面接希望日は何日後を指定する？メールでの伝え方を解説！

「面接希望日を聞かれたら何日後を指定するの？」と気になる方もいるでしょう。面接希望日を聞かれた際には、3〜14日後を目安に指定するのがおすすめです。このコラムでは、面接希望日の指定が遅いと選考で不利になるのかどうかについても解説。面接希望日を聞かれた際のメールでの返信の仕方や、すぐに日程を決められないときの対処法も紹介するので、ぜひご一読ください。

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面接希望日を聞かれたら何日後を指定する？

面接希望日を聞かれた際には、3〜14日後を目安に指定するのがおすすめです。企業側は採用プロセスを効率的に進めたいと考えているため、あまり先の日程を提案するとスケジュールが合わない可能性があります。指定する面接希望日が早過ぎると、企業側の準備時間が足りなくなることもあるため注意しましょう。
3〜14日後にどうしても都合が合わない場合は、事情を簡単に伝えたうえで少し先の日程を提案し、「ほかの日程も調整可能です」と付け加えると柔軟な印象を与えられる可能性があります。

面接希望日程が遅いと不利になる？

面接希望日程が遅いと、必ずしも不利になるわけではありません。しかし、可能であれば早めの日程を提示するのがおすすめです。企業は採用をスムーズに進めたいと考える傾向があるため、日程を遅く指定するとほかの候補者が先に進み、採用が決まる可能性があるからです。
ただし、遅めの日程を伝える場合は、「現職の都合で調整が必要」といった形で伝えると、配慮を示せるでしょう。

面接希望日を聞かれたらメールでどう返信する？

ここでは、面接希望日を聞かれた際のメールでの返信の仕方を解説します。どのように返信するのか分からない場合は、ぜひ参考にしてみてください。

面接希望日を伝える場合

採用担当者がスケジュール調整しやすいよう、できるだけ多くの希望日を挙げましょう。最低でも3つ以上希望日を提示するのが基本です。
時間帯についても1〜2時間だけを候補に挙げるのではなく、「午前10〜午後3時まで」「午後1〜午後5時まで」などできるだけゆとりのある時間を提示しましょう。

面接日が指定されている場合

ここでは、指定日に行けるときと都合が合わないとき、それぞれどのような返信をするのかポイントを解説します。
面接日は、企業側に候補日を提示されるのが一般的です。自分の都合が合えばベストですが、どうしても都合がつかないこともあるでしょう。

指定日に面接できるとき

指定日に都合がつくときは、面接日を調整してもらったお礼と承諾についてのメールを送ります。

双方の認識違いを防止するために具体的な日時を記載しておきましょう。

指定日に都合がつかないとき

どうしても都合がつかず日にちを変更したい場合、メールに謝罪文を添えるのが無難です。
日程変更のお願いとともに、自分の都合が良い希望日を3つ以上挙げておきましょう。

先に触れたように、採用担当者は面接をするだけが仕事ではありません。
ほかの応募者の面接や書類選考、そのほかの業務などを調整したうえで提示してもらった候補日になります。日程変更は企業側に迷惑を掛ける行為となり得るため、「本当に調整しないと無理なのか」を慎重に検討することが大切です。

確定している面接日を変更したい場合

日程変更をお願いする際は、まずお詫びと事情を簡潔に伝え、企業への配慮を示しましょう。

新たに希望日を複数提示し、相手が選びやすくすることが大切。「急なお願いとなり恐縮ですが」などの表現も加えると丁寧な印象を与えられる可能性があります。

面接を辞退したい場合

面接を辞退する際は、まず感謝の意を伝え、できるだけ早く連絡することが重要です。

「申し訳ございません」「今後のご縁を」などの表現で丁寧な姿勢を示すと、企業に誠意が伝わりやすいでしょう。

面接日程についての返信がなく問い合わせる場合

企業からの返信がない場合、まず丁寧に確認の依頼をすることが大切です。

企業からの返信がなく問い合わせる場合は、「お忙しいところ恐れ入りますが」といった配慮の言葉を添えるようにしましょう。また、採用担当者が連絡しやすいよう、「ご都合に合わせて対応します」と柔軟な姿勢を示すのもおすすめです。

