面接後にお礼状を出す意味とは?感謝と入社意欲を伝える書き方

面接後にお礼状を出す意味とは?感謝と入社意欲を伝える書き方の画像

【このページのまとめ】

  • ・面接後のお礼状は必須ではない
  • ・必須ではないが、選考に影響する可能性もゼロではない
  • ・面接後のお礼状は感謝を伝えるものなので、自己PRを入れすぎない
  • ・お礼状はメールと手紙のどちらでも良い
  • ・お礼状の宛名は面接官もしくは採用担当窓口

面接が終わった後、お礼状を出すか考えたことはありますか?
お礼状は「礼儀にかなった丁寧な人」という印象を与えるアイテムです。このコラムでは、面接後にお礼状を書く際のポイントや注意点、具体的な書き方を解説。合わせてお礼メールについても説明します。
お礼状・お礼メールはビジネスシーンのあらゆる場面で重宝するもの。この機会に正しい書き方について学びましょう!

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面接後のお礼状は必須ではない

面接後のお礼状は、必ずしも出さなければならないものではありません。
出さないからと言って、礼儀がなっていないと判断されることはまずないでしょう。
面接で失敗してしまい、挽回できないかとお礼状を出す人もいるようですが、お礼状で合否が変わることは、実際にはあまりないようです。

お礼状が採否に影響するパターン

しかし、1つの採用枠に対して同じような評価の応募者が集まっている場合、お礼状を出したことで有利になる可能性もゼロではありません。また、あなたが合否ラインの微妙なところにいる場合、お礼状が決め手となって採用が決まる可能性もあるでしょう。なぜならお礼状を書くことで、志望意欲の高さや礼儀正しさが伝わるからです。
お礼状は感謝の気持ちを示すものなので、受け取った側が悪い気持ちになることはありません。少しでも印象が上がって採用につながる可能性があるなら、お礼状でアピールするのも1つの方法でしょう。

お礼状に書く内容

お礼状は感謝の気持ちを伝える書面なので、まずは面接の時間をとってくれたことへのお礼を盛り込みます。それから、面接の感想や、面接を通してさらに志望意欲が高くなったことを伝えると好印象です。

お礼状は簡潔に

お礼状は礼儀正しい印象になるといっても、あまり長文だと相手の時間を奪ってしまいます。採用担当者は他の仕事と併行して採用業務を行うことも多く、長文のお礼状は「相手に対する配慮がない」と取られる恐れもあるでしょう。お礼状の文章は簡潔に、便箋1枚におさめるのが理想です。

お礼状で過剰なアピールをしない

お礼状は志望意欲のアピールに使えますが、あまり直接的な自己アピールをするのは好ましくありません。本来、企業に伝えたいアピールは面接でするものです。お礼状で自己アピールをするのは、「感謝の気持ちを伝える」という本来の趣旨から外れるので避けましょう。担当者によっては、「打算的」と受け取られ、かえって感謝の気持ちが伝わらなくなります。

お礼状はメール・手紙のどちらでもOK

お礼状はメールと手紙どちらで出してもOKです。迷ったときは、以下の点に着目して選んでみてはいかがでしょうか。

堅い企業は手紙、効率を重視する企業はメール

企業や面接官の雰囲気を見て手紙かメールか決める方法があります。
具体的には、金融やメーカーといった堅いイメージがある企業、礼儀を重んじる老舗企業は手紙がおすすめ。また、面接官が年配者だと、「手書きの方が気持ちが伝わる」という考えを持っていることも考えられます。
反対に、効率を重視するベンチャー企業や外資系の企業にはメールを送ると良いでしょう。IT企業やペーパーレスを掲げる企業も同様です。

それまでの連絡手段を振り返る

メールか手紙か迷ったら、面接までの企業との連絡手段を振り返るのも良いでしょう。面接の日程調整をメールで行った企業にはメール、電話や郵送で行った企業には手紙を出すという考え方があります。

すぐに伝えたいならメール、より丁寧な印象を狙うなら手紙

メールは手紙と比べてすぐに送れるのがメリット。面接が終わった当日中に確実に相手に届けられます。一方手紙は、手書きの文字でより丁寧な印象を与えられるのがメリットです。
面接の結果に自信がなく、すぐに企業にメッセージを伝えたい人はメール、時間がかかってもより丁寧な印象を残したい人は手紙を選ぶと良いでしょう。

お礼状・お礼メールはすぐに出す

お礼状は面接が終わってから、すぐに出すのがベストです。遅くなったとしても、面接日の翌日までには出すようにしてください。
特に郵便の場合、面接当日に投函しても到着は翌日以降になります。面接前に封筒や便箋を用意し、面接が終わったらすぐにお礼状を作成しましょう。

お礼状を早く出すべき理由

お礼状が遅くなってしまうと、面接日から時間が経ち、あなたの印象が薄くなってしまう可能性があります。
採用結果を早めに出す企業もあるので、その前には面接官に目を通してもらうのが望ましいでしょう。

お礼メールを送る時間

お礼をメールで送る場合は、送信する時間帯も考えなければなりません。
面接当日だからと言って、深夜に送信するのは「常識がない」という印象を与える恐れがあります。パソコンのメールアドレスに送ったとしても、スマホと同期している場合は着信が入ってしまうでしょう。
就職・転職活動中のメールは会社の営業時間内に送信すると安心です。人によっては、メールの送信時間まで気にする必要はないと言う意見もありますが、その感覚は人それぞれ。メールを送った相手が気にするタイプだということも十分あり得ます。
就活中はどんな結果になっても後悔がないよう、できるだけリスクを排除するのが良いでしょう。

