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仕事の引き継ぎをスマートに行うには？ポイントを解説
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この記事のまとめ
- 引き継ぎとは、自分が担当していた仕事をほかの人に伝達することを指す
- 仕事の引き継ぎを徹底し、後任者や企業に迷惑をかけないようにすることが大切
- 引き継ぎでは、業務の棚卸しやスケジュールの管理などが重要といえる
- 引継書には業務内容や仕事の流れ、業務関係者などを記載しておくのがおすすめ
「仕事の引き継ぎ方が分からない」という人は少なくないでしょう。会社に属して働いていると、退職や異動、転勤などで「引き継ぎ」が発生することがあります。引き継ぎを行う際は、社会人として、後任者や企業に迷惑をかけず思いやりのある対応を心掛けたいもの。このコラムでは、引き継ぎの流れやポイント、注意点について紹介します。コラムの内容を参考にして、スマートな引き継ぎ方法をしっかりおさえておきましょう。
仕事の引き継ぎにおけるポイント
引き継ぎとは、転職や異動などが決まった場合に、自分が担当していた業務を後任者に託す作業を指します。円滑に引き継ぎを行うためには、まず以下のことから始めると良いでしょう。
引き継ぎ項目をリストアップする
自分が担当した業務をすべて洗い出します。引き継ぎ期間に余裕があれば、不要な業務についても見直すことで、後任者も担当業務が分かりやすくなるでしょう。
スケジュール管理
引き継ぎ期間を考慮し、どのくらいでどの業務を教えて後任者に習得してもらうのかを決めておきます。予め計画しておくと、引き継ぎ業務がスムーズに完了できるほか、何を教えて何を教えていないかが明確になり伝え漏れも防げるでしょう。
仕事の引継ぎは退職することが決まってから行おう
仕事を辞めるために引き継ぎをする場合は、退職について会社からの同意を得てから行いましょう。いくら仕事を辞めたいと思っても、会社側の同意を得られなければ退職するのは難しいといえます。また、退職の意思は、まず直属の上司に伝えることがポイントです。「退職したいときの言い方！切り出し方のコツや辞めたい理由の例なども紹介」のコラムでは、退職の切り出し方についてまとめているので、これから報告する場合はチェックしてみてください。引継書に記載する内容
丁寧で思いやりのある引き継ぎを行うためには、引継書を作成するのがおすすめです。引継書とは、業務内容や仕事の流れなどをまとめたもの。引継書を作成することで、自身がどこまでレクチャー済みかを確認できたり、後任者が困ったときにすぐに見れたりするメリットがあります。引継書を作成する場合は、以下のような内容を記載しましょう。
業務内容
担当している業務を列挙します。その際は、「定常的に行うもの」「流動的に発生するもの」「優先順位」など、カテゴリー分けしておくと見やすく理解しやすいでしょう。また、業務の社内での位置づけについても記載しておきます。
業務の流れ
1日どういう流れで動いているのかを記載します。フローチャートを載せておくとイメージしやすいでしょう。
業務関係者
社内外問わず、業務に必要な関係者をリストアップします。関係者を記載しておくことで、困ったことやトラブルが発生した際に相談できる相手が分かりやすいでしょう。
トラブルやノウハウ
以前あったトラブルやその対処方法についても追記しておきましょう。
データの保管場所
各業務のマニュアルや知っておくと便利な情報など、必要そうなデータの保管場所を明記しておきます。
引継書の作成は結構時間がかかるものです。慣れないうちは、どういう書き方をすれば相手に分かりやすい文書になるのか、悩むことも多いでしょう。そんなときは、サイト上のテンプレートを参考にするのも1つの方法です。「引継書 テンプレート」とインターネットで検索してみるといくつかヒットします。自分が分かりやすいと思ったテンプレートを参考にすると良いでしょう。引き継ぎのポイントについては、「退職時の引き継ぎにおけるポイントとは？辞めるまでの手順も解説」のコラムもあわせてご覧ください。
仕事の引き継ぎの注意点
引き継ぎの際には、以下のポイントも留意しておきましょう。
後任者の選定
後任者の選定を任された場合は、引き継ぎに最適な後任者を選びます。普段からコミュニケーションがスムーズで信頼できる人に託しましょう。
社内共有
退職や異動の周知と一緒に、◯ヶ月の期間に誰に引き継ぎ業務を行うかを社内の人間に共有しましょう。そうすることで、同じ業務をしている人や関係者などに協力してもらえる可能性があります。
後任者と一緒に業務する
自分が引継ぎをして終わりではなく、後任者にも実際にやってもらいましょう。実際に後任者が対応しているのを見ることで、間違っている箇所や分かりづらそうな部分などをその都度解消することができます。退職前に、後任者の疑問をなるべく解消しておくことが大切です。
仕事の引継ぎは計画的に漏れなく対応しよう
会社を辞めることが決まった場合、仕事の引継ぎのほかにも、取引先への挨拶や退職手続き、社内の人への報告など、やらなければいけないことがあります。そのため、仕事の引き継ぎは、スケジュールを組んで漏れなく行うことが大切です。退職までの過ごし方については、「退職までの期間はどう過ごすのが良い？円満に辞めるためにすべきことを解説」のコラムでもまとめているので、あわせてご覧ください。「退職したいけど、仕事の引き継ぎ方が分からない」「在職中に効率よく転職活動をしたい」など、の悩みを抱えている場合は、ハタラクティブを利用してみてはいかがでしょうか。
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一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
