転職のメールはどう返信する？基本的な書き方と注意点とは？例文もご紹介！

「転職活動中のメール返信の仕方が分からない」という方もいるでしょう。転職活動中のメールは、正しい敬語や改行で読みやすい文章にし、24時間以内に返信することがポイントです。
このコラムでは、転職活動中の基本的なメールの書き方や返信をするときの注意点をご紹介します。また、状況別の返信の仕方を例文付きで解説しているので、メール返信の文面に悩んだ際はぜひ参考にしてください。

転職活動中のメール返信の基本マナー

転職活動中に採用担当者とメールでやり取りをするときは、文面や対応によって第一印象が左右されます。この項では、基本的なメールのマナーについてまとめました。

メールは好印象を与えられるよう慎重に対応する

転職活動中のメールは採用担当者との初めての接点になることがあるため、好印象が与えられるような返信を心掛けましょう。一般的に応募企業とメールでやりとりするのは、面接日時の調整や面接後のお礼などが考えられます。良い印象を与えるためには、「仕事ができる人材」「信頼に足る人材」だとアピールするのが重要です。
たとえば、メールの内容が分かりにくかったり返信が遅かったりすると、採用後の仕事ぶりを懸念される恐れも。採用担当者に「この人なら安心して仕事を任せられそう」という印象を与えるためにも、分かりやすい内容で早めに返信することをおすすめします。

好印象を与えられるメールは「印象が良いビジネスメールの言い回しとは？間違えやすい敬語をご紹介」にまとめているので参考にしてください。

返信は24時間以内に対応する

転職活動中のメールは、24時間以内での返信を心掛けましょう。日程の調整が必要で、すぐに返事ができない場合も、「△日までにはご返信します」というように、取り急ぎの連絡をすることが大事です。

また、メールを返信する時間帯にも注意しましょう。メール返信の時間帯は、平日の日中、できれば企業の就業時間中に送るのが望ましいといえます。「返信し忘れてしまわないか不安…」と心配なときは、予約機能を活用し、平日の午前中に送信できるようにしておくと良いでしょう。

件名は要件と名前を書いて「Re」を残しておく

メールの件名は、誰が見ても本題が分かりやすいシンプルな件名にすることが重要です。たとえば、「お世話になっております」という件名のメールでは内容が分からず、後回しにされてしまう可能性も考えられます。また、長過ぎる件名のメールも迷惑メールと間違われる恐れがあるため、短くまとめると良いでしょう。

転職活動では、メールの件名に自分の名前も記載しておけば、誰からの連絡かすぐに判断できるためおすすめです。応募企業からのメールに返信する場合は、件名は変えずに「Re」を残すのが一般的。あわせて本文も残しておくと、何に対する返事なのか分かりやすいでしょう。

「会社説明会後もお礼メールをしたほうが良い？」と気になっている方は、「説明会後のお礼メールは必要？マナーを守って好印象を与えよう」のコラムを参考にしてください。

転職で押さえておきたいメール本文の構成ポイント

ここでは、転職で押さえておきたいメールの構成をご紹介します。転職活動中の方は、メールの構成を一つひとつ確認しながら実際に書いてみましょう。

1.宛先

転職活動中に送るメールの冒頭には、「株式会社△△　人事部　△△様」のように、応募先の企業名や部署名、採用担当者名を記載します。企業名を記載する際、「株式会社」や「有限会社」などの法人名は省略せず、正式名称で書きましょう。
部署名や採用担当者の名前が分からない場合は、「採用ご担当者様」と記載するのがおすすめです。

2.書き出しの挨拶

ビジネスメールの書き出しは、「お世話になっております」という挨拶から始めましょう。転職活動中の企業へ初めてメールを送る際は「お世話になります」と記載するのが一般的です。

挨拶を記載したら、自分の名前をフルネームで名乗ります。選考の段階に応じて「貴社の中途採用へ応募させていただきました△△です」「△日に面接を予定しております△△です」と付け加えるのもおすすめです。

「挨拶メールの基礎知識！分かりやすく文章を書くためのポイントは？」のコラムでは、メール連絡の挨拶について詳しく紹介しています。

3.本題・内容

メールの本文は、分かりやすく簡潔にまとめることを意識しましょう。結論から記載し、25～30文字程度で改行すると読みやすくなります。3～4行ごとに段落を挟んだり、重要なポイントの前に空行を入れたりすると、より見やすい本文になるでしょう。

