秘書の正社員を未経験から目指すには？仕事内容も解説

「秘書の正社員は未経験から目指せる？」と疑問に思っている方もいるのではないでしょうか。秘書になるにはさまざまなルートがあります。一旦、別の職種で入社し、秘書に異動するという方法がその一つ。また、未経験から正社員を目指せる求人もあります。このコラムでは、秘書の正社員を未経験から目指す際のポイントや仕事内容についてまとめました。

秘書の仕事内容とは

秘書は、どの業界においても基本的に上司の補佐官的な役割を担います。一般的には、電話対応や来客対応、パソコンでの作業、スケジュール管理、ボールペン・付箋などの事務用品の補充といった事務業務を担当する職種です。ただし、入社する企業の業種によっては仕事内容に違いが出てきます。以下では、「企業」「医療関係」「学校」の3つの領域に分け、秘書の仕事についてまとめました。

企業の秘書

社長や常務など、会社にいる上の役職の補佐を行います。事務のほか、取引先へ送るお中元やお歳暮、上司に出張の予定が入った際の旅券の手配なども、担当業務に含まれます。

医療関係の秘書

病院の院長や看護部長などの補佐を行う仕事です。仕事内容はほかの業種とさほど変わりませんが、すべての業務が医療に関連していることが相違点だといえるでしょう。具体的には診療予約表や手術予定表の作成、学会への同行などを担当します。

学校の秘書

学校の秘書も仕事内容はほかの業種と基本的に同じですが、主に教育に関する業務を担当します。学生のお世話や、教授から学生への伝言を届ける連絡役を担う傾向があり、細かく分けると「教授秘書」「研究室秘書」などの種類があるようです。求人票には秘書ではなく、「事務補佐員」と記載する学校もあります。

秘書にはほかにも、「政治秘書」「法律秘書」など、いくつか種類があるので、気になる方は調べてみると良いでしょう。秘書の仕事内容については、「就活アドバイザーが教える！秘書・受付のお仕事」のコラムでも解説しています。こちらもぜひチェックしてみてください。

秘書に向いているのは？

秘書は、自分の上司のスケジュール管理や外部との連絡役などの大切な役割を担うことになるので、正社員として責任を持って働けるかどうかがポイントです。また、文書作成やメール作成などの作業も行うことになるので、コツコツと確実に業務をこなせる場合も秘書に向いていると考えられます。

数は限られますが、未経験から秘書に応募できる求人もあるため、フリーターの方もチャンスがあるといえるでしょう。自分が秘書に向いているか調べたい場合は、「秘書に向いてる人の特徴を紹介！仕事内容の一覧や求められるスキルも」のコラムも、ぜひ参考にしてみてください。

秘書の正社員を目指すには？

秘書になるにはさまざまなルートがあります。企業の秘書を目指すなら、営業や事務など別の職種で入社し、秘書に異動するという道が一つ考えられます。求人数は多くないものの、秘書の募集もあるでしょう。募集要項をよくチェックすることが大切です。

未経験から秘書を目指すなら秘書検定の受検も有効

未経験から秘書の正社員を目指すなら、「秘書検定」の受検を検討してみましょう。秘書は、会社の役員1人に対して1人つくといった働き方になる傾向があるため、一度に複数名の募集がされにくく、求人数が少ないことで競争率が上がることもあります。しかし、そのような中で秘書検定を取得していれば、就職活動を有利に進めるためのアピールポイントになるでしょう。

また、資格取得を通して身につけた知識は実務でも役立つと考えられます。秘書を目指すのに役立つ資格については、「秘書になるには？仕事内容や向いている人の特徴をご紹介！資格情報も解説」のコラムでも紹介していますので、こちらもあわせてご覧ください。

「秘書を目指すのは難しい…」と思ったときは

未経験からいきなり正社員の秘書を目指せる求人もありますが、チャンスを掴み取ることは容易ではないでしょう。もし「自分には秘書の仕事は難しいかもしれない…」と思った場合は、似た業務を担当する職種を視野に入れてみるのも一つの手です。

たとえば、マンションにいるコンシェルジュや、百貨店・大型商業施設でのインフォメーションなどは秘書と共通した業務が含まれるため、検討してみると良いでしょう。秘書とは違う形ですが、電話受付やお客さま対応など、誰かをサポートする仕事に従事できます。行き詰ったときは1つの職種にこだわりすぎず、自分の適性や希望の条件にマッチしている仕事を見つけましょう。

「自分に合う求人が何か分からない」「未経験から秘書や似た職種を目指せる求人を探したい」という場合は、ぜひハタラクティブまでご相談ください。ハタラクティブは、若年層に特化した就職・転職支援サービスです。プロのキャリアアドバイザーが、就職活動をする中で抱いた不安や心配事などの相談に親身に対応しています。適性や希望の条件に合った求人紹介はもちろん、応募書類の添削や面接対策も実施。企業とのやり取りも代行しているため、電話やメールでのマナーが心配な方も安心して取り組める環境です。サービスはすべて無料で利用できます。就職活動でお困りの際は、お気軽にお問合せください。