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就活中の電話対応で気をつけたい点やマナーを解説
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この記事のまとめ
- 就活中に電話をかけるときは、事前に話す内容をしっかり考えておく
- こちらから電話をかける際は、通信状態の良い静かな環境を選ぶ
- 企業に電話をする際は始業直後やランチタイム、終業前の時間を避けるのがベター
- 電話を受ける際は「もしもし」ではなく「はい、○○です」と名乗るのが正式
- 大切な内容はメモを取り、重要な内容については復唱することで間違いを防ごう
- かけ直す場合は、電話に出られなかったことへのお詫びを述べる
就活中の電話対応に苦手意識を持っている方は多いでしょう。電話対応はビジネスの基本。就活中に電話でやり取りを行う際も、ビジネスシーンに相応しい言葉遣いやマナーを意識する必要があります。当コラムでは、電話をかけるときはもちろん、受けるときや出れなかったときのマナーについても解説しています。就活中の電話対応で好印象を残したい方は、ぜひ参考にしてください。
就活中に電話をかける際は事前準備が大切
就活中、自分から企業へ電話をかける必要があるときは、事前に話す内容をしっかり整理しておくことが肝心です。また、電話をかける場所や時間にも配慮するようにしてください。
電話をかける前に頭の中を整理しておく
こちらから電話をかける際は、さまざまなパターンをシミュレーションしておくことが大切です。まず考えたいのは、電話口に出る相手のこと。担当者が出る場合もあれば、受付担当の方が出る場合もあります。誰が電話口に出ても慌てずに済むよう、話す言葉を考えておきましょう。タイミングによっては、担当が不在の場合もあります。不在の場合は、伝言をお願いするか、折り返しをお願いするかの2択を選択することになるので、どうするか事前に考えておくと戸惑わずに済みます。
伝えたいことは箇条書きにしておく
伝えたいことが複数ある場合は、箇条書きにメモしておくのがおすすめ。事前にメモをしておけば、落ち着いて話すことができるうえ、話した項目にチェックを入れていけば伝え漏れを防ぐこともできます。静かで電波環境の良い場所を選ぶ
電話をかけるとき、かける場所にも注意しましょう。周囲が騒がしい場所では、相手の声が聞こえにくくなってしまったり、反対に自分の声が先方に届かなかったりすることがあります。スムーズなやりとりのためにも、静かな環境を選ぶようにしてください。個人情報について話す必要がある場合は、個室を選ぶと安心です。また、携帯電話から連絡をする際は、途中で電話が切れないよう電波状態の良い場所からかけるようにします。
電話をかける時間帯にも気をつける
就活中に電話をかける際は、時間帯にも注意が必要です。始業開始直後や終業前後の時間帯は何かとドタバタしていることが多く、この時間帯に電話をかけてしまうと先方の手をわずらわせてしまう可能性があります。また、お昼休みの時間帯も避けた方が良いです。もちろん、営業時間外に連絡するのも控えます。「企業へ電話をかけても良い時間帯はいつ？知っておきたいマナーと注意点」のコラムでも会社に電話をかける際のポイントについて解説しているのでご確認ください。
就活中に電話をかけるときの流れ
こちらから電話をかけるときの大まかな流れは、以下のとおりです。
1.氏名を名乗る
相手が電話に出たら、ハキハキと自分の名前を伝えます。
2.担当者に取り次いでもらう
名前を伝えたら、担当者に取り次いでもらいます。「会社説明会の件でお電話差し上げたのですが、ご担当者様はいらっしゃいますでしょうか」などと電話の目的を伝えれば、対応できる人につないでもらえるでしょう。担当者の名前が分かっている場合は、「○○様はいらっしゃいますでしょうか」と聞けば問題なく対応してもらえます。
3.用件を伝える
担当者が電話口に出たら改めて氏名を名乗り、「今お時間よろしいでしょうか」と相手の都合を確認したあと要件を述べます。相手の状況を確認しないまま一方的に話し出すと、失礼な印象を与えかねません。電話をかける際は、相手への気遣いを忘れないようにしましょう。
4.挨拶をして電話を切る
用件が済んだら、「本日はありがとうございました」とひと言お礼を述べて、電話を切ります。このとき、相手より先に電話を切るのはマナー違反です。相手が受話器を置いたことを確認してから、電話を切るようにしましょう。ただし、しばらく経っても先方が電話を切らない場合は、「失礼します」と述べてから電話を切っても構いません。