メール本文は、パソコン、携帯のどちらからも読みやすいように意識して書くのが重要です。転職時のシチュエーションごとの具体的な例文は後述するので、ぜひ参考にしてみてください。

4.締めの言葉

締めの言葉では、メールを読んでくれたことへのお礼の気持ちを込めることが大切です。「ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます」といった言葉で締めくくりましょう。

5.署名

メールの最後には署名を入れ、「名前」「住所」「連絡先」を記載します。前職や現職の社名を入れる必要はありませんが、「連絡先」には普段連絡の取れる電話番号以外に、メールアドレスも記載しておきましょう。
読みにくい名前や住所の場合は、読み仮名も記載しておくと丁寧な印象を与えられます。メールの署名テンプレートをお探しの方は、「就活でメールを送るときは学生でも署名を付けよう！テンプレート例を紹介」で紹介しているため、転職活動時の参考にしてみてください。

転職面接の日程調整・辞退をするメール返信の例文

ここでは、面接の日程調整や辞退をする際に送るメールの例文をパターン別にご紹介します。自分の状況に合った例文を確認し、参考にしてみましょう。

会社から指定された候補日で確定する場合

転職活動で会社から候補日を提示され、その日程で確定する場合、以下のような内容で返信しましょう。

件名：Re:（応募企業からのメールの件名は変更しない）

株式会社△△
人事部　□□様

お世話になっております。
田中太郎と申します。

この度は面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた候補日のなかから、
下記の日程でお伺いさせていただきたく存じます。

・✕月✕日（✕曜）00:00～00:00

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーー
田中太郎（TanakaTaro）
〒123-4567
東京都渋谷区◯◯1丁目2番地3
Mail：TaroTanaka@×××.ne.jp
TEL：090-000-0000
ーーーーーーーーーーーーーー

指定された日が難しい場合（日程変更や再調整）

会社から指定された日が難しい場合は、以下のような内容で返信しましょう。

件名：✕月✕日✕時からの面接日時変更のお願い（田中太郎）

株式会社△△
人事部　□□様

お世話になっております。
田中太郎と申します。

△月△日△時よりお約束しておりました面接につきまして、
貴社にお伺いすることが難しくなりました。
大変申し訳ございません。

誠に勝手なお願いで恐縮なのですが、
よろしければ以下の日程で
面接日時を再設定していただくことは可能でしょうか。

・✕月✕日（✕曜）00:00～00:00
・✕月✕日（✕曜）00:00～00:00
・✕月✕日（✕曜）00:00～00:00

お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討くださいますよう
何卒よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーー
田中太郎（TanakaTaro）
〒123-4567
東京都渋谷区◯◯1丁目2番地3
Mail：TaroTanaka@×××.ne.jp
TEL：090-000-0000
ーーーーーーーーーーーーーー

会社から提示された日程が難しい場合は、謝罪とその理由を伝えるようにしましょう。自分から面接日を提示する場合は、できる限り多くの日程を提示することで、企業側がスムーズに調節できるようになります。

転職活動で自分から面接の時間や日程を提示する方法について詳しく知りたい方は「企業メールへの返信マナーを解説！時間や日程調整を伝える際の例文も紹介」のコラムもあわせてご覧ください。

会社から候補日を指定されない場合

自分から面接の候補日を送る場合は、以下のような内容で送りましょう。

件名：Re:（応募企業からのメールの件名は変更しない）

株式会社△△
人事部　採用ご担当者様

お世話になっております。
田中太郎と申します。

この度は面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。
以下に面接の希望日時を記載させていただきますので、
ご調整いただけますと幸いです。

・✕月✕日（✕曜）00:00～00:00
・✕月✕日（✕曜）00:00～00:00
・✕月✕日（✕曜）終日

もし調整が難しい場合は、再度日程を提示いたしますので
いつでもお申し付けください。

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーー
田中太郎（TanakaTaro）
〒123-4567
東京都渋谷区◯◯1丁目2番地3
Mail：TaroTanaka@×××.ne.jp
TEL：090-000-0000
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転職活動で応募先企業から面接日が指定されておらず、自分から日程を提案する際は、最低でも3つは提案することをおすすめします。しかし、3つ提案しても、固定の曜日であったり空いている時間が短過ぎたりすると、採用担当者が日程を組みにくい可能性も。

