「上司や会社に相談せず、退職をメールで伝えても問題ない？」と悩む方もいるでしょう。基本的に退職の意思は口頭で伝えるのが望ましいとされています。しかし、場合によっては出社して対面で伝えるのが難しいこともあるでしょう。このコラムでは、退職の意思をメールで伝える際のポイントや、退職の相談メールと報告メールの例文をご紹介。また、メールで退職を伝えるリスクも解説しているので、参考にしてみてください。

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退職をメールで伝えるのはアリ？

法律上、退職をメールで伝えること自体は可能です。「民法第627条」によると、「第六百二十七条 当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合においては、雇用は、解約の申入れの日から2週間を経過することによって終了する」とあり、退職を伝える手段は定められていません。

ただし、退職を伝えるのは対面が一般的なため、退職をメールで伝えるとマナー違反と捉えられる場合も。お互いの表情をきちんと確認することも、大事なコミュニケーションの1つです。退職は会社にとっても大きな出来事となるため、意思は口頭で伝えるのが望ましいでしょう。

また、退職するまでには仕事内容の引き継ぎや後任者の決定など、さまざまな対応が必要になります。退職までの流れをスムーズに進めるためにも、メールではなく口頭でしっかりと退職の意思を伝えることが大切です。

参照元
e-Gov法令検索
民法

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退職をメールで伝えるリスク

会社に相談せず、メールだけで一方的に即日退職を進めようとすると、以下のリスクが生じる可能性があります。退職の意思をメールで伝えたい場合は、リスクを理解し対策しておきましょう。

退職が成立するまで時間がかかる

退職できるのは申し出から原則2週間後で、即日退職は会社側が認めない限り成立しません。そのため、退職の意思をメールで伝えたとしても、すぐに退職できるわけではないので注意が必要です。

メールだけで退職を伝える場合、引継ぎや退職日の調整などで何度もやり取りを行うことに。必要な書類は郵送でやりとりを行うなど、対面に比べて時間と手間がかかる可能性が高いと考えておきましょう。

損害賠償に関わるトラブルに発展する恐れがある

退職をメールで伝えた場合、損害賠償に関わるトラブルに発展する可能性もあります。会社を退職したという理由だけで、会社側から損害賠償を請求されることは基本的にありません。

しかし、「突然の退職で十分な引き継ぎをせず、会社側に被害や損害を与えた」「仕事を引き継ぐ際に周囲の従業員を引き抜いて退職した」などの場合、トラブルに発展する可能性があるため注意が必要です。

書類のトラブルが発生する場合がある

退職をメールで伝えた際、書類トラブルが発生する可能性があります。突発的に会社を辞める場合、退職が受理されるまでに時間を要するため、必要書類がすぐに届かないこともあるでしょう。

そのため、失業保険の申請や国民年金への切り替えといった、退職後に必要な各種手続きがスムーズに行えないトラブルも想定されます。

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退職をメールで伝えることが問題ないケース

社会人のマナーとして、退職の相談や報告は対面で伝えるのが望ましいでしょう。一方で、状況によっては退職の意思をメールで伝えても問題ない場合があります。具体的な例を以下で確認してみましょう。

入院していて外出が困難な場合

入院していて外出が困難な場合は、退職をメールで伝えても問題ありません。会社の上司を病院に呼んで直接相談する選択肢もありますが、かえって上司に迷惑を掛けてしまう可能性も。そのため、メールで事情を説明した上で、退職の意思を伝えれば受け入れてもらえるでしょう。

会社に行こうとすると体調不良になる場合

会社に行こうとすると体調が悪くなる場合も、メールで退職の意思を伝えても問題ありません。出勤時に体調が悪くなるときは、ストレスによって心身に悪影響が出ている可能性があります。

