面接後のお礼状は必要?正しい書き方や送る際のマナーを解説!

面接後のお礼状は必要?正しい書き方や送る際のマナーを解説!の画像

この記事のまとめ

  • 面接後のお礼状は必須ではない
  • 必須ではないが、お礼状が面接結果に影響する可能性もゼロではない
  • 面接後のお礼状は感謝を伝えるものなので、自己PRを入れすぎない
  • お礼状はメールと手紙のどちらでも良い
  • お礼状の宛名は面接官もしくは採用担当窓口

面接を受けた後に、採用担当者にお礼状やお礼のメールを出した方が良いのではないかと考えたことがあるという方もいるでしょう。お礼状を出すのは必須ではありませんが、採用担当者に礼儀正しい印象を与えるアイテムにもなります。このコラムではお礼状を書く際のポイントや注意点、書き方の具体例などを紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

ハタラビット

ハタラクティブは20代の
フリーター・既卒・第二新卒

特化した
就職支援サービスです

面接後のお礼状は必須ではない

面接後のお礼状は、必ずしも出さなければならないものではありません。お礼状を出さないからといって、礼儀がなっていないと判断されることはまずないでしょう。面接で失敗してしまい、挽回できないかとお礼状を出す人もいるようですが、お礼状で合否が変わることは、実際にはあまりないようです。
しかし、1つの採用枠に対して同じような評価の応募者が集まっている場合、お礼状を出したことで有利になる可能性もゼロではありません。また、あなたが合否ラインの微妙なところにいる場合、お礼状が決め手となって採用が決まる可能性もあるでしょう。お礼状を書くことで、志望意欲の高さや礼儀正しさが伝わるからです。
お礼状は感謝の気持ちを示すものなので、受け取った側が悪い気持ちになることはありません。少しでも印象が上がって採用につながる可能性があるなら、お礼状でアピールするのも1つの方法でしょう。

面接後にお礼状を書きたいとお考えの方は、「面接のお礼はタイミングも重要!お礼状の書き方をご紹介」のコラムもあわせてご参照ください。

面接後のお礼状に書くべき3つのこと

ここでは、面接後のお礼状に書くべきことをご紹介します。お礼状を送付する場合は相手に失礼にならないよう、一書く上でのマナーを守ることが重要です。お礼状を書くときは、以下の3つを意識しましょう。

1.面接の機会を与えてくれたことへのお礼

お礼状には、まず面接の機会を作ってくれたことに対する感謝の意を述べるようにしましょう。お礼状は企業や採用担当者に面接のお礼を伝えることが目的なので、本文では自分の名前や時候の挨拶の次に述べるのが基本となります。また、お礼はあまり長い文章にせず、出来るだけ簡潔に述べるようにしましょう。

2.面接で抱いた感想や興味を持ったこと

感謝の言葉を述べた後は、続けて面接の際に抱いた感想、興味を持ったことなどを述べます。たとえば面接の際に採用担当者から聞いた企業に関する話の中で、特に印象に残ったことなどを記載すると良いでしょう。抽象的な内容より具体的な内容を簡潔にまとめると、採用担当者にも伝わりやすくなります。

3.面接後に感じた志望度の強さ

感謝の言葉と面接に対する感想を述べた後は、最後に面接後に感じた志望度の高さなどを伝えると良いでしょう。たとえば、面接を受けたことによって入社後に自分が活躍できるイメージが明確になったといった点や、具体的に志望度が高まったといった内容を記載するのがおすすめです。
ただし、面接で伝えられなかった自己アピールを付け加えてしまうとお礼状という体裁で補足しているように思われてしまい、マイナスな印象を与えてしまう可能性があります。そのため、お礼状が自己アピールと受け取られないように気を付けましょう。

お礼状を出す便箋・封筒のマナー

ここでは、手紙でお礼状を出す場合のマナーをお伝えします。便箋の選び方や、文字は縦書きと横書きのどちらが良いかなどを確認しましょう。

便箋・はがきの選び方

お礼状には白色で無地のはがき、もしくは便箋を使います。無地といっても、便箋は罫線が入ったもので構いません。便箋で個性を出したいという人がいるかもしれませんが、柄が入ったものはビジネスシーンにふさわしくないので避けてください。便箋のサイズに厳密な決まりはありませんが、B5またはA5が適しています。便箋を入れる封筒は長形4号を選び、便箋は三つ折にして入れましょう。
なお、便箋とはがきはどちらが良いということはないので、書きやすさや文章量などで選べばOKです。

