面接辞退の電話が繋がらないときはどうする？対処法やメールの例文を解説！

「面接辞退の連絡をしたいのに、企業の担当者に電話が繋がらない…」と困った経験がある方もいるでしょう。面接辞退の電話が繋がらない際は、連絡が取れないまま辞退するのは避け、メールで取り急ぎ用件を伝えることが重要です。このコラムでは、面接辞退の電話が繋がらない場合の対処法や連絡の仕方などを解説します。転職活動の際にお役立てください。

面接辞退の電話が当日繋がらないときはどうする？

面接辞退の電話が繋がらない場合は、連絡が取れないままにするのは避け、すぐにメールで詳細を連絡しましょう。そのあと、時間を空けてから再度電話をかけ直してみてください。以下では、面接辞退の電話が当日繋がらないときのポイントを解説します。

採用担当者にメールをする

面接辞退の電話が当日繋がらない場合は、速やかに企業の採用担当者にメールをしてください。その際は、「メールで連絡せざるを得ないこと」へのお詫びを入れましょう。メールは会社の営業時間内にするのが望ましいものの、時間外に取り急ぎ用件を伝え、後ほど電話をする旨を告げても構いません。

時間を置いて電話をかけ直してみる

当日の面接辞退はメールだと採用担当者が見逃す可能性があるため、電話連絡が基本です。電話が繋がらない場合は、メールを送ったあと営業時間内にもう一度電話をかけ直してみましょう。電話が繋がった場合は先ほどメールを送った旨を伝えたうえで、あらためて面接辞退のお詫びを伝えてください。

面接辞退の電話が繋がらない場合のメールの例文

ここでは、面接辞退の状況別に4つの例文を紹介します。自分の状況に近いものを見て、メール作成の参考にしてみてください。

1.他社から内定をもらった場合

他社から内定をもらったことが理由で面接辞退の連絡をする場合は、メールで以下のように伝えましょう。

件名：面接辞退のお願い　氏名

△△株式会社
人事部　採用ご担当△△様

お世話になっております。
△月△日△時より面接のお時間を頂戴している△△（氏名）と申します。

誠に恐縮ですが、先日他社から内定のご連絡を受け、そちらでお世話になることを決心いたしました。そのため、この度面接を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
お忙しいところ面接の機会を与えていただきましたのに、このような結果となり大変申し訳ありません。
身勝手で恐れ入りますが、何卒ご理解とご容赦を賜りますようお願い申し上げます。
本来直接お詫びすべきでございますが、メールでの連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら貴社の益々のご発展、ご活躍を祈念しております。

（氏名）
（郵便番号）
（住所）
（電話番号）
（メールアドレス）

メールの最後には署名を入れることで、より丁寧な内容になります。メールソフトには署名を編集できる機能があるため、氏名・郵便番号・住所・電話番号・メールアドレスの順で記載しましょう。

2.会社の理念や方向性にギャップを感じた場合

企業との相性や方向性に疑問を感じたことから面接辞退を申し出る際には、伝え方に注意が必要です。以下の文章を参考にしてみてください。

件名：面接辞退のお願い　氏名

△△株式会社
人事部　採用ご担当△△様

お世話になっております。
△月△日△時より面接のお時間を頂戴している△△（氏名）と申します。

誠に恐縮ですが、企業理解を深めていったところ応募時に思い描いていたイメージと相違点があり、自分が目指す方向性を考慮した結果、貴社への貢献は難しいと感じました。
そのため、この度の面接を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
お忙しいところ面接の機会を与えていただきましたのに、このような結果となり大変申し訳ありません。
身勝手で恐れ入りますが、何卒ご理解とご容赦を賜りますようお願い申し上げます。
本来直接お詫びすべきでございますが、メールでの連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら貴社の益々のご発展、ご活躍を祈念しております。

（氏名）
（郵便番号）
（住所）
（電話番号）
（メールアドレス）

面接予定の会社と合わないと感じた場合は、あくまで自分の側に原因があるとするのが無難です。「企業への理解を深めたうえで、自分の想定していたイメージと違っていたこと」を伝えれば、自分に対する企業からのマイナスイメージは少なくなるでしょう。直接的に「合わないと思った」と書くのは失礼な表現であり、避けるのが賢明です。

