面接辞退は電話とメールどっちですべき？伝え方のマナーや例文もご紹介

就職・転職活動のなかで、「面接辞退の連絡は電話とメールのどっちにしたほうが良いの？」と、連絡の仕方に迷う方もいるでしょう。面接辞退の連絡を電話とメールのどちらですべきかは、状況によって異なります。このコラムでは、電話・メールで面接辞退の連絡をする際のマナーと状況別の例文をご紹介。できるだけマイナスな印象を与えないよう、誠意を持って連絡するための参考にしてみてください。

自分に向いている仕事を
簡単に診断してみましょう

性格でわかる
私の適職診断

さっそく診断START

面接辞退の連絡は電話とメールどっちですべき？

面接辞退の連絡を電話とメールのどちらですべきかは、状況によって異なります。以下で状況別に詳しく解説するので、迷っている方は参考にしてください。

面接の数日前までなら電話・メールどちらでも大丈夫

面接の数日前までであれば、面接辞退の連絡は電話とメールのどちらで行っても構いません。「電話は気まずいから掛けたくない」という方は、面接・選考辞退を決めた時点で早めにメールで連絡するのがおすすめです。企業側も担当者やほかの候補者とのスケジュールの調整の事情があるため、なるべく速やかに連絡するように心掛けましょう。

ただし、メールで連絡したにも関わらず、担当者から面接辞退を承知した旨の返信がない場合は、電話で確認の連絡をするのがおすすめです。エラーでメールが届いていなかったり、担当者が見落としていたりする可能性があります。

前日・当日の面接辞退の連絡は電話で確実に伝える

面接の前日・当日に面接辞退の連絡をする場合は、電話で確実に担当者に伝えましょう。メールで連絡すると、面接開始日時までに担当者が確認できない恐れがあります。

そもそも、急な面接・選考辞退は可能な限り避けたいもの。面接の準備をしていた採用担当者に少なからず迷惑がかかるため、早急かつ丁寧に電話で連絡するのがマナーです。

当日の面接辞退の連絡については「面接当日の辞退は可能？メールでも良い？連絡方法を例文付きで解説」で詳しく解説しているので、あわせて参考にしてください。

面接を辞退するときの電話・メールのマナー

先述のとおり、面接・選考辞退は少なからず企業側に迷惑をかけます。以下で紹介する電話・メールのマナーを意識し、失礼のないように面接辞退の意思を伝えましょう。

できるだけ早く連絡する

面接を辞退する場合は、可能な限り早く連絡しましょう。面接辞退が発生した場合、企業側はスケジュールを再調整したり、新たな人材を確保したりしなければならないためです。

気まずさから連絡しにくいと感じる人も多いようですが、面接辞退を決めた時点で連絡したほうが企業側が準備やスケジュール調整にかける手間を掛けさせずに済みます。前項で解説したとおり、面接直前に辞退する場合は電話で確実に辞退する旨を伝えましょう。

無断での辞退はしない

面接・選考辞退の連絡をしにくいからといって、無断キャンセルするのは社会人としてマナー違反です。採用担当者からの印象悪化は避けられないうえ、出身大学や、転職活動の場合は現職の企業のイメージダウンにつながる恐れもあります。

また、就職・転職後に面接辞退した企業と仕事先で出会う可能性も否めません。「入社しなければそれで終わり」とは考えず、誠意を持ってやり取りを完結させましょう。

時間帯に注意する

面接辞退を電話で連絡する際は、時間帯にも注意しましょう。特に、電話の場合、担当者が忙しい時間に掛けてしまうと印象を損ねる可能性があります。営業時間内に連絡するのはもちろん、始業直後や終業直前、昼休みの時間帯は避けるのがベターです。

メールの場合は、電話ほど時間帯を気にする必要はありません。しかし、営業時間内に送信したほうが、より早く担当者に確認してもらいやすいでしょう。遅い時間に送信する場合は、本文の冒頭に「夜分遅くに失礼いたします」と一言添えるとより好印象です。