お礼状は横書き・縦書きどちらでも良い

お礼状は横書き・縦書きのどちらでも構いませんが、はがきや封書で送付する場合は縦書きの方が礼儀正しい印象を与えます。また、横書きと縦書きでは手紙の構成が微妙に異なるので注意が必要です。
横書きの場合は、「宛名→頭語(拝啓)→本文→結語(敬具)→日付、自分の氏名」、縦書きの場合は、「頭後(拝啓)→本文→結語(敬具)→日付、自分の氏名→宛名」となります。
特に縦書きの順番は書き慣れない人が多いので、横書きの作法と混同しないように気をつけましょう。

お礼状を書く際の9つの注意点

ここでは、お礼状を書く際の注意点を紹介します。面接の後にお礼状を出すことで採用担当者からの印象をアップできる可能性がありますが、単にお礼状を送付すれば良いというものではありません。基本的には採用可否に関係ないとは言え、お礼状の内容によっては採用担当者にマイナスの印象を与えてしまう可能性もあります。以下の注意点を、お礼状を用意する際の参考にしてみてください。

1.お礼状は簡潔に

お礼状の内容は簡潔に書きましょう。お礼状を書くことで礼儀正しい印象になるといっても、あまり長文だと相手の時間を奪ってしまいます。採用担当者は他の仕事と併行して採用業務を行うことも多く、長文のお礼状は「相手に対する配慮がない」と取られる恐れもあるでしょう。お礼状の文章は簡潔に、便箋1枚に収めるのが理想です。

2.お礼状で過剰なアピールをしない

お礼状は志望意欲のアピールに使えますが、あまり直接的な自己アピールをするのは好ましくありません。本来、企業に伝えたいアピールは面接でするものです。お礼状で自己アピールをするのは、「感謝の気持ちを伝える」という本来の趣旨から外れるので避けましょう。担当者によっては、「打算的」と受け取られ、かえって感謝の気持ちが伝わらなくなります。

3.面接当日に出すことを心掛ける

お礼状は、出来るだけ面接を受けた当日中に出すようにしましょう。採用担当者は日々多くの応募者と会っているため、面接から時間が経ってしまってからではあまり印象が残っていない可能性もあります。しかしまだ印象に残っているうちにお礼状が届けば、採用担当者の中にある印象と本人が結びつきやすくなるでしょう。そのため、メールであれ封書であれ、できるだけ早く送付することがポイントです。

4.宛名は採用担当宛にする

面接では採用担当者以外の人が面接官をしているケースもありますが、そういった場合でも面接のお礼は採用担当者宛てに出すようにしましょう。面接のお礼状は自分のために時間を割いて面接を行ってくれたことに対するお礼を伝えることにあるため、特定の面接官に対して出すのではなく、採用担当者宛てで出しても問題にはなりません。
また、お礼状は実際に面接を行ってくれた担当者とも共有される可能性があるため、特に面接の際にやりとりを行った相手がいれば、そのことについても文章の中で触れると良いでしょう。

5.「御中」と「様」を適切に使い分ける

お礼状の宛先では「御中」と「様」の使い分けに気を付けましょう。企業や部署が宛先の場合は「御中」、採用担当者などの個人を宛先にする場合は「様」を使います。「株式会社○○御中 採用担当者様」のように、「御中」と「様を」一緒に使うのは誤りです。
たとえば採用担当者の名前が分からないといった場合には、「中途採用ご担当者様」といった宛名で送付して問題ありません。部署名まではわかっているといった場合には、忘れずに部署名を記載しておきましょう。

6.正しい敬語表現を使う

お礼状もビジネスメールの一種なので、出す場合はしっかりと正しい敬語表現を使います。特にお礼状を出す相手によって表現が変わるものもあるため、使い分けられるようにしましょう。
たとえば、お礼状の相手が企業の場合は「貴社」、銀行であれば「貴行」、団体の場合は「貴団体」などが正しい表現となります。分からない場合は確認して、正しい敬語表現で文章を書けるようにしておきましょう。

