名・本文の書き方などに注意が必要です。
このコラムでは、就活メールの重要なマナーを4つ解説。シチュエーションごとの例文も紹介しているので、メールを作成する際の参考にしてみてください。

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就活メールの重要性とは

就活メールは応募者自身の印象を決める要素になるため、マナーや書き方を知ったうえで企業へ送信することが大切です。たとえば、用件が分かりやすく、返信がスムーズであれば好印象を与えられる可能性があります。一方で、「企業からメールが届いてもなかなか返信しない」「内容が分かりにくいメールを送ってしまう」といったことがあると、ネガティブな印象を与えてしまいかねません。就活の際は、企業と面接日時の調整や決定、当日の連絡などをメールで行う場合が多いので、好印象を与えられるような書き方やマナーを押さえておきましょう。

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就活メールを送る際に重要な4つのマナー

ここでは、就活メールにどのようなマナーがあるのかご紹介します。就活メールを作成する際の参考にしてみてください。

1.就活に適したメールアドレスを使用する

就活では、社会人として相応しい、ビジネスの場に適したメールアドレスを使用しましょう。就活では「キラキラアドレス」と呼ばれる、プライベートで使用するようなメールアドレスは避けるのがマナーです。たとえば、アニメのキャラクターの名前や顔文字、あるいは「☆」「♪」といった記号などが該当します。これらが就活時のメールアドレスに入っていると、採用担当者にマイナスな印象を与えかねません。自分の名前を用いたシンプルなものを使用しましょう。

2.返信はメールが届いてから24時間以内にする

企業からメールが届いたらできるだけ早く返信しましょう。遅くても24時間以内に返信するのがマナーです。企業からの重要なメールを見逃さないように、受信したら通知が来る設定をしておくのもおすすめ。すぐに回答ができない場合は、「●日までに日程を調整し、再度ご連絡いたします」と返信しましょう。
ただし、「できるだけ早く返信するのがマナー」とはいえ、基本的には深夜や早朝は避けるのがベター。応募先企業の営業時間内でかつ、始業直後や終業時間直前を避けてメールを送信しましょう。また、営業時間内にメールができない場合は、あらかじめ送信時間を指定しておく方法がおすすめです。

3.メールの件名で内容を要約する

就活メールの件名には、「用件」と「自分の名前」を必ず記載しましょう。企業の担当者は日々大量のメールをチェックしているので、件名が分かりにくいと本文に目を通してもらえない可能性があるからです。
なお、企業からのメールには、件名の「Re：」を削除せず、件名の内容も変更しないで返信しましょう。「Re：」の削除や件名の変更をしてしまうと、企業がやりとりの履歴を辿れなくなる可能性があります。ただし、やりとりを重ねるうちに件名が分からないほど増えてしまった場合は、1～2個削除しても問題ありません。

メールの文章の書き方については、このコラムで後述する「シチュエーション別の就活メールの例文」をご覧ください。

4.本文内の構成は「宛先・挨拶・本題・締め・署名」

就活メールの本文内の構成は、「宛先」「挨拶」「本題」「締め」「署名」の順です。まずは、宛先として本文の最上部に、応募先企業の正式名称を記入します。続けて、部署名や担当者名が分かる場合は企業名の下に記入。分からない場合は「採用ご担当者様」と記入しましょう。
挨拶の言葉は、企業にはじめてメールを送る際は「お世話になります」、2回目以降は「お世話になっております」とするのが一般的です。選考段階に応じて、「貴社に応募しております●●です」「●月●日に一次面接をしていただきました●●です」などを追記しましょう。

また、本文には、必要なことを簡潔に書くのが就活メールのポイント。締めとして、採用担当者へ敬意の言葉を伝えます。「お忙しいところ恐縮ですが」「ご多用の折恐れ入りますが」などのあとに、「よろしくお願い申し上げます」と記入しましょう。
最後に、「自分の名前」「住所」「電話番号」「メールアドレス」を記入します。現職の会社名や役職の記入は不要です。なお、署名は就活メールに必ず記載するもののため、シンプルで見やすいテンプレートを事前に作成しておくのがおすすめ。署名の作成方法については、「就活メールの署名は学生も付ける？テンプレート例を紹介」のコラムでも紹介しているので、参考にしてみてください。

上記のように、就活メールを作成する際は、受け取る側への配慮が重要です。採用担当者は多くの応募者とやりとりをしているため、メールは簡潔に用件を分かりやすく伝えましょう。
また、送信する時間帯にも気を配り、スムーズなやりとりをすると好印象を与えられる可能性があります。就活メールのマナーについては、「企業メールへの返信マナーを解説！時間や日程調整を伝える際の例文も紹介」のコラムでも解説しているので、あわせてご参照ください。

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就活メールの返信はどこまですべき？

就活メールの返信には、「自分の返信で終わらせる」「返信不要とされている場合は返信しなくてもOK」といったマナーがあります。以下で、メールの返信に関するマナーを詳しく解説するので、返信すべきかどうかを迷ったときの参考にしてみてください。

就活メールは自分の返信で終えるのがベター

就活において、企業とのメールは自分の返信で終わらせるのがベターです。面接日時の設定や企業への質問、選考に関する通知などの内容を確認したら、お礼または承諾した旨を返信します。複数回のやりとりが想定される内容の場合も、相手からのメールで終わらせるのではなく、自分の返信で終わらせましょう。