電波の良い静かな場所で電話を掛ける

電話で面接辞退の連絡をする場合は、電波状況の良い静かな場所で掛けましょう。電波の悪い場所や騒音が激しい場所では会話がしづらく、お互いに重要な情報を聞き漏らしてしまう可能性があります。

話しづらい・聞き取りづらいと感じたら「場所を改めて、再度掛け直させていただきます」と伝え、一旦電話を切るのもマナーの一つです。

誠実な対応を心掛ける

面接・選考辞退の連絡をする際は、誠実な対応を心掛けましょう。電話とメールのどちらで連絡する場合も、マナーや正しい言葉遣いには細心の注意を払う必要があります。

また、採用担当者に手間をかけたことへの謝罪と、これまで選考の時間を割いてもらったことへの感謝の気持ちを伝えるのも大切です。誠意が伝われば、企業からの印象悪化は防げるでしょう。

就職やバイトの面接辞退を電話で連絡する際の例文

ここでは、電話で面接辞退する場合の例文をご紹介します。丁寧かつ簡潔に要件を伝えるように心掛けましょう。

電話で面接辞退をする際の例文と流れ

「お世話になっております。△△△△（氏名）と申します。×月×日の採用面接の件でお電話いたしました。採用担当の■■様はご在席でしょうか？」

（担当者に取り次いでもらったら）

「お忙しいところ失礼いたします。×月×日に面接予定の△△（氏名）と申します。今、少々お時間頂戴してもよろしいでしょうか？」

（担当者がOKを出したら）

「恐れ入ります。先日は一次選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。×月×日×時より二次面接のお時間をいただいておりましたが、一身上の都合により、こちらの選考を辞退したくお電話いたしました」

（担当者に理由を尋ねられたら）

「はい、他社から内定をいただき、自分の能力や適性について熟考した結果、そちらに入社することを決意しました。ここまでの選考で貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなお返事となってしまい、誠に申し訳ございません」

（担当者の返事を静かに聞く）

「この度はご迷惑をおかけしてしまい、申し訳ございませんでした。ご対応いただきありがとうございました。それでは、失礼いたします」

【状況別】電話で面接辞退をする際の例文

以下では、電話で面接辞退を伝える際の状況別の例文を紹介します。状況に合わせて理由を簡潔に伝えるように心掛けましょう。

他社から内定をもらっている場合

他社から内定をもらったことが理由で面接を辞退する場合、上記の例文のように「他社に選考が決まったため」と明確に伝えて問題ありません。

ただし、一次面接などで「御社が第一志望です」と言っている場合には、「一身上の都合」やほかの理由などを用意したほうが賢明です。

体調不良が原因で面接を辞退する場合

体調不良が原因で面接に行けない場合も、「体調不良のため」と正直にその旨を伝えましょう。誠意を持って対応すれば、面接の日程を調整してくれることもあります。ただ、日程の調整ではない場合には辞退する旨をしっかり伝えましょう。

自分の気持ちや思いが相手に伝わるように、誠意を持って対応することが大事です。

当日に面接辞退の電話をした場合

面接当日に辞退の連絡をする場合は、「恐れ入りますが、本日××時から予定しておりました面接について、辞退させていただきたくご連絡いたしました。」と、直前の連絡になってしまったことをお詫びします。

さらに、「貴重なお時間をいただいていたにも関わらず、当日のご連絡となり、大変申し訳ございません。」とお詫びの気持ちを伝えましょう。

面接辞退の理由を電話で答えるときの3つのポイント

ここでは、面接辞退の理由を電話で答えるときのポイントを3つご紹介します。企業にマイナスな印象を与えないためにも、以下のポイントを押さえておきましょう。

1.面接辞退の理由を詳しく説明する必要はない

面接辞退の理由は、基本的に詳しく説明する必要はありません。「一身上の都合により」「諸般の事情により」と述べれば、理解してもらえる場合が多いでしょう。電話だけでなく、メールで連絡する場合も、このように記載しておけば問題ありません。

