「庶務とはどんな仕事？」「総務との違いは？」という疑問をお持ちの方もいるのではないでしょうか。庶務とは一般事務とほぼ同じ業務で、社員がスムーズに業務を行う環境づくりに貢献しています。庶務と総務の違いとは、業務が及ぶ範囲です。このコラムでは、庶務の仕事内容や総務との違いを詳しく解説。また、庶務として働く意味や求められるスキルを紹介しているので、庶務の仕事に興味がある人はぜひ参考にしてください。

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庶務とは？

庶務とは、電話・来客対応や備品管理、データ入力、資料作成などを担当する職種で、一般事務の一種です。備品の補充や郵送物の発送などで外に出ることも多く、会社の雑務をマルチに担っている存在です。

業務内容やその範囲は、企業や配属される部署によって異なります。たとえば、営業部門に配属された場合は、一般的な庶務の業務のほかに、営業資料の作成サポートや経費関連の業務などがあることが考えられるでしょう。

会社に直接的な利益をもたらす職種ではありませんが、社員が業務を効率的にこなすためのサポートをする「縁の下の力持ち」な存在だといえます。

庶務も含まれる事務職とは

庶務をはじめとする「事務職」は、細かく分けると多くの種類が存在します。たとえば、営業職をサポートする営業事務やお金の管理をメインに行う経理事務、法律や法的案件の業務を中心とした法務事務、医療機関で専門的に働く医療事務など。

「高卒で事務職に就くには？種類ごとの仕事内容やおすすめの資格を紹介」のコラムで、種類ごとの事務職についてご紹介しています。

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「総務」と「庶務」の仕事内容の違いは？

総務も庶務と同様に、社員がスムーズに業務を行うための環境を整えることが主な仕事です。
ただし総務は会社全体に関わるための業務を行うのに対し、庶務は部門や部署、事業所などに配属され、その部門内の業務を担当するという違いがあります。

総務の仕事はオフィスの管理全般や備品の購入、社内制度の整備、社内イベントの企画・運営など。
企業によっては、株主総会の運営や会社登記に関する業務、コンプライアンスの管理などを行うこともあります。いずれも会社全体の運営に関わることです。

たとえば、同じ備品管理でも総務はすべての部署の備品購入を一括して行うのに対して、庶務は自分が所属する部署の備品管理をし、必要に応じて総務に依頼するなどの対応をします。

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庶務の業務内容とは？主な8つの仕事

多岐にわたる庶務の業務内容。ここでは、庶務の主な仕事を8つに分類して紹介します。

1.電話対応

電話対応とは、部署にかかってきた電話に出て対応する業務。相手の名前や用件を聞いたり、自社の担当者に電話を取り次いだりします。

電話をかけてきた人にとって初めて対応にあたる会社の人になるため、庶務の電話対応が会社の第一印象を左右することも。良い印象を与えられればその後のやりとりも円滑に進みやすくなるので、庶務の電話対応は大切な仕事だといえるでしょう。

電話対応のマナーに不安がある方は「電話対応の苦手を克服！言葉遣いや心がけることは？マニュアルと例文をご紹介」のコラムがおすすめです。応対マナーは多くの会社で必要とされる汎用性の高い能力なので、身に付けておくと転職活動や仕事で役に立つでしょう。

2.来客対応

所属部署に社外の人が来たときには庶務が窓口となり、来客対応をすることがあります。主な業務は受付での対応や応接室への案内、お茶出しなどです。お客さまと直接顔を合わせてやりとりするため、応接室への誘導の仕方や、お茶の出し方など、ある程度のビジネスマナーを身につけておく必要があります。

3.備品の管理

社員が使用するコピー用紙や筆記具などの備品在庫をチェックし、必要に応じて注文を行うことも庶務の仕事です。また、社員に頼まれて名刺の発注を行うこともあるでしょう。

4.小口経費の清算

庶務の仕事には経費の清算が含まれることがあります。経費関連は主に経理部門が請け負っていますが、営業部の社員にかかる交通費や取引先へのお土産代などのような少額の経費については庶務が担当することもあるようです。

5.伝票処理

伝票処理も庶務の仕事の一つです。営業部などから渡された伝票を分類してファイルにしまったり、社内の受注管理システムにデータを入力したりします。
正しく処理されて整理整頓された伝票は、後々会社に役立つ資料となるでしょう。

6.資料作成

庶務は資料作成を任されることがあります。座席表や内線の一覧表などのような社内で使用する資料のほか、会議や取引先でのプレゼンテーションで使用する資料を作成することもあるようです。

7.梱包・発送業務

庶務の仕事には社内外への届け物を梱包・発送する作業が含まれることがあります。郵便物を郵便局まで運ぶこともあるでしょう。

8.清掃

庶務は社内の清掃を担当することがあります。会社が入居しているビル自体の清掃は管理会社や外部の業者がすることが一般的ですが、社内の清掃は庶務の仕事となることが多いようです。
庶務は会社に勤める人たちが気持ちよく働ける環境づくりをするという、大事な役割を担っています。

庶務に必要なスキルとは？求められる6つの能力

多くの企業で庶務に求められる能力は、主に「ビジネスマナー」「コミュニケーション能力」「パソコンスキル」「柔軟性」「正確性」「簿記能力」の6つです。以下でそれぞれ詳しく説明します。

1.ビジネスマナー

庶務は電話対応や来客対応において外部の人と関わることがあるため、ビジネスマナーを身に付けていることが求められます。失礼のない電話対応をしたり、正しく敬語を使ったりするなど、社会人としての基本的なマナーを備えておく必要があるでしょう。

