履歴書を郵送する際は、「クリップでとめる」「クリアファイルにまとめる」など、少しの気遣いで印象が良くなる可能性があります。また、添え状をつけるなどの基本マナーを守ることも大切です。このコラムでは、履歴書を郵送する際の対応方法や注意点についてまとめました。書類選考がある場合は、応募書類が第一印象を決めるといっても過言ではありません。郵送時のマナーを身につけて、選考突破を目指しましょう。

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履歴書などの応募書類はクリップでまとめるべき？

ここでは、履歴書や経歴書、エントリーシートなど、提出書類が複数になったときの対応方法について紹介します。状況に応じて適切に書類をまとめ、ビジネスマナーや気遣いをアピールして好印象に繋げましょう。

クリップでとめる

複数の書類を三つ折りにして封筒に入れる場合は、クリップでまとめます。ホッチキスでとめるのはコピーを取るときに手間になり、書類に穴やシワもできてしまうため、避けるのが無難です。すぐに取り外すことができ、書類も読みやすい状態を保てるクリップを使用し、気遣いをアピールしましょう。

クリアファイルに入れる

書類を折らずに大きい封筒で送る場合や、雨などによる書類の水濡れを防ぎたい場合は、クリアファイルを使用しましょう。書類をクリアファイルに入れる場合は、基本的にクリップは使用してもしなくても問題ありません。ただし、職務経歴書などが複数枚になるときは、ページ数を入力し、クリップでとめてからクリアファイルに入れると好印象に繋がります。

応募書類のまとめ方については、「職務経歴書にホッチキスを使っても良い？応募書類のまとめ方について解説」のコラムでも解説しています。こちらもぜひチェックしてみてください。

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履歴書などの応募書類を郵送する際の基本マナー

ここでは、履歴書を含む応募書類を郵送するときの基本マナーについてまとめました。

添え状をつける

履歴書などの応募書類を郵送する際は、添え状を同封するのがマナーです。添え状には、宛名、自分の氏名や連絡先などの基本情報、時候の挨拶、書類を送った旨、送付物の内容を記載します。自己PRや志望動機は添え状に記載するのは避け、履歴書の方に書くようにしましょう。

封筒に入れる順番に気をつける

封筒には、上から「添え状・履歴書・職務経歴書・そのほかの応募書類」の順番になるように重ねて入れましょう。なお、書類を入れる封筒は、A4サイズが折らずに入る角形2号がおすすめです。

送る前にコピーをとる

郵送する前に、履歴書や職務経歴書のコピーをとっておくことも大切です。コピーがあれば面接前に見直して受け答えの準備ができます。自信を持って面接に臨むためにも、忘れずコピーしておきましょう。

応募書類を郵送する際の基本マナーについては、「履歴書を送付するときのマナーは？添え状の書き方や封筒についても解説！」のコラムでも紹介しています。こちらもあわせてご覧ください。

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封筒に宛名を書くときの注意点

封筒に宛名を書く際は、「会社名や住所を省略しない」「敬称を使い分ける」などの注意点があります。詳しくは以下で解説するので、見ていきましょう。

会社名や住所を省略しない

会社名や住所は省略せず、正式名称で表記するのが一般的です。（株）や（有）などの略称は避け、「株式会社」「有限会社」ときちんと書きましょう。

敬称を使い分ける

個人宛と部署宛で敬称を使い分けることも大切です。個人宛の場合は「様」、部署宛や会社宛の場合は「御中」を使うようにしましょう。

封をしたら「〆」マークを入れる

封筒を閉じたら、上から封字の「〆」マークを入れましょう。これをすることで、第三者に封筒を開けられていないことを示すことができます。

応募書類が入っていることが分かるようにする

ひと目で応募者からの郵便物だと分かるように、封筒に赤いペンで「応募書類在中」と書きましょう。企業にはさまざまな郵便物が送られてくるため、ほかの郵便物に紛れてしまうのを防止する効果もあります。もともと印字されている封筒や市販のスタンプを使用するのも一つの手です。

封筒に宛名を書くときの注意点については、「封筒の宛名は横書きにしても良い？表面と裏面の書き方や注意点を解説」のコラムも確認してみてください。

郵送する際は切手にも注意しよう

履歴書などを郵送する際は、切手にも注意が必要です。以下の点に注意して、発送するようにしましょう。

切手はシンプルなものを選ぶ

封筒に貼る切手は、シンプルでオーソドックスなデザインのものを選びましょう。目につくようにと派手なデザインの切手を貼るとかえって悪目立ちしてしまう可能性があるため、避けるのが無難です。

料金に注意する

切手の料金が不足していると、会社側が不足分を支払うことになったり、送った郵便物が返送されてしまったりします。逆に料金が多すぎると、コスト意識が低いと思われてしまう可能性もあるため、過不足には注意が必要です。料金を調べる際は、日本郵政の「国内の料金表 手紙・はがき」を参照しましょう。それでも不安な場合は、郵便局の窓口で計ってもらうのも一つの手です。

参照元
日本郵政
国内の料金表 手紙・はがき

書類選考がある場合は、履歴書などの応募書類が第一印象を決めるといっても過言ではありません。
「郵送時のマナーに自信がない」「応募書類でうまくアピールできているか不安」という場合は、ぜひハタラクティブまでご相談ください。
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