仕事を辞める連絡はメールでも良い？注意点や例文を紹介

退職を考えている人のなかには、「仕事を辞める報告はメールでも良いの？」と迷っている方もいるでしょう。退職の相談は上司に直接するのがマナーですが、やむを得ない事情があるときにはメールで送ることも可能です。このコラムでは、メールで仕事を辞める相談をする際のマナーや注意点を解説。退職に向けて上司に面談を依頼する際や、退職が決まった後の社内・社外への挨拶メールの例文も紹介しています。

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仕事を辞める連絡はメールでも良い？

仕事を辞めるという報告は、本来直接するものです。しかし、どうしても出社が難しかったり、上司に直接会う機会がなかったりする場合はメールで報告という方法もあります。

基本は直接伝えるのがマナー

仕事を辞める連絡をメールのみで行うと、マナー違反と感じる人もいるので、仕事を辞めるという報告はできる限り直接するようにしましょう。なお、仕事を辞める連絡をメールでするときは、誠意が伝わるような文章や内容となるよう書き方を工夫します。
また、勤務先の就業規則に退職の申し出について定められている場合もあるので、事前に確認しておきましょう。

詳しくは「マナー違反？退職したい時はメールで伝えて良いか」のコラムも参考にしてください。

仕事を辞める報告の面談をメールで依頼するには

上司に面談を申し込むメールはできるだけ簡潔に送りましょう。また、メールには「仕事を辞める」という言葉は入れないほうが無難です。

退職の希望日は1ヶ月前までに伝える

退職する旨を申し出るタイミングは、各企業の就業規則によって異なります。とはいえ、退職希望日の1ヶ月前までには申し出をすることが一般的です。
急な退職だと引継ぎが十分にできなかったり、社内体制が整わなかったりして、会社や同僚に迷惑がかかってしまう可能性があります。退職の意向を会社に早めに伝えることは、社会人として大切なマナーです。

メールの内容は簡潔にする

退職の意向を伝えるためにメールで面談を依頼するときは、なるべく簡潔な文章を心掛けましょう。あくまで辞める意思は直接伝えるのが基本なので、メールに詳細を書く必要はありません。「面談の機会がほしい」という内容のみを伝えるメールにしましょう。上司から返信がきたら、自分のスケジュールと照らし合わせて面談の日程を決めます。

上司が多忙で面談ができない場合

上司が多忙で、なかなか面談をするタイミングが取れない場合、まずは上司にメールで連絡しましょう。その際も、メールで退職の意向を伝えるだけではなく面談をお願いし、アポイントを取る対応が一般的です。
上司が長期不在で面談を行えない場合は、人事部門やほかの管理職と連絡を取り、代替面談の機会を作ってもらいましょう。

すでに休職している場合

すでに休職している状態で退職を申し出る場合、メールを使用することに理解を得られる可能性もあります。体調や精神的な不調が続き、業務復帰することが難しい場合もあるでしょう。
メールで退職の意向を伝える際は、休職期間中の体調や自身の状態について説明し、復帰の見通しが立たない旨を伝えることが大切です。また、医師からの診断書がある場合は、提出することで企業側が客観的に状態を判断しやすくなるでしょう。

退職の意向を伝える前に、どのように上司に相談すれば良いか悩んだときは「退職報告を直接相談せずメールだけで済ますのはアリ？注意点や例文をご紹介」のコラムも参考にしてみてください。

「辞める」という言葉は使わない

メールの内容では「仕事を辞める」という言葉は使わないようにしましょう。上司に事前に退職する旨を知られてしまうと、面談までの間に対策を取られる可能性もあります。
また、メール上でのやり取りで説得される場合もあり、スムーズに面談まで進めなくなる恐れも。あくまでメールでは「面談をしたい」という事実だけの内容にし、退職の意思は直接会ったときに伝えるのがおすすめです。

退職を伝えずに面談を依頼するときの例文

退職の旨を伝えずにアポイントのみ取りたい場合は、以下の例文を参考にしてみてください。

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題名：面談のお伺い
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
本文：
△△課長

お疲れ様です。△△です。

折り入ってご相談させて頂きたいことがあります。
△月△〜△週目の期間で、個別の面談が可能な日時を教えて頂きたいです。
私は△時以降であれば、いつでも差し支えありません。

お手数ですが、ご確認いただけますと幸いです。

△△部△△課　△△（名前）
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

要件を詳細に伝えずにアポイントを取りたい場合、相談があることを伝え、近日中に時間を作ってもらうことは可能かを確認すると良いでしょう。

仕事を辞めることをメールで伝える際の注意点

やむを得ず仕事を辞めることをメールで伝える際の注意点は、退職希望日を明確にし、上司が嫌な気持ちにならないような表現を心掛けることです。また、仕事を辞める意思が固い旨をはっきり伝えると良いでしょう。