「面接日程がいつでも良いときのメール例文は？基本の書き方と返信マナー」のコラムでは、メールで面接の日程調整をする場合の例文をまとめているので、あわせてチェックしてみてください。

面接希望日をすぐに決められないときは？

転職の場合は、現職の仕事の状況で日程を決めづらく、面接希望日をすぐに決められないこともあるでしょう。落ち着いて返信できるよう、以下のポイントを押さえて参考にしてみてください。

可能な限り早く一報入れよう

日程をすぐに決められない場合は、できるだけ早くその旨を伝えましょう。基本的には、採用担当の方が面接の日程を調整しており、候補者ごとにスケジュールを調整する手間が掛かります。そのため、早めに自分の状況を伝えておくと、採用担当の方がほかの候補者との日程調整を進めやすくなるでしょう。

メールの内容は明確かつ簡潔に理由を伝えるものにしよう

面接希望日をすぐに決められない旨を伝える場合、相手に分かりやすく、シンプルなメールを心掛けることが重要です。採用担当者にとって、簡潔で必要な情報がそろったメールは読みやすく、好印象を与えやすい傾向があります。
面接希望日をすぐに提示できないときのメールは、基本となる挨拶や結び、署名のほかに、以下の内容を記載しましょう。

• ・お詫び
• ・スケジュールの調整が遅れる理由
• ・スケジュールの目処が立つ日

採用担当者がメールを開いたときに、「面接日程調整のお願い」が分かるように、主旨を冒頭で伝えるのがおすすめです。「面接日程の調整が必要」といった要件を最初に明記しましょう。
また、理由はシンプルに「日程確認のため」「現在調整中」など、面接日を決める時間が必要なことが相手に伝われば問題ありません。

面接希望日をメールで伝える際の注意点

ここでは、面接希望日をメールで伝える際の注意点をまとめました。どのようなことに気をつけるのか分からない場合は、ぜひチェックしてみてください。

24時間以内に返信する

面接希望日を伝える際は、採用担当者からのメールになるべく早く返信することが大切です。理想としては24時間以内、可能であれば当日中の返信がおすすめ。企業は複数の候補者とスケジュールを調整しており、返信が早いとほかの候補者との調整もスムーズに進むでしょう。

また、迅速な対応により、企業に対して誠実で熱意がある印象を与えられる点も重要です。返信が遅れると、「応募の意欲が低い」「レスポンスが悪い」と判断され、選考に悪影響が出る可能性もあるため、スケジュールが合わない場合でも早めに一報を入れるようにしましょう。

基本は営業時間内に返信する

返信する時間帯は、企業の営業時間内が無難です。採用担当者の就業時間中にメールをすることでスムーズなやり取りが期待できます。
午前9〜午後6時までを営業時間としている企業が一般的ですが、自分の想像で判断せずに応募している企業の営業時間を確認しておきましょう。

メールは電話と違って相手が不在であっても連絡をするのに支障がないツールです。必ずしも営業時間内に返信する必要はなく、24時間いつ返信してもマナー違反にはなりません。
早めに送信しておくことで採用担当者が出社したときに内容を把握できるからです。深夜にメールが来ていることに気づいた場合は、営業時間にこだわり過ぎずに返信しましょう。

ただし、在職中の方が営業時間内に返信すると「現職の仕事を蔑ろにしているのか」と思われることもあるようです。
在職中の方は、基本的には営業時間内の返信がベターであることを認識しつつ、自分が落ち着いて返せるときにしましょう。

面接の希望日は3つ以上挙げる

面接の希望日を挙げる際は、3つ以上がおすすめです。企業の担当者が面接の調整をしやすいように、時間帯も記載するとより丁寧な印象につながる可能性があります。たとえば「○月×日（△曜）午前中」「○月×日（△曜）午後」など、できる限り幅広い日程で提案すると、採用担当者もスケジュールを調整しやすいでしょう。