7.縦書きの方がより礼儀正しい

お礼状を出す便箋・封筒のマナーでも触れましたが、お礼状をはがきや封書で送付する場合は縦書きの方が礼儀正しいです。特にビジネスシーンでは、目上の人にお礼状を出す場合、横書きの文章は失礼だと思われてしまうこともあります。そのため、はがきや封書のお礼状を送付する場合は縦書きで書くようにしましょう。

8.定型文に頼り過ぎない

お礼状は定型文を使用したお礼メールではなく、出来るだけ手書きの手紙を出す方が効果的です。テンプレートを使ってメールを出すのは簡単ですが、手書きのお礼状は手間がかかります。そのため、字の上手い下手に関係なく、丁寧に書かれたお礼状からは感謝の気持ちが伝わります。
ただし、これも企業によって考え方が異なるため、手書きのはがきや封書は読みにくいと思われる可能性があります。定型文には頼り過ぎないことを念頭に、採用担当者などのタイプから適切な手法を選択するようにしましょう。

9.誤字脱字がないか見直す

お礼状を出す前に、内容に誤字や脱字がないかしっかり見直しましょう。お礼状の中に誤字や脱字があると、ミスが多い人、仕事でも手を抜く人だと思われてしまう可能性があり、せっかくお礼状を出したのに評価を下げてしまいかねません。また、書き間違えてしまった場合は些細なミスでも修正テープなどで直さず、一から新しく書き直すようにします。特に、企業名や担当者名のミスには注意が必要です。

面接後のお礼状・お礼メールの書き方

ここからは面接後のお礼状やお礼メールの書き方について解説していきます。具体例や例文がないと上手く書けないという場合は、以下のポイントを参考にしてみてください。

お礼状に書くポイントと例文

ここでは、縦書きの場合のお礼状の書き方をご紹介します。横書きでは順番が変わりますが、中身の書き方は同じなので参考にしてください。

頭語

頭語とは、手紙の冒頭にくる挨拶のことを指します。文章を書く場合はまずは頭語から始めて、最後に末文の挨拶である結語で結ぶのが正しい書き方になります。頭語の種類としては「拝啓」「拝呈」「啓上」などの表現がありますが、お礼状では「拝啓」を使うのが一般的です。

時候の挨拶

頭語の次は時候の挨拶を書くのが決まりです。一般的に、時候の挨拶には季節感を表現する言葉を入れますが、ビジネスシーンでは季節に関わらず使えるようなフレーズが便利です。お礼状には、「貴社益々ご清栄のこととお慶び申し上げます」などの表現を使うと良いでしょう。

お礼

頭語と時候の挨拶を書いたら、次は主文に入ります。お礼状は面接をしてもらったことに対する感謝の気持ちを伝えることが目的となるため、すぐにお礼の言葉に移りましょう。自分の面接のためにわざわざ時間をとってもらったことへの感謝の気持ちを伝えます。

面接の感想

お礼の言葉を簡潔に記載したら、次に面接の際に印象に残ったことや興味を持ったこと、面接を通して得られたことなどを記載しましょう。たとえば面接の際、「面接官とのやりとりで応募企業における職種の知識などを深めることができた」というように、特に印象に残ったことを具体的に記載するのがおすすめです。

志望度の高さ

面接の感想を記載したら、次に面接によって感じた自分の志望度の高さを伝えると良いでしょう。たとえば面接での面接官とのやりとりによって、入社後に自分が貢献したい点が明らかになった、企業について理解を深めたことでより志望度が高まったといった点を文章にします。ここではしっかりと入社意欲を伝えることが大切ですが、あまり文章が長いと読むのに時間がかかってしまうため、あくまでお礼状であることを忘れず簡潔にまとめましょう。

再びお礼

最後にあらためて、面接の時間をとってもらったことへの感謝の言葉を述べましょう。最後にもう一度お礼の言葉を記載することで、より丁寧な印象を与えるお礼状になります。

結びの挨拶

手紙を書く場合、最後に結びの挨拶を述べるのが正しい書き方になります。ビジネスでもお礼状の最後には、必ず結びの挨拶を入れる必要があります。企業に対するお礼状の場合は、「貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます」のように、企業の繁栄・発展を願う言葉を入れるのが一般的です。

