書類選考の結果メールにどう返信すべきか、そもそも返信が必要なのかお悩みの求職者の方もいるでしょう。メールを返信する際は、好印象になるように心掛け、ビジネスマナーや敬語に注意が必要です。このコラムでは書類選考結果にメール返信が必要なパターンのほか、マナー・注意点について解説します。返信メールの例文も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

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書類選考の通過メールにはお礼の返信をするべき？

書類選考通過の通知メールに対する返信が必要かどうかは、メール本文の内容で判断できます。最初に確認するのは、送信元のアドレスが返信を受け付けていない専用アドレスかどうかです。もし専用アドレスであれば、返信しても採用担当者には届かないため、返信は不要。また、「返信は不要です」という明記がある場合や、不採用の通知である場合も、返信する必要はありません。

基本的には、これらの返信不要のケース以外のメールには返信が必要だと考えて良いでしょう。詳しくは、当記事の「書類選考の合格結果メールに返信が必要な4つのパターン」「書類選考のメールで返信が不要なパターン」で紹介するので、あわせてご覧ください。

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書類選考の合格結果メールに返信が必要な4つのパターン

書類選考通過の連絡に返信をしたほうが良い場合は、選考に通過したときです。また、選考日程に調整が必要な場合や選考を辞退するときも、企業からの連絡メールに返信が必要なため返信をしましょう。

1.「返信不要」の記載がないとき

「返信不要」の記載がなく、送信元のメールアドレスが送信専用アドレスでない場合は返信をします。返信メールに記載する内容は、書類選考通過の連絡に対するお礼や次回選考の日程の確認など。返信することで、採用担当者に「メールが届いた」と伝わり、安心させられるでしょう。

なお、返信メールの内容が選考結果に直結するとは限りませんが、採用担当者の印象が左右される可能性はあります。マナーを意識した返信メールであれば良い印象を与えられる一方で、マナーが守れていないと悪い印象を与える恐れも。

好印象を与えるビジネスメールについては「印象が良いビジネスメールの言い回しとは？間違えやすい敬語をご紹介」でも紹介しているので、あわせてチェックしてみてください。

2.日程調整をするとき

書類選考に通過したあとに予定されている面接が提示された日時で都合がつかない場合は、お礼とともに日程が合わない旨とその理由を記載して返信しましょう。返信する際は自分の都合が良い日時を3つ以上記載しておくと、応募先との日程調整がスムーズに進みます。

「提示された日時以外であればどの日程も大丈夫です」という返信は漠然とし過ぎており、やり取りの回数も増えるためおすすめできません。面接の日程調整は、選考プロセスにおいて大切なステップの1つであることを意識しましょう。

3.選考を辞退するとき

選考を辞退する場合は応募先に迷惑が掛からないよう、可能な限り早めに返信をするのが社会人としてのマナーです。採用面接の枠はあらかじめ決められているので、選考辞退の旨を早めに連絡することで企業がほかの応募者とやり取りする時間が作れます。

ただし、一度選考を辞退すると再応募はできないため、十分に考えてから決断をしてください。なお、書類選考の段階や面接まで日がある場合の辞退連絡はメールで問題ないものの、面接日が近づいている場合は電話での連絡が望ましいでしょう。

選考を辞退するときの電話の掛け方を知りたい方は「選考辞退を電話で伝えるには？かける際のマナーや例文をご紹介！」のコラムをご覧ください。

4.結果通知が届かず問い合わせをするとき

企業の採用時期や応募人数により異なりますが、一般的には長くても2週間ほどで書類選考の結果通知が来るといわれています。結果通知がくるべき時期から1週間待っても連絡がこない場合は、採用担当者にメールで問い合わせをするのがおすすめです。

しかし、結果通知が迷惑メールフォルダに入ってしまっている可能性もあるので、別フォルダに届いていないかを確認してから問い合わせましょう。問い合わせをする際は企業側に「催促されている」と思われないように直接的な物言いは控えたほうが好印象です。また、企業が事前に結果通知時期の目安を提示している場合もあるため、説明会で渡された資料や募集要項を確認し、記載がない場合のみ問い合わせをしてください。

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書類選考のメールで返信が不要なパターン

企業からのメールには速やかに返信する姿勢が大切とはいえ、内容によっては返信が不要なこともあります。書類選考でのメールの返信が不要な2つのパターンをそれぞれチェックしていきましょう。

