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円満退職するための伝え方は？上司への切り出し方や注意点もご紹介
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この記事のまとめ
- 円満退職するためには、直属の上司に口頭で退職の意思を伝えることが大切
- 円満退職のための伝え方では「感謝の気持ちを述べる」「転職先を言わない」を意識する
- 円満退職するためにはネガティブな退職理由を言わないことも大切
- 円満退職をしたい場合は「△月✕日に退職します」と一方的な伝え方をするのは避けよう
- 円満退職するには、引き継ぎや取引先への挨拶などを済ませることも大切
「円満退職するための伝え方が分からない」という方もいるでしょう。円満退職するためには、直属の上司へ事前にアポイントを取り、納得できる退職理由を伝えることが大切です。このコラムでは、退職の意思を伝えるタイミングや、適切な理由の伝え方などをご紹介します。円満退職できるよう、伝え方のポイントや手順を押さえましょう。
円満退職するための適切な伝え方
円満退職するには、直属の上司に事前にアポイントを取り、口頭で退職の意思を伝えましょう。以下で5つのポイントを解説していきます。
1.退職希望日の1ヶ月前には意思を伝える
退職の意思は退職希望日の1～3ヶ月前に伝えるのが一般的です。法律上では、退職の2週間前に伝えれば辞められます。
しかし、取引先への挨拶や引き継ぎなどを考慮すると、1ヶ月前までに伝えるのが望ましいでしょう。企業では、就業規則に「退職の意思は△ヶ月前に伝える」と記載されているのが一般的なので、事前に確認しておくことが大切です。
2.繁忙期や人事異動前後は避ける
会社が忙しいタイミングや、タスクを進めている途中での退社は避けるのがおすすめです。退職することは、少なからず会社に負担が掛かります。引き継ぎを問題なく行うためにも余裕のある時期を見計らいましょう。
3.直属の上司に事前にアポイントをとる
退職の意思を伝えたいときは、直属の上司にアポイントを取り、時間を作ってもらいましょう。「相談したいことがあるので、少しお時間をいただけますか」と説明し、日時を決めるようにしてください。上司となかなか会えない場合は、メールでアポイントを取るのも良いでしょう。
4.直属の上司に口頭で伝える
事前にアポイントを取ったら、口頭で退職したい旨を伝えましょう。アポイントを取るのはメールでも問題ありませんが、退職の意思を伝える際は対面で伝えるのがマナーです。
5.静かな場所で退職の意思を伝える
退職の意思を伝える場所は、同僚やほかの人がいない会議室がおすすめです。一対一でゆっくりと相談ができる環境を選びましょう。
同僚や他部署への伝え方にも注意
直属の上司に伝える前にほかの部署の上司や人事、同僚などへ退職の意思を伝えないようにしましょう。周りの社員から直属の上司へ伝わると、「自分には相談してくれなかった」とネガティブな印象を与えてしまいます。また、上司の管理能力を疑われる可能性もあるでしょう。直属の上司以外には、退職日が確定し、引き継ぎが始まる段階で退職の旨を伝えるのが無難です。「退職の切り出し方やタイミングについて解説！ケース別に理由の伝え方も紹介」のコラムでは退職の意思を伝る方法に関する注意点をご紹介しているので、あわせてチェックしてみてください。
円満退職する伝え方のコツ7つ
円満退職するには、「感謝の言葉を述べる」「会社への不満を言わない」といった伝え方に注意する必要があります。以下で気をつけるべきことを見ていきましょう。
1.最初に感謝の気持ちを伝える
円満退職するためには、これまでお世話になったことへの感謝を述べるようにしましょう。「これまで大変お世話になりましたが、退職したいと考えています」と感謝の気持ちを伝えることが大切です。最初にお礼を述べる伝え方にすることで、退職を受け入れてもらいやすくなるでしょう。
2.はっきり退職の意思表示をする
退職の意思は、はっきりと伝えることが大切です。自分の意思を再確認するためにも、これからのビジョンを考え、明確に伝えられるよう準備しておきましょう。「会社を辞めるか悩んでいるのですが…」と曖昧な伝え方をすると、引き止められてしまう可能性があります。
3.上司が納得する、引き止められない退職理由を伝える
円満退職をするためには、上司が納得する引き止めにくい理由を伝えるのがおすすめです。たとえば、「昔から興味を持っていた別の業界への転職を考えている」「家族の転勤について行く」といった内容だと納得してもらいやすいでしょう。前向きな理由を伝えれば引き止められにくく、会社側も送り出しやすい退職となります。
4.退職希望日を相談する
「△月✕日に退職します」と、相談をせずに退職日を述べる伝え方は控えましょう。最初は退職の意思を伝え、退職日は上司と相談しながら決めてください。一方的に伝えると、「会社のことを考えていない」と思われて円満退職が難しくなってしまう可能性があります。また、転職先が決まっている場合は、入社予定日を伝えて退職日の調整を行いましょう。
5.ネガティブな退職理由は避ける
