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就活中の電話対応!マナーを守ってスマートな印象を

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【このページのまとめ】

  • ・電話の前に要確認!電話する内容と聞き取りやすい環境にいるか確かめよう
    ・企業に電話をする際は、始業直後とランチタイム、終業前の時間を避けて
    ・「もしもし」はNG!電話を受ける際は「はい、○○です」と名乗るのが正式
    ・メモを用意し、重要な内容は復唱することで間違いを防ぐ

就活をしていると、ビジネスマナーについて考えなければならない場面に遭遇することが多々あります。
電話をかけるときにも適切な言葉遣いやマナーがあり、おろそかにしていると常識はずれなことをしてしまうかもしれません。
マナー違反は恥ずかしいばかりでなく、選考に影響が出ないとも限りませんので、電話の対応についてしっかり確認しておきましょう。

◆電話を手にする前にチェック!

就活で電話を使用する場面はいろいろあります。興味のある企業に問い合わせをしたり、合否を知らされたり、直接会社の中の人とやりとりをするので緊張する人は少なくないでしょう。 

もし自分から電話をかける用事があるときには、事前に話す内容をしっかり考えておくことで慌てずに話すことができるかもしれません。相手が電話に出たときから考えてみて、電話口が担当者だった場合、そうでなく取り次いでもらう場合、不在だった場合…と事細かにシミュレーションすることで電話の流れをつかむことができるでしょう。 
話す内容も箇条書きにしておき、電話しながら話したことにチェックを入れていけば抜け漏れも防げるのではないでしょうか。

また電話をかけるときにはかける場所にも注意しましょう。周囲が騒がしい場所では、相手の声が聞こえにくくなってしまったり、反対に自分の声が先方に届かなかったりすることがあります。 
スムーズなやりとりのためにも、静かで、かつ携帯電話からかけるときには電波状態のいい場所を選びましょう。 

さらに就活の際の電話では、かける時間帯にもマナーがあります。
対象企業の始業開始の前後、終業前後の時間帯は何かとドタバタしていることも多いですから、この時間帯の電話は先方の手をわずらわせてしまうかもしれません。
また休憩時間には対応していないことも多いので、お昼の時間帯も避けましょう。
当然ですが、営業時間外はNGです。 

◆電話をかけるときにはどうすればいい?

電話をかけるときの大まかな流れは、以下の通りです。

1.氏名を名乗る

相手が電話に出たら、ハキハキと自分の名前を伝えます。

2.担当者に取り次いでもらう

名前を伝えたら、担当者に取り次いでもらいます。「会社説明会の件でお電話差し上げたのですが、ご担当者様はいらっしゃいますでしょうか」などと電話の目的を伝えれば、適当な人につないでもらえるでしょう。
もし担当者の名前がわかっているのなら、「○○様はいらっしゃいますでしょうか」と聞けば問題なく対応してもらえます。

3.用件を伝える

担当者が電話口に出たら改めて氏名を名乗り、「今お時間よろしいでしょうか」と相手の都合を確認しましょう。一方的に話し出すと、聞き手のことを考えない失礼な印象を与えかねませんので、相手への気遣いは忘れてはいけません。

4.挨拶をして電話を切る

用件が済んだら、「本日はありがとうございました」と一言お礼を述べて、電話を切ります。
このとき、相手より先に電話を切るのはマナー違反です。相手が受話器を置いたことを確認してから、電話を切るようにしましょう。 

大まかな流れは以上です。電話中は丁寧な言葉遣い、正しい敬語を心がけると共に、話を簡潔にまとめるように意識することも重要です。要領の得ない話では相手をいらだたせてしまうことがありますし、時間もムダになってしまいます。
ポイントを絞って、余計な言葉は挟まないようにしましょう。

◆電話を受けるときのポイント

次に、電話を受けるときの注意点です。就活中は面接の日程調整や選考の合否連絡など、企業から電話がかかってくることが増えます。

正しい対応をするためにも、電話がかかってくるときの流れとポイントを知っておきましょう。

1.電話に出る

まず電話に出るときですが、普段使うことの多い「もしもし」はビジネスにおいてはマナー違反ですので注意が必要です。「はい、○○です」と明るくハキハキ電話を取りましょう。そして相手が名乗ったら、「お世話になっております」と簡単な挨拶をします。

2.メモを準備

挨拶が終わったら相手はすぐ本題に入ります。内容を聞き漏らさないよう細心の注意を払うと共に、忘れないようにメモを取りましょう。特に日程や時間、場所などは間違えると取り返しのつかないことにもなりかねませんので、確実にメモを取ります。そのため、就活中は常にカバンに筆記用具とメモ帳を入れておいた方が無難です。

3.メモの内容を確認

相手の話を聞きながら、「面接は○日ですね」「確認ですが~」などと内容を確認します。メモを取っていても、その内容が誤っていたら意味はありません。内容を復唱し、認識にズレが生じないようにしましょう。

4.電話を切る

話が終わったら「ありがとうございました」と一言挨拶をします。そして電話を切りますが、このときも自分から電話を切るのはマナー違反です。受話器にしっかり耳を当て、相手が電話を切ったのを確認してから電話を切りましょう。 

◆こんなときはどうする?電話に関する疑問あれこれ

メールやチャットを用いて連絡することが増えた昨今、どうすればいいの?と疑問を抱えることも少なくないのではないでしょうか。
この項では、電話に関する疑問にお答えします。

【すぐに出られない状態で電話がかかってきたらどうする?】

電車内にいるときや人混みの中など、電話に出られない状態で携帯電話がなることは珍しくありません。
友達や家族からのものであれば時間ができたときにかけ直す、またかかってくるのを待つ…といった対応をすることがほとんどですが、企業が相手の場合も無理に電話に出る必要はないでしょう。
うるさすぎる人混みや電波状態の悪い場所で電話に出ても、きちんと会話することはできません。
落ち着いて電話できる状態になってから、折り返し連絡しましょう。

【聞き取れなかった時はどうする?】

電話に出ても相手が何を言ったのかわからない…うまく聞き取れないということがあるかもしれません。
そんなときは、「お電話が遠いようなので」「電波の調子が悪いので」という理由で、もう一度繰り返してもらいましょう。
内容が合っているか不安な場合は、その場で復唱し、内容が合っているかを確認してもらえば安心できます。

【電話に出られなかった時はどうする?】

他の用事で電話を確認するのが遅れてしまった場合、気がついた段階ですぐに折り返しましょう。
ただし、忙しい時間や営業時間外にかけるのはもちろんNGです。
かけ直す際には、電話に出られなかったことへの謝罪と、連絡が遅くなって申し訳ないという気持ちをしっかり伝えることが肝心です。
もし出られなかった際に「こちらから再度連絡します」という留守番電話が入っていたとしても、自分からかけるのがマナーとされています。


このように、就活中に電話をかけるとき・受けるときには気をつけるべきポイントがいろいろとあります。
マナー違反をしてしまうと相手に悪い印象を与えかねませんので、事前に確認しておきましょう。
また、就活中は電話以外にもマナーが求められる場面はいろいろあります。初めての就活ではわからないことが多くて戸惑ってしまう人も多いでしょう。 

就活に関して、悩みや不安があってなかなか思うようにいかないという人は、一度ハタラクティブに相談してみてはいかがでしょうか。
ハタラクティブは若年層に特化した就活支援サービスを行っており、就活にまつわるさまざまな悩みに対応しています。プロの就活アドバイザーがマンツーマンでサポートしていきますので、あなたの悩みをぶつけてみてください。

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