大まかな流れは以上です。電話中は丁寧な言葉遣い、正しい敬語を心掛けるとともに、話を簡潔にまとめるように意識することも重要です。要領の得ない話で相手の時間を奪ってしまわないよう、ポイントを絞って話すようにしましょう。
面接に関する内容の電話をかけたいときは、「面接にまつわる電話対応を解説！日程調整や選考結果の受け方を知ろう」が参考になりますので、ぜひご覧ください。
就活中に会社からの電話を受けるときの流れ
就活中は面接の日程調整や選考の合否連絡など、企業から電話がかかってくることが増えます。正しい対応をするためにも、電話がかかってきたときの流れやポイントを押さえておきましょう。
1.電話に出る
普段、電話に出るときに「もしもし」ということもあるでしょう。しかし、ビジネスの場では「もしもし」と出ることはありません。電話がかかってきたら、「はい、○○です」と明るくハキハキとした声で電話をとるようにしてください。相手が名乗ったあとは、「お世話になっております」と簡単な挨拶をします。
2.メモを準備
挨拶が終わったら相手はすぐ本題に入ります。内容を聞き漏らさないよう細心の注意を払うとともに、話した内容を忘れないようメモを取りましょう。特に面接の日程や時間、場所などは間違えると取り返しのつかないことにもなりかねませんので、確実にメモを取ります。企業からの連絡がいつ来ても大丈夫なよう、就活中はカバンに筆記用具とメモ帳を入れておくことをおすすめします。
3.メモの内容を確認
相手の話を聞きながら、「面接は○日ですね」「確認ですが、◯◯でよろしいでしょうか」など内容を確認していきます。せっかくメモを取っていても、その内容が誤っていたら意味を成しません。大事な内容は復唱し、認識にズレが生じないようにしましょう。
4.電話を切る
話が終わったら「ありがとうございました」とひと言挨拶をし、電話を終了します。自分から電話をかけたときと同様、相手からかかってきた場合も自分から電話を切るのは控えたほうが良いです。
ビジネスマナーを守った電話対応を心掛ける
メールやチャットを用いて連絡することが増えた昨今、電話する機会は以前より少なくなっています。そのため、いざ電話でやり取りをすることになったとき、「どうすればいいの？」と疑問を抱えることも少なくないでしょう。この項では、就活中の電話対応のあり方について、シチュエーション別に紹介していきます。
すぐに出られない状態で電話がかかってきたとき
電車内にいるときや人混みの中など、電話に出られない状態で企業から電話がかかってくることもあります。友達や家族からの着信であれば、あとからかけ直す、またかかってくるのを待つといった対応をすることがほとんどでしょう。企業から電話がかかってきたときも同様で、無理に電話に応答する必要はありません。理由は、騒音がする環境や電波状況の悪い場所で電話をとっても、きちんと会話をするのが難しいためです。落ち着いて会話できる状態になってから、折り返し連絡しましょう。
電話の折り返し方については、「就活中に電話で折り返したいときはどうする？注意点を解説」でも詳しく解説しているので、目を通してみてください。
相手の言葉が聞き取れなかったとき
電話中、「相手が何を言ったのか、うまく聞き取れなかった」ということはよくあります。聞き取れなかった場合は「お電話が遠いようなので」「電波の調子が悪いので」などと伝え、もう一度繰り返してもらえるようお願いしましょう。内容が合っているか不安な場合は、その場で復唱し内容が合っているかを確認すると安心できます。
着信に気づかなかったとき
「ほかの用事で忙しく、着信があったことに気づかなかった」というケースもあるでしょう。電話を確認するのが遅れてしまった場合、気がついた段階ですぐに折り返すようにします。ただし、先方が忙しい時間や営業時間外にかけるのは避けたほうが無難です。かけ直す際には、電話に出られなかったことへの謝罪と、連絡が遅くなって申し訳ないという気持ちをしっかり伝えることが肝心です。
もし出られなかった際に「こちらから再度連絡します」という留守番電話が入っていたとしても、自分からかけるのがマナーとされています。
このように、就活中に電話をかけるとき・受けるときには気をつけるべきポイントがいろいろとあります。マナー違反をしてしまうと相手に悪い印象を与えかねませんので、注意が必要です。
就活中は電話以外にも押さえておきたいマナーがあります。初めての就活ではわからないことが多くて戸惑ってしまう人も多いでしょう。
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一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