仕事を辞める意思が固いことを伝える

仕事を辞めることを伝えるメールでは、退職の決心が固いことを明確にしましょう。退職を迷っているような文面を送ると、上司に「気持ちが変わるかもしれない」と思われ、強く説得される可能性があります。
「退職しようと思っている」「退職したい」といった表現ではなく「退職します」と言い切りにして、説得の余地をなくすとスムーズです。ただし、上司に失礼のないようにクッション言葉を適切に使うようにしましょう。

退職希望日を明確にする

上司に仕事を辞める連絡をメールでするときは、退職希望日も一緒に送りましょう。おおよその希望時期が分かると、会社側も業務の引継ぎや後任の選定といった手続きがしやすくなります。会社に残る人に迷惑がかからないように余裕をもった連絡が重要です。

メールのみで退職希望の連絡をする場合は理由も伝える

メールのみで退職の意向を伝える場合は、連絡手段にメールを使用した理由も記載することが大切です。たとえば、「体調不良が続き、直接面談が難しい」「遠距離やアクセスの悪さから会社に出向くことが困難」など、誠実で説得力のある理由であれば、相手からも納得を得られやすくなるでしょう。

上司が不快に思わないような表現を心掛ける

仕事を辞める連絡をメールでする際は、上司を不快にさせないような表現や文章を心掛けましょう。本来、退職の意思は直接伝えるのがマナーです。そのため、メールで退職の意思を送っている時点で、「失礼だ」と感じる人もいます。
しかし、上司に会う機会がなかったり、どうしても出社ができなかったりするときにやむを得ずメールという方法を取ることもあるでしょう。

少しでも印象を良くするには、メールを送る前に「自分勝手な表現になっていないか」「礼儀に欠けた表現になっていないか」といった部分を見返します。また誤字・脱字が多いメールも印象が悪いので気を付けましょう。

詳しくは「退職したいときの言い方！切り出し方のコツや辞めたい理由の例なども紹介」も参考にしてください。

仕事を辞める際に送るメールの例文を紹介！

ここでは、仕事を辞める際に送るメールの例文を「上司に報告するとき」「退職願をメールで送るとき」に分けて紹介します。

上司に報告するときの例文

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題名：退職のご相談（名前）
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本文：

△△部長

お疲れさまです。△△です。
長期欠勤が続いてしまい、ご迷惑をおかけして申し訳ございません。
誠に勝手ではございますが、△月末の退職を希望します。

理由は、精神的な不調が続き出社ができそうになく、実家に戻り療養をしようと考えているためです。主治医からは△△△という診断が出ております。
本来であれば直接お話するべき内容ですが、出社が難しいためメールでお送りするご無礼をお許しください。

お手数ですが、今後の手続きに関してメールでご相談させて頂きたいです。
ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、ご確認宜しくお願いいたします。

△△部△△課　△△（名前）

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出社ができない事情があるため、やむを得ずメールで送っているという事情が分かる文章にすると、上司の了承が得やすくなります。

退職願をメールで送る際の例文

退職願をメールで送る場合、Wordで文章を作成しメールに添付する方法と、直接退職願をメールで送る方法があります。ここでは、直接メールで退職願を作成する際の例文を紹介しますので参考にしてください。

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題名：退職願（名前）
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本文：
退職願

令和△年△月△日（メールを送った日付）

△△株式会社
代表取締役社長△△△△様

私事、この度一身上の都合により、令和△年△月をもちまして退職させて頂きます。

ご確認宜しくお願いいたします。

△△部△△課　△△（名前）

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退職願の場合、退職の理由は「一身上の都合」で統一します。会社名や部署の名前は省略せず正式名称で書くようにしましょう。

会社に行けないときの退職届や退職願の出し方に郵送という方法もあります。詳しくは「退職届の郵送はしても良いの？マナーを解説します【添え状の例文付き】」をご覧ください。

退職の挨拶メールを送る際のポイント

ここでは、退職の挨拶メールを送る際のポイントを解説します。例文もご紹介しているので、社内・社外に向けたメールを作成するときの参考にしてみてください。

メールは一斉送信でも問題ない

退職の挨拶メールは一斉送信しても問題ありません。文章は簡潔に、愚痴やネガティブな要素は入れずに感謝の気持ちを伝える文面を作成しましょう。
また、一斉送信の場合は宛先の入れ方に注意が必要。「To」には念のため自分のアドレスを入力し、「Bcc」で送信先したいアドレスを追加する方法もおすすめです。この方法だと受信者同士がほかのアドレスを知ることなく送信でき、プライバシーにも配慮できます。ただし、メールではなく直接感謝を伝えるほうがベターなのは変わりないので、退職前に会う機会があればしっかりとお礼を伝えましょう。

