「面接を辞退したいが、メールでの連絡で大丈夫なのか」「面接の辞退はいつまでにに伝える？」と悩む方も多いでしょう。面接を辞退する主な方法はメールか電話です。このコラムでは、面接を辞退するときのよくある理由や伝え方・注意点を解説しています。それぞれのやり方とマナーもまとめているので参考にしてください。面接を辞退すると再応募できない場合があるため、よく考えてから結論を出しましょう

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面接辞退の連絡方法

面接辞退の連絡は、選考の日程調整などが主にメールで行われるためメールでも問題はありません。ただし、状況によっては電話連絡が望ましい場合もあります。メールと電話の判断基準は、以下を参考にしてください。

メールで面接辞退を連絡する

基本的には、面接辞退の連絡はメールで問題ありません。

また、電話で連絡しても採用担当者が忙しく電話をかけても話せない場合や、やむを得ず営業時間外に連絡をしたいといった際も、メールで連絡しましょう。

メールで面接辞退をするメリットは、時間や場所を選ばずに連絡ができる点です。しかし、採用担当者がいつ目を通してくれるか分からない、返信がないと読んでもらえた確証が得られないというデメリットがあります。

電話で面接辞退を連絡する

面接の前日や当日になって辞退を決めた、お世話になった担当者に直接お礼を言いたい、相手に確実に辞退を伝えたいといった場合は、電話で連絡しましょう。また、メールで面接辞退を伝えているにも関わらず、返信がなく相手に伝わっているか分からない場合も電話で確認します。

電話は、直接相手に要件を伝えられるので、メールのように「伝わったか分からない」状態にならないのが利点。また、自分の言葉で相手と話せるので、おわびや感謝の気持ちが伝わりやすいのもメリットです。

メールで面接を辞退する際のポイント

ここでは、メールで面接を辞退する旨を伝える際のマナーおよびメールの例文を紹介します。

営業時間内にメールを送る

いつでも確認できるメールですが、基本的には営業時間内に送るのがマナーです。終業後にメールを送ってしまうと、相手の確認が遅れる可能性があります。採用担当者に確実に読んでもらえる時間帯を意識しましょう。連休前や休日明けに面接が控えている場合は、特に注意が必要です。やむを得ず、営業時間外にメールを送る場合は「営業時間外に失礼します」など、おわびの言葉を添えます。

面接辞退を伝えるメールの内容

ビジネスメールの書き方は「シンプルに分かりやすく」が基本です。また、改行を使って読みやすくすることも心掛けましょう。誤字脱字がないように送信する前にチェックするのも忘れてはいけません。メールの基本は「件名」「宛名」「本文」「文末」の4項目で構成します。

件名

担当者が一目見て分かるように「面接辞退のご連絡」と記載します。合わせて自分の氏名を書くとさらに伝わりやすくなります。

宛名

宛名は企業名や部署名を省略せず、正式名称を記載。担当者の名前が分かる場合は担当者名を、分からない場合は「人事部　ご担当者さま」と書きます。

本文

本文でも名前を名乗り、あいさつをします。続いて、何日の何時に面接予定だったのか、面接を辞退する理由を簡潔に記載しましょう。理由については、相手に求められない限り詳しい説明は不要です。「一身上の都合により」「諸事情のため」などと書くと良いでしょう。合わせて面接を辞退するおわびも伝えます。

文末

文末では「末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます」などの定型文を書きましょう。「今後ともどうぞよろしくお願いいたします」などのように、関係性が続くような言葉は使用しないように注意が必要です。最後にあらためて、自分の連絡先と氏名を記入します。

面接辞退のメール例文

新卒の就職活動、第二新卒の転職活動に関わらず、一般的に使用できる例文です。参考にしてください。

件名：面接辞退のご連絡／氏名
宛名：△△株式会社人事部　中途採用課　△△さま
本文：
△月△日△時から面接のお時間をいただいている、△△（氏名）と申します。
大変心苦しい思いではありますが、一身上の都合により面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
お忙しい中、貴重なお時間を割いていただいたにも関わらずこのような結果になり、誠に申し訳ございません。
身勝手なお願いで大変恐れ入りますが、何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
また、本来であれば直接おわびすべきところでございますが、メールでのご連絡となりましたこと、重ねておわび申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
氏名
住所
電話番号
メールアドレス
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