曜日や時間を限定せず、なるべく幅広い範囲の日程を提示すると、相手がスムーズに面接日時を決めやすいでしょう。

面接を辞退する場合

事情があって面接や選考を辞退する場合は、以下のようにお詫びの言葉を含めてメール返信しましょう。

件名：面接辞退のご連絡（田中太郎）

株式会社△△
人事部　採用ご担当者様

お世話になっております。
✕月✕日✕時より面接をお約束している、田中太郎と申します。

誠に申し訳ありませんが、諸般の事情により
面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

貴重な時間を割いていただいたにもかかわらず、
このようなお返事となってしまい大変申し訳ありません。
また、本来ならば直接お伺いしてお詫びするべきところですが、
メールでのご連絡となりますこと、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

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田中太郎（TanakaTaro）
〒123-4567
東京都渋谷区◯◯1丁目2番地3
Mail：TaroTanaka@×××.ne.jp
TEL：090-000-0000
ーーーーーーーーーーーーーー

面接を辞退する際は、まずお詫びの一文から始めましょう。謝罪の言葉を繰り返すことで丁寧な印象を与えられます。「面接を辞退したから今後は関係がない」とは思わず、最後まで丁寧なやりとりをするのが社会人としての基本的なマナーです。

メールで送る謝罪の例文が知りたい方は、「謝罪メールはどう書く？ビジネスシーンにふさわしい表現と守るべきマナー」のコラムも参考にしてみてください。

転職の内定結果についてのメール返信の例文

転職活動で内定をもらった際のメール返信の例文をパターン別にご紹介します。内定をもらった方は、以下のメール例文を参考にしながら書いてみましょう。

内定を承諾する場合

企業からの内定を承諾する場合は、以下のような内容でメールを送りましょう。

件名：Re:（応募企業からのメールの件名は変更しない）

株式会社△△
人事部　□□様

お世話になっております。
田中太郎と申します。

内定のご連絡、誠にありがとうございました。
ぜひ貴社にて働かせていただければと思います。
1日でも早く戦力として貢献できるよう尽力いたします。

今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーー
署名
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返事を保留にしてほしい場合

転職活動で内定を得たあとに返事を保留にしたい場合は、以下のような内容でメールを送りましょう。

件名：Re:（応募企業からのメールの件名は変更しない）

株式会社△△
人事部　ご担当者様

お世話になっております。
田中太郎と申します。
この度は、採用のご連絡をいただき大変嬉しく思っております。

誠に勝手ではございますが、△月△日まで
返答をお待ちいただくことは可能でしょうか。

貴社の事業内容には大きな魅力を感じておりますが、
選考中の他社の話も聞いたうえで判断したいと考えております。

こちらの都合で大変恐縮ですが、
何卒ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーー
署名
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内定を辞退する場合

転職活動で内定を辞退する場合は、以下のような内容でメールを返信しましょう。

件名：内定辞退のご連絡（田中太郎）

株式会社△△
人事部　□□様

お世話になっております。
田中太郎と申します。
この度は、採用のご連絡をいただきありがとうございます。

誠に恐縮ではございますが、
内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。
自分の適性を考えた結果、他社とのご縁を感じ
ほかの会社に入社する決意を固めました。

貴重な時間を割いていただいたにもかかわらず、
このようなお返事となってしまい大変申し訳ありません。

また、メールでのご連絡となりますこと、
重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーー
署名
ーーーーーーーーーーーーーー

転職活動で内定辞退の連絡を送る際は、詳しい理由は記載せず簡潔にまとめて送りましょう。
内定をもらっても、ほかに行きたい会社があったり、何かしらの事情で入社できなくなってしまったりする場合も考えられます。「言いにくいから…」と先延ばしにすると、企業に迷惑を掛けてしまうため、内定を辞退することが決まったら、速やかに内定辞退の連絡を入れるようにしましょう。

転職時にそのほかの状況で使えるメール返信の例文

ここでは、面接日時や内定関係以外で企業へ送るメールの例文をご紹介します。

面接後にお礼のメールを送る場合

転職活動で応募先企業に面接のお礼のメールを送る場合は、以下のような内容で送りましょう。

件名：採用面接のお礼（田中太郎）

株式会社△△
人事部　□□様

お世話になっております。
田中太郎と申します。

本日はお忙しいなか、面接の機会をいただきまして
誠にありがとうございました。

□□様のお話を伺い、貴社の事業内容や方針について
より一層理解を深められました。

貴社で働き、スキルアップを重ねて貴社に貢献したいと
強く感じております。

まずは、面接のお礼を申し上げたく、ご連絡いたしました。
末筆ながら貴社のますますのご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

