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退職の挨拶メールを社外に送るタイミングは？マナーや注意点も解説！
更新日
この記事のまとめ
- 退職メールを社外に送る場合、引き継ぎを考慮して退職の2〜3週間前には送信する
- 退職メールを取引先に送信するなら、後任者や退職日といった必要事項を明記する
- 退職メールを社外に送る際は、退職理由を「一身上の都合」に留めるのがマナー
退職時お世話になった感謝などを伝えるために社外と社内に向けて送る挨拶のメール。退職を伝えるメールは、社内外で送り方や送信のタイミングが異なるので注意しましょう。このコラムでは、退職の挨拶メールに関する注意点やマナーを、例文を交えて詳しく解説しています。
退職メールを社外に送るタイミング
社外向けの退職メールは、退職日の2週間ほど前に送るのがベター。社内向けの退職メールは「最後の挨拶」の意味合いが強いため最終出勤日に送るのが一般的とされていますが、社外向けは後任との引き継ぎなどがあるため早めに伝えましょう。
早めに連絡をすることで、後任の紹介や一緒に進めているプロジェクトの確認・整理にかかる時間を確保できます。なお、退職にあたって有給休暇を取得する場合は、休暇も考慮して連絡を行いましょう。
社内における退社の流れは「会社の辞め方や手順を解説！退職理由の伝え方で注意したいことも紹介」で詳しくご紹介しています。
早すぎる退職連絡は相手に不安を与える
退職の3ヶ月前など、早すぎる連絡は相手に「後任者は誰になるのか」「△△さんが抜けるとプロジェクトが滞るのでは」など不安を与えてしまいます。最悪の場合、業務や取引そのものに影響を及ぼす可能性も。たとえ社内で退職が承認されても、3ヶ月以上前に退職は伝えないようにしましょう。
ただし、例外として非常に重要なプロジェクトに参加している場合などは早めに相手に伝える必要もあります。退職メールを社外にいつ送るか悩んだら、自己判断せず上司に相談してみてください。
メール送信時間は終業時間の1時間前が目安
メールを送るのは、終業時間の1時間ほど前が良いといわれています。退職の連絡は、少なからず相手にインパクトを与えてしまうもの。朝一番に連絡することで相手の業務パフォーマンスに影響を及ぼす可能性も考慮しましょう。
退職理由は「一身上の都合」にとどめる
退職 メールを社外に送る場合、退職理由を具体的に書くのは避け、 一身上の都合に留めましょう。 懇意にしている取引先であっても「会社の条件が悪く」「人間関係が悪くて」など理由を伝えるのは厳禁です。社外に宛てた退職メールを一斉送信してもいい？
社外宛の退職メールは、一斉送信でもマナー違反にはなりません。個別に対応していると時間がかかるためです。なお、一斉送信の場合はほかの送信者にアドレスが分からないよう「BCC」を使用し、自分のアドレスを「To」に入れるなど配慮も忘れずにしましょう。
送信先が少ない場合は個別のメール送信がおすすめ
送信相手が下記のケースに当てはまる場合は個別送信がおすすめです。
・取引先が少数
・特に親密に付き合いがあった
・特定の業務で目をかけてもらった
・長い付き合いがある
懇意な関係にもかかわらずメールのみで済ませると「冷たいな」という印象を与えかねません。
できる限り直接挨拶をする
退職の挨拶は一斉送信メールで済ませても問題はありませんが、できる限り直接出向いて挨拶をするのがベター。直接述べたほうが感謝が伝わりやすいでしょう。
なお、ビジネスメール全般で知っておきたいマナーについては「企業メールへの返信マナーを解説！時間や日程調整を伝える際の例文も紹介」で解説しています。
退職メールを社外に向けて送るときの内容とポイント
社外に向けて退職の挨拶をメールでする際、メールの件名は「退職のご挨拶（会社名・名前）」というように、シンプルでわかりやすいものにしましょう。なお、退職メールを社外に一斉送信する場合は「各位」を使用しても構いません。
そのほか、社外向けの退職メールに記載する内容とポイントは以下の通りです。
後任者や引継ぎについて明記する
自分が退職することで、取引先と退職先企業の関係が終わるわけではありません。会社と取引先が今後もビジネス上で良好な関係を維持していけるよう、後任者の名前を明記します。後任者と一緒に直接挨拶に伺うのがベストですが、それが困難な場合はメールで紹介しておきましょう。
退職日を明記する
退職の知らせを受けた取引先から連絡が来る可能性があるため、退職日は「3月末」など曖昧な書き方は避け、「3月25日」のように明記しましょう。また、退職日以前から有給を取得する場合は、退職日ではなく勤務の最終日を伝えます。
退職理由や転職先の情報などを書かない
前述したように、退職の挨拶メールに転職先や退職理由を書くのは避けましょう。顧客情報の漏洩や会社への風評被害など、トラブルに発展する可能性があります。
連絡先に自分の私用連絡先を書かない
基本的に、企業の一員としてやり取りを行うものに、スマートフォンやSNSなど私用の連絡先は記載しません。もし事情があって退職後も取引先と連絡を取り合う必要があるという場合は、上司に相談しましょう。
感謝の気持ちを込める
退職メールを社外に送る場合も、社内向けと同じように感謝の気持ちを込めましょう。個別で記憶に残っているエピソードを記載すると、相手に感謝の気持ちが伝わりやすくなるのでおすすめです。
社外向け退職メールの例文
社外に向けた退職メールの例文を下記に挙げていますので、ご参照ください。
件名：退職のご挨拶(株式会社△△ 自分の名前)
本文：
株式会社☓☓☓ △△部
△様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の氏名です。
私事ですが、△月△日をもちまして、株式会社△△を退職することとなりました。
在職中は●●様に何かとお力添えを頂き、心より御礼申し上げます。
後任は、同じ部署の☓☓が務めさせて頂きます。
後日改めて☓☓がご挨拶に伺いますので変わらぬご指導をよろしくお願い申し上げます。
本来であれば直接お伺いし、ご挨拶すべきところではございますが、メールでのご連絡となりますことを深くお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の発展と●●様のますますのご活躍を心よりお祈りし、ご挨拶にかえさせて頂きます。
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署名
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ビジネスメールの基本マナーについては「挨拶メールの基礎知識！分かりやすい文章を書くためのポイントは？」、退職の挨拶については「退職の挨拶はメールでも良い？心に残る一言メッセージ例文」のコラムで説明しています。
スムーズな退職を叶えるには
退職は、マナーや手順を守らないとトラブルに発展する可能性が高いといわれています。退職トラブルが起こってしまうと手続きをしてもらえなかったり、希望通りの退職日が叶わなかったりと転職に影響を及ぼす可能性も。業界内で悪い噂が流れてしまうなど、仕事に影響が出ることもあるでしょう。
トラブルなく転職を叶えるには、マナーを守った退職準備が必須。「会社の辞め方や手順を解説！退職する際の注意点や理由例も紹介」のコラムを参考にしながら、円満退職を叶えましょう。
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一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