書類選考の詳細メール

書類選考の期間のほか、条件・提出書類の様式に関する連絡メールは面接に進む前の情報共有を目的としているため、返信不要です。

また、周知に関するメールは一斉送信されていることが多く、返信できないアドレスから届いている可能性もあります。「確認いたしました」「承知しました」のような、一言だけの返信は採用担当者も求めていないでしょう。

書類選考の結果が不合格

不合格の連絡は定型文を使い、返信の内容をチェックしていない企業が多いため、書類選考に落ちた場合も返信は必要ありません。また、書類選考の結果が届く時期は、採用担当者が次の選考に進んだ応募者とのやり取りで忙しいことが考えられるため、連絡は控えるのがおすすめです。

「どうしても返信したい」と思う方は「選考の機会を設けていただき、ありがとうございました」と感謝の気持ちを述べましょう。

書類選考結果のメールに返信する際の4つのマナー

ビジネスマナーを守った文章で返信もスムーズな応募者は、名前を覚えてもらえたり採用後の仕事ぶりを期待してもらえたりする可能性が高まります。一方、マナーが守られていないメールは、社会人としてマイナスなイメージを持たれる可能性があるため注意が必要です。

ここからは、書類選考結果のメールに返信する際の基本マナーを解説するので、参考にしてください。

1.件名には要件と名前を入れる

採用業務関係のメールだと判断しやすくなるように、採用担当者が一目見ただけで内容と送り主が容易に分かる件名を心掛けましょう。企業は応募者のメールアドレスを登録しているわけではないので、差出人が誰か検討がつきません。

書類選考通知のメールへの返信をする場合、件名には名前も記載します。ただし、「ありがとうございました（氏名）」のような内容が分かりづらい件名は迷惑メールと判断される可能性があるので注意。「△月△日の面接について（氏名）」のように、本題と差出人が分かる件名が望ましいです。

2.返信の場合は「Re:」を残す

企業からのメールに返信をする場合は、書類選考の結果への返信以外にも件名の「Re:」を残したままにしましょう。採用担当者は1日に何通もメールのやり取りをするため、送った内容を細かく覚えていない可能性が高いといえます。

そのため、件名を「ご返信ありがとうございます」「面接の日時調整について」のみで返信すると、新規で届いたメールなのか、返信のメールなのか把握しづらくなります。「Re:」が残ることで、すでにやり取りを行っている案件だと判断しやすくなるでしょう。

なお、採用担当者とのやり取りが増えて「Re:」が3～4つになった際は、件名が見づらくなるため1つだけ残し、ほかは削除しても問題ありません。

3.メール内容すべてに目を通す

メールを作成する際は、書類選考通過メールの内容すべてにしっかり目を通しましょう。メールの内容をよく読まずに返信すると、選考日程の希望日の回答を求められているのに答えていないなどのミスをする恐れがあります。

採用担当者に再確認させる手間を取らせてしまうだけでなく「メールをよく読まない」「ミスをしがち」といった悪印象を与えてしまいかねません。以降の選考で不利になる恐れがあるので、メールの内容は最初から最後まで読んだうえで返信するようにしましょう。

4.専用のメールアドレスを使う

就活や転職活動では、ビジネスシーンで使える、プライベートとは別のメールアドレスを用意しておくのがおすすめです。特に転職の場合、現在所属している企業のアドレスを使用するのは非常識。基本的なマナーができていないと評価されてしまう可能性もあります。

もちろん、プライベート用のアドレスを使用することは問題ありませんが、アドレスに無意味な文字羅列やキャラクター名、判別しにくい記号が入っているのは好ましくありません。適度な長さで自分の名前が入った覚えやすいメールアドレスを用意しておくのがおすすめです。就活用のメールアドレスについては「履歴書にメールアドレスは書いたほうがいい？書き方のポイントを解説」でも詳しく解説しているので、参考にしてください。

書類選考メールの返信で印象を良くする文章の作り方

ビジネスメールの本文には基本となる型がある程度決まっており、どれか一つが欠けていると「マナーがなっていない」と思われかねません。あらかじめ覚えておけば、マナーを守った文章が書けるようになるうえ、社会人になってからも役に立つでしょう。