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署名
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面接後のお礼メールは、企業側からすぐに選考結果の連絡が来る恐れもあるので、なるべく早く送ることをおすすめします。また、お礼だけでなく、面接担当者に教えてもらった会社のことや、面接で話した内容を盛り込むと転職に対する意思を伝えられるでしょう。

書類を添付してメールを送る場合

履歴書や職務経歴書をメールに添付して送る場合は、以下のような内容で送りましょう。

件名：応募書類の送付（田中太郎）

株式会社△△
人事部　□□様

お世話になっております。
田中太郎と申します。

先日ご依頼いただきました、履歴書と職務経歴書の
準備ができましたのでお送りいたします。
恐れ入りますが、添付ファイルをご確認いただいても
よろしいでしょうか。

お忙しいところ恐れ入りますが、
ご査収の程、何卒よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーー
署名
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書類を添付してメールを送る際は、添付ファイルにも名前を記載し、履歴書や職務経歴書であることが分かるようにしておきましょう。

メールの内容だけ記載し、データの添付を忘れてしまうことやも考えられます。メール送信の前には、データが添付されているか、誤ったデータを添付していないかなど、しっかりと見直してから送信するよう注意が必要です。

書類選考に通過した場合

書類選考に通過した場合のメールを送る場合は、以下のような内容で送りましょう。

件名：Re:（応募企業からのメールの件名は変更しない）

株式会社△△
人事部　□□様

お世話になっております。
田中太郎と申します。

この度は書類選考結果と面接のご案内についての
ご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

面接の日程ですが、ご提示いただいた候補日のなかから
下記の日程でお伺いさせていただきたく存じます。

・✕月✕日（✕曜）00:00～00:00

お忙しいところ恐れ入りますが、
引き続き何卒よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーー
署名
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面接結果を問い合わせる場合

面接結果がなかなか届かず、メールで企業へ問い合わせる場合は、以下のような内容で問い合わせましょう。

件名：履歴書・職務経歴書の送付（田中太郎）

株式会社△△
人事部　□□様

お世話になっております。
△月△日△時より中途採用の面接をしていただきました
田中太郎と申します。

先日はお忙しい中、面接のお時間を取っていただき
誠にありがとうございました。

恐れ入りますが、結果はいつごろお知らせいただけますでしょうか。
目安だけでも教えていただけますと幸いです。

お手数をおかけしてしまい大変恐縮ですが、
ご確認の程、何卒よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーー
署名
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面接結果を企業に問い合わせる際は、選考結果のメールが届いていないかもう一度確認してから送るようにしましょう。メールソフトの設定によっては、迷惑メールに紛れ込んでいる可能性もあるので、注意して確認しておくことが大切です。

転職の面接結果がなかなか送られてこなくて心配な方は、「最終面接の結果待ちがつらい！連絡が遅れる理由と不安なときの対処法を解説」のコラムもあわせてご参照ください。

入社日の案内メールに返信する場合

入社日の案内メールに対して返信する場合は、以下のような内容で送りましょう。

件名：Re:（応募企業からのメールの件名は変更しない）

株式会社△△
人事部　□□様

お世話になっております。
田中太郎と申します。

この度は入社日についてのご連絡をいただき、
誠にありがとうございます。
必要書類や持ち物、出社時間について承知いたしました。

貴社の一員として勤務できることを心より楽しみにしております。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーー
署名
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入社日の案内メールが届いたら、内容をしっかりと確認してから返信しましょう。場合によっては企業からの質問が記載されていることもあるため、見過ごさないよう気をつけてください。
返信メールの内容としては、連絡に対するお礼から始まり、内容を確認したこと、今後の意欲を伝えるとまとまりが良くなります。これから働く企業に良いイメージを抱いてもらえるよう、ポジティブな言葉で返信しましょう。

転職活動中に企業へメール返信する際の8つの注意点

ここでは、転職活動中に企業へメールの返信をする際の注意点をまとめました。
転職活動中のメールは、選考に直接関係するものではありません。しかし、採用担当者への印象に影響を与える可能性もあるので非常に重要です。企業から良い印象を持ってもらうためにも、注意点をよく理解し、社会人として正しいメールを送れるようにしましょう。

1.会社のアドレスで返信しない

働きながら転職活動を行っている人は、会社のアドレスで転職活動中の企業へメール送信しないように気をつけましょう。会社のメールアドレスを使用して転職活動を行っていると、「公私混同する人なのではないか」と懸念されてしまうことも。また、働いている職場の人に転職活動をしていることがばれてしまう可能性もあるので注意しましょう。