3.体調不良で面接を辞退する場合

体調不良を理由に面接辞退をする場合は、そのことを正直に伝えましょう。

件名：面接辞退のお願い　氏名

△△株式会社
人事部　採用ご担当△△様

お世話になっております。
△月△日△時より面接のお時間を頂戴している△△（氏名）と申します。

大変申し訳ありませんが、体調を崩してしまい現在△日の面接を受けるのは難しいと感じております。よって、この度の面接を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
お忙しいところ面接の機会を与えていただきましたのに、このような結果となり大変申し訳ありません。
身勝手なお願いで恐れ入りますが、何卒ご理解とご容赦を賜りますようお願い申し上げます。
本来直接お詫びすべきでございますが、メールでの連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら貴社の益々のご発展、ご活躍を祈念しております。

（氏名）
（郵便番号）
（住所）
（電話番号）
（メールアドレス）

体調不良によりやむを得ずキャンセルするときは、面接日時の再設定を担当者に聞かれることがあります。別日に面接を受けたい場合は希望の日時を伝え、長期的な体調不良により面接は不可能と判断した場合はその旨を伝えましょう。この例文は基本の文面であり、面接の再設定をしたい場合はその内容を加えても構いません。

4.家庭の事情など個人的な理由で辞退する場合

やむを得ない事情で面接辞退を申し出る場合は、可能な範囲で正直に伝えることで、企業の理解を得やすくなるでしょう。以下の文章を参考にしてみてください。

件名：面接辞退のお願い　氏名

△△株式会社
人事部　採用ご担当△△様

お世話になっております。
△月△日△時より面接のお時間を頂戴している△△（氏名）と申します。

誠に恐縮ですが、家庭の事情により就業が困難な状況となりましたため、この度の面接を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
お忙しいところ面接の機会を与えていただきましたのに、このような結果となり大変申し訳ありません。
身勝手なお願いで恐れ入りますが、何卒ご理解とご容赦を賜りますようお願い申し上げます。
本来直接お詫びすべきでございますが、メールでの連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら貴社の益々のご発展、ご活躍を祈念しております。

（氏名）
（郵便番号）
（住所）
（電話番号）
（メールアドレス）

家庭の事情で就業が困難になった場合は、正直にその旨を伝えます。家庭の事情は個人的な事柄のため「一身上の都合により」という理由にしても問題ありません。しかし、やむを得ない理由で面接辞退に至ったことを伝えるためには「家庭の事情により」と書いたほうが良いでしょう。

採用担当者から来たメールに改めて返信する必要が生じた場合に備えて、「面接のメールの2回目に返信する内容は？例文も合わせてご紹介！」でマナーを確認しておくと安心です。

面接辞退をメールでする場合の4つの注意点

電話が繋がらないためにメールで面接辞退をする場合は、「件名に気を配る」「面接への感謝とお詫びを伝える」などの注意点を押さえておくことが大事です。以下、注意点を4つ紹介します。

1.面接辞退の内容がすぐ分かる件名にする

件名は、メールの用件が面接辞退であるとすぐ分かるものにしましょう。面接辞退は重要な用件であるため、担当者の目に留まって確実にメールを開いてもらえるようにするためです。件名は「本日の面接辞退のお願い　氏名」のように自分の名前も入れ、どの面接なのかすぐに察してもらえるようにしましょう。

2.面接を設定してくれたことへの感謝とお詫びを伝える

メールには面接の機会を設けてくれたことへの感謝と、辞退することへのお詫びを必ず入れるようにしましょう。面接辞退の旨だけを伝える文面はそっけなく、マイナスイメージになりかねません。やむを得ない事情があったとしても、感謝とお詫びの一文を添えると丁寧な印象になります。

3.メールしても返信がない場合は改めて電話を掛ける

面接辞退のメールをして、しばらく経っても返信がなければ、もう一度電話をかけてみましょう。採用担当者が忙しく、メールを見ていない可能性があります。タイミングによっては電話が繋がるかもしれないため、メールしたからと放置せず確実に伝える努力をしましょう。

ビジネスメールでは、敬語が正しく使えているかも重要なポイントです。「その敬語間違ってない？正しいビジネスメールのマナーとは」のコラムでは、間違いやすい敬語について解説しています。

