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転職時の必要書類とは？会社へ提出・返却する際のマナーについても解説
更新日
この記事のまとめ
- 転職先の入社手続きには、雇用保険被保険者証や源泉徴収票などの書類が必要
- 転職先によっては、健康診断書や卒業証明書といった書類の提出を求められることがある
- 業務に使用した書類や資料などは、前職の会社に返却が必要
- 転職先に書類を郵送する際は、必ず送付状を同封しよう
「転職する際に必要な書類はある？」と、疑問を抱く方は多いのではないでしょうか。転職に成功して入社することが決まった場合、手続きのためにいくつかの必要書類を提出しなければなりません。普段聞き慣れない税金や保険関係など、さまざまな書類をそろえる必要があるため、事前に知っておくと安心です。このコラムでは、転職時に必要な書類と会社へ提出・返却する際のマナーについて解説します。
転職先の入社手続きに必要な書類とは
転職活動で内定をもらった際、入社手続きの一つとして企業からいくつかの書類を提出するよう求められます。採用が決まったときに慌てることがないよう、事前に必要書類の知識を身につけておきましょう。以下で一般的に転職に必要とされる書類について解説しているので、参考にしてみてください。
雇用保険被保険者証
雇用保険の受給手続きを行うために必要です。社内で保管しているケースと自身で保管するケースがあり、前者であれば返却されます。さらに、転職先に提出する必要があるため、大事に保管しておきましょう。万が一紛失してしまった場合は、居住地の最寄りのハローワークで再発行が可能です。
年金手帳／基礎年金番号通知書
社会保険の手続きを行うために必要となる書類です。雇用保険被保険者証と同様、社内で保管するか自宅で保管するかは企業によって異なります。仮に紛失してしまった場合は、年金事務所に顔写真付きの身分証明書を提示すれば基礎年金番号通知書を再発行できますが、慎重な取り扱いを心がけましょう。
令和4年3月31日をもって年金手帳の新規発行は廃止
「日本年金機構」によると、年金手帳制度は令和4年3月31日をもって廃止されました。それに伴い、令和4年4月以降に年金制度に加入する人については、従来の年金手帳に代わり「基礎年金番号通知書」が発行されます。すでに年金手帳を保有している人には基礎年金番号通知書は発行されないので、注意が必要です。参照元
日本年金機構
基礎年金番号・基礎年金番号通知書・年金手帳について
源泉徴収票
源泉徴収票は、その会社で1年間で得た収入と支払った所得税が記載されており、年末調整の際に必要です。前職を退職する際に会社から受け取ります。年内に退職して翌年の年明けに転職先へ入社となった場合は、自身で確定申告を行いましょう。転職時の確定申告については「転職するときに確定申告が必要な場合と不要な場合」を、ご覧ください。
扶養控除等申告書
社会保険や税金関連の手続きをする際に必要になる書類です。扶養家族がいない人も提出を求められます。転職先から用紙を渡されるので、必要事項を記入して捺印しましょう。
健康保険被扶養者異動届（扶養する家族がいる場合）
扶養家族がいる場合のみ提出を求められる書類です。扶養控除等申告書と同様、転職先から渡された用紙に記入して捺印します。
給与振込先届書
給与振込の際に使用する口座を記入する書類で、転職先から用紙を渡されます。企業によっては通帳のコピーの提出も必要になるので、念のため用意しておくと安心です。
企業によって提出を求められる書類
企業によっては、以下の書類の提出も求められる場合があります。
離職票
離職票は、前職を退職したことの証明となる2種類の書類です。個人情報や事業所の情報、退職理由などが記載された「離職票－1」、離職前の賃金と雇用保険の加入期間が記載された「離職票－2」に分かれています。通常は、ハローワークで雇用保険の手続きをする際に必要な書類です。
健康診断書
健康診断の結果が記載されている書類です。退職時に渡される場合と申請して受け取る場合があるので、前職に確認しておきましょう。なお、転職先の企業によっては指定機関での健康診断を必須とする場合もあります。
卒業証明書
卒業証明書は、学歴の証明に必要な書類です。基本的に中途採用で求められることはほとんどありませんが、第二新卒者は提出を求められる場合があります。
資格・免許の証明書
資格や免許が必須となっている職種の場合は、取得したことを証明する書類が必要になることもあります。入社手続きを行う前に、手元にあるか確認しておきましょう。
入社誓約書
入社誓約書は、入社の意思を表明するための書類です。就業規則や守秘義務、損害賠償などに関すること、入社時の条件などが記載されているので、よく確認したうえで署名・捺印しましょう。
身元保証書
身元保証書は、身元保証人となる人に記入してもらう書類です。会社に入社した際は、万が一問題を起こした場合に、ともに賠償責任を負う「身元保証人」を立てる必要があります。企業から提出を求められた際は、身元保証人に署名・捺印してもらい提出しましょう。
住民票記載事項証明書
履歴書の住所に相違がないことを証明するための書類です。専用の用紙を会社から渡されるので、記入して居住地の役所に提出しましょう。
退職した会社に書類を返却する必要はある？
退職時、会社に返却しなくてはならない書類がいくつかあります。以下に挙げているのは一例なので、具体的な返却物は会社に確認しておきましょう。
保険証
前職で交付された保険証は、退職時に返却しましょう。転職先が決まっている場合は新たに健康保険に加入となり、決まっていない場合は国民健康保険に加入することになります。また、新しい勤務先が決まっていない人で、前職の健康保険加入期間が2ヶ月以上あった場合は、退職後20日以内に手続きをして任意継続被保険者となることも可能です。
社員証や入館証などの身分証明書
前職の社員証や入館証、セキュリティカードなど、その会社で働いていることを証明する物品や書類も返却します。
定期券
前職で定期券を支給されていた場合は、退職時に返却しましょう。
名刺
前職の会社で発行された自身の名刺や、取引先から貰った名刺がある場合も返却しましょう。
業務に使用した書類やマニュアル
自身で作成した書類やデータ、会社から配布された資料やマニュアルなど、前職の業務に使用した書類が手元にある場合は必ず返却しましょう。情報漏えいをはじめ、思わぬトラブルが発生する恐れがあるため、自身で処分するのは避けるのが賢明です。
上記のほか、ユニフォームや会社の経費で購入したものがあった場合は、そちらも返却しましょう。「返却物を紛失してしまった」「退職日に返せない」という人は「退職時の返却物は郵送してOK？添え状は必要？紛失した場合についても解説」を、参考にしてみてください。
必要書類を郵送する際のマナー
以前勤めていた会社や転職先に書類を郵送する際は、以下のマナーを踏まえましょう。
送付状を添える
書類を郵送する場合は、必ず送付状を添えましょう。送付状は、相手に何を送ったかを知らせるための書類です。送付状を作成する際は、下記の内容を記載しましょう。
・送付日
・相手の会社、部署、担当者名
・自分の住所、氏名
・タイトル
・簡潔な挨拶
・送付書類と部数
なお、挨拶の始めは「拝啓」、終わりは「敬具」で結びます。送付書類と部数の項目は、最後に「以上」と記すのも忘れないようにしてください。
書類はクリアファイルに入れる
送付書類は紛失を防ぐため、クリアファイルにまとめてから封筒に入れましょう。派手な柄のものは避け、無地のものを使用します。企業に提出するものなので、新品で綺麗なクリアファイルを使うのがマナーです。送付マナーに不安がある人は「提出書類の送付状はいる？いらない？書き方の基本と添え状のマナー」を、一読すると良いでしょう。
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一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
