内定辞退の電話マナーとは？怖いと感じる方へ例文やメールの送り方をご紹介

内定辞退の電話は「連絡するのが怖い…」とためらってしまいがちですが、内定辞退することは基本的にマナー違反ではありません。ただし、内定辞退の連絡をするときは誠意をもって正しく伝えることが大切です。このコラムでは、企業に電話をする時間帯や辞退の伝え方など、例文もあわせて解説します。内定辞退の連絡方法について詳しく知りたい方は参考にしてみてください。

内定辞退は電話が基本！メールはNG？

内定をもらったあとに、適性や家庭事情などを考えて内定を辞退したい…と考える方もいるでしょう。「気まずいからメールで済ませたい」とつい思ってしまいますが、内定辞退は電話で伝えるのが基本です。電話は早く情報を伝えられるだけでなく、相手に確実に情報を伝えられ、直接誠意をもって謝罪ができます。メールや手紙では相手が確実に情報を得たか確認できず、行き違いが生じてしまう可能性があるので、なるべく控えましょう。
もし電話をしても繋がらなかった場合など、事情があるときはメールで内定辞退を伝えてもOKです。メールで内定辞退を伝える際は、文面に事前に電話で連絡していた旨を記載しておきましょう。

内定辞退の電話が怖い理由と対処法

内定辞退の電話をするのが怖いと連絡を躊躇ってしまう主な理由には、以下のようなことが挙げられます。

• ・内定辞退を伝えたら怒られるかもしれない…
• ・内定辞退を認めてもらえないかもしれない…
• ・会社に呼び出されるかもしれない…
• ・損害賠償を請求されるかもしれない…

このような事態を想像してしまうことによって、「内定辞退の電話が怖い」と感じてしまうようです。内定辞退は「悪いことをしている」と思いがちですが、内定辞退は違法ではないので損害賠償請求をされることや法律で罰せられることはありません。会社側は内定辞退に慣れていることが多く、電話をしても意外とすんなりと受け入れてくれる場合も。誠意ある態度で内定辞退の旨を伝えましょう。

会社から呼び出された場合は応じるべき？

内定辞退により会社から呼び出しをされることもゼロではないようです。しかし、正式な雇用関係を結んでいるわけではないので、呼び出しに応じる必要は基本的にありません。

「もう同じ大学からの採用はやめる」と言われたら？

なかには内定辞退を伝えたら、「もう同じ大学の人は今後採用しない」と採用担当者に言われたことがある人も。「内定辞退を取りやめたほうが良いのでは…」とつい思ってしまいますが、その必要はありません。内定辞退者と同じ大学だからという理由で良い人材を不採用にすることは、会社側にとってデメリットです。また、複数の内定辞退者の大学を一人ひとり覚えておくこと自体も難しいと考えられます。

基本的な内定の断り方に関しては、「内定の断り方やマナーとは？辞退を伝える電話やメールの例文をご紹介！」で詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

内定辞退の電話はいつまでにかければ良い？

人によっては、ほかの会社の結果を待ってから内定辞退の電話をかける場合もあるでしょう。「結果を待っていたら内定辞退ができなくなるかもしれない…」と不安に感じる人のために、内定辞退の期限について詳しく解説します。

内定辞退を決断したらできるだけ早く連絡する

内定辞退者が出たことによって、会社側は採用活動を再開したり予備内定者に連絡したりする必要があるので、できる限り早く内定辞退の連絡をするのがマナーです。内定通知の受け取りから1週間以内を目安に、なるべく早く電話で辞退を伝えます。ほかの会社の結果を待っている場合は「内定保留」にするのが良いでしょう。

内定承諾後や内定式出席後の辞退はできる？

内定承諾の書類を交わした後や内定式に出席した後でも、入社の2週間前であれば基本的に内定辞退が可能です。ただ、法的に認められているとはいえ、会社側に多大な迷惑をかけてしまうことに変わりはないので、慎重に考えてから辞退してください。内定承諾後に内定辞退をする場合は、電話で連絡をし、謝罪の気持ちや内定辞退の明確な理由を伝えましょう。