「返信不要」の記載があったら返信しなくてOK

企業からのメールに「返信不要」と記載されている場合は、返信する必要はありません。返信不要にも関わらず返信すると、「メールをきちんと確認していない」「担当者の手間を考えていない」などの印象を与えかねません。採用以外の業務を兼務している担当者も多いので、できるだけメールの回数を減らすような配慮が必要です。基本的に、就活メールは1往復程度で完結するのが理想的とされています。「質問事項は1通にまとめる」「不要な内容は記入しない」などを考慮しましょう。

就活メールを作成するときの3つの注意点

就活メールを作成するときは、「文字装飾や絵文字は使用しない」「引用文は消さない」「敬語を正しく使う」といった3つの注意点があります。以下で詳しく解説するので、メールで文章を作成するときの参考にしてみてください。

1.文字装飾や絵文字は使用しない

就活メールは、ビジネスメールの1つです。友人同士のやりとりとは異なるので、文字装飾や絵文字を使用しないように注意しましょう。文字に色を付けたり絵文字を使用したりすると、採用担当者にマイナスな印象を与えてしまう恐れも。そのため、就活の際はシンプルなメールを心掛けましょう。

2.引用文は消さない

メールに返信したときに残る、引用文（やりとりの履歴）は消さないようにしましょう。引用文を読むことによって、採用担当者がこれまでの流れをひと目で把握できるからです。企業は、就活生や取引先など多くの人とメールで連絡をとっています。引用文は最新のメールを見たときにこれまでの経緯が確認できるため、担当者にとっては重要なもの。企業側が消した場合は問題ありませんが、自分で引用文を削除しないようにしましょう。

3.敬語を正しく使う

就活メールを送る前に、正しい敬語を使用しているかをよく確認しましょう。就活の場で不適切な敬語を使ってしまうと、企業側に「社会人としてのマナーが身についていない」とマイナスな印象を抱かれる恐れがあるためです。たとえば、「了解しました」は目上の人に向ける言葉としては不適切。内容を確認し、承諾の旨を伝える際は「かしこまりました」もしくは「承知いたしました」を使用するのが適切です。
また、面接のときは応募先企業のことを「御社（おんしゃ）」といいますが、これは話し言葉なので注意しましょう。メールや書面では、「貴社（きしゃ）」を使用するのが正しい書き方となります。さらに、「見ました」も敬語ではありません。「拝見いたしました」を使用しましょう。

就活メールでは、「社会人として企業へ向けてメールを作成している」と意識することが大切です。読み手に好印象を与えられるよう、敬語を正しく使用しましょう。

シチュエーション別の就活メールの例文

「就活メールは実際にどう作成すればいいの？」と思う方もいるでしょう。以下で、シチュエーション別に就活メールの例文を紹介します。目的に合った例文を参考にしながら、就活メールを作成してみてください。

応募書類を送付する場合

応募書類を送付する就活メールでは、件名に何の資料を添付しているかを記載します。また、本文にも送った資料名を書きましょう。

なお、書類選考が通った際のメールについては、「書類選考通過のメールに返信が必要なパターンは？例文やマナーも解説」のコラムで詳しく解説しています。ぜひご一読ください。

面接候補日のなかから希望日を選ぶ場合

候補日から面接の日程を選択する就活メールでは、予定日を複数記入しておくのが一般的です。

なお、企業側に面接の候補日が指定されることも考えられます。その際は、「面接希望日は何日後を指定する？メールでの伝え方を解説！」のコラムを参考にしてみてください。また、「二次面接のメールで印象を上げるコツ！使える例文付き」のコラムでは、二次面接のメールの内容について詳しくまとめています。

面接日程を変更する場合

一度決まった面接予定日を変更する就活メールは、予定日に行けなくなったことが分かった時点で、早急に送るのがマナーです。

日程調節を申し出る際のメールについては、「面接の日程調整メールの返信の書き方は？ビジネスマナーや例文をご紹介」のコラムで詳しく解説しています。ぜひ参考にしてみてください。

採用担当者に質問する場合

採用担当者に質問のメールを送信する場合は、件名に「何についての質問か」がひと目で分かるよう記載することが大切です。したがって、例文では「説明会についてのご質問」ではなく、「説明会の服装についてのご質問」としています。

内定を承諾する場合

内定を承諾するメールを返信するときは、入社後に活躍したいという旨の言葉があると好印象を与えられるでしょう。

内定通知へのメール返信については、「内定通知メールへの返信マナーとは？承諾・保留する際の例文をご紹介」のコラムで詳しくご紹介しています。内定辞退や内定保留についても解説しているので、ぜひご覧ください。

内定を辞退する場合

企業は、応募者の内定決定後、入社に向けて準備を進めます。そのため、内定辞退のメールは、意思が決まり次第できるだけ早めに送ることが大切です。辞退の理由をメールで詳しく説明する必要はなく、「諸事情」や「一身上の都合」と記入すれば問題ありません。

内定を保留する場合

内定の保留をお願いする場合は、3日間程度に設定するのが無難です。理由を述べたうえで1週間程度に設定することも可能ですが、企業によっては内定が取消しになってしまう場合もあるので注意しましょう。

上記のように、就活メールを作成するときは、基本的なマナーだけでなく、シチュエーションごとに注意しなければならないこともあります。就活メールを書くうえでのマナーや書き方、敬語の使い方などに不安がある方は、ハローワークや民間の就職・転職エージェントを利用し、第三者に意見を聞いてみるのも一つの方法です。

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監修者：後藤祐介キャリアコンサルタント

一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！

京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。

資格

• 国家資格キャリアコンサルタント
• 国家資格中小企業診断士

メディア掲載実績

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