無理に会社に行こうとすると、体調が悪化することも。このような状況に陥っている方は、退職の意思をメールで伝えましょう。

退職をメールで伝える際のポイント

ここでは、退職をメールで伝える際のポイントをご紹介します。以下のポイントを参考にしてみてください。

1.メールはなるべく早めに送る

退職を伝える際、メールはなるべく早めに送りましょう。前述したとおり、退職の意思は、法律上は原則退職日の2週間前までに連絡すれば問題ありません。しかし、担当している仕事の引き継ぎ、各種手続きにかかる時間などを考慮すると、1〜2ヶ月程度前に申し出るのがおすすめです。

なお、就業規則で退職の申し出をする時期について定めている企業が多いので、必ず確認しておきましょう。退職予定日ギリギリにメールを送っても退職できないわけではありませんが、職場の就業規則に従い早めの報告を心掛けることで、最後まで円滑に退職手続きを進められます。

2.メールでしか退職報告できない理由を述べる

メールで退職を申し出る際は、「退職の相談や報告は対面で伝えるのが一般的」と考えている人がいることも考慮して、メールでしか退職報告ができない理由を述べましょう。

メール本文では、退職の申し出がメールでの連絡のみとなった事情を添え、申し訳ないという気持ちを伝えることも大切です。できるだけ具体的に理由を述べれば、会社側からも理解を得られるでしょう。

3.丁寧な言葉遣いを心掛ける

退職をメールで伝えるときは、丁寧な言葉遣いを心掛けましょう。メールでは声や表情が伝わらないため、対面に比べて簡素で冷たい印象を与えてしまう可能性があります。丁寧な言葉遣いで相手への感謝や、メールで退職を伝えることへのお詫びなどを記入します。
また、言葉遣いに注意するだけでなく、「伝えるべき内容が書かれているか」「プライベートな内容が含まれていないか」なども確認しておきましょう。

4.退職理由は一身上の都合と書いてもOK

メールで退職理由を伝える際、理由を言いにくい場合は「一身上の都合」を使用するのが無難です。

退職理由の内容によっては、上司に引き止められる可能性があります。たとえば、人間関係に疲れたという理由であれば、違う部署への異動を提案されることも考えられるでしょう。明確な退職理由があっても、「一身上の都合」を貫けば、理由を深掘りされて引き止められるのを防げます。

5.送信したメールは残しておく

退職をメールで伝える場合、念のためメールの内容を残しておくのがおすすめ。万が一、会社側とトラブルがあった際、事実を証明するものが必要になるためです。
退職の手続きが一通り終わっても、会社とやり取りしたメールは削除せずに残しておきましょう。

退職をメールで伝える際の例文

これまで説明したとおり、退職の申し出は直接伝えるのが望ましいです。そのため、退職をメールで伝える場合は、直接話せない理由を明確に記し、お詫びの言葉を添えるのがおすすめです。

メールで退職を願い出て了承を得た場合は、退職届を提出する必要があります。企業によって郵送を指定されることもあるようですが、メールで送付する場合は、Wordなどで作成した文書をPDFファイルに変換し、添付します。
メール本文は、書類が添付されていることが分かる簡潔な文章にしましょう。 退職願・退職届は、企業が指定する形式に合わせて手書きかパソコンで作成しますが、メールに添付して提出する場合は、パソコンで作成するのがおすすめです。

退職願・退職届に関しても、就業規則で提出期限が定められている場合があるため、あらかじめ確認し余裕を持って提出しましょう。

メールで退職を伝えた場合の引き継ぎはどうする？

体調不良などで出社が難しく、メールで退職を伝えた場合でも、引き継ぎの意思を会社に明確に示すことが大切です。たとえ対面でのやり取りができなくても、「可能な範囲で誠実に対応したい」と伝えるだけで、印象は大きく変わります。

スケジュールを相談する

まずは、自分が担当している業務を洗い出し、重要度や納期の近さなどに応じて優先順位をつけて整理しましょう。

「今週中に対応可能なもの」「引き継ぎが必要なもの」などを分類し、上司や人事へ相談ベースでメール連絡します。一方的に引き継ぎ案を送るのではなく、「体調の範囲内で調整しつつ、必要に応じてご相談させてください」と添えることで、柔軟なやり取りが可能になります。