適度な改行で読みやすさを意識する

メールでは、読み手が内容を一目で理解できるよう、改行や段落を適切に入れることが大切です。面接希望日や挨拶、謝辞、連絡先など、話題ごとに段落を分け、1段落は2〜3行程度に抑えると内容が視覚的にまとまりやすくなるでしょう。
また、箇条書きを使うとさらに分かりやすくなるため、希望日はリスト形式で記載するのがおすすめです。

正しい敬語を使用する

ビジネスメールでは敬語の使い方が重視される傾向があります。誤った敬語を使うと印象が悪くなる可能性もあるため、基本的な敬語表現を確認してから送信しましょう。たとえば、「ご連絡いただきありがとうございます」や「面接日程のご提案をいただき、感謝申し上げます」といった表現を使用します。また、「○○させていただきます」「〜させていただければと思います」といった謙譲語を適切に使うことも重要ですが、過剰に使うと不自然になるので注意が必要です。

メールで面接の日程調整をする際の注意点を知りたい方は、「面接の返信メールの基本マナーとは？日程調整する際の例文や注意点を紹介」のコラムも参考にしてみてください。

面接希望日を伝える際に避けること

ここでは、面接希望日を採用担当者に伝える際に避けることをまとめました。企業側に面接希望日を伝える際は、参考にしてみてください。

面接希望日を聞かれて土日のみ挙げるのは避ける

面接希望日を聞かれた際に、土日だけを提示すると「平日での面接が難しいのか」と捉えられかねません。すべての企業が土日に面接対応しているわけではないからです。可能であれば平日を含めた希望日を挙げるのがおすすめです。どうしても平日が難しい場合は、事前にその理由を説明し、配慮をお願いすると丁寧な印象になるでしょう。

詳細な時間まで指定するのは避ける

希望日時を提示する際に「午前11時」や「午後3時半」など、具体的な時間まで指定するのは避けるのが無難です。企業がその時間帯に調整できない場合に別の候補を聞く手間が発生します。「午前中」「午後」などのように、幅をもたせて提示すると配慮が伝わるでしょう。

複数社に同じ希望日を伝えるのは避ける

複数の企業に同じ日程を提示すると、面接が重なるリスクがあるので避けるのがおすすめです。どちらか一方を急遽キャンセルせざるを得なくなることもあります。企業に迷惑を掛ける行為とみなされる可能性があるため、複数社に面接の希望日を伝える際は、異なる日程を提示しましょう。
特に選考が進むにつれてスケジュールが立て込むことがあるため、事前に他社の面接予定も確認しておくと安心です。

明日や明後日を指定するのは避ける

翌日や2日後など直近の希望日を挙げると、企業が日程を組む時間がなく、返答までに時間が掛かる場合があります。企業側も面接に向けて準備が必要なため、希望日は少なくとも3日以上の余裕をもって提示するのがおすすめです。直近の日程しか空いていない場合は、予備日を広く設けておきましょう。

直前のキャンセルは避ける

確定した面接日を直前でキャンセルすると、企業側の準備や予定が無駄になりかねません。やむを得ず変更が必要な場合は、キャンセルが決まった時点でできるだけ早く連絡を入れ、謝意と共に新たな希望日を提示するのが礼儀です。連絡が遅れると、次回面接日程の再調整も難航する恐れがあるため、誠意をもって早めに対応しましょう。

希望日を挙げずに「いつでも良い」と書くのは避ける

「いつでも良い」と記載すると、企業側が面接日を一方的に決めるような形になり、配慮が欠けていると受け取られる可能性があります。少なくとも3つ以上の希望日を挙げ、具体的なスケジュールを提示することで、企業側に「対応しやすい」「調整の手間が省ける」という印象を与えられるでしょう。

「企業メールへの返信マナーを解説！時間や日程調整を伝える際の例文も紹介」のコラムでは、企業にメールで返信するときの注意点をまとめているので、ぜひチェックしてみてください。

面接希望日をメールで伝えるときのポイント

面接希望日をメールで送るときに注意するポイントがあります。項目ごとに基本的な注意点をまとめたので、ぜひチェックしてみてください。

件名

社会人のなかには、1日に何十件、何百件とメールを受信する方もいるでしょう。そのため、一目で用件が分かるよう、件名だけで内容が判断できる工夫が必要です。
具体的には、「面接の日程について　○○（フルネーム）」のように、内容をシンプルにまとめた文章+名前を件名に入れるのが分かりやすいでしょう。