面接辞退のメールを送ったあとの対応

基本的に、相手から面接辞退を了承する旨の返信が来たらやり取りを終了します。返信に対するお礼をさらに送る必要はありません。

電話で面接を辞退する際のポイント

電話で面接を辞退することを伝える際のポイントを紹介します。

電話を掛ける時間帯に配慮する

電話で面接を辞退する際は、メールで伝える場合よりも時間帯への配慮が必要です。
会社の営業時間にもよりますが、一般的には業務が落ち着く10～11時・14～16時の間が適切な時間帯とされています。対して、避けたほうが良い時間帯は始業直後と終業間際です。お昼休憩の前後も望ましくありません。
業務時間外にかけてしまうと、気配りができない印象を与える可能性もあるでしょう。

面接辞退の理由や伝える内容は事前にまとめておく

話す内容は前もって考えておいたり、簡単に紙にまとめておいたりしておく準備をおすすめします。
電話は、じっくり考えながら書けるメールと違って、その場での対応が求められるので緊張する方も多いようです。緊張して内容を飛ばしてしまったり、間が生まれてしまったりする場合も。

伝えたいことを丁寧に、かつ簡潔に話すためにも、以下を参考にあらかじめ話す内容と順序を整理してから電話をかけましょう。

最初の挨拶

応募者「お世話になっております。私、△月△日△時から面接のお時間をいただいている△△（氏名）と申します。人事部中途採用課△△さまをお願いできますでしょうか」

担当者とのやり取り

担当者「人事部中途採用課の△△です」
応募者「△月△日△時から面接のお時間をいただいている氏名と申します。大変申し訳ございませんが、一身上の都合により面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました」
担当者「はい、承知いたしました。ご連絡ありがとうございます」

通話終了の挨拶

応募者「お忙しい中、貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。どうぞよろしくお願いいたします」
担当者「分かりました。それでは失礼いたします」
応募者「失礼いたします」（担当者が電話を切ったことを確認してから電話を切る）

担当者が不在の場合はかけ直す

採用担当者が不在の場合は「またのちほどかけ直します」とだけ伝えましょう。面接の辞退は、本人が直接、採用担当者に連絡するのがマナーです。伝言を残した場合、きちんと引き継ぎがされなかったり、間違った情報が伝わったりする可能性もあるため、直接伝えることが大切です。

なんていう？面接を辞退する理由と伝え方

面接を辞退する理由は、他社から内定が出たり、当日体調を崩してしまったりなどさまざまです。以下で詳しく解説します。

一身上の都合

一身上の都合は、最も多用される面接を辞退する理由といえるでしょう。「企業と自分の適性が合わないと感じた」など、採用担当者にあまり言いたくない理由の際にも使います。

「「一身上の都合」とは？意味や退職時の使い方を例文付きで解説！」のコラムでも説明しているとおり、自分に責任・理由がある場合に使用できます。

面接辞退の伝え方

「一身上の都合により面接を辞退させていただきます」など、形式的な伝え方で問題ありません。企業によっては詳細を聞く場合もあるようですが「思っていたより条件が良くない」などネガティブな理由を伝えるのは避けましょう。

他社から内定が出た

他社から内定が出たことで、これ以上選考を受ける必要がなくなったために面接を辞退する方もいます。すでに内定をもらっており、入社を決めているなら選考を進める必要はありません。

企業側も、就職や転職では求職者が複数の企業を並行して受けるのは承知しています。つまり、他社からの内定による面接辞退は想定済みと考えられます。

面接辞退の伝え方

他社の内定が出た場合は、そのまま理由を伝えて面接を辞退しても構いません。会社側が採用する応募者を選ぶのと同じように、応募者も働く会社を自由に選ぶ権利があります。素直に「他社から内定をもらい、そちらに入社する」と伝えると、応募者側も会社側も無駄な時間を削れるでしょう。

体調を崩した

体調を崩してしまい、やむなく面接辞退を迫られるケースもあります。しかし、選考を受けたい意思がある場合など、状況によっては後日面接を受けられる可能性があります。詳しくは「面接日に体調不良に！連絡は電話？メール？辞退や日程変更時の例文も解説」のコラムをご覧ください。