電話で面接辞退を伝えるときのポイント

電話で面接辞退を伝える際のポイントは「早めに連絡する」「辞退理由は簡潔に伝える」「電話を掛ける時間帯に気を配る」の3つです。以下でそれぞれ詳しく解説します。

辞退すると決めたらなるべく早めに連絡する

面接を辞退すると決めたら、なるべく早めに連絡しましょう。複数の選考を受けるうえで辞退が出るのは致し方ないこと。採用担当者は面接辞退の連絡に慣れているため、「辞退するのが申し訳なくて電話したくない」という場合も、罪悪感をもち過ぎず早めに連絡しましょう。
面接の前日や当日ではなく早めに連絡することで、採用担当者は今後の採用計画を立てやすくなるほか、自分としてもスッキリとした気持ちで就職活動ができます。

辞退理由は簡潔に伝える

面接辞退の理由は、電話とメールどちらの場合も簡潔に伝えましょう。特に電話の場合、面接辞退の理由は必ずといって良いほど聞かれます。電話を掛ける前にどう答えるか想定しておくと、辞退の理由をスムーズに答えられるでしょう。お詫びやお礼の言葉も忘れずに、要点だけを手短に伝えるようにしてください。

電話を掛ける時間帯に気を配る

電話を掛ける時間帯に気を配るのも、ビジネスマナーの一つです。電話を掛ける時間帯として、午前中は避けたほうが無難でしょう。一般的に午前中は仕事が忙しい時間帯で、採用担当者が出られない場合があります。できれば仕事が落ち着いてくる午後以降に掛けると比較的繋がりやすいうえ、相手の仕事の邪魔をせずに済むでしょう。

電話で面接辞退を伝えるときの例文

採用担当者に電話で面接辞退を伝える際の例は、以下のとおりです。受け答えの例文を見てイメージをつかみましょう。

自分：お忙しいところ恐れ入ります。△△（氏名）と申します。△△様はいらっしゃいますでしょうか。

相手：△△ですね。少々お待ちください。

担当者：お電話代わりました。△△です。

自分：お忙しいところ恐れ入ります。△月△日△時より面接をお約束いただいております△△（氏名）と申します。ただ今、少々お時間いただけますでしょうか。

担当者：はい、大丈夫ですよ。

自分：ありがとうございます。先日は面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。大変恐縮ですが、一身上の都合によりこの度の面接を辞退させていただきたく存じます。

担当者：ご連絡いただきありがとうございます。差し支えなければ辞退理由をお教え願えますか。

自分：はい、この度他社より内定が出まして、そちらに入社を決心したことが理由です。お忙しいところ、面接の機会をいただいたにも関わらず大変申し訳ありません。

担当者：分かりました、それはおめでとうございます。お教えいただきありがとうございます。それでは、面接辞退につきまして、承知いたしました。

自分：お手数をおかけし申し訳ありません。お忙しいところありがとうございました。それでは、失礼いたします。

電話で採用担当者と話す際のポイントは、用件を突然話し始めないことです。まず、相手に自分の話を聞いてもらう時間があるかを先に聞きましょう。

こんなときどうする？面接辞退で困ったときの対処法

ここでは、面接辞退に関して対処に困る状況とその対応法を4つ紹介します。就活の途中で慌ててしまわないように、この項で対処法を確認しておきましょう。

1.無断で面接辞退してしまった場合

スケジュールミスや寝坊などで辞退の連絡をしないまま面接時間が過ぎてしまった場合は、気づいた時点ですぐに謝罪の電話をしましょう。再度面接のチャンスを得たい場合は、事前に連絡ができなかったことを誠実に謝罪したうえで、「就職を諦めたくないこと」「再度チャンスを与えてほしいこと」を熱意とともに伝えるようにしてください。企業によっては、面接の日程を再度組んでくれることもあります。

2.面接辞退のあとに電話がかかってきた場合

就活で面接辞退の連絡をしたあとに電話がかかってきた場合は、無視せず対応しましょう。また、企業からの電話に出られず着信履歴があるときは折り返すのがマナーです。企業からの電話には、「本人が面接辞退をしたかどうかを確認したい」「辞退理由を知りたい」といった意図があります。受け答えの際は、相手先を配慮した言葉選びを心がけ、最後まで丁寧に対応しましょう。

3.最終面接を辞退する場合

最終面接を辞退する際は、メールではなく採用担当者に電話で面接辞退の旨を伝えるのがマナーです。1次面接や2次面接でお世話になったことに対する感謝と、面接辞退に対する謝罪の言葉も添え、最後まで気持ち良く対応するように心掛けましょう。