ここからは、宛先の書き方をはじめ、挨拶と自己紹介・要件・結びの言葉などを紹介します。

宛先は正式名称で記載する

書類選考メールを返信する際の宛先の会社名は（株）や（有）と省略せず「株式会社」「有限会社」と正式名称で記載するのがマナーです。部署名が分かる場合は「△△株式会社 △△部 御中」と書き、担当者名が分かる場合は「△△株式会社 △△部 △△樣」とフルネームで記載します。担当者名が不明な場合は「ご担当者様」と記載してください。

「御中」は企業への敬称なのに対し「様」は個人への敬称となるため、使い分けが必要となります。「ご担当者様 御中」のように併用するのは間違いのため、注意しましょう。「御中」について詳しく知りたい方は「『御中』の意味とは？読み方やビジネスでの使い方を確認しよう」をご覧ください。

挨拶と自己紹介

書類選考の結果の連絡に返信する際の文頭の挨拶は「お世話になっております」が基本ですが、はじめてメールを送る場合には「お世話になります」を使いましょう。

また、一般的なビジネスメールであれば自身の勤めている企業名を名乗るのがマナーですが、転職活動においては社名の記載は不要です。宛名のあとに「貴社中途採用に応募しております」と前置きをしたうえで、自分の名前を名乗りましょう。

選考と結果通知へのお礼を述べる

選考通過メールへの返信では、選考の時間を割いてもらったことと、その結果の連絡をしてもらったことへのお礼を述べましょう。感謝の言葉を伝えることで、相手に好印象を与えられます。また、書類提出時に説明会があった場合や、すでに面接を行っていた場合はそのときの感想を伝えるのもおすすめです。

要件は一文で伝えるのを意識する

挨拶と自己紹介を記載した後は「面接日の変更をお願いしたく、ご連絡いたしました」のように、なぜ連絡したのかを記載します。

丁寧さやアピールを目的に、挨拶と自己紹介のあとに本題とは関係のない自己アピールや志望意欲を記載する方もいますが、長々としたメールは、内容が伝わりにくくなる可能性があるため避けましょう。

たとえば、は「△△ですが、△△のため、△△させていただきたく、ご連絡いたしました」のように、一文に2つ以上の内容が入ると、読み手は要件を理解しにくくなります。メールでは「△△です。△△をさせていただきたく△△しました。」と、伝えるべき内容を簡潔に記載するよう意識しましょう。

採用担当者は毎日多くのメールに目を通し、返信しているため負担にならないように気遣いが必要です。読み手を意識して、言葉を慎重に選び、簡潔に記載するように心掛けましょう。

結びの言葉

書類選考の結果メールに返信する本文の最後は「よろしくお願いします」と締めるのが一般的です。結びの言葉がないメールは、採用担当者に丁寧さが欠けている印象を与える可能性があるため、忘れずに記載をしてください。この結びの言葉一つで、相手に与える印象が大きく変わることもあります。

「ご多用の中恐れ入りますが、よろしくお願いします」と少しアレンジすると、受けとる側の印象も変わるため、採用担当者が気持ち良く読める文章や言葉を意識して返信しましょう。

署名

採用担当者は複数の応募者と連絡を取り合っているため、メールの送り主が一目で分かるように配慮が必要です。送り主を明確にするために、メールの最後には「名前」「住所」「電話番号」「メールアドレス」を記載します。読みにくい名前には、読み仮名を書いておくと丁寧です。

なお、署名は本文との境目が明確になるように、半角点線や超音符などのシンプルな記号で区切るようにしましょう。

書類選考通過メールへの9つの返信例文

就活中はやることが多く、あまり時間を割けない方も多いでしょう。そこで、書類選考に関する例文を9つのシチュエーション別に紹介します。例文を参考にしながら、自分なりの文章を作成してください。

1.履歴書などの提出書類を添付するときの例文

個人情報が記載されている履歴書や職務経歴書には、パスワードを掛けて添付するのがビジネスマナーです。パスワードは、別のメールに記載して送信しましょう。

パスワードの掛け方を知りたい方は「履歴書をメールで提出するときの貼付方法や送り方は？例文とあわせて紹介！」のコラムをご覧ください。

2.書類選考に通過したときの例文

書類選考に通過したときは、合格をしたことに対してお礼を述べると好印象です。ただ、今後の選考に向けてやる気や意気込みをアピールするのは問題ありませんが、内定をもらったわけではないため「貴社のために～していきたい」の表現は避けましょう。