内定辞退に伴って気分が落ち込んでしまったという方は、「内定辞退の憂鬱。気持ちよく解決する方法とは？」をチェックしてみてください。

内定辞退の電話をかけるときの3つのマナー　

内定辞退の電話は、マナーを守ってかけることが大切です。正しい敬語を使用し誠意ある態度で電話をすることはもちろんですが、そのほかにも注意しておくべきポイントがあります。内定辞退の電話マナーについて詳しく見ていきましょう。

1.迷惑な時間帯の電話は避ける

内定辞退の連絡はできるだけ早く行うべきですが、「早く連絡をしなければ」と思うあまり、会社の始業時間と同時に電話をかけてしまうと迷惑になる可能性があります。また、休憩中や終業時間直前の電話も同様です。始業後すぐや終業間近の時間は、朝礼や終礼などで社内がバタバタしやすくなります。内定辞退の電話をかける際は、始業・終業・休憩以外のタイミングでかけましょう。

2.内定辞退の理由は明確にしておく

内定辞退の電話では理由を聞かれる場合と聞かれない場合がありますが、理由を聞かれることを前提として準備をしておきましょう。「怒られたくない」「伝えづらい」などの理由であいまいな返事をしてしまうと、会社側に内定承諾が得られたと認識されてしまう可能性があります。「内定辞退をする」と会社側が理解できるよう、しっかりと理由を伝えることが重要です。

内定辞退の理由を伝えるときの注意点

内定辞退の理由は、「自身のやりたいことや適性を考えたときに他社の方が合っていると感じた」など、会社側に悪印象を与える可能性の少ない内容にしましょう。「他社の方が待遇が良かった」「他社の方が規模が大きい」など、内定辞退をする会社のマイナスポイントを指摘するような内容にならないよう注意が必要です。

3.電話のあとにお詫びのメールを送る

内定辞退の電話をしたあとは、メールで再度お詫びの連絡を入れると丁寧です。その際は、電話で伝えきれなかった感謝やお詫びの旨を、具体的に述べると良いでしょう。常に相手の立場を考えた行動を取ることでトラブルを防ぎ、円満に内定辞退ができます。

転職エージェント経由での内定辞退方法を知りたい方は、「転職エージェントへ内定辞退する方法は？しつこいときの対処法」でやり方を解説していますので、ご参照参考ください。

例文を紹介！内定辞退の電話のかけ方

「具体的にどうやって辞退を伝えたら良いか分からない」「いざ電話をしたら緊張して話せなくなりそう」という人のために、ここでは内定辞退を電話で伝える際の例文を紹介します。会社側の反応として予想される言葉も記載しているので、「どんな会話をするの？」と気になる人も参考にしてみてください。

【例文1】内定辞退を電話で伝える場合

内定辞退を電話で伝える際の例文は、以下のとおりです。

内定者：「お世話になっております、先日内定通知をいただきました○○（氏名）と申します。お忙しいところ恐縮ですが、採用担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか？」
会社の方：「少々お待ちください」
～担当者にかわる～
担当者：「お電話代わりました、△△（採用担当者）です。」
内定者：「お世話になっております、○○（氏名）です。内定についてお話をさせていただきたいのですが、少しお時間をいただいてもよろしいでしょうか？」
担当者：「大丈夫ですよ。」
内定者：「この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。大変申し上げにくいのですが、検討の結果、内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。」
担当者：「そうですか。承知いたしました。」
内定者：「御社にご迷惑をおかけすることとなり誠に申し訳ございません。これまでたくさんのお時間を割いていただきありがとうございました。失礼いたします。」

【例文2】内定辞退の理由を聞かれた場合

内定辞退の電話では、辞退の理由を聞かれることも多々あるようです。理由を聞かれた場合の答え方について、下記の例文を紹介します。

担当者：「辞退理由を聞かせていただけますか？」
内定者：「御社と並行して選考が進んでいた企業より、かねて希望していた○○職にて内定をいただきました。最後まで悩みましたが、自分の将来や適性を鑑みた結果、そちらの企業とご縁を感じ、このような決断をいたしました。本来ならば直接お詫びに伺うべきところですが、取り急ぎお電話でご連絡を差し上げました。御社にはご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。何卒よろしくお願いいたします。」