退職理由は「一身上の都合」で問題ない

退職の挨拶メールには、退職の理由は記載する必要はなく「一身上の都合」と記載するのが無難です。退職理由を詳細に書くことは信用を損ねてしまう可能性もあるため、簡潔に「一身上の都合」と記載しましょう。

【社内向け】出勤最終日に送る

社内向けの退職の挨拶メールは、最終出勤日に送るのが一般的です。退職前に直接退職の挨拶ができなかった場合も、退職の挨拶メールを送ることで感謝の気持ちを伝えられます。
ただし、社内の規則やガイドラインに「定時終了後に送る」「△日前に送る」など、決まりがある場合は、それに従って対応することが大切です。

特にお世話になった上司や同僚に送る際の例文

特にお世話になった方に個別に挨拶メールを送りたい場合は、以下の例文を参考にしてみてください。

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題名：退職のご挨拶（△△部　名前）
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本文：
△△部
部長　△△様

お疲れ様です。△△部の△△です。
私事ですが、一身上の都合により、本日をもちまして△△社を退職することになりました。

本来であれば、△△部長に直接ご挨拶すべきところではありますが、略儀ながらメールにて失礼します。

入社以来△年間、△△部長にはさまざまな業務においてお力添えを頂き、心より感謝しております。在籍中には、至らぬ点も多かったと思いますが、常にアドバイスや激励のお言葉などをかけて頂き、多くのことを学ばせて頂きました。

今後も△△部長にご教示いただいた経験を活かし、新たな活動に励んでいきたいと存じます。

なお、退職後の連絡先は下記になります。何かございましたらご連絡をいただけますと幸いです。

メール：アドレス
携帯：電話番号

最後になりましたが、△△部長のさらなるご健勝とご活躍をお祈りいたしております。

（署名）
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退職の挨拶メールの書き方や内容については「退職の挨拶メールの内容と書き方とは？例文や好印象を与えるコツを紹介」のコラムでも詳しく解説しているので、あわせてご一読ください。

【社外向け】退職日の2～3週間前に送る

社外向けの退職挨拶メールは、退職日の2～3週間前に送りましょう。退職日を事前に伝えておくことで、先方が退職後に連絡をしてしまうことを防ぎ、安心感を与える対応です。

後任者との訪問を予定している際の例文

先方に訪問予定があり、その際に後任者を紹介する場合は、事前にその旨をメールで送っておくと安心感を与えられます。

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題名：退職のご挨拶（株式会社△△　名前）
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本文：
株式会社△△　△△部
△△様

平素よりお世話になっております。△△株式会社の△△です。
私事で大変恐縮ですが、この度、一身上の都合により、△月△日をもって△△株式会社を退職することになりました。△月△日が最終出社日の予定です。
△△様には、何かとお力添えを頂き、大変感謝しております。誠にありがとうございました。

後任は、同じ部署の△△が担当させて頂きます。引継ぎは退職までにしっかりと行いますので、ご安心ください。

つきましては、△日にお伺いする際に、△△もご挨拶に伺えればと存じます。
残りわずかとなりましたが、どうぞよろしくお願いいたします。

まずは、退職のご挨拶まで申し上げます。

（署名）
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訪問予定がない場合の例文

退職までに訪問予定がない場合も、メールで退職の挨拶をしておくと引継ぎ後もスムーズに対応してもらえるでしょう。

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題名：退職のご挨拶（株式会社△△　名前）
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
本文：
株式会社△△　△△部
△△様

平素よりお世話になっております。△△株式会社の△△です。
私事で大変恐縮ですが、この度、一身上の都合により、△月△日をもって△△株式会社を退職することになりました。△月△日が最終出社日の予定です。
△△様には、何かとお力添えを頂き、大変感謝しております。誠にありがとうございました。

本来であれば直接ご挨拶にお伺いすべきところですが、メールでのご挨拶となりましたこと、誠に申し訳ございません。心よりお詫び申し上げます。

後任は、同じ部署の△△が担当させて頂きます。引継ぎは退職までにしっかりと行いますので、ご安心ください。後日改めて△△がご挨拶に伺います。
変わらぬご指導、ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。

後任者：△△
メール：アドレス
携帯：電話番号

最後になりましたが、貴社のますますのご発展と△△様のご活躍を心よりお祈りいたしております。

（署名）
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円満退社をして次の転職をスムーズに進めよう

メールで仕事を辞める報告や相談をするときは、送り方を間違えると上司や同僚との関係が悪くなる可能性があるので注意が必要です。周囲との関係が悪くなると、引継ぎや退職手続きがしづらくなります。退職がスムーズに進めば転職活動にもより集中できるでしょう。

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