2.コミュニケーション能力

庶務は社内外にかかわらず多くの人と接するため、コミュニケーション能力が必要とされます。
また、「相手の意図を正しく汲み取ること」や「自分の意図を誤解なく伝えること」もコミュニケーションスキルに含まれます。コミュニケーション能力がある人は多くの人と関わりながらスムーズに業務を行えるため、庶務にも向いているといえるでしょう。

3.パソコンスキル

庶務の仕事を務めるには、パソコンスキルが必要とされることが多いです。
社内の情報管理や伝票処理をパソコン上で行っている会社は多く、最低限の操作スキルを求められます。「基本的なPCスキルとはどこまで？履歴書の記載方法とスキルの身につけ方」のコラムを参考に、自分のパソコンスキルを確認してみましょう。また、スキルの証明として資格取得を検討するのもおすすめです。

4.臨機応変な対応力

庶務の業務は多岐にわたるため、仕事を臨機応変にこなす柔軟性が求められます。社内の複数の社員から同時期に仕事を頼まれることもあるので、物事の優先順位をつけて進める能力が必要です。どの仕事から優先して進めるべきか悩むときは、「ある法則から仕事の優先順位を決めると業務効率UP！」のコラムをご覧ください。

5.正確性

庶務の業務にはデータや数字を取り扱うものもあるので、正確性を備えていることが大切です。
また、電話対応において取り次ぎや伝言の申し伝えを行う際にも正確さが求められます。正しく情報伝達を行えるスキルは、会社全体の業務を円滑に進めるためにも重要だといえるでしょう。

6.簿記能力

庶務は経費精算に携わることもあるので、事務処理に必要な簿記の基礎知識などがあると業務をスムーズに進められるでしょう。日商簿記検定などの簿記に関する資格・検定を取得していると、就職の際に有利にはたらくことがあるようです。

庶務の仕事のやりがいは？4つのメリット

ここでは、庶務の仕事のメリットを4つ紹介します。庶務が存在することで会社全体の業務がスムーズに進みます。庶務の仕事が持つ意味を確認しておきましょう。

1.誰かの役に立てる

庶務の仕事のやりがいの一つは、誰かの役に立てることです。
庶務の役目は、主に社内の人をサポートすること。部署内の身近な仲間を支えることはもちろん、ときには部署の垣根を越えてサポートすることもあります。庶務が社内のあらゆる業務に介在することにより、円滑に仕事を進めることが可能になっているのです。

サポートを行ったことに対して「ありがとう」という言葉をもらえることがあるのも、庶務のやりがいだといえるでしょう。

2.人脈が広がる

庶務は社内の人のサポートをするため、業務を遂行するうちに自然と人脈が広がっていきます。部署内だけでなく、会社全体に交流を広げられるのは庶務として働くメリットの一つです。
また、電話対応や来客対応を担っているため、取引先などの外部の人とも人間関係が築かれます。社外の人とも関わりを持つことで知見が広がることもあるでしょう。

3.管理能力が上がる

庶務のやりがいの一つは、管理能力をアップさせられることです。
庶務は小口経費の管理や伝票処理を担うため、正しく作業をすることが求められます。経費の精算や伝票の処理を行ううちに、管理能力が上がるでしょう。正確に仕事をこなす能力は、ほかの企業に転職する際にも活かせるビジネススキルとなるはずです。

4.マルチタスクスキルが身につく

庶務の仕事をこなすことで、マルチタスクスキルを身につけられることも。
庶務は電話対応や来客対応、備品の管理などの業務のほか、配属によっては経費精算やプレゼンテーション資料の作成などの仕事が差し込まれることもあるでしょう。庶務が担う仕事は幅広いため、業務の優先順位を把握して効率良く進めていくことが必要です。

庶務の仕事は会社や配属先によって、業務内容が異なるもの。業務内容が違えば、求められるスキルも変わります。庶務の仕事を探している方は、事前に企業研究などをして情報収集を行い、その会社の庶務が受け持つ業務範囲についてしっかりと確認した方が良いでしょう。

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庶務ってどんな仕事？業務内容やよくある疑問をQ&Aで解決

庶務について詳しく知りたい方に向けて、Q&A形式で疑問を解決していきます。「庶務という職種名は知っているけど、具体的にどんな仕事をするの？」「必要なスキルは何？」などの疑問を抱えている方は、ぜひ参考にしてみてください。

庶務の仕事内容を詳しく教えてください

電話・来客対応や資料作成、データ入力、備品管理、郵便物送付などが主な仕事。
オフィス内での業務が円滑に進むようにサポートするのが庶務の役割です。また、庶務は「一般事務」と呼ばれることもあります。事務の仕事については「事務員ってどんな仕事？事務職のメリット・デメリットを解説」に記載していますので、参考にしてみてください。

庶務に必要なスキルはありますか？

基本的なパソコンスキルや簿記の知識があると就職後に役立ちます。
また、来客対応を行うことも多いので、事前にビジネスマナーを身に付けておくと良いでしょう。詳しくは「未経験から事務員を目指して大丈夫？業務内容と求められるスキルをチェック」をご覧ください。

志望動機にはどのようなことを書いたら良い？

「自分の強み」「この企業でなくてはならない理由」を書きましょう。
そのうえで、庶務に求められていることや企業の特性などにマッチさせた内容に仕上げるのがコツです。詳細は「事務職の志望動機を解説！未経験からの転職はどうする？例文を確認しよう」で解説していますので、気になる方はご一読ください。

庶務以外に事務の仕事はあるの？

営業事務や経理事務、会計事務などがあります。
そのほか、学校に配置される「学校事務職員」や病院の事務を行う「医療事務」といった種類も。事務職についてさらに詳しく知りたい方は、「既卒が事務職に正社員就職するには？仕事内容やおすすめの資格も紹介」や「学校事務は公務員？どうやって就職する？仕事内容や向いている人の特徴を解説！」のコラムをご覧ください。