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退職したい!意思表示は口頭だけで大丈夫?

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【このページのまとめ】

  • ・退職の意思表示の方法は法律で定めがなく、口頭だけでも法的には有効
  • ・ただし会社の就業規定に定めがある場合はそれに従おう
  • ・口頭のみで伝える場合にはほかの社員に聞かれないように、マナーにも気をつけよう
  • ・一般的には上司にアポイントをとり、話し合いで退職日を決めてから引き継ぎなどを行う

キャリアアップをしたい、やりたい事ができた、あるいは給与が見合っていない、職場環境が合わないなどの原因で、退職を考える人も少なからずいるでしょう。
では、退職を考えたときにはどう伝えたら良いのでしょう?必ず書類の提出が必要なのでしょうか?
ここでは、口頭による退職について解説します。

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口頭のみで退職は認められる?

口頭のみで退職の意思表示をした場合は、有効になるのでしょうか?また、その効力はどれほどのものなのでしょう?

まず退職の意思表示の方法ですが、これは法律で定められてはいません。
従業員が退職を願い出た場合、企業側にこれを拒否することはできず、民法上は意思表示をしてから14日後には退職が可能です。
よって、口頭のみであっても法的には退職が認められます。

ただし、会社によっては就業規則で「退職願を提出すること」「退職日の1ヶ月前には申し出ること」などのルールを設けていることが多いです。この場合は会社の規則に従いましょう。逆に言えば、本人と会社側の双方が合意した場合は、口頭のみでも退職は可能であるといえます。

一方で、口頭のみで伝えると客観的な証拠が残りません。もし会社側とトラブルになった場合に「言った」「聞いていない」などの問題になる可能性も。円満退職が難しそうな場合や手続き上で提出を求められた場合なども含め、できれば書面での意思表示が望ましいでしょう。

また、口頭のみで伝える際にはほかの社員に聞かれないように注意が必要です。
退職についての話題は職場の雰囲気や人事に関わるので、直属の上司と1対1で話しましょう。そのため、事前にアポイントをとっておくことが大切。ほかの社員に聞かれない場所の確保、上司のスケジュールなどもあるので、数日前には連絡をしておきましょう。
このときも、「退職について話がしたいから時間をいただきたい」などと一方的に切り出すのではなく、「お話したいことがあるので時間をいただけないか」と伺うようにした方が角が立ちません。
退職を口頭で伝える際は、相手の立場や事情を考え、マナーを守って伝えましょう。

退職までの一般的な流れ

一般的には、退職までは以下のような流れで行うことが多いです。

・上司にアポイントをとる
先述したように、退職について話をする際はまず直属の上司へアポイントをとります。
この時点で、辞めても後悔はないか、キャリアをどうするかなど、自分の中で退職の意思をしっかり固めておきましょう。

・退職の意思表示する
アポイントをとったら、直属の上司と1対1で退職について切り出しましょう。
一方的に「◯月◯日には辞めます」などは言わないように。お世話になったことに感謝をし、上司と話し合い、引き継ぎや手続き、残りの有給休暇などを考慮したうえで退職日を決めましょう。
また、混乱を招かないように、周囲や取引先などに退職について話すことも避けましょう。

・退職日が決まったら退職願を作成、提出する
退職日が決まったら、退職の1ヶ月前を目安に退職願を作成し提出します。
このタイミングについては会社の就業規則などにもよるので、よく確認しましょう。

・引継ぎ
退職を伝えたあとは、退職日までに業務の引き継ぎや後任の決定などを行います。
社内に後任がいない、決まらない場合は、自分が退職したあとに引き継いだ人にも分かるように業務フローをまとめたファイルなどを作成しておきましょう。

・社内、社外への挨拶
周囲への退職の発表は、上司や会社の意向に従いましょう。
取引先などに挨拶に行く場合は後任者を連れていき紹介しておくと、退職後も後任者が取引先とスムーズに業務を進められます。
社内での退職の挨拶は、退職日当日が一般的。お世話になった方や、同じ部署の方にきちんと挨拶をしましょう。

退職に関するお悩みQ&A

「退職しよう」と決めたと同時に、いつどうやって退職の意思を伝えれば良いか迷う方もいるでしょう。ここでは、退職に関する疑問をQ&A方式でお答えします。

退職はメールではなく、口頭でしたほうが良いですか?

上司へ退職の相談をする際は、口頭で伝えるのがマナーです。もし、上司と会う機会が限られているのであれば、メールで事前にアポイントを取っておくと良いでしょう。詳しくは「退職の相談をメールで済ませるのはNG?」でご紹介しています。

退職願はいつ提出しますか?

退職願は、退職を申し出るときに提出します。直属の上司から人事部へと渡るのが一般的です。なお、退職届の場合は一度提出すると撤回ができませんが、退職願は人事部の承認を待つ必要があります。そのため、円満退職を目指すのであれば退職願を提出したほうが良いでしょう。退職願の書き方については「退職はいつまでに報告する?退職願を提出する時期」で解説していますので、ご覧ください。

退職理由をどう伝えたら良いかわかりません。

退職理由が思い浮かばないときは、シンプルに「一身上の都合により」と伝えます。「一身上の都合」には家庭の事情や体調不良などさまざまな事情が含まれ、ビジネス用語としてよく使われる言葉です。また、「仕事を辞める理由には建前も必要?円満に退職するための伝え方を解説」にもあるように、円満退職をするためには建前の理由が必要になる場合もあります。なるべく前向きな退職理由を伝えるようにしましょう。

転職先は退職の意思を伝える前に決めても良いですか?

在職中でも転職活動ができるので、退職の意思を伝える前に転職先が決まっていても大丈夫です。ただし、現在の職場を退職するには法律上は14日前、円満退社を希望するなら1ヶ月以上前に伝える必要があります。その期間を考慮して、事前に転職先と入社日の相談をしておきましょう。 退職の意思が決まったら、少しずつ転職活動を始めるのがおすすめです。在職中の転職活動に不安がある方はハタラクティブにご相談ください。プロのアドバイザーが企業とのやり取りや日程調整も代行します。

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