さらに、緊急時や重要な用件であるときは、【緊急】【至急】【重要】などすぐに読んでほしいことが分かる言葉を文頭につけておくと、優先してチェックしてもらえる可能性があります。

返信機能を使って返す場合

企業側から来たメールにそのまま返信する際は、「Re:面接のご案内」というように自動で「Re:」の表記が件名につきます。「Re:」はついたままでも消してもどちらでも問題ありません。
自分と相手とのメールの往復によって「Re:Re:Re:」と表記が増えていくため、件名が読みづらくなる場合は1〜2個に減らしましょう。

本文内容の順番

メールの本文内容は、「宛名」「名乗り」「挨拶文」「本文（用件）」「締めの挨拶」「署名」の順番で記載するのが一般的です。
順番がバラバラであったり挨拶文が抜けていたりすると、「読みづらい」「マナーができていない」と評価されたりする可能性があります。用件を伝えるだけでなく、前後の内容についても丁寧に書くことを心掛けましょう。

宛名は略称を使用しない

応募先の企業名は正式名称で記載する必要があります。（株）や（有）はそれぞれ「株式会社」「有限会社」の略称です。
企業側が社名を記すときに（株）や（有）という表記を使用していることがあるので、間違えないよう注意しましょう。

また、担当者の部署名やフルネームも忘れずに記載しましょう。理由は、部署名やフルネームが記載されていることで受信者が自分宛てであると確認できるためです。ほかの人に誤って送信したときのトラブルを防ぐ役割もあります。

名乗り

宛名同様、自分もフルネームで名乗りましょう。ビジネスシーンでは、自分が所属している企業名や、部署名も添えることで同じ名前の人と混同するトラブルを防ぎやすくなるようです。

署名

署名とはメールに関する問い合わせ先を記載する、名刺のような役割のもの。署名がないと、連絡してもらうときに相手に手間を取らせたり、ビジネスマナーを疑われたりすることも考えられます。
署名に記載する項目は、以下の通りです。

• ・名前
• ・郵便番号
• ・住所
• ・電話番号
• ・メールアドレス

ビジネスシーンではこれらに加え、所属する企業名と部署名、企業の連絡先も記載しておきましょう。

問い合わせをするときには、「送信したメールにそのまま返信すれば良いのでは」「冒頭で挨拶しているし名前を改めて書く必要はないはず」と思うこともあるでしょう。しかし、メールの最後に署名をすることは礼儀です。
この署名がないことで、ウイルスやなりすましなどによるメールではないことが判断しやすくなります。
また、担当者がメール以外での連絡方法を使ってやり取りしたいときや、自分以外の人に本文を転送したいときに、署名があることで本来の送信元が誰なのかも分かりやすくなるでしょう。

引用文は消さない

プライベートでは全文消す場合も、ビジネスにおいては消さないほうが無難です。返信の機能を使うと、メールの設定次第では自動的に本文内に引用文が入ることがあります。
引用文が記載されていることで、これまでの経緯を簡単に振り返れるため、以前のメールを探す手間が省けるでしょう。

絵文字や記号を使って装飾しない

ビジネスメールでは、絵文字や記号などを使って装飾しないのがおすすめです。
「！」（感嘆符/ビックリマーク）「？」（疑問符/クエスチョンマーク）などの使用も避けましょう。企業側に「○○をお願いできますでしょうか」と伺いを立てるときも、「？」がなくても意図は充分伝わります。

メールアドレス

転職活動に在職中の会社のメールアドレスを使用するのは避けましょう。会社のメールアドレスではなく、個人のものを使用する必要があります。

個人のメールアドレスの場合もプライベート用のものは避け、転職活動用のフリーアドレスを取得するのが有効です。
また、メールアドレスはシンプルなものがおすすめ。名前を使用したアドレスだと、担当者も一目で誰からのメールなのか分かりやすくなります。