【例文3】担当者が不在の場合

内定辞退の電話をした際に担当者が不在だった場合は、以下の例文を参考にしてみてください。

内定者：「お世話になっております、先日内定通知をいただきました○○（氏名）と申します。お忙しいところ恐縮ですが、採用担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか？」
会社の方：「申し訳ございません。ただいま△△（採用担当者）は席を外しております。」
内定者：「かしこまりました。△△様はいつごろご在席でしょうか？」
会社の方：「××時ごろに戻る予定となっております。」
内定者：「ありがとうございます。それでは××時ごろに改めてお電話差し上げますので、その旨のみ△△様（担当者名）にご伝言お願いできますでしょうか。何卒よろしくお願いいたします。」

内定辞退のメールの送り方

はじめから内定辞退をメールで伝えることは避けるべきですが、場合によっては内定辞退の旨をメールで送ることもあります。内定辞退の電話とメールでは、伝えるべき内容やマナーが異なるので注意が必要です。相手に失礼のない内定辞退のメールの送り方について以下で解説します。

【メール例文1】電話で辞退を伝えられなかった場合

電話がつながらない場合や、担当者となかなかタイミングが合わないときは、内定辞退のメールを送りましょう。メールで内定辞退を連絡する場合の例文は、以下のとおりです。

＜件名＞
内定辞退のご連絡

＜本文＞
◇◇株式会社　人事部　
△△様

お世話になっております。
内定の通知をいただきました○○（氏名）です。
お電話を差し上げましたが、お忙しいようでしたのでメールにて失礼いたします。

先日は内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。
嬉しいお知らせをいただきながら誠に恐縮なのですが、検討の結果、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

貴重なお時間を頂いたにも関わらず、このような決断となり大変申し訳ございません。
最後になりますが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

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署名
 

【メール例文2】電話に加えてメールも送る場合

内定辞退は電話でのみ伝えれば充分ですが、先述のように、内定承諾後の辞退など、より丁寧に連絡をしたい場合は電話をかけた後にメールを送る方法があります。内定辞退の電話連絡後にメールを送る場合の例文は、以下のとおりです。

＜件名＞
内定辞退のお詫び

＜本文＞
◇◇株式会社　人事部　
△△様

お世話になっております。
先程お電話をいたしました○○（氏名）です。

この度は内定の通知をいただきまして、誠にありがとうございました。
貴重なお時間を頂いたにも関わらず、貴社の期待に沿うことができず大変申し訳ございません。

最後になりますが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーー
署名

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内定辞退の電話に関するQ＆A

最後に、内定辞退の電話をする際に抱かれがちな疑問や質問にお答えします。内定辞退を電話でするべきかどうか悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。

内定辞退の電話をするのが怖いです…

内定辞退の電話をするのが怖いと感じる方も少なくないようです。しかし、怖いと感じても、内定辞退の連絡は電話で伝えるのが基本的なマナー。内定辞退の連絡が遅くなってしまうと、企業の採用担当者に迷惑が掛かってしまいます。企業側も内定辞退の可能性があることは理解しているもの。先方への負担をできるだけ減らすためにも、内定辞退の電話は早めに入れましょう。

内定承諾後に辞退は可能ですか？

内定承諾後でも、辞退は可能です。理由として、内定承諾書に法的な拘束力が無いことが挙げられます。しかし、内定承諾後の辞退は心象的に良くないため、誠実な対応と謝罪を心がけましょう。企業やほかの候補者にも迷惑を掛けてしまうので、内定承諾後の辞退はできるだけ早く伝えるべきです。内定承諾書に関しては、「内定承諾書や添え状とはどんなもの？具体的な書き方や提出時のポイント」をご参照ください。就職活動の進め方にお悩みなら、就職・転職エージェントのハタラクティブがおすすめです。プロのアドバイザーがマンツーマンで就活をサポートいたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。