応募先の企業へメールを送る際は、個人のメールアドレスを利用するのがマナーです。個人のメールアドレスがない人は、転職活動用のフリーメールアドレスを取得し、携帯やパソコンで確認できるようにしておくとスムーズにメールを確認できます。

2.記号や顔文字を含むアドレスで返信しない

転職活動中に使うメールアドレスは、自分の名前を使用したシンプルなものにすると良いでしょう。アドレスに好きなキャラクター・アーティスト名・記号などを使用すると、幼稚な印象を抱かせてしまう恐れがあります。
フリーメールアドレスを取得する際、「@」より前は自由に設定できるため、転職活動に相応しいアドレスがなければ新たに取得するのも手段の一つです。

3.文字に装飾をしない

転職活動中に使用するメールは、文字に色をつけたり太字にしたりせず、シンプルなまま返信しましょう。装飾した文字でメールを送ると、企業のメールソフトによっては文字化けしてしまい、かえって内容が見にくくなる恐れもあります。
また、色文字や太字をビジネスの場で使用することを良く思っていない企業もあるので注意が必要です。転職活動中は、「HTML形式」ではなく「テキスト形式」を標準に設定し、何も装飾せずに送りましょう。

4.本文は残したまま返信する

転職活動中のメールは、本文を残したまま送信しましょう。企業からメールが来た際に返信しようとすると、企業のメールが本文に記載されている状態になります。企業から来たメールの本文を消してしまうと、何の話をしていたか分からなくなり、過去のメールを見返す手間がかかってしまう恐れも。採用担当者が内容を確認しやすいよう、企業側から来たメールの内容は消さずに、本文を残したまま返信しましょう。

5.正しい敬語や改行・段落分けで読みやすい文章にする

メールを返信する際は、正しい敬語や改行で読みやすい文章になるよう心掛けましょう。メールを送る際に、丁寧な言葉を意識し過ぎて、間違った言葉の使い方になる人もいるようです。
転職活動中によく使用する、間違えやすい敬語の代表例を以下でご紹介します。

✕御社（話し言葉）
○貴社（書き言葉）

✕よろしかったでしょうか
○よろしいでしょうか

✕了解しました
○かしこまりました

✕伺わせていただきます
○伺います

自分では合っていると思っていても、間違えた敬語を使用している可能性もあるので、メールを送信する前によく確認してから返信をしましょう。正しい敬語について詳しく知りたい方は、「その敬語間違ってない？正しいビジネスメールのマナーとは」のコラムもご一読ください。

6.誤字脱字には気をつける

転職活動中のメールの誤字脱字は、マイナスイメージにつながる恐れがあるので気をつけましょう。誤字脱字があると、「入社してからも仕事で確認ミスをするのではないか」「対応が雑なのではないか」と思われてしまう可能性もあります。そうならないためにも、メールを返信する前に、誤字脱字がないか複数回チェックをしてから送るようにしましょう。

7.会社名は省略せず正式名称で記載する

前述したように、応募先の会社名は省略せずに正式名称で記載してください。長い会社名の場合、「省略したほうが良いのでは？」と考えてしまうこともあるでしょう。しかし、会社名を省略してしまうと、マナー違反と思われ相手に不快感を与える可能性もあるため、正式名称で書くことが重要です。
転職活動時にメールを作成する際は、事前にWebサイトや求人票で正式名称を確認してから記載するようにしましょう。

8.署名は忘れずに添える

転職活動中に応募先の企業にメールを送る際は、署名を忘れずに記載するのが重要です。署名とは、「5.署名」にあったように、自身の「名前（フルネーム）」「住所」「電話番号」「メールアドレス」のこと。署名を添えると、企業側がメール以外の方法で連絡をする際に確認の手間が省けるため、丁寧な印象を与えられるでしょう。

「転職活動でメールを送るときの注意点は？返信方法についても例文付きで解説」のコラムにも、転職活動でメールを利用する際の注意点を記載しているのであわせてご覧ください。

「転職活動中のメールの送り方や返信マナーが分からない」「1人で転職活動を行うのが不安」という方は、ハタラクティブへご相談ください。ハタラクティブでは、フリーターや第二新卒をはじめとした若年層向けの就職・転職エージェントです。求人の紹介だけでなく、履歴書や職務経歴書の添削や面接練習まで幅広くサポートしています。「自分に合った仕事が分からない…」という方にも、所要時間1分程度でできる無料の適職診断で向いている仕事をご案内できるのでおすすめです。
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