面接の日程をメールで調整する際のポイントを知りたい方は、「面接の日程調整で送るメールの件名は？返信例文とビジネスマナーを解説」のコラムもぜひご一読ください。

面接希望日をメールで伝える際に間違いがちな日本語

面接希望日をメールで伝える際に、気を遣い過ぎて誤った日本語を書く場合があるようです。
また、漢字や数字などの表記が揺れて、読みにくい文章となっていることに気づかない場合も考えられます。ここでは、メールを送る際に間違いやすい日本語をまとめたので、ぜひご一読ください。

了解しました

承諾を意味する言葉で、目上の人に対して使うのは失礼とされています。「承知いたしました」「かしこまりました」などを使用しましょう。

お世話様です

「お世話様です」「ご苦労様です」なども目上の人に対して使う言葉ではありません。
「いつもお世話になっております」と書きましょう。

すみません

「すみません（すいません）」は口語のため、ビジネスメールでの使用は避けるのが無難です。
謝るときは「申し訳ございません」、感謝の気持ちを伝えたいときは「ありがとうございます」と書きましょう。

下さい

「下さい」という漢字表記は英語で表すと「give」に当てはまります。
つまり、「お菓子を下さい」「飲み物を下さい」など請求の意をもって使われる言葉ということです。
一方、「ください」という平仮名での表記は英語で表すと「please」。「ご確認ください」「お越しください」など尊敬語、丁寧語としての使用や、お願いごとをするときに用いられます。

～になります

「〜になる」は、物事が変化するときに使う言葉です。漢字に変換すると「〜に成る」と書けるでしょう。
そのため、メールに資料を添付する際に、「こちらが確認していただきたい資料になります。」という使用方法は間違いといえます。「こちらが確認していただきたい資料です。」と書きましょう。

1週間/一週間

文章のなかに、「1」と「一」など算用数字と漢数字が混ざって記載されていると、読み手は違和感をもつこともあるようです。どちらか一方に統一して表記しましょう。

御社

セミナーや面接などで会話するときは「御社」と表現しても問題ありません。しかし、メールにおいては「貴社」と書くのが一般的です。

御中

「御中」とは、送る相手が特定の人物でないときに使う言葉。たとえば、担当者が分からない場合「株式会社○○　御中」「株式会社○○　人事部　御中」というように使います。
担当者名が分かっている場合は、「株式会社○○　人事部　○○様」と書きましょう。
「面接の日程調整メールの返信の書き方は？ビジネスマナーや例文をご紹介」のコラムでは、面接の日程調整メールのビジネスマナーをまとめているので、あわせて参考にしてみてください。

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面接希望日を聞かれた場合によくある質問

ここでは、面接希望日を聞かれた場合によくある質問をまとめました。Q&A形式で答えるので、ぜひチェックしてみてください。

面接希望日を聞かれたら土日も候補に挙げて良いの？

企業によって土日対応が可能な場合もありますが、一般的には平日のほうがスケジュールを合わせやすい傾向があります。
土日しか候補を出せない場合、面接できるかどうかを事前に確認し、可能であれば平日もあわせて候補に挙げるのが無難です。特に、土日のみの提示は企業側が柔軟に調整できない場合もあるため注意しましょう。

転職活動中における面接の日程調整は何日後が良いの？

3〜14日後を希望するのがおすすめです。転職活動はスピードを重視されることもあるため、あまりに日程が先になり過ぎると企業からの印象が低下する可能性もあります。可能な限り早い日程での調整を心掛けましょう。

面接希望日を決めるメールは重要？

面接希望日を決めるメールは重要といえます。
面接希望日のメールは応募者の第一印象に影響する可能性があるため、迅速で丁寧な返信を心掛けましょう。なるべく24時間以内に返信することを心掛け、礼儀正しい言葉遣いで希望日を複数提示するのがおすすめです。

面接の日程が確定したらお礼メールは必要？

面接の日程が確定したらお礼メールを送るのが無難でしょう。お礼メールを送ると、企業に対して好印象を与えられる可能性があります。面接日が確定したことへの感謝を伝え、当日に向けての意気込みを簡潔に述べると丁寧です。
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