たとえ会社への不満から退職するにしても、正直に伝えないことが大切です。「会社の給与に不満があるので、退職しようと考えております」のように不満を述べると上司の心証を悪くしてしまい、円満に退職できなくなる恐れがあります。また、「不満は改善するので退職しないでほしい」と引き止められないよう、退職理由を伝える際は会社への不満を述べないことがおすすめです。
6.メールで伝えない
退職の意思は、メールではなく対面で伝えましょう。「顔を合わせると切り出しにくい…」と、メールで済ませるのはマナーとして良くありません。退職を切り出される側も受け止めにくいものです。これまでの感謝を踏まえながら、口頭で理由を伝えましょう。
7.転職先は言わない
余計な詮索や干渉を防ぐためにも、入社が決まっていても転職先は言わないほうが良いでしょう。万が一、入社予定の企業と上司の間につながりがあった場合、どのような情報が流れるか分かりません。転職先でうまくやっていくためにも、具体的な企業名は言わないのが無難です。
また、入社予定の企業が同業他社の場合、「同業他社ならうちの会社のほうが良いのでは」と引き止められる可能性があります。円満退職するためにも、「転職先が決まっている」と伝える程度に留めておきましょう。
引き止められた際の対処法を考えておこう
スムーズに退職するために、引き止めにあった際の断り方を考えておきましょう。衝動的な決断ではなく、しっかりと考えたうえで決めたことを伝えると納得されやすいです。会社に引き止められたときの対処法については、「辞められたら困る⼈の特徴とは？優秀な人材が離職する理由を紹介」のコラムも参考にしてください。
円満退職するための理由と伝え方の例文
ここでは、退職理由別に円満退職するための適切な言い方や切り出し方をご紹介します。例文を参考に伝え方を考えてみてください。
将来を見据えた前向きな退職の場合
キャリアアップやスキルアップなどの前向きな退職理由は、応援してもらいやすいでしょう。例文は以下のとおりです。
「これまで大変お世話になりましたが、これまでの経験を活かして、△△の仕事に携わりたいと考えています。自身の将来を考え、いま挑戦する必要があると思い退職を決意しました」
円満退職するには、自分がこれから他社で挑戦したいことについて述べるようにしましょう。「いまの仕事はやりがいを感じられないので、退職したいと思っています」といったネガティブな伝え方を避けるのがポイントです。
体調不良が理由の場合
病気や体調不良による退職はデリケートな問題なので、深く追求しづらい理由といえます。ただし、場合によっては休職を勧められることもあるため、退職の意思が固まっている伝え方にするのが良いでしょう。例文は以下のとおりです。
「大変お世話になりましたが、体調不良が続いており退職を考えています。現在も通院が続いているので、退職して体調を整えたいと思っています。誠に申し訳ありません」
体調不良による退職は、正直に伝えることで円満に退職できるでしょう。病院の診断書があればあわせて提出してください。
家庭の事情で退職する場合
結婚や介護といった家庭の事情は、納得してもらいやすい退職理由です。引っ越しや家族の転勤などは物理的に働き続けることが難しい場合が多く、引き止めにくい理由といえるでしょう。例文は以下のとおりです。
「母の介護のために、実家に帰ることになりました。そのため、退職したいと考えています。大変お世話になりました。家族で十分に話し合って決めたことですので、どうかご理解いただけたらと思います」
家庭の事情を退職理由として話す際は、言える範囲で伝えるようにしましょう。言いづらいことや、言いたくないことを無理に話す必要はありません。
職場に不満がある場合
能力に合わない仕事を任されて能力不足を感じたり、就業環境が合わなかったりと職場への不満から退職を検討する方もいるでしょう。このような場合、不満をそのまま述べる伝え方だと「改善するので残ってほしい」と引き止めにあう場合があります。正直に伝えるばかりでなく、建前を上手に使いましょう。例文は以下のとおりです。
「これまで大変お世話になりました。資格取得を目指したいので、勉強に専念したいと考えています。そのため、退職を決意しました」
資格の勉強やスキルアップを理由にすることによって、前向きな退職であることが伝わるでしょう。自分自身の挑戦や、やりたいことを実現するという目的を伝えるのがおすすめです。
転職先が決まってから退職する場合
転職先が決まっている場合は、前向きに意思を伝えることがおすすめです。また、入社日が決まっている場合は、それに合わせて退職日の相談を行いましょう。例文は以下のとおりです。
「これまで大変お世話になりました。この度、△△として転職することになり、退職したいと考えています。誠に勝手ながら、退職日はできれば△月末としたいのですが、いかがでしょうか？」
このとき、転職先の企業名を伝える必要はありません。無用なトラブルにつながる恐れもあるため、伝える内容は十分に気を配りましょう。
「確実に退職できる理由は？病気・結婚・介護など状況別の例文や伝え方を紹介」では退職理由の例文や伝え方をご紹介しているので、ぜひチェックしてみてください。また、転職エージェントに伝え方の相談をするのもおすすめです。
退職理由で嘘をつくのはおすすめできない