4.面接の結果待ち中に辞退する場合

面接の結果待ちの場合も、なるべく早く連絡するのをおすすめします。面接辞退の連絡は「想像していたよりあっさり終わった」と感じる方もいるようです。先述のとおり、採用担当者としては早めに連絡をもらえたほうが助かります。そのため、面接辞退の連絡に後ろめたさを感じ過ぎず、辞退を決めた時点で連絡するようにしましょう。
採用辞退の電話を掛けるときのマナーを知りたい方は「内定辞退の電話マナーとは？怖いと感じる方へ例文やメールの送り方をご紹介」のコラムをチェックしてみてください。

企業と連絡をとるのが大変なら転職支援を受けるのも手

複数の会社を受ける際にそれぞれと連絡をとるのが大変と感じるのであれば、転職支援サービスを利用するのも手です。企業の担当者は多忙のため、いざ連絡を取りたいと思ってもスムーズに取れるとは限りません。また、複数の会社を受けているとスケジュール管理が大変で、調整をしなくてはならないときもあるでしょう。

転職支援サービスを通じて転職活動をすると、担当のキャリアアドバイザーが面接辞退の連絡をはじめとする応募先の会社とのやり取りや、スケジュール管理を代行してくれます。また、カウンセリングで自分に合った会社のアドバイスを受けられたり、応募先企業の選考対策をしてくれたりするのも大きなメリットです。「転職サイトを使っているものの、自分だけで転職活動を進めるのが不安…」という方は、一度利用してみてください。

若年層向け転職エージェントのハタラクティブでは、スキルや経験に不安のある方に向けて、ポテンシャル採用を行っている会社の求人を中心に紹介しています。また、専任のキャリアアドバイザーが豊富な業界知識や経験をもとに、あなたの転職活動を全面的にサポート。応募先の会社とのやり取りや選考スケジュールの管理も代行します。登録・利用はすべて無料ですので、お気軽にお問い合わせください。

面接辞退の連絡に関するQ＆A

面接辞退の連絡で悩む方に向け、よくある質問と回答をまとめました。「電話とメールどちらが良いか」「繋がらないときはどうするべきか」といった疑問に答えているので、ぜひ参考にしてみてください。

面接辞退の連絡は電話とメールどちらが良いですか？

面接日まで余裕がある場合、辞退の連絡は電話とメールのどちらでしても構いません。ただし、前述したように最終面接の場合や、突然の体調不良などで当日・前日に連絡をする場合は、メールではなく電話をするのがマナーです。「面接辞退は電話とメールどっちですべき？当日連絡する方法や例文をご紹介」では、面接辞退の連絡に関するマナーを紹介しているので、こちらもご覧ください。

面接辞退のメールを送れば電話はしなくて良いでしょうか？

場合によります。面接辞退のメールに採用担当者から返信があれば、改めて電話をする必要はありません。しかし、メールに返信がなければ採用担当者に面接辞退が伝わっていない可能性があります。改めて電話をかけ、担当者が出られない場合は電話に出た相手に伝言を頼みましょう。面接辞退のメールを送る際の注意点については「選考辞退の連絡はメールで良い？返信が来たら？注意点や例文もご紹介！」のコラムも参考にしてください。

面接当日なのに担当者に電話が繋がらない！どうするべきですか？

急な体調不良などで当日に面接をキャンセルする場合、採用担当者が電話に出られないようなら電話に出た相手に伝言を頼みましょう。そのうえで、採用担当者に速やかにメールを送ります。伝言を頼んだ方の名前を聞いておき、メールにも伝えたことを入れておくと安心です。メールの返信がしばらくなければ面接辞退がまだ伝わっていない可能性があるため、もう一度電話をかけてみてください。電話での伝え方については「面接の断り方のマナーは？電話・メールで企業に失礼なく辞退する方法」のコラムで詳しく解説しています。

面接辞退の連絡をするのが憂鬱です…

面接辞退などで企業に直接連絡するのに抵抗がある場合は、やり取りを代行してくれる転職エージェントの利用がおすすめです。就職・転職エージェントのハタラクティブでは、求人紹介だけでなく、選考対策や企業とのやり取り代行といったサービスも行っています。