面接辞退の伝え方

体調不良もそのまま伝えても問題ない理由です。参加できないと判断したら、すぐに面接辞退の連絡を入れましょう。体調不良で面接に参加すると、逆に周囲に迷惑をかけてしまいます。

まずは早急に体調の回復に努め、まだ選考を受けたい意思があるならば、面接日程の変更を提案してみましょう。

家庭の事情

家族が病気やケガで入院した、サポートが必要になったなどの理由で、転職活動そのものを取りやめる場合もあります。その際も早めに辞退の連絡をし、理由を説明しましょう。

面接辞退の伝え方

家庭の事情も、体調不良同様にそのまま伝えても問題ありません。もしも、詳しい理由を聞かれたくない場合は「詳細は控えさせていただきますが、家庭の事情で転職が難しくなりました」などと答えるのがおすすめです。

面接を辞退するときの注意点

面接辞退そのものは悪いことではありません。しかし、予定していた面接のキャンセルにより、企業に少なからず迷惑がかかる点を自覚しましょう。ここでは、辞退連絡を入れる際に心がけるべき注意点をいくつか紹介します。

辞退を決めた時点で早く伝える

面接を辞退することはマナー違反ではありません。しかし「言いづらいため」と直前まで辞退の連絡をしないのはマナー違反。企業は面接を行うつもりで行動しています。

面接のために会場を用意したり、時間を割いたりと企業側にコストがかかっていることを意識し、辞退を決めたら早めに連絡しましょう。

必ず辞退の連絡を入れる

辞退を決めたら、必ず連絡を入れる必要があります。「面接辞退を伝えるのが気まずい」「辞退を伝えたら何か言われるのでは」と考えて、無断で面接を欠席するのは、社会人としての資質を問われる行為です。

面接を行うにあたっては場所や時間・人員といったコストがかかっています。無断で面接を辞退すれば、採用担当者は無駄な時間を過ごす結果になります。「採用担当者は面接だけが担当業務ではない」と覚えておきましょう。

面接を辞退する前にもう一度よく考えよう

面接を辞退してしまうと、再度面接を受けられないケースが多いとされます。そのため、面接辞退の結論は慎重に出しましょう。なぜ面接を辞退する考えに至ったのか、もう一度考え直すことが必要です。

もし、企業と自分が合わないと感じた場合は「なぜ合わないと思ったのか」「自分は企業に何を求めているか」などの洗い出しをおすすめします。紙に書いてみると、考えを整理しやすくなります。1人で考えても迷う場合は、家族や友人など信頼できる人に相談してみてください。よく考えた末に、辞退するという結論にいたった場合は、早めに行動が必要です。

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面接辞退メールに関するFAQ

面接を辞退すると決めて、その旨を伝えたものの、企業側から思わぬ反応が返ってくるケースも考えられます。ここでは、事前に想定しておくべき3つのシチュエーションを紹介します。

面接辞退のメールに返事がない場合の対応法は？

返信がない場合、採用担当者がメールを見落としている可能性もあります。
返信がない状態のままにせず、メールを再送しましょう。再送後も返事がない場合は、電話で連絡します。電話連絡の際は「△月△日に面接辞退のメールを送ったのですが」と前置きをした上で、あらためて面接辞退の意思を伝えます。

面接辞退の理由を聞かれた場合の答え方は？

嘘はつかずに、正直に答えましょう。
他社から内定を受けそちらへの入社を決めた場合も、そのまま伝えて差し支えありません。自分と企業が合わない場合は「自分の力では御社に貢献することが難しいと感じたため」といった言葉で伝えます。応募先企業への不平不満などを口にしないように注意してください。

面接辞退を企業から引き留められた場合の対応法は？

引き留められるということは、企業からの期待が高い可能性があります。
辞退を取り下げ、あらためて面接を受けることをおすすめします。すでに他社への入社を決めているなど、辞退の意思が動かない場合は、その意思を正直に伝えましょう。
「面接辞退の伝え方を解説！理由は？連絡方法は？当日でもOK？」のコラムでも、企業側から引き留められた際の対応を解説しているので、合わせてご覧ください。