上司に退職を伝える際に、建前ではなく、嘘をつくのはおすすめできません。退職の相談をしたあとも、引き継ぎや挨拶などで出社することになります。その間に嘘がバレてしまった場合、気まずい思いをするでしょう。また、同じ業界に転職をする場合は、仕事で顔を合わせる可能性もあります。円満退職するまでの6つの手順
円満退職するには、業務の引き継ぎや取引先への挨拶を丁寧に行うことも大切です。以下で退職するまでの手順を見ていきましょう。
1.上司と相談して退職日を決める
業務の引き継ぎや人員補充には時間が掛かるので、退職日は上司と相談して決めたほうが会社の負担が軽くなります。入社日が決まっているからといって一方的に退職日を決めないことも、円満退職するためのポイントです。
2.退職届や退職願を提出する
退職届・退職願の書式や提出先は、会社の就業規則で確認しましょう。退職届・退職願は退職相談の段階では提出せず、直属の上司に退職の同意を得てから作成してください。
3.引き継ぎをする
最終出社日から逆算したスケジュールを立て、業務の引き継ぎを行いましょう。後任者や取引先が困らないよう、思いやりのある引き継ぎをするのが円満退職のポイントです。スムーズに引き継ぎをしたい方は「仕事の引き継ぎをスマートに行うには？ポイントを解説」を参考にしてみてください。
4.取引先や同僚に挨拶をする
退職する際は、自分が担当している取引先に挨拶をしましょう。後任者と一緒に取引先の企業を訪問し、顔合わせを含めて退職の挨拶を行うのがマナーです。
取引先を訪問するのが難しい場合は、挨拶状やメールで退職する旨を伝えます。最終出社日や後任者に仕事の引き継ぎをした旨のほか、感謝の言葉を必ず伝えましょう。
5.有給休暇を消化する
有給休暇は、退職日を迎えるまでにすべて消化できるようスケジュールを調整しましょう。有給休暇は労働者に与えられた権利です。「引き継ぎが終わらなくて有給休暇を取れなかった」といった事態が起きないように、有給休暇の残日数を確認しましょう。転職先が決まっている場合は、入社日とかぶらないように引き継ぎ業務を終わらせます。
6.退職に関する手続きをする
退職に関する事務的な手続きには、備品の返却や書類の受け取りなどがあります。また、退職したあとすぐに転職しない場合は、健康保険や年金などの手続きも必要になるため、事前に市区町村のWebサイトで持ち物や期日を確認しておきましょう。
円満退職に向けて伝え方の準備をしっかりと行おう
周囲への影響や上司の反応などを考えて、退職に踏み出すのに勇気がいる方も多いでしょう。しかし、退職は珍しいことではありません。不躾な印象を持たれないよう、このコラムの内容を実践してみてください。円満退職に向けて動き出す手助けになるでしょう。
退職の伝え方や転職活動などについて悩んでいるのであれば、転職エージェントを活用してみるのもおすすめです。
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円満退職するための会社への伝え方に関するFAQ
退職するときは、後腐れなく円満に退職したいと考えている方が多いでしょう。ここでは、円満退職するための疑問にお答えします。
退職の伝え方をメールにしても大丈夫？
退職の意思をメールで伝えるのは、社会人のマナーとしてふさわしくありません。退職は、切り出される側にとっても受け入れにくいもの。直接会って口頭で伝えましょう。感謝の気持ちを伝えつつ、はっきりと退職の意思を伝えると良いでしょう。メールで伝える必要がある場合は「仕事を辞めるときのメールの文章は？例文やアポの取り方もご紹介！」のコラムを参考にしてみてください。
円満退職するための伝え方にコツはあるの？
円満退職するためには、「感謝の言葉を述べる」「会社への不満を言わない」などがポイントです。伝え方のコツは、このコラムの「円満退職する伝え方のコツ7つ」でご紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。
退職の理由は本当のことを言わないとダメ？
必ずしも本当の理由を伝えなければいけないわけではありません。状況によっては、建前を伝えたほうが円満に退職できることもあるからです。「嘘をつく」のではなく、両者が不快にならない「建前」を上手に使うのがおすすめです。「仕事を辞める理由とは？伝える際のポイントや注意点を紹介！」では、退職理由の伝え方について詳しく解説しています。
やってはいけない退職の仕方はある？
会社に迷惑が掛かる退職の仕方はおすすめできません。たとえば、希望の退職日ぎりぎりに退職の相談をしたり、引き継ぎを行わずに退職してしまったりすることは避けるべきでしょう。退職時にやってはいけないことは、「退職のルールとは？意思表示や引き継ぎをスムーズに行うポイントもご紹介！」を参考にしてみてください。
直属の上司に相談せず、直接部長へ伝えても良いですか？
退職について最初に伝えるのは直属の上司にしてください。先に部長や人事へ伝えると、直属の上司の管理能力を疑われてしまいます。円満に退職するためにも、相談する順序は間違えないようにしましょう。また、上司に退職を切り出しやすくするために、転職先が決まってから退職を申し出るのも一つの手です。
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一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