お礼状の宛名は面接官か採用窓口

面接官の連絡先が分かる場合は、直接面接官にお礼状(メール)を送ってOKです。分からない場合は、採用担当窓口を宛先にしましょう。その場合、宛名は「〇〇株式会社 人事部 採用ご担当者様」などでOK。本文中に担当してくれた面接官の名前を書き入れましょう。
面接官が複数いた場合は1人1人の名前が分からないことが多いですが、その際は面接してくれた全員に宛てるつもりでお礼状を書きます。

お礼状を出す便箋・封筒のマナー

手紙でお礼状を出す場合のマナーをお伝えします。

便箋・はがきの選び方

お礼状には白色で無地のはがきもしくは便箋を使います。無地といっても、便箋は罫線が入ったものでOK。便箋で個性を出したいという人がいるかもしれませんが、柄が入ったものはビジネスシーンにふさわしくないので避けてください。便箋のサイズに厳密な決まりはありませんが、B5またはA5が適しています。便箋を入れる封筒は長形4号を選び、便箋は三つ折にして入れましょう。
なお、便箋とはがきはどちらが良いということはないので、書きやすさや文章量などで選べばOKです。

お礼状は横書き・縦書きどちらでも良い

お礼状は横書き・縦書きのどちらでも構いません。ただし、横書きと縦書きでは手紙の構成が微妙に異なるので注意してください。
横書きの場合は、「宛名→頭語(拝啓)→本文→結語(敬具)→日付、自分の氏名」、縦書きの場合は、「頭後(拝啓)→本文→結語(敬具)→日付、自分の氏名→宛名」となります。
特に縦書きの順番は書き慣れない人が多いので、横書きの作法と混同しないように気をつけましょう。

お礼状’は「拝啓」から書き始めよう

ここでは、縦書きの場合のお礼状の書き方をご紹介します。横書きでは順番が変わりますが、中身の書き方は同じなので参考にしてください。

頭語

頭語とは、手紙の冒頭にくる挨拶のこと。「拝啓」「拝呈」「啓上」などの表現がありますが、お礼状では「拝啓」を使うのが一般的です。

時候の挨拶

頭語の次は時候の挨拶を書くのが決まりです。普通、時候の挨拶には季節感を表現する言葉を入れますが、ビジネスシーンでは季節を問わずに使えるフレーズが便利です。
お礼状には、「貴社益々ご清栄のこととお慶び申し上げます」などの表現を使えば良いでしょう。

お礼

時候の挨拶を書いたら、すぐにお礼の言葉に移りましょう。面接の時間をとってもらったことへの感謝の気持ちを伝えます。

面接の感想

次に、面接で印象に残ったことや興味を持ったこと、面接を通して得られたこと(職種に関する知識など)を書きます。

志望度の高さ

続けて、志望度が高まった旨を書き、入社意欲を伝えましょう。「入社したい!」という気持ちが強いと長くなりがちですが、あくまでお礼状であることを忘れず簡潔にまとめます。

再びお礼

最後に再び面接の時間をとってもらっことへの感謝を伝えます。

結びの挨拶

お礼状には必ず結びの挨拶を入れます。「貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます」のように、企業の繁栄・発展を願う言葉を入れるのが一般的です。

結語

頭後に対応して入れる言葉。拝啓の場合は「敬具」を入れます。

日付

手紙を投函する日付を書きましょう。

署名

自分の氏名を書きます。住所などの連絡先を書く必要はありません。

宛名

会社名、部署名、担当者名などを書きます。

お礼状の例文

最後に、横書きの場合のお礼状の例文とお礼メールの例文をご紹介します。

横書きのお礼状例文

株式会社〇〇 人事部 採用ご担当者様

拝啓
貴社益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
先日はお忙しい中面接のお時間をいただき、誠にありがとうございました。
面接で伺った今後の事業の方向性についてのお話は非常に興味深く、印象に残っております。また、営業職の詳細な業務内容や仕事のやりがいについてのお話を伺い、貴社に入社したいという気持ちが改めて強くなりました。
このような機会をいただけたことを、心から感謝しております。
今後とも、よろしくお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

令和〇年〇月〇日
田中太郎

お礼メールの書き方

お礼状をメールで送る場合、頭語と結語、時候の挨拶は必要ありません。署名は氏名だけではなく、メールアドレスや電話番号といった連絡先を入れましょう。また、件名は本文の内容と誰からのメッセージなのかがひと目で分かるものにしてください。
メールは画面が文章で埋まると読みにくいので、適度に改行を加えるのがポイントです。

お礼メールの例文

件名:
面接のお礼(田中太郎)

本文:
〇〇株式会社
人事部
採用ご担当者様

本日面接をしていただきました、田中太郎と申します。
本日ははお忙しい中面接のお時間をいただき、誠にありがとうございました。
面接で伺った今後の事業の方向性についてのお話は非常に興味深く、
印象に残っております。
また、営業職の詳細な業務内容や仕事のやりがいについてのお話を伺い、
貴社に入社したいという気持ちが改めて強くなりました。
このような機会をいただけたことを、心から感謝しております。
取り急ぎ面接のお礼を申し上げたく、メールをさせて頂きました。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

-----------------------
田中太郎
tarou.tanaka@abc.com
090-0000-0000
-----------------------


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