3.日程調整をするときの例文

日程調整は冒頭で書類選考に通過したことに対して感謝の気持ちを述べ、希望日時の候補を3つ以上提示しましょう。企業側も日程調整がしやすくなり、メールの回数を抑えられます。

4.候補日の中で日程調整をするときの例文

先方から提示された候補日で日程調整する際は、面接の案内に対してお礼を述べたあとに参加できる日時を明記します。日程の記載間違いがないよう、送信前に再度チェックをしましょう。

5.日程変更のお願いをするときの例文

確定している日程の都合がつかなくなった場合は、お詫びを述べてから再調整を依頼します。企業が再調整しやすいように、候補日は3つほど提示しましょう。

しかし、日程変更は企業側に再調整の手間が発生するので、なるべく避けるのがマナーといえます。

6.選考を辞退するときの例文

選考を辞退するときは、理由を詳しく書く必要はないため「一身上の都合」と表記して問題ありません。ビジネスマナーとして無断辞退は避けてください。また、面接日までに余裕がある場合はメールでの連絡も構いませんが、面接日前日や当日の場合は電話で連絡しましょう。

7.結果通知が届かず問い合わせをするときの例文

結果通知について催促のメールを送る前に、メールの受信フォルダから迷惑フォルダまでチェックし、本当に通知が来ていないのか確認しましょう。また、面接官が「催促されている」と感じるような、失礼な文章になっていないか注意も必要です。

8.返信が遅くなってしまったときの例文

書類選考の通過メールへの返信が遅くなってしまった場合、挨拶と自分の名前を伝えたあと、本題よりも先に謝罪の一言を入れましょう。

9.次回の選考に関する質問をしたいときの例文

書類選考の通過メールに書かれた次回選考に関して質問がある場合、メールで返信しても構いません。「質問の回答次第では辞退するかもしれない」と採用担当者に感じさせないよう、選考通過に対する喜びの気持ちも伝えると良いでしょう。

メールを送信する前のチェックポイント

基本的なマナーを意識してメールを作成したあとは、内容に間違いがないか確認作業が必要です。社会人として正しい文章を書けていなければ印象を悪くする原因にもなるため、メール送信前に必ずチェックしましょう。

誤字脱字はないか

メールの文章に誤字脱字が多い方は「仕事をするときにもミスが多いのではないか」「注意力が足りないかもしれない」と懸念を持たれる可能性があります。特に、メールは漢字の変換ミスや打ち損じが起こりやすいので気をつけましょう。

最初から読み返すことで誤字脱字のチェックとあわせて内容の推敲もできます。失礼がないように徹底した最終確認が必要です。

ビジネス用語の間違いはないか

普段何気なく使っている日本語もビジネス用語としては間違っている表現が多々あります。メール作成時は普段使っている言葉でも意識して調べるようにしましょう。

NGとされている言葉を使ってしまうと、文章で印象を悪くしてしまう恐れがあります。ここでは混合しやすい代表例を3つ紹介するので、正しい日本語を使用するためにも覚えておきましょう。

「了解」と「承知」

「了解しました」は一見丁寧な表現ですが、一般的なビジネスマナーでは目上の人に対して使用しないものとして定着しつつあります。したがって、ビジネスシーンでは「承知しました」を使うのが無難です。

「御社」と「貴社」

「御社」と「貴社」の違いは、話すときに使うかメールや書類などの文章で使うかです。書類選考の通過への返信など、メールで使う場合は「貴社」を使用しましょう。なお、「御社」も「貴社」も敬語のため、「御社様」「貴社様」のように「様」をつける必要はありません。二重敬語となり、誤った日本語となるので注意しましょう。

「致します」と「いたします」

「致します」と「いたします」は、動詞か補助動詞の謙譲語・丁寧語かの違いがあります。結論から述べると、企業への返信メールで使うような「よろしくお願いいたします」といった内容であれば、ひらがなが正しいです。

「いたします」は補助動詞「する」の謙譲語・丁寧語となります。補助動詞は公用文の基準でひらがな表記にすると定められているため、「よろしくお願い致します」は誤りです。就活時に限らず、入社後もよく使う言葉のため、今のうちから使い分けておきましょう。