結語

先述の通り、手紙を書く場合は冒頭に頭語を入れ、末文に結語を置いて文章を締めくくります。結語は頭語に対応して入れる言葉なので、たとえば頭語で「拝啓」と記載した場合、結語は「敬具」で締めくくりましょう。

日付

ここまで書き終わったら、最後に「令和△△年△月△日」というように日付を記載しましょう。日付は手紙を書いた日ではなく、手紙を投函する日を書きます。封筒の裏にも投函する日付を忘れないようにしましょう。

署名

日付を書いたら、最後に自分の氏名を書きましょう。お礼メールの場合は署名として自分の名前だけでなくメールアドレスや住所なども記載しますが、お礼状の場合は住所などの連絡先を書く必要はありません。

宛名

最初に宛名を記載するメールと違い、お礼状の場合は最後に宛先の会社名や部署名、担当者名などを書きます。「△△株式会社 人事採用ご担当 △△様」といったように記載しましょう。

お礼状の例文

上記のポイントを踏まえてお礼状を書くと、以下のような例文になります。

株式会社△△ 人事部 採用ご担当者様

拝啓
貴社益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
先日はお忙しい中面接のお時間をいただき、誠にありがとうございました。
面接で伺った今後の事業の方向性についてのお話は非常に興味深く、印象に残っております。
また、営業職の詳細な業務内容や仕事のやりがいについてのお話を伺い、貴社に入社したいという気持ちが改めて強くなりました。
このような機会をいただけたことを、心から感謝しております。
今後とも、よろしくお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

令和△年△月△日
(氏名)

どれだけ内容が丁寧であっても、字が汚かったり文字の大きさが所々で違っていたりするともったいないです。内容だけでなく、字の丁寧さにも気を配って書きましょう。

お礼メールを書くポイントと例文

ここでは、お礼メールを書くポイントと例文を解説します。これまで手紙を書く機会がなかったことでお礼状を書くのを難しく感じていても、お礼メールであれば使い慣れているメールで出せるため、出しやすいという方はいるでしょう。メールは手紙よりも早く届くため、面接を受けた日に送っておけば、面接での印象がしっかりと残っているうちにプラスのイメージを追加できます。
ただし、メールは手軽に送付できる分、手書きのお礼状と比較すると丁寧な印象が薄くなる可能性がある点は留意しておきましょう。企業の中には外資系やベンチャーなど手紙よりもスピード感のあるメールの方が好ましいと感じる企業も存在するため、ケースバイケースで対応するのがおすすめです。

宛名・送り主の書き方

お礼メールの場合は、宛名は最初に記載します。会社名、部署名、担当者名を冒頭に記載しましょう。また、送り主は一番最後に署名として、自分の氏名、住所、電話番号、メールアドレスを記載します。企業に勤めていたとしても、現在の社名を記載する必要はありません。署名部分は周りをシンプルな記号で囲むなどして、本文との区切りをわかりやすくすると良いでしょう。

お礼メールの例文

以下は、メールでお礼をする場合の例文です。

件名:面接のお礼(氏名)
本文:△△株式会社
人事部 採用ご担当者様

本日面接をしていただきました、△△と申します。
本日はお忙しい中面接のお時間をいただき、誠にありがとうございました。
面接で伺った今後の事業の方向性についてのお話は非常に興味深く、印象に残っております。
また、営業職の詳細な業務内容や仕事のやりがいについてのお話を伺い、貴社に入社したいという気持ちが改めて強くなりました。
このような機会をいただけたことを、心から感謝しております。
取り急ぎ面接のお礼を申し上げたく、メールをさせて頂きました。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

-----------------------
氏名
電話番号
メールアドレス
-----------------------

上記の通り、お礼メールでも内容は簡潔に書きましょう。最後に署名をするのを忘れないように注意です。お礼状の書き方やマナーについてさらに詳しく知りたい方は、「面接後にやることとは?お礼状の書き方とマナー」のコラムもあわせてご参照ください。