優先的な引き継ぎが必要なものを整理

決められた期間で引継ぎを終わらせるためには、納期が近い業務や社外とのやり取りなど、止まると支障が出る仕事を優先しましょう。このとき、簡潔な業務メモや対応履歴を資料化しておくと引き継ぎがスムーズです。

さらに、「A社の業務は△△さんが状況を把握しているため、お願いできれば助かります」といったように、引き継ぎ先の候補者を提案するのも有効な手段でしょう。
また「すぐの対応は難しいですが、資料準備はいたします」など、自分にできる範囲を明示することも大切です。体調が万全でなくても、できる限りの配慮をすることで、円満な退職と信頼関係の維持につながります。

退職を申し出る前にメールで相談・意思表示するのがおすすめ

退職をメールで伝える前に、まずは退職の意思があることを上司に相談しましょう。ここでは、退職の相談メールの例文を紹介します。「どのように相談するべきか分からない…」と悩む方は、参考にしてみてください。

上司にメールで退職の相談をする際は、メールでの連絡になったことに対するお詫びや、事情が分かる内容のメールにすることで、印象が悪くなるのを避けられます。また、メールの件名は内容が分かるよう簡潔に設定するのが望ましいでしょう。

退職決定後は挨拶メールで上司に感謝を伝える

退職が決定した後は、上司に挨拶メールを送りましょう。退職の挨拶に関しても対面で伝えることが望ましいため、メールでの挨拶となる場合お詫びを書き添えておきましょう。

上司に退職の挨拶メールを送る場合、退職予定日とお礼の言葉を伝えます。お世話になった上司がいる場合、具体的なエピソードに対する感謝の気持ちを添えるのもおすすめ。直接退職報告ができていなければ、一言お詫びを伝えると印象が悪くなるのを防げるでしょう。

退職をメールで伝えることのまとめ

退職をメールで伝えること自体は問題ありませんが、一般的な方法ではないため「マナー違反」「常識を知らない」といった印象につながる恐れがあります。出社できる状態であれば、直属の上司に対面で退職を伝えるのが望ましいでしょう。

しかし、退職の意思を固めても、いざ行動を起こすとなると悩んでしまうこともあるはず。若年層向け就職・転職エージェントのハタラクティブでは、就職・転職のサポートだけでなく退職に関するご相談も受け付けています。
さらに、プロのキャリアアドバイザーによる手厚いカウンセリングで一人ひとりに合った求人をご提案。サービスはすべて無料でご利用いただけます。「今の仕事が合わない気がする」「退職したいけどどうしたら良いか分からない」とお悩みの方は、まずはお気軽にご相談ください。

退職をメールで伝えることに関するQ＆A

「退職の申し出をメールで伝えるのは避けるべき？」と悩む方も多いでしょう。ここでは、退職をメールで伝える際のお悩みをQ＆A方式で解決していきます。

アルバイトはメールで退職の申し出をしても問題ない？

アルバイトは退職届を提出する必要がないことが多く、上司に退職の意思があることを伝えるだけで退職できる場合もあるようです。
しかし、雇用形態に関わらず、まずは退職したい旨を直接上司に伝えるのが無難です。ただ、体調不良などで出社が難しい場合は、メールで退職の意思があることを相談しましょう。

退職をメールで伝える際の件名は？

メールの件名は、「退職のご相談」「退職願 氏名」など、件名だけで内容が把握できるものが望ましいでしょう。また、メールの件名は書面の表書きと同じ役割があります。一目でなんの連絡なのかが伝わるよう意識しましょう。

退職の申し出をメールで送るタイミングは？

退職の意思が固まったら、早めに上司へ相談しましょう。退職の手続きや引き継ぎには時間がかかる場合もあるため、余裕を持って伝えるのがおすすめです。就業規則の定め期間より早く伝えることも問題ありません。

メールで連絡せずに突然退職しても良い？

相談や報告をしないまま退職した場合、懲戒解雇という処分を受ける可能性があります。退職の意思がある場合は、いきなり退職を伝えるのではなく、相談という形でメールや電話で連絡しましょう。

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