2.面接辞退の理由を聞かれたときは簡潔に答える

「詳しい面接辞退の理由を教えてほしい」と聞かれた場合は簡潔に答えます。電話口で口ごもったり、不自然にごまかすような口調になったりするのは望ましくありません。

詳しく聞かれた場合の対処法は、「【状況別】電話で面接辞退をする際の例文」で紹介しているので参考にしてください。

3.悪い印象を与えない理由にする

基本的に、面接辞退の理由は正直に伝えて構いません。しかし、企業側に悪い印象を与える理由は述べないのが賢明です。

たとえば、「面接官の態度が嫌だったから」「会社の雰囲気が悪かったから」など、応募先企業への不平・不満は避けましょう。また、「何となく」「ピンとこなかったから」といった漠然とした理由も、マイナスイメージにつながってしまいます。

面接・選考辞退をするにしても、企業が選考のために時間を割いてくれたことに変わりはありません。最後まで、お詫びと感謝の気持ちを忘れずに対応するのが社会人としてのマナーです。

「面接辞退の伝え方を解説！理由は？連絡方法は？当日でもOK？」でも面接辞退の理由の例や伝え方をご紹介しています。気まずさを残さずにやり取りを終えられるよう、参考にしてみてください。

面接辞退の電話がつながらないときの3つの対処法

面接辞退の電話が、担当者の都合によってつながらない可能性も十分に考えられます。以下の3つの対処法を参考に、確実に面接・選考辞退の旨を把握してもらいましょう。

1.担当者が不在の場合は戻る時間を聞く

面接辞退の電話連絡をしたときに担当者が不在の場合は、電話口の相手に「面接辞退の件でご連絡差し上げたのですが、■■様は何時ごろお戻りでしょうか？」と聞きましょう。戻る時間の目安が分かったら「それでは、××時ごろに掛け直させていただきます」と伝えます。

時間になったら、こちらから電話するのが基本的なマナーです。

2.面接日時が迫っている場合は伝言を頼む

面接日時が迫っており、担当者の戻りを待っていては辞退の連絡が間に合わない場合は、電話口の相手に伝言を依頼します。「■■様へのご伝言をお願いしてもよろしいでしょうか？」と述べてから、要件を簡潔に伝えましょう。

また、「メールでも同様のご連絡をお送りしておきます」と伝えメール連絡もしておくと、より安心です。

3.メールを送る

急ぎにも関わらず、誰も電話に出ない、営業時間外や休憩時間で電話自体がつながらないといった場合は、早急にメールを送ります。

以下で紹介するメールの例文を参考にしたうえで、さらに「お電話を差し上げたのですが、ご不在でしたので取り急ぎメールにて失礼いたします」と一文添えておくと、より丁寧な印象です。

返信がない場合は、時間を改めて電話してみましょう。連絡が取れないからといって、無断で面接辞退するのはマナー違反です。可能な限り対処法を講じて、企業側とコンタクトを取るのが大切です。

就職やバイトの面接辞退をメールで連絡する際の例文

ここでは、メールで面接辞退する場合の例文をご紹介します。担当者が一読して内容を理解できるよう、分かりやすい件名と文章を心掛けましょう。

件名

【面接辞退のご連絡】△△△△（氏名）

本文

株式会社×××
採用担当　■■様

いつもお世話になっております。
×月×日に面接をしていただいた、△△△△（氏名）です。
先日は、一次選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

×月×日×時から二次面接のお時間をいただいておりましたが、一身上の都合により、選考を辞退させていただきたく存じます。
お忙しいところ、貴重なお時間をいただいたにも関わらず、このようなご連絡となり、誠に申し訳ございません。

また、 本来であれば直接お詫びすべきところですが、メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

------------------------------------
△△△△（氏名）
電話番号
メールアドレス
------------------------------------