敬語は間違っていないか

ビジネスメールで丁寧さを意識するあまり、間違った敬語を使用してしまう方もいます。メールの内容が良くても敬語が間違っていると印象が悪くなる可能性もあるため、就活時に使う正しい敬語を把握することが大切です。

間違いやすい敬語の例として挙げられるのは、「見ました」「行きます」「なるほどです」など。いずれも「拝見しました」「伺います」「おっしゃるとおりです」が正しい表現です。

正しい言葉遣いを身につけ、自信を持ってビジネスシーンに臨みましょう。ビジネスメールの敬語を知りたい方は「メールで敬語を正しく使うには？気をつけるポイントを解説」のコラムをご覧ください。

改行は適切に行えているか

パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットでメールを確認する担当者もいるため、どの電子機器からも見やすいよう改行を心掛けましょう。だらだらと切れ目のない文章は、非常に読みづらく、内容が伝わりにくくなります。 メールでの改行は30字を目安に改行すると、読みやすくなるといわれています。文字数にこだわってむやみに改行するのではなく、句点や読点で適切に改行を使いましょう。

返信内容に悩んだら就職エージェントを活用もおすすめ

書類選考を含む就職・転職活動時の返信メールをどのように作るのか分からない方は、就職エージェントを利用するのも一つの手段です。就職エージェントを利用すれば、ビジネスメールの正しいアドバイスや書類添削を受けられます。また、自分で判断するのが難しいことや正解が分からず不安になる点も相談でき、就活を親身にサポートしてくれます。

就職エージェントのハタラクティブでは、就職活動や経験が少ない方に向けて就活支援を実施しており、求人紹介のほか、日程調整・企業とのやり取りまでサポート。応募先の企業とのやり取りが不安な方も、安心して就活できます。

サービスはすべて無料のため、就活に自信がない方は就職エージェントのハタラクティブまでぜひご相談ください。

書類選考メールの返信に関するFAQ

こちらでは、書類選考の結果に関するFAQを紹介します。

書類選考結果のメールには返信するべき？

企業からのメールすべてに返信する必要はありませんが、書類選考に通過したときや日程調整をするときなどは返信をしましょう。詳しくは当記事「書類選考の合格結果メールに返信が必要な4つのパターン」をご確認ください。
なお、書類選考の期間や提出書類の様式に関する連絡メールと不合格通知に関しては、返信不要です。

メールを返信する際の作り方が分からないです

企業へ送るメールでは、件名には要件と名前を記載し、要件は簡潔にまとめましょう。また、件名の「Re:」は消さずに送るのがマナーです。
ビジネスメールの返信マナーについては「企業メールへの返信マナーを解説！時間や日程調整を伝える際の例文も紹介」で詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。

書類選考の返信はどのくらいで来ますか？

書類選考の通過メールは、一般的に1～2週間程度です。
しかし、なかには一ヶ月以上掛かる場合もあります。採用連絡がなかなか来ない場合は、事前に公表していないか、「応募方法」や「採用までの流れ」を確認してみましょう。企業に確認する前に、迷惑メールフォルダに入ってしまっていないかのチェックも必須です。

バイト・パートの書類選考通過のメールに返信する際の注意点は？

バイトやパートの場合でも、基本的に前途した「書類選考メールの返信で印象を良くする文章の作り方」と同様に丁寧なメールの返信を心掛けてください。特に、早めの返信は採用担当者に好印象を与え、スムーズな選考につながりますので、24時間以内の返信を心がけ、遅れる場合はその旨を伝えるようにしましょう。

企業へメールを送る際に注意すべきことはありますか？

ビジネスマナーのほか「誤字脱字・敬語の間違い・改行が入っているか・CC欄の記載は正しいか・主語と述語が明記されているか」を意識してチェックするのが重要です。ビジネスマナーは覚えることが多いため、日常から学ぶ姿勢があると就活時に役立ちます。

自分ひとりで就活するのが不安な方は、就職エージェントを利用するのがおすすめです。一人ひとりにあったアドバイスのほかにも、書類添削や面接対策など就活全般をサポートしてくれます。ぜひ転職エージェントのハタラクティブへお気軽にご相談ください。