面接後のお礼状に関する4つの悩み

ここでは、面接後のお礼状に関する悩みについて解説します。お礼状についてよくある疑問を抜粋したので、参考にしてみてください。

1.お礼状はメールか手書きか

お礼状はメールと手紙どちらで出してもOKです。迷ったときは、以下の点に着目して選んでみましょう。

堅い企業は手紙、効率を重視する企業はメール

企業や面接官の雰囲気を見て手紙かメールか決める方法があります。具体的には、金融やメーカーといった堅いイメージがある企業、礼儀を重んじる老舗企業は手紙がおすすめ。また面接官が年配者だと、「手書きの方が気持ちが伝わる」という考えを持っていることも考えられます。反対に、効率を重視するベンチャー企業や外資系の企業にはメールを送ると良いでしょう。IT企業やペーパーレスを掲げる企業も同様です。

それまでの連絡手段を振り返る

メールか手紙か迷ったら、面接までの企業との連絡手段を振り返るのも良いでしょう。面接の日程調整をメールで行った企業にはメール、電話や郵送で行った企業には手紙を出すという考え方があります。

すぐに伝えたいならメール、丁寧な印象を狙うなら手紙

メールは手紙と比べてすぐに送れるのがメリット。面接が終わった当日中に確実に相手に届けられます。一方手紙は、手書きの文字でより丁寧な印象を与えられるのがメリットです。面接の結果に自信がなく、すぐに企業にメッセージを伝えたい人はメール、時間がかかってもより丁寧な印象を残したい人は手紙を選ぶと良いでしょう。お礼状をメールか手紙かで迷ったときは、「面接のお礼はメール?手紙?就活マナーの基本とは」のコラムも参考にご覧ください。

2.お礼状・お礼メールはいつまでに出せば良いか

お礼状やお礼メールは面接が終わってからすぐに出すのがベストです。遅くなったとしても、面接日の翌日までには出すようにしてください。マナーの観点から見ても、お礼は早ければ早い方が好ましいです。特に郵便の場合、面接当日に投函しても到着は翌日以降になります。面接前に封筒や便箋を用意し、面接が終わったらすぐにお礼状を作成しましょう。

お礼状を早く出すべき理由

お礼状が遅くなってしまうと、面接日から時間が経ち、あなたの印象が薄くなってしまう可能性があります。採用結果を早めに出す企業もあるので、その前には面接官に目を通してもらうのが望ましいでしょう。

お礼メールを送る時間

お礼メールに限らず就職・転職活動中のメールは、会社の営業時間内に送信すると安心です。人によっては、メールの送信時間まで気にする必要はないという意見もありますが、感覚は人それぞれ。メールを送った相手が気にするタイプだということも十分あり得ます。求職中はどのような結果になっても後悔がないよう、出来るだけリスクを排除するのが良いでしょう。

お礼状の宛名は面接官か採用窓口

面接官の連絡先が分かる場合は、直接面接官にお礼状やメールを送っても大丈夫です。分からない場合は、採用担当窓口を宛先にしましょう。その場合、宛名は「△△株式会社 人事部 採用ご担当者様」などでOK。本文中に担当してくれた面接官の名前を書き入れましょう。

3.お礼状・お礼メールは面接官全員に出すべきか

面接官が複数いた場合、面接官全員にお礼状やメールを送るのではなく代表者1名に送るようにしましょう。また、その際に面接官の名前や役職名を間違わないように注意。ビジネスにおいて、相手の名前を間違うことは失礼な行為となります。名前が分からない場合は「採用担当者様」にして送っても問題ありません。

4.複数回の面接に毎回お礼状を出すべきか

一次選考、二次選考などそれぞれの面接後にお礼状やお礼メールを出しても問題ありませんが、毎回同じような文章を送っているとマイナスの印象を与えてしまう可能性があります。毎回お礼状を出す場合は、面接ごとに感じたことを一言でも良いので添えるようにしましょう。

企業とのやり取りが不安な方、就職活動のマナーに自信がない方は、就職・転職エージェントのハタラクティブにご相談ください。ハタラクティブでは専任のアドバイザーがカウンセリングを行い、就職や転職に関する不安解消を手助け。条件に合った求人紹介はもちろん、面接対策や書類添削も丁寧に行います。サービスはすべて無料なので、お気軽にお問い合わせください。

関連タグ

  • arrow