メールで面接辞退をする際のポイント

企業へのメールには、まず宛名として企業名と担当者の氏名を記載します。本文は挨拶から始め、要件、お詫びと感謝の気持ち、結びの言葉の流れで書きましょう。要件はできるだけ簡潔にまとめると、担当者が読みやすい文章になります。

最後は署名として、自分の氏名と電話番号やメールアドレスといった連絡先を記載。例文や注意点については「選考辞退をメールで伝えるのはマナー違反？例文や注意点もご紹介！」でも詳しく紹介しているので参考にしてみてください。

面接辞退の電話やメールをする前によく考えよう

面接辞退を決める理由は人それぞれですが、電話やメールをする前に「本当に辞退して後悔しないのか」をよく考えましょう。安易に面接・選考辞退の連絡をすると、後悔する可能性があります。

先述のとおり、一度面接辞退をすると、再度その企業の選考に参加できないのが一般的です。あとで「やはり自分に合った企業だった」と思い直しても、取り返しがつきません。そのため、自分の適性やビジョンと企業の方向性を照らし合わせたり、他社と比較したりしたうえで決めましょう。体調不良や他社の選考日程との重複により面接辞退を検討している場合は、担当者に面接日の変更をお願いするのも手段の一つです。

「自分に合った企業が見つからず面接辞退を繰り返している」「企業との電話やメールがどうしても苦手」といった悩みを持つ方は、ハタラクティブにご相談ください。

ハタラクティブは、若年層を中心に支援している就職・転職エージェントです。専任のキャリアアドバイザーが丁寧なカウンセリングを行い、求職者一人ひとりの希望や適性に応じて求人や企業を紹介します。そのため、ミスマッチが防ぎやすくなるのがメリットです。

また、面接日程の調整や企業とのやり取りもキャリアアドバイザーが代行するので、企業に連絡するのが苦手な方も安心。ご利用はすべて無料なので、まずはお気軽にご連絡ください。

面接辞退を電話で伝えるときによくある質問

面接辞退のメール連絡後に企業から電話がきたら？

メールで連絡した後に企業から電話がかかってきた場合には、無視せずに電話でもしっかりと対応します。もし電話に出られなかった際は、企業の営業時間内に折り返しの電話を掛けて面接辞退の理由を伝えましょう。
折り返し電話のマナーについては「折り返し電話のやり方を解説！ビジネスシーンにおける正しいマナーを解説」で詳しく紹介しているので参考にしてください。

新卒の面接辞退も電話で伝えて大丈夫？

新卒の就活においても、電話で面接を辞退する旨を伝えることに問題はありません。
採用担当者はほかの候補者の面接スケジュール管理や準備があるため、なるべく速やかに連絡するように心掛けましょう。電話で面接辞退を伝える際は、くれぐれも誠意を持った対応を心掛けることが大切です。
面接辞退をする際の伝え方は「面接の断り方のマナー3選！電話やメールで辞退連絡をするときの基本を解説」のコラムでもご紹介しています。

面接辞退の当日朝に電話がつながらない場合は？

面接辞退の電話が当日につながらないときには、すぐにメールで連絡しましょう。メールで連絡したあとに、時間を改めて電話を掛けてみてください。メールで連絡する際には、電話してもつながらなかった旨を記載しておきます。
詳しい対処法については「面接当日の辞退は可能？メールでも良い？連絡方法を例文付きで解説」のコラムでご紹介しているので、あわせてご覧ください。

面接辞退の電話をしにくいです…

面接辞退の電話をすることに抵抗がある場合には、就職・転職エージェントの利用がおすすめです。転職エージェントを利用すれば、プロのアドバイザーが企業と応募者の間に入り、企業とのやり取りを代行してくれます。
ハタラクティブでは、企業とのやり取りもアドバイザーが代行いたします。面接辞退の連絡がしにくいと感じる